Cara Menulis Surat Permintaan Maaf

Mungkin ada saatnya dalam hidup Anda (atau mungkin sudah terjadi) ketika Anda menyinggung atau mengecewakan seseorang. Tergantung pada situasinya, ucapan “Saya minta maaf” yang sederhana mungkin tidak cukup untuk memperbaiki kesalahan atau rasa sakit hati yang Anda timbulkan.

Menulis surat permintaan maaf atas kesalahan atau perbuatan salah mungkin merupakan langkah pertama dalam memperbaiki martabat penerima dan memulihkan rasa hormat dan kepercayaan dalam hubungan.

Daftar isi

Apa itu surat permintaan maaf?

Kapan harus menulis surat permintaan maaf

Cara menulis surat permintaan maaf

Apa yang tidak boleh disertakan dalam surat permintaan maaf

Contoh surat permintaan maaf singkat

FAQ surat permintaan maaf

Apa itu surat permintaan maaf?

Tujuan surat permintaan maaf adalah untuk menebus kesalahan, pelanggaran, atau kerugian yang Anda timbulkan terhadap pihak lain. Selain mengakui tanggung jawab Anda dalam situasi tersebut, ini adalah kesempatan untuk memvalidasi pengalaman dan perasaan penerima. Ini juga merupakan cara untuk mulai memulihkan kepercayaan dan komunikasi dalam hubungan dengan menegaskan bagaimana Anda akan berupaya memperbaiki kerusakan dan menghindari kebencian di masa depan.

Ingatlah bahwa surat permintaan maaf bukanlah alat untuk membenarkan tindakan Anda atau memaafkan diri sendiri. Surat ini untuk penerimanya, dimaksudkan untuk menyampaikan tindakan Anda dan perasaan mereka.

Kapan harus menulis surat permintaan maaf

Surat permintaan maaf bisa berguna dalam situasi di mana Anda telah menyebabkan atau berkontribusi terhadap perbuatan salah atau kesalahan yang berdampak buruk pada orang lain.

Misalnya, Anda mungkin ingin menulis surat kepada teman, anggota keluarga, atau pasangan yang Anda sayangi tetapi Anda hina atau anggap remeh. Surat permintaan maaf juga berguna ketika Anda telah mengkompromikan hubungan lain, seperti hubungan di tempat kerja . Anda mungkin memutuskan untuk menulis permintaan maaf atas kesalahan terkait pekerjaan atau karena gagal memberikan penghargaan kepada rekan kerja.

Cara menulis surat permintaan maaf

Menulis surat permintaan maaf dimulai dengan permintaan maaf itu sendiri, namun sebelum menuliskan pemikiran Anda, pastikan Anda merasa tenang dan berpikiran jernih.

Beri diri Anda cukup waktu untuk memproses emosi dan skenario Anda sehingga Anda dapat memahami sudut pandang penerima. Saat Anda siap meminta maaf, sertakan unsur-unsur di bawah ini dalam surat Anda.

1 Minta maaf tanpa syarat

Di awal surat permintaan maaf Anda, tulislah“Saya minta maaf atas . . .”atau“Saya minta maaf atas . . .”diikuti dengan hal yang secara khusus Anda sesali. Mengekspresikan penyesalan di muka menunjukkan kerendahan hati dan kesadaran tentang bagaimana Anda telah memengaruhi orang lain.

2 Akui dampaknya

Selanjutnya, kenali dampak tindakan Anda, baik terhadap penerima, kelompok, atau situasi yang lebih besar. Menerima tanggung jawab atas pengaruh Anda terhadap orang lain menunjukkan bahwa Anda memahami mengapa mereka terluka, kesal, atau kecewa. Ini adalah langkah penting karena memvalidasi perasaan mereka, yang dapat membantu mereka merasa didengarkan dan dilihat.

