19 Keterampilan Menulis Bisnis Terbaik yang Anda Butuhkan untuk Sukses

Ingin menjadi profesional bisnis yang lebih baik? Pelajari 19 keterampilan menulis bisnis terbaik ini untuk unggul!

Dalam dunia bisnis, para profesional selalu berkomunikasi satu sama lain. Mereka mengirim email, proposal, laporan, dan bahkan pesan langsung.

Keterampilan menulis bisnis sangat penting bagi seorang profesional untuk melakukan pekerjaannya dengan baik, namun banyak lulusan perguruan tinggi atau memulai karir mereka kekurangan kemampuan penting ini. Penulisan bisnis berkomunikasi dengan rekan kerja, kepemimpinan organisasi, klien, atau pemangku kepentingan lainnya tentang bisnis dan operasinya. Perlu untuk menginstruksikan, menginformasikan, membujuk dan membantu menciptakan transaksi. Di atas segalanya, itu harus jelas. Keterampilan menulis bisnis yang solid akan membawa Anda jauh dalam karier Anda.

Meskipun Anda dapat mengikuti kursus menulis bisnis untuk membantu Anda mempelajari cara menulis untuk pengaturan bisnis, Anda mungkin tidak memiliki waktu atau uang untuk berinvestasi dalam pelatihan semacam itu. Anda dapat belajar berkomunikasi dengan baik dalam bisnis dengan beberapa tips bermanfaat. Strategi ini akan

1. Menulis dengan Tujuan

Dalam dunia bisnis, memiliki tujuan yang jelas dalam segala hal yang Anda lakukan adalah penting, dan tidak terkecuali menulis. Penulisan yang bertujuan dimulai sebelum Anda mulai menulis. Pertama, Anda perlu mengetahui mengapa Anda menulis dan menggunakan keterampilan komunikasi bisnis Anda untuk menunjukkan dengan jelas tujuan tersebut dalam tulisan Anda. Penulisan yang bertujuan membantu Anda menciptakan komunikasi tertulis yang langsung ke intinya dengan kata-kata yang lebih sedikit. Waktu sangat berharga dalam bisnis, jadi langsung ke intinya dengan cepat sangat membantu.

2. Hindari Buzzwords dan Jargon

Setiap industri memiliki kata kunci dan jargonnya sendiri. Kamus Merriam-Webster mendefinisikan kata kunci sebagai "Kata atau frase yang terdengar penting, biasanya teknis sering dengan sedikit makna yang digunakan terutama untuk mengesankan orang awam." Definisi jargon adalah “Terminologi teknis atau karakteristik dari suatu kegiatan atau kelompok khusus.” Penulis yang baik dapat menyampaikan makna tanpa kata-kata yang tidak perlu atau terkadang membingungkan ini. Contoh kata kunci bisnis meliputi:

• Sinergi
• Buah yang menggantung rendah
• Lingkaran kembali
• Di luar kotak
• Lincah
• Manfaat
• memindahkan jarum
• Menyelam dalam
• Bandwidth
• Berbasis awan
• Intinya
• Pendekatan yang menyeluruh
• Budaya perusahaan
• Peretasan pertumbuhan

Akronim juga bisa menjadi jenis jargon atau kata kunci yang harus dihindari kecuali mereka terkenal di industri Anda. Alih-alih, gunakan pilihan kata yang lebih tepat, atau tinggalkan istilah ini sama sekali dalam tulisan Anda.

3. Buang Emosi

Tulisan bisnis bukanlah tulisan yang emosional. Sementara beberapa jenis tulisan bisnis berfokus pada persuasi, Anda akan menggunakan fakta dan kepercayaan diri untuk membujuk, bukan bahasa yang sangat emosional. Itu tidak berarti Anda tidak bisa menjelaskan antusiasme atau kegembiraan Anda dalam tulisan Anda. Berhati-hatilah agar emosi dan kata-kata emosional tidak mendorong komunikasi, dan pilihlah struktur kalimat yang sederhana dan komunikasi faktual yang jelas.

