Anjuran dan Larangan dalam Etiket Email Bisnis

Ada beberapa hal yang dapat mencoreng merek profesional Anda, seperti email yang ditulis dengan buruk dan salah arah. Satu klik pada tombol “kirim” dapat menjadi pembeda antara pertukaran bisnis yang sukses dan potensi masalah SDM atau konflik rekan kerja. Meskipun masyarakat Amerika mengirim ratusan ribu email setiap hari, hal ini tidak boleh dianggap remeh.

Baik Anda seorang profesional senior atau pemula di kantor, berikut adalah 13 hal yang harus diingat dan tidak boleh dilakukan dalam etika email bisnis.

Perhatikan Baris Subjek

Tulis baris subjek yang jelas dan ringkas yang mencerminkan isi email. Hindari baris subjek dengan kata-kata umum seperti, “Hai”, “Menyentuh Dasar”, atau “FYI”, dan jangan biarkan baris subjek kosong.

Gunakan Salam yang Benar

“Hai” dan “Hai” menunjukkan kurangnya profesionalisme dan kedewasaan. Mulailah email Anda dengan frasa seperti “Selamat pagi”, “Selamat siang”, “Selamat malam”, atau “Halo”. “Selamat siang” atau “Salam” adalah ungkapan lain yang sering digunakan di kancah internasional.

Gunakan Pendahuluan

Dalam budaya seperti AS, praktik terbaiknya adalah pengirim memperkenalkan diri dengan nama depan dan belakang serta beberapa informasi latar belakang di beberapa baris pertama. Misalnya, “Nona Mandell yang terhormat: Nama saya Sharon Schweitzer, pendiri Access to Culture. Saya dirujuk kepada Anda oleh. . .” atau “Nama saya Sharon Schweitzer dan saya adalah Pakar Bisnis Internasional yang menulis kepada Anda tentang . . .” Hal ini sangat penting ketika memperkenalkan diri Anda kepada kontak baru, calon pelanggan, klien, dan pemberi kerja yang ingin mengetahui bagaimana Anda menerima informasi kontak mereka.

Ketahui Budayanya

Saat mengirim email ke orang-orang dari budaya tidak langsung, merupakan protokol yang tepat dan praktik terbaik untuk meneliti adat istiadat suatu negara. Misalnya, di Jepang, menanyakan cuaca di kalimat pertama email bisnis adalah hal yang sopan, pantas, dan lazim. Sebaliknya, tidak pantas mengirim email yang memperkenalkan diri Anda kepada calon kontak orang Jepang. Dalam budaya tidak langsung, perkenalan hanya dilakukan oleh pihak ketiga yang saling menghormati karena adat; email dingin diabaikan, dihapus, diblokir, dan/atau ditandai sebagai sampah.

Jangan Sertakan Humor dan Sarkasme

Email dapat dengan mudah disalahartikan melalui teks tanpa konteks. Humor bersifat spesifik budaya. Hindari humor dan sarkasme dalam email karena penerimanya mungkin bingung, atau lebih buruk lagi, tersinggung.

Periksa Kembali Lampiran Anda

Saat Anda melampirkan file, mohon luangkan beberapa detik ekstra untuk menempelkannya ke badan email juga. Hal ini menunjukkan pertimbangan kepada penerima, dengan menghemat waktu dan risiko dalam membuka lampiran. Apakah ini lebih memakan waktu bagi Anda? Ya. Apakah itu layak? Ya.

Jangan Tekan “Balas Semua”

Hindari penggunaan “Balas Semua” kecuali semua orang perlu mengetahuinya. Ketika C-Suite (CEO/COO) atau asisten administrasi mengirim email ke 10 anggota staf yang meminta sukarelawan untuk proyek pengabdian masyarakat, balas ke admin, bukan ke 10 anggota semuanya. Mengapa sepuluh orang lain menghapus email Anda? Reply All adalah fungsi untuk musyawarah berkelanjutan mengenai subjek tertentu.

Lakukan Balas dengan Cepat

Membalas dalam waktu 24 jam adalah kesopanan umum. Membiarkan seseorang bertahan lebih lama lagi dan Anda tidak hanya akan dianggap kasar—hal ini juga dapat merugikan bisnis Anda dalam jangka panjang. Jika Anda secara tidak sengaja membuat seseorang menunggu lebih dari 24 jam atau terjadi keadaan yang meringankan, jelaskan situasinya dengan sopan dan sampaikan permintaan maaf Anda.

Jangan Gunakan Emoji

Ikon kecil yang berkedip dan tersenyum itu untuk pesan teks. Itu tidak pantas dan tidak profesional dalam email bisnis. Emotikon dapat mengalihkan email ke filter spam atau kotak surat sampah, dan dapat terlihat tidak dewasa dan tidak profesional.

Lindungi Privasi

Email bersifat publik. Meskipun email dihapus, layanan online dan program perangkat lunak dapat mengakses pesan di hard drive. Sebelum Anda mengklik “kirim,” pertimbangkan apa yang mungkin terjadi jika rekan bisnis, pesaing Anda, perusahaan, FBI, atau penerima yang tidak dituju membaca email Anda. Anggap saja seperti ini: Bagaimana tampilan email saya jika diposting di Facebook?

Jangan Bersikap Negatif

Tidak pantas mengirimkan komentar negatif melalui email. Email dengan huruf besar semua berarti kemarahan dalam email. Pesan-pesan antagonis ini menyebabkan kecanggungan lama setelah email dikirim dan diterima. Jika Anda harus menyampaikan kabar buruk melalui email, gunakan kata-kata objektif dan nyatakan faktanya. Komunikasi tatap muka paling baik dilakukan saat menyampaikan kabar buruk.

Lakukan Koreksi

Periksa dan periksa kembali kesalahan ejaan dan tata bahasa. Kesalahan ini membuat Anda tampak tidak profesional dan akan mengurangi kemungkinan email tersebut dianggap serius. Perangkat lunak email dilengkapi dengan banyak alat profesional seperti pemeriksa ejaan—gunakanlah.

Jangan Lupakan Percakapan Lebih Dekat

Dengan memberi tahu penerima bahwa tanggapan tidak diperlukan, siklus email tidak akan berlanjut selamanya. Akhiri dengan “Tidak perlu balasan”, “Sekali lagi terima kasih”, “Sampai jumpa di rapat dewan hari Selasa” atau “Tolong beri tahu saya jika saya dapat membantu lebih lanjut.” Akhiri email Anda dengan penutup seperti “Terbaik”, “Salam Hormat”, “Hormat kami”, “Terima kasih” atau frasa lain yang sesuai.