5 Kebiasaan Mengirim Email untuk Menjaga Kotak Masuk Anda (dan Rekan Kerja) Senang

Ini adalah hari Senin yang langka dan indah ketika Anda tiba di kantor lebih awal. Perjalanan Anda tidak semenyebalkan biasanya, kopi Anda masih panas, dan belum ada orang di sekitar. Jantung Anda berpacu pada kesempatan yang menyenangkan ini untuk menyelesaikan pekerjaan yang sebenarnya tanpa gangguan yang biasa.

Anda membuka laptop Anda hanya untuk menemukan dua puluh tujuh email yang belum dibaca. Bahumu merosot putus asa. Berapa banyak dari ini yang penting? Apakah salah satu dari mereka? Bagaimana jika seseorang melakukannya dan Anda melewatkannya? Lebih baik mulai menyaring.

Rasa frustrasi Anda meningkat ketika Anda menyadari selusin dari ini tidak menjadi perhatian Anda sama sekali—seseorang dari departemen lain memutuskan untuk "mengikuti Anda" dalam diskusi mereka tentang artikel yang diteruskan oleh ahli akupunktur mereka. Gulir ke bawah, itu dulu, mari kita lihat. . . enam lainnya menimpali, gaya balas-semua. Argh. napas dalam-dalam.

Banyak kesalahan dan gangguan email, tetapi kami telah memperhatikan beberapa yang sangat dicerca—jenis kesalahan yang tidak akan pernah dilakukan oleh etiket email seperti Anda. Pimpin kolega Anda dengan memberi contoh: inilah hitung mundur kebiasaan email sehat yang perlu diingat.

5 Hindari kepadatan CC

Chet, copywriter baru perusahaan Anda, sedang menyusun beberapa kata untuk digunakan Pauline di departemen desain. Wakil Pauline, Brandon, akan menggantikannya pada hari Kamis, jadi Chet juga menirunya. Harus teliti.

Chet juga tidak yakin dia secara akurat meringkas penjelasan Gwyn tentang rilis berikutnya, jadi mengapa tidak menyalinnya juga, untuk klarifikasi? Gwyn mengatakan sesuatu tentang kata-katanya yang memerlukan tinjauan hukum, jadi, alasan Chet, lebih baik lingkari orang-orang itu. Dan Mia, manajer proyek, benci tidak tahu apa yang sedang terjadi, jadi, yah, Anda lihat ke mana arahnya. Mundur dari tombol kirim, Chet.

Tugas yang relatif kecil dapat dengan cepat menggelembung menjadi mimpi buruk kotak masuk semua staf jika Anda tidak bijaksana. Dan bahkan jika Anda bermaksud baik dan memiliki alasan yang baik, jika tidak, manusia yang baik terkadang melakukan hal yang tidak senonoh dengan tombol balas semua. Apakah Anda bersedia mengambil risiko?

Jika penting untuk mengirim email ke banyak orang sekaligus, pertimbangkan untuk memasukkan alamat mereka di bidang BCC, sehingga mereka yang merespons tidak akan menyumbat lusinan kotak masuk lainnya.

Solusi lain untuk Chet mungkin adalah memecah tugas ini menjadi bagian-bagian yang lebih kecil: perbarui desainer dalam satu email, hubungi Gwyn di email lain, mampir ke kantor hukum dan tanyakan kapan mereka bisa berbicara, dan beri tahu Mia pada pertemuan perencanaan sore ini. Ngomong-ngomong soal . . .

4 Tahu kapan dan kapan tidak mengirim email

Email adalah alat yang bagus, tetapi sering kali merupakan pengganti yang buruk untuk percakapan waktu nyata—terutama jenis di mana Anda membutuhkan ruang untuk bertanya atau menjawab pertanyaan lanjutan dan mengklarifikasi saat Anda melanjutkan. Beberapa contoh:

• Berkonsultasi dengan HR tentang rencana asuransi baru Anda? Penjelasan email yang lengkap terdengar seperti tugas untuk membaca, apalagi menulis. Ambil notepad dan bicarakan.
• Menanyakan kepada pakar tentang masalah teknis yang kompleks? Beberapa percakapan bolak-balik mungkin membantu Anda memahami detail lebih cepat daripada email.
• Membahas detail sensitif dengan departemen penggajian atau pengacara perusahaan? Folder Terkirim Anda mungkin bukan tempat penyimpanan terbaik untuk rahasia lezat seperti itu.