4. Batasi Adverbia

Kata keterangan adalah kata-kata yang memodifikasi kata kerja serta pengubah lainnya. Jika Anda menggunakan kata kerja yang kuat, Anda tidak memerlukan kata keterangan untuk memodifikasinya. Baca komunikasi bisnis Anda, dan lihat di mana Anda dapat membatasi penggunaan kata keterangan. Misalnya, Anda dapat mengatakan ini:

• Pelanggan berteriak pada anggota tim Anda.

Kata keterangan "dengan keras" tidak diperlukan untuk menyampaikan arti yang sesuai di sini. Berteriak keras sehingga Anda bisa mengatakan:

• Pelanggan berteriak pada anggota tim Anda.

5. Tetap Singkat

Baik kalimat maupun paragraf dalam komunikasi bisnis harus pendek dan lugas. Gunakan struktur kalimat sederhana dan hindari kalimat run-on di semua biaya. Jika Anda dapat mengatakan sesuatu dengan kata-kata yang lebih sedikit daripada yang Anda pilih, ubah menjadi versi yang lebih pendek. Komunikasi yang panjang dan berlarut-larut tidak sesuai dalam dunia bisnis yang sibuk. Jika Anda memiliki paragraf panjang atau email yang perlu dikirim, carilah cara untuk memecahnya. Potongan teks yang lebih kecil lebih mudah dicerna pembaca daripada yang panjang.

6. Atur Pikiran Anda

Saat Anda menulis makalah akademis, Anda biasanya memulai dengan garis besar. Garis besar membantu Anda mengatur pemikiran Anda menjadi pola yang jelas dan dipikirkan dengan matang. Ini akan membantu jika Anda melakukan hal yang sama dengan penulisan bisnis. Bahkan jika Anda tidak membuat kerangka formal, pastikan Anda mengatur ide-idenya. Biasanya, untuk komunikasi bisnis, Anda akan memulai dengan informasi terpenting atau tujuan komunikasi, diikuti dengan fakta atau informasi tambahan yang perlu diketahui pembaca.

Simpan informasi yang kurang penting menjelang akhir komunikasi. Mengatur pemikiran Anda juga berarti menggunakan kata transisi saat Anda berpindah dari satu kalimat ke kalimat lainnya. Ini menciptakan rasa kohesi dan aliran dalam karya Anda. Selain itu, membuat maknanya lebih mudah diserap.

7. Buat Tulisan Anda Secara Ringkas

Jaga gaya penulisan Anda bersih dan ringkas. Gunakan keterampilan komunikasi yang kuat untuk mengatakan maksud Anda dengan jelas tanpa kata-kata yang tidak perlu. Penulisan yang ringkas penting dalam bisnis karena pembaca biasanya tidak memiliki banyak waktu untuk membaca dokumen, terutama email bisnis. Oleh karena itu, mereka harus dapat memindai dokumen bisnis untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tanpa penundaan.

8. Kenali Pemirsa Anda

Komunikasi yang efektif, baik lisan maupun tulisan, membutuhkan pengetahuan tentang audiens Anda. Mengetahui pembaca Anda memberi tahu Anda apakah pembaca akan memahami frasa atau terminologi tertentu atau tidak, dan itu akan membantu Anda menjangkau mereka dengan makna Anda. Mengetahui audiens Anda membantu Anda memilih nada dan kosa kata untuk menyampaikan maksud Anda dengan lebih mudah. Ini juga akan memungkinkan Anda untuk menetapkan tingkat profesionalisme yang tepat yang diharapkan audiens dari Anda.

9. Gunakan Nada Profesional

Menulis bisnis yang efektif tidak akan menjadi sangat pribadi. Meskipun Anda dapat menyampaikan nada ramah, Anda harus menjaga profesionalisme. Kadang-kadang ini datang dengan pelatihan menulis, tetapi seringkali itu datang dari pengalaman. Pertimbangkan untuk membaca tulisan Anda keras-keras setelah Anda selesai menulisnya. Apakah Anda menyampaikan suara yang ramah tetapi profesional, atau terdengar seperti sedang berbicara dengan teman baik? Kemudian, rapikan tulisan Anda, hilangkan kontraksi dan terminologi slang agar terdengar lebih profesional.

