Cara menulis email pertanyaan bisnis dengan contoh

Pernah merasa menulis pertanyaan bisnis itu rumit? Kamu tidak sendiri. Ini bisa membosankan, tetapi menulis email pertanyaan bisnis yang sopan dan profesional adalah keterampilan penting dalam kehidupan kerja modern.

Pertanyaan bisnis yang ditulis dengan baik yang jelas dan ringkas akan mengomunikasikan permintaan Anda secara efektif. Ini harus memastikan respons yang cepat dengan semua informasi yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda.

Untuk membantu Anda, kami telah merinci prosesnya, menjelaskan bagian mendasar dari menyusun email yang efektif untuk pertanyaan bisnis. Kami telah menyediakan seperangkat pedoman dan praktik terbaik yang akan membantu siapa saja membuat kueri yang sempurna. Kami juga akan memperkenalkan Anda pada format email pertanyaan bisnis, memberi Anda contoh, dan menunjukkan cara mengirimnya dengan percaya diri – dan lebih cepat – berkat template email pertanyaan bisnis kami.

Pada saat Anda membaca posting blog ini, Anda telah memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang memberi Anda kesempatan terbaik untuk mendapatkan informasi yang Anda inginkan, ketika Anda menginginkannya dan memulai setiap hubungan baru dengan langkah yang benar. Lalai

Apa itu pertanyaan bisnis?

Mari kita mulai dengan mendefinisikan apa itu penyelidikan bisnis.

Inkuiri adalah permintaan informasi.

Sebuah penyelidikan bisnis adalah permintaan formal untuk informasi dari sebuah organisasi.

Beberapa alasan Anda mungkin ingin mengirim email pertanyaan bisnis meliputi:

• Meminta katalog, harga, atau informasi tentang suatu produk
• Meminta detail layanan
• Ingin sampel produk
• Menanyakan ketersediaan tempat, misalnya di hotel atau pameran.

Ini hanya beberapa alasan, tetapi ada situasi yang hampir tak terbatas ketika meminta informasi dari perusahaan lain diperlukan.

Dalam arti tertentu, penyelidikan bisnis dapat didefinisikan sebagai langkah pertama untuk membentuk hubungan dengan bisnis. Bagaimanapun, Anda menulisnya untuk mempelajari lebih lanjut tentang layanan, produk, atau perusahaan yang Anda pertimbangkan untuk digunakan, dibeli, atau bermitra. Ciri utamanya adalah komunikasi ini bertujuan untuk mendapatkan informasi yang lebih detail dari perusahaan.

OK, jadi Anda perlu membuat penyelidikan bisnis. Tentu, Anda cukup mengirim pesan kepada seseorang dan mengatakan: "Bisakah Anda mengirimi saya XXX" atau "Saya mau YYY". Namun, hal itu dapat merusak reputasi Anda dan perusahaan mana pun yang Anda wakili.

Saat menulis online, ada kecenderungan bagi banyak dari kita untuk menulis secara percakapan, menurut para peneliti. Meskipun pendekatan seperti itu mungkin cocok saat menulis surat kepada teman, bersikap informal dapat dianggap kasar, tidak sopan, dan bahkan tidak profesional dalam komunikasi bisnis.

Ada perbedaan yang mencolok juga, terutama ketika berkomunikasi dengan perusahaan di negara atau budaya yang berbeda. Misalnya, orang Amerika lebih cenderung memberikan pujian. Sebaliknya, para akademisi menemukan bahwa orang Korea langsung pada intinya ketika membandingkan kebiasaan email kedua negara. Dengan tetap berpegang pada struktur yang mapan, Anda menghindari potensi kebingungan lintas budaya.

Prinsip dasar email adalah berkomunikasi dengan "kejelasan dan empati," kata pakar komunikasi dan kontributor Harvard Business Review Erica Dhawan. Sarannya adalah Anda harus memperlambat dan fokus pada apa yang Anda katakan dan bagaimana Anda mengatakannya, atau Anda dapat memengaruhi persepsi yang mungkin dimiliki bisnis tentang Anda.

Kami sangat setuju. Itu sebabnya kami membuat panduan lengkap kami tentang topik tersebut. Sisa dari posting blog ini akan membantu Anda menghindari masalah dan perangkap umum saat membuat email pertanyaan bisnis.

Cara menulis email pertanyaan bisnis – Panduan lengkap

Saatnya untuk mulai menulis. Setiap pertanyaan bisnis harus mengikuti format standar yang menentukan strukturnya dan seperangkat pedoman yang membentuk isinya. Tiga bagian berikut akan membantu Anda menavigasi nuansa ini dalam situasi apa pun.

Siapa alamat email pertanyaan bisnis Anda?

Sebelum kami meletakkan pena di atas kertas dan memandu Anda melalui cara menulis email yang meminta informasi, mari kita mulai dengan mengidentifikasi siapa yang akan menerimanya.

Pertanyaan kuncinya adalah: apakah Anda menulis ke akun email pribadi atau perusahaan?