Sisi lain dari tindakan penyeimbangan ini adalah mengetahui kapan Anda harus mengirim email. Kadang-kadang masalah itu tidak pantas untuk dibicarakan secara penuh. Saat-saat seperti ini adalah saat email bersinar.

Jika masalahnya mendesak—seperti, hari ini, sekarang mendesak—Anda mungkin lebih baik mengirim pesan, daripada menunggu penerima memeriksa kotak masuk mereka.

3 Jangan lupa baris subjek

Tidak semua orang mengosongkan kotak masuk mereka setiap hari, atau mungkin selamanya.

Seorang reporter yang mendapat seratus email setiap hari, beberapa penting dan lainnya tidak, mungkin akan memilah mana yang tampaknya layak untuk dibuka. Penilaian cepat seperti itu bergantung pada baris subjek. Dengan asumsi Anda tidak ingin korespondensi Anda dengan orang-orang sibuk diabaikan selamanya, Anda harus menjelaskan mengapa Anda menulis, dan itu penting.

Juga, tetap singkat. Baris subjek Anda tidak perlu menyerupai puisi mikro dari konten email Anda.

Kiat pro: Beberapa pengirim email veteran, yang waspada terhadap kemungkinan mengirimkan catatan setengah tertulis, tidak memasukkan alamat email yang valid di baris Kepada sampai mereka siap untuk menggabungkan Kirim. Sebagai gantinya, mereka untuk sementara menempelkan alamat penerima di baris subjek, di mana akan mudah ditemukan dan dipindahkan begitu saatnya tiba. Langkah terakhir ini bisa menjadi pengingat yang berguna untuk mengisi baris subjek itu.

2 Baik penanggap “+1” atau penerus berlebihan tidak

Menghormati kotak masuk orang berarti mengambil alih kepemilikan atas apa yang dikatakan folder terkirim tentang Anda.

Seorang kolega yang menulis email yang bijaksana dan jelas yang mencerahkan hari Anda layak mendapatkan yang lebih baik daripada emoji acungan jempol. Tanggapan "+1" semacam ini mirip dengan mengatakan "kacang keren" dan mengubah topik pembicaraan ketika seorang teman menawarkan tumpangan ke bandara. Tidakkah Anda ingin menunjukkan sedikit lebih dalam bentuk penghargaan, atau setidaknya pengakuan?

Demikian pula, rangkaian tugas, tindak lanjut, dan mungkin-seseorang-di-keuangan-dapat-menjawab yang tidak pasti-bahwa ketidakpastian jarang menjadi lebih baik dengan membagikannya kepada lebih banyak orang lagi. Ketika Anda menjadi bagian dari kelompok juggling pesan yang diteruskan, terus-menerus mengalihkan pesan ke arah acak dengan sedikit memperhatikan apa artinya atau kepada siapa, itu berarti tidak ada yang Anda tulis atau bagikan yang benar-benar penting. Anda bisa melakukannya dengan lebih baik.

1 Jangan menyergap orang dengan memasukkan bos mereka dengan santai

Misalkan Anda telah mengirim email bolak-balik dengan seseorang, memberi tahu mereka sesuatu yang tidak ingin mereka dengar. Anda telah berhasil menjaga hal-hal yang relatif sopan sampai sekarang: "Tidak, maaf, jangka waktu itu tidak realistis," kata Anda. "Ya, saya memahami kekhawatiran Anda, tetapi tim hukum mengatakan kami tidak dapat mengubah kata-kata itu."

Kemudian datanglah kejutan dalam jawaban mereka berikutnya: mereka meng-CC manajer Anda. Rupanya, orang ini tidak senang dengan tanggapan Anda dan telah memutuskan untuk melakukan eskalasi. Oof.

Ada banyak waktu ketika masuk akal untuk menambahkan bos seseorang ke utas, tetapi ini bukan salah satunya. Serangan diam-diam semacam ini membuat orang merasa terbakar; interaksi Anda berikutnya dengan mereka kemungkinan akan gagal. Dengan kata lain, itu bukan tampilan yang bagus. Dan itu berisiko membakar jembatan saat Anda harus bekerja sama lagi.

Untungnya, yang satu ini mudah dihindari; yang harus Anda lakukan adalah tidak membutakan orang dengan mencoba menggunakan bos mereka sebagai gada.

Terima kasih telah membaca sejauh ini, dan tolong jangan menekan balasan-semua dalam tanggapan Anda.