10. Narasi dengan Suara Aktif

Suara aktif melibatkan subjek kalimat yang melakukan tindakan kalimat. Oleh karena itu, menulis dengan suara aktif menghasilkan kalimat yang lebih kuat dan ringkas. Kebalikan dari suara aktif adalah suara pasif, dan Anda harus menghindarinya jika memungkinkan dalam tulisan Anda. Berikut adalah contoh kalimat dari email bisnis yang menggunakan passive voice:

• Surat sudah dikirim ke semua departemen.

Pada kalimat ini, surat tidak melakukan tindakan (mengirim). Jadi, itu dalam bentuk pasif. Ulangi dengan mengatakan:

• Tom mengirim surat itu ke semua departemen.

Ini mengatakan hal yang sama tetapi menunjukkan siapa yang mengirim surat itu. Itu juga menyampaikan makna dengan kata-kata yang lebih sedikit dan merupakan kalimat yang lebih kuat. Anda mungkin memiliki waktu ketika suara pasif adalah satu-satunya pilihan Anda, tetapi hindarilah jika Anda bisa.

11. Nyatakan Fakta, Bukan Opini

Pendapat Anda kurang penting dalam komunikasi bisnis dibandingkan bentuk komunikasi lainnya. Namun, Anda mungkin akan mendapatkan hasil yang lebih baik jika Anda menyatakan fakta yang didukung dengan data dalam komunikasi Anda. Anda mungkin menghadapi saat-saat ketika Anda perlu menyatakan pendapat Anda dalam komunikasi bisnis Anda. Dalam hal ini, jelaskan bahwa pembaca membaca perspektif dan opini Anda, bukan fakta yang diketahui. Pengungkapan ini akan membantu pembaca membuat keputusan tentang informasi yang Anda sajikan.

12. Hapus Kesalahan Tata Bahasa

Penulisan bisnis yang baik harus bebas dari kesalahan tata bahasa yang mendasar. Mengirim komunikasi bisnis dengan kesalahan tata bahasa membuat Anda dan organisasi Anda terlihat kurang profesional. Oleh karena itu, apakah Anda terlibat dalam penulisan email atau laporan, baca ulang dengan hati-hati untuk mengurangi jumlah kesalahan. Jika menulis bukan keahlian Anda yang paling vital, Anda dapat menggunakan pemeriksa tata bahasa, seperti Grammarly, untuk membantu. Namun, ingatlah bahwa bahkan pemeriksa tata bahasa yang paling kuat pun bergantung pada teknologi untuk melakukan tugasnya. Selalu periksa sendiri sebelum mengirimkan tulisan bisnis apa pun.

13. Tunjukkan Keyakinan dalam Menulis

Email atau buletin yang efektif untuk pengaturan bisnis akan menyampaikan rasa percaya diri. Anda dapat belajar menulis dengan percaya diri dengan mengubah kosakata Anda dan menghindari kalimat pasif. Menjaga tulisan Anda tetap lurus dan kuat akan menunjukkan tingkat kepercayaan diri yang tinggi. Keyakinan dalam tulisan Anda juga akan membuatnya lebih efektif. Pembaca akan merasa lebih percaya pada Anda dan kemampuan Anda untuk membantu kebutuhan bisnis mereka jika tulisan Anda terasa percaya diri.

14. Tetap Memformat Sederhana

Pertahankan pemformatan sederhana saat menulis surat bisnis, memo, atau laporan. Judul dan subjudul dapat membantu memandu pembaca melalui informasi tetapi hindari pemformatan yang rumit seperti font mewah dan penggunaan catatan kaki yang berlebihan. Ingat, Anda ingin membuat karya yang dapat dipindai dengan cepat oleh pembaca untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Jadi gunakan paragraf pendek, taburkan grafik jika sesuai, dan gunakan font profesional dalam ukuran yang mudah dibaca orang untuk menghindari frustasi atau membingungkan pembaca Anda.