Banyak organisasi memiliki alamat email umum untuk pertanyaan (seperti hello@ atau info@). Saat menulis ke alamat email tersebut, Anda harus formal dan langsung. Anda pada dasarnya menangani sebuah organisasi.

Email pribadi memungkinkan Anda untuk melibatkan seseorang secara langsung, menyapa mereka dengan nama mereka. Menggunakan nama depan seseorang dapat membuat koneksi instan, tetapi mungkin tidak dapat diterima secara budaya dalam dunia bisnis.

Saran kami adalah berhati-hati. Lebih baik formal daripada informal. Dengan cara ini, Anda menghindari risiko mengecewakan atau menyinggung siapa pun.

Perlu beberapa tips etiket email lainnya? Kemudian panduan kami untuk aturan email dan etiket.

Format email pertanyaan bisnis standar

Penyelidikan bisnis profesional mengikuti format tradisional yang dengan jelas merinci apa yang Anda inginkan. Ada lima aspek kunci untuk itu:

1. Subjek email untuk pertanyaan
2. Salam
3. Tubuh
4. Penutupan
5. Sign-off/tanda tangan

Mari kita lihat bagian-bagian berbeda dari format email pertanyaan bisnis yang sempurna secara mendetail.

1. Subjek email untuk pertanyaan

Saat menulis email untuk pertanyaan bisnis, pertahankan baris subjek email Anda singkat, manis, dan langsung ke intinya. Subjek email terbaik untuk salinan pertanyaan adalah singkat, sopan, dan profesional.

Kami merinci beberapa contoh email pertanyaan bisnis nanti, tetapi fokus pada menjaganya agar sesedikit mungkin kata.

2. Salam

Kuncinya di sini adalah mengikuti formalitas. Kecuali jika Anda menggunakan istilah nama depan dengan orang tersebut, hindari "Hai", "Hai", atau "Halo" dan tetap gunakan salam formal yang telah dicoba dan diuji, seperti "Sayang".

Menggunakan istilah profesional dapat meningkatkan persepsi Anda dan organisasi yang Anda wakili. Kami menjelaskan mengapa hal ini terjadi dan menjelaskan cara memulai email profesional di fitur kami.

3. Tubuh

Tubuh adalah daging dari pesan Anda di mana Anda membuat permintaan. Prinsip dasar saat membuat email untuk pertanyaan bisnis adalah langsung ke intinya.

Alasannya adalah bahwa kita semua tenggelam di bawah beban komunikasi digital, dan banyak dari kita tidak membaca seluruh email, kata Matt Plummer. Sebagai gantinya, kami memindainya untuk mendapatkan informasi penting.

Tetap ringkas, manis, dan langsung pada intinya sangat penting untuk mendapatkan tanggapan. Ini juga mengurangi risiko kesalahpahaman.

Misalkan Anda meminta beberapa informasi sekaligus di email pertanyaan Anda, seperti meminta detail tentang berbagai produk. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan poin-poin untuk membuat permintaan Anda lebih jelas sambil menjaga jumlah kata tetap rendah.

4. Penutup

Setelah Anda mengajukan permintaan, berikan pernyataan penutup singkat ke email pertanyaan bisnis Anda. Sangat membantu di sini untuk menguraikan bagaimana Anda akan menggunakan informasi dan langkah selanjutnya. Misalnya, jika Anda meminta katalog, Anda dapat menjelaskan bahwa Anda ingin memesan dalam waktu dekat.

Sebagai penutup, kelola ekspektasi. Jika Anda membutuhkan informasi pada tanggal tertentu, katakan demikian. Juga, perjelas saluran komunikasi yang sesuai. Jika Anda khawatir tentang panggilan dingin, beri tahu orang-orang saluran yang paling tepat untuk menghubungi Anda.

5. Sign-off/Tanda tangan

Jangan lupa untuk menambahkan tanda tangan yang sesuai (milik Anda dengan setia, tulus, atau serupa) dan tanda tangan yang berisi semua detail Anda, termasuk nama, jabatan, dan detail kontak.

Jika Anda meminta seseorang untuk mengirimi Anda sesuatu melalui pos, pastikan alamat Anda benar.

Ingin tahu lebih banyak tentang cara mengirim email pertanyaan? Baca panduan kami tentang cara mengakhiri email secara profesional.

Praktik terbaik untuk menulis pertanyaan bisnis

Dengan beberapa inspirasi dari Harvard Business Review, kami telah menghasilkan lima praktik terbaik untuk menulis email pertanyaan untuk tujuan bisnis. Ikuti ini, dan setiap permintaan informasi akan dikomunikasikan dengan jelas dan efektif.

1. Sesuaikan pesan
2. Jelaskan siapa kamu
3. Perjelas tentang apa yang Anda inginkan, kapan, dan mengapa
4. Tetap pendek dan manis
5. Periksa (lalu periksa lagi)

Mari kita lihat panduan ini secara lebih rinci.