Kadang-kadang mungkin bermanfaat untuk menjelaskan secara singkat apa yang terjadi yang menyebabkan pelanggaran tersebut. Namun, berhati-hatilah dalam membuat alasan atas perilaku Anda. Penerima yang diremehkan mungkin tidak tertarik dengan alasan di balikAndamerusak kepercayaannya—hanya Anda yang tertarik.

3 Menebus kesalahannya

Di bagian surat permintaan maaf ini, ungkapkan keinginan Anda untuk menebus kesalahan. Tawarkan saran tentang bagaimana Anda berencana mengubah tindakan Anda ke depannya. Hindari pernyataan, seperti“Beri tahu saya apa yang dapat saya lakukan untuk memperbaikinya”yang memberikan beban bagi penerimanya untuk menemukan jalan ke depan.

Sebaliknya, lakukan kerja mental dengan memberikan solusi Anda sendiri untuk menunjukkan bahwa Anda berasal dari pembelajaran yang tulus dan niat baik.

4 Tawarkan kepastian

Ulangi kembali keinginan Anda untuk membangun kembali dari pengalaman ini bersama. Dan, yakinkan mereka bahwa Anda telah belajar dari kesalahan Anda.

Ketika Anda selesai menulis surat permintaan maaf, surat itu harus singkat dan jujur. Yang penting, hal ini harus menunjukkan bahwa Anda mendengar dan berempati dengan pengalaman penerima.

Ingatlah bahwa surat permintaan maaf tidak menjamin pengampunan orang lain. Ini adalah langkah pertama untuk memulihkan kepercayaan yang hilang pada hubungan yang penting bagi Anda.

Apa yang tidak boleh disertakan dalam surat permintaan maaf

Mempertahankan objektivitas dalam surat permintaan maaf bisa jadi sulit, meskipun Anda tahu bahwa meminta maaf adalah hal yang benar untuk dilakukan. Berikut adalah beberapa tip tentang apa yang harus dikecualikan dari permintaan maaf tertulis yang autentik:

Menyalahkan:Ini mungkin terlihat seperti,"Jika kamu tidak mengabaikan pesanku, aku tidak akan berada dalam suasana hati yang buruk."Bahasa seperti ini menempatkan tanggung jawab pada orang lain seolah-olah mengatakan bahwa mereka bisa “melakukannya lebih baik,” daripada mengambil tanggung jawab atas tindakan Anda sendiri.

Penjelasan panjang lebar:Meskipun menggunakan pendekatan penjelasan mungkin memperjelas bagaimana situasi berkembang, ada garis tipis antara pendekatan tersebut dan merasionalisasi situasi untuk menghindari kesalahan. Inti suratnya mungkin juga hilang jika diulangi apa yang terjadi.

Rasa mengasihani diri sendiri:Memasukkan surat permintaan maaf dengan pernyataan seperti,“Saya bodoh sekali”,“Saya tidak pantas mendapatkan kebaikan”, atau“Saya tidak pernah melakukan sesuatu dengan benar”mengalihkan fokus dari pengalaman penerima. Ini mencoba menarik mereka untuk mendukung dan meyakinkan Anda alih-alih berfokus pada seberapa tulus Anda mengakui kesalahan Anda.

Permintaan maaf yang tidak tulus:Kata-kata yang menyatakan“bukan itu yang saya maksudkan”atau“orang membuat kesalahan”membuat perasaan pihak lain tidak valid. Apa pun niat Anda, akui kesalahan Anda atas akibat yang terjadi.

Nada pasif-agresif:Banyak perasaan yang muncul setelah menyadari bahwa Anda telah menyakiti seseorang. Misalnya, Anda mungkin diam-diam merasa kesal atau terpaksa segera meredam konflik sebagai cara untuk mempertahankan diri.