15. Pamerkan Kemampuan Beradaptasi untuk Berbagai Jenis Tulisan

Penulisan bisnis mencakup berbagai jenis tulisan. Sebagai penulis bisnis, Anda mungkin perlu menulis:

• Memo
• Email
• Laporan
• Posting media sosial
• Posting blog
• Pesan langsung
• Surat Bisnis

Ketahui cara menyesuaikan gaya penulisan Anda agar sesuai dengan platform komunikasi yang berbeda ini. Misalnya, laporan mungkin memiliki paragraf yang lebih panjang daripada email bisnis, dan postingan media sosial akan memungkinkan lebih banyak bahasa pribadi daripada surat bisnis.

16. Pertahankan Nada Manusia

Meskipun profesionalisme itu penting, Anda tetap ingin tulisan Anda menyampaikan nada manusiawi. Tetap berpegang pada kosakata sehari-hari yang akan Anda gunakan saat berbicara dengan klien. Pertahankan nada yang menyenangkan dan ceria dalam tulisan Anda. Salah satu cara untuk mengetahui apakah Anda telah menyimpan sentuhan pribadi Anda dalam tulisan Anda adalah dengan membacanya keras-keras setelah Anda selesai menulis sebuah tulisan. Jika terdengar mengalir dengan baik dan tidak terasa terlalu tinggi saat Anda membacanya dengan lantang, maka itu mungkin cukup bersahabat.

17. Tetap Konsisten

Salah satu keterampilan menulis bisnis yang lebih menantang untuk dianut adalah konsistensi. Bisnis Anda adalah merek yang harus memiliki suara yang konsisten dan jelas. Penulisan bisnis yang lebih baik melibatkan menjaga suara persetujuan dalam segala hal yang Anda tulis untuk merek Anda. Seringkali, sebuah bisnis akan membuat pedoman merek untuk para penulisnya. Mempelajari cara mempelajari dokumen ini dan menerapkannya pada tulisan Anda akan membuatnya lebih konsisten dan menjadikan Anda penulis yang lebih baik.

18. Buat Ajakan Bertindak

Sebagian besar komunikasi bisnis memerlukan ajakan bertindak, yang merupakan pernyataan yang menunjukkan apa yang Anda ingin pembaca lakukan. Jika Anda menulis artikel pemasaran, CTA akan meminta sampel, demonstrasi, atau pembelian. Jika Anda menulis email, Anda dapat meminta pembaca untuk mengirim balasan. Jika Anda membuat presentasi, CTA Anda dapat mengajukan pertanyaan kepada audiens. CTA harus mengklarifikasi kepada pembaca apa yang Anda ingin mereka lakukan dengan informasi yang Anda sajikan. Oleh karena itu, harus ringkas dan langsung. Seharusnya tidak ada pertanyaan di benak pembaca tentang apa yang perlu terjadi sekarang setelah mereka membaca apa yang Anda tulis.

19. Selesaikan Pengeditan Terakhir

Terakhir, pada semua tulisan bisnis yang Anda selesaikan, lakukan pemeriksaan akhir untuk dua hal: kejelasan dan keringkasan. Pertama, baca karya Anda untuk memastikannya jelas. Kemudian, bacalah seolah-olah Anda tidak tahu topiknya. Apakah Anda menyampaikan apa yang perlu Anda sampaikan? Selanjutnya, baca seluruh bagian untuk memastikannya sesingkat mungkin. Sudahkah Anda memasukkan semua informasi penting tetapi tidak lebih? Simpan hanya kata-kata dan kalimat yang penting untuk makna komunikasi. Hilangkan sebanyak mungkin tanpa mengubah arti karya tersebut, dan Anda akan siap mengirimkan draf akhir Anda ke penerima yang dituju.

Saat mengedit tata bahasa, kami juga menyarankan untuk meluangkan waktu untuk meningkatkan skor keterbacaan sebuah tulisan sebelum menerbitkan atau mengirimkannya

Jika Anda masih memerlukan bantuan, panduan tata bahasa dan sintaksis kami akan menjelaskan lebih lanjut.