Pernyataan pasif-agresif seperti“Saya minta maaf karena Anda merasa tersinggung”menunjukkan bahwa Anda tidak menyesal atas kerugian yang Anda timbulkan, namun menyesal karena Anda dihadapkan pada konsekuensi pelanggaran Anda. Di sisi lain, menulis permintaan maaf yang bertubi-tubi seperti“Maaf, maaf, maaf”secara tidak sadar berupaya menenangkan orang lain dengan cepat untuk menghindari konflik lebih lanjut.

Contoh surat permintaan maaf singkat

Di bawah ini adalah contoh surat permintaan maaf singkat dalam berbagai situasi kehidupan.

Contoh surat permintaan maaf kepada manajer

Tuan Mendoza yang terhormat,

Saya minta maaf atas nada kasar saya saat berbicara dengan klien kami selama video call kemarin. Setelah direnungkan lebih lanjut, saya menyadari bahwa saya tidak hanya menampilkan diri saya secara tidak profesional namun juga mengganggu produktivitas rapat dengan menciptakan ketegangan. Saya melihat bahwa saya telah menempatkan tim dan perusahaan dalam situasi yang sulit.

Saya secara pribadi telah menghubungi anggota tim saya yang hadir untuk meminta maaf secara pribadi karena telah menempatkan mereka pada posisi yang tidak nyaman. Saya berkomitmen untuk bekerja lebih baik dalam situasi tekanan tinggi dan mempelajari strategi penyelesaian konflik untuk membantu saya berkomunikasi sesuai dengan standar perusahaan. Saya dengan tulus meminta maaf atas kesalahan saya dan tentu saja akan menerima konsekuensi dari tindakan saya.

Contoh surat permintaan maaf kepada teman

Karis sayang,

Saya sangat menyesal atas komentar sembrono yang saya buat tentang pilihan Anda untuk bekerja sebagai pekerja lepas. Itu bersifat menghakimi dan menyakitkan, dan saya sangat menyesal melakukannya.

Anda memercayai saya dengan membagikan rencana Anda untuk mengubah karier, dan saya merusak kepercayaan itu. Alih-alih menjadi teman yang suportif, saya memproyeksikan ketakutan saya sendiri kepada Anda. Itu salah saya, dan itu tidak bisa dimaafkan.

Setelah merenungkannya lebih lanjut, saya menyadari bahwa saya sering memotong pembicaraan Anda saat Anda mencoba memberi tahu saya tentang transisi karier Anda. Ke depannya, saya berjanji untuk menghormati Anda dengan mendengarkan dengan pikiran terbuka dan hati terbuka.

Saya benar-benar minta maaf atas komentar sinis tersebut—Anda tidak pantas mendapatkannya, dan persahabatan kita sangat berarti bagi saya. Saya ingin melanjutkan percakapan kita tentang rencana Anda ketika kita bertemu lagi.

FAQ surat permintaan maaf

Apa itu surat permintaan maaf?

Surat permintaan maaf adalah pengakuan tertulis tentang bagaimana perilaku atau kata-kata penulis berdampak buruk pada orang atau kelompok lain. Ini dapat digunakan untuk menebus kesalahan baik dalam situasi pribadi maupun di tempat kerja.

Apa tujuan surat permintaan maaf?

Menulis surat permintaan maaf atas kesalahan atau pelanggaran bisa menjadi cara yang tulus untuk menyampaikan penyesalan dan penebusan dosa. Tujuan akhir dari surat permintaan maaf adalah untuk berupaya membangun kembali kepercayaan yang hilang dalam suatu hubungan.

Apa sajakah tip untuk menulis surat permintaan maaf?

Untuk menulis surat permintaan maaf yang tulus, fokuslah pada perasaan dan pengalaman penerimanya. Hindari menggunakan surat itu secara tidak sengaja untuk membenarkan diri sendiri dan perspektif Anda. Anda dapat mencapai hal ini dengan menulis permintaan maaf yang jelas dan ringkas atas pelanggaran tertentu dan mengakui tanggung jawab Anda dalam situasi tersebut. Lalu, jelaskan bagaimana Anda akan menghindari pola lama di masa depan.