1. Sesuaikan pesannya

Orang-orang dalam bisnis berada di bawah tekanan, jadi semakin cepat Anda langsung ke pokok permasalahan dan semakin spesifik Anda bisa, semakin besar kemungkinan Anda menerima balasan.

Seperti yang telah kami jelaskan di atas, pertanyaan bisnis adalah komunikasi formal, jadi bersikaplah sopan dan profesional daripada berusaha bersikap ramah.

Menggunakan template cookie-cutter yang diambil dari situs web mungkin tidak secara akurat mengomunikasikan atau menyampaikan pesan yang Anda inginkan.

Alat pendukung penulisan tingkat lanjut seperti Flowrite dapat membantu Anda menemukan suara asli Anda. Ini memberdayakan Anda untuk membuat pertanyaan bisnis khusus yang sopan, profesional, dan lebih cenderung menghasilkan jawaban yang cepat.

2. Jelaskan siapa Anda

Saat menulis email pertanyaan bisnis atau permintaan informasi, siapa Anda penting. Jangan langsung masuk ke permintaan Anda. Sebaliknya, beri tahu pembaca siapa Anda.

Ini memberi pembaca pemahaman tentang orang yang mereka ajak berkomunikasi dan mengapa mereka harus menganggap Anda serius.

3. Jelas tentang apa yang Anda inginkan, kapan, dan mengapa

Pengirim email melebih-lebihkan seberapa cepat pengirim mengharapkan tanggapan, para peneliti telah menemukan. Email pertanyaan bisnis yang dikirim di luar jam kerja dapat terasa lebih mendesak, menciptakan tekanan untuk menjawab yang dapat menyebabkan stres.

Kuncinya adalah: saat mengirim email pertanyaan bisnis, jelaskan tentang informasi yang Anda minta, kapan Anda membutuhkannya, dan yang terpenting mengapa.

Menurut Avery Blank di Forbes, menjadi jelas tentang apa yang Anda butuhkan dan mengapa mengurangi kebingungan dan membuat Anda lebih mungkin menerima balasan. Bonusnya adalah Anda akan menghemat waktu, tenaga, dan potensi rasa malu karena harus mengirim permintaan tindak lanjut.

Kejelasan juga dapat menghentikan Anda menerima ratusan email atau panggilan dingin. Jika Anda ingin balasan email, katakan saja. Jika Anda mengharapkan panggilan telepon, mintalah satu.

Jangan biarkan orang tersebut menebak-nebak.

4. Tetap pendek dan manis

Para profesional bisnis sibuk, jadi jaga agar permintaan Anda tetap singkat.

Berapa lama seharusnya pesan Anda?

Para ahli di Hubspot merekomendasikan agar email Anda memiliki panjang antara 50-125 kata. Meskipun mungkin tidak mungkin untuk membatasi pesan Anda hingga 125, idealnya, pesan tersebut harus di bawah 200 kata.

5. Periksa (lalu periksa lagi)

Akurasi sangat penting saat menulis email bisnis, jadi pastikan Anda meninjau dan menyempurnakan pesan Anda sebelum mengirimnya. Jika Anda mengirim beberapa email secara bersamaan, periksa kembali informasi penting, seperti nama penerima dan organisasinya.

Jika Anda berkomunikasi dalam bahasa yang bukan bahasa pertama Anda, berhati-hatilah. Pemeriksa ejaan online gratis mungkin kesulitan dengan konteksnya atau tidak memahami istilah teknis atau profesional tertentu, jadi jangan selalu memercayai rekomendasi mereka tanpa memeriksanya.

Untuk menghindari masalah, cobalah alat penulisan AI, seperti Flowrite yang memahami siapa yang Anda jangkau dan maksud dari pesan Anda.

Kapan saya harus menindaklanjuti pertanyaan bisnis?

Jika Anda telah mengikuti saran dan panduan kami di atas, kemungkinan besar Anda akan menerima balasan. Namun, jika Anda masih menunggu, tidak apa-apa untuk mengirim email pengingat.

Kami telah membahas cara membuat email pengingat di sini, tetapi pertanyaannya tetap: kapan harus mengirim email pengingat pertanyaan bisnis?

Jika permintaan Anda tidak mendesak, beri orang tersebut setidaknya beberapa hari untuk membalas Anda. Dalam kasus mendesak, Anda dapat mengirim email atau bahkan menelepon lebih cepat.

Dalam semua kasus, ada baiknya untuk bersikap sopan saat mempertimbangkan cara menulis email tindak lanjut. Mungkin ada alasan asli mengapa seseorang mungkin tidak menanggapi pesan Anda.

Contoh email pertanyaan bisnis

Jadi, kami telah menguraikan prinsip-prinsip dasar untuk membuat email pertanyaan bisnis yang sempurna. Namun, selalu membantu untuk melihat ini dalam praktik.

Untuk membantu menjelaskan beberapa poin mendasar, kami telah membuat beberapa contoh email pertanyaan bisnis di bawah ini.

Akurasi dan keaslian sangat penting saat membuat pertanyaan email. Anda ingin orang memahami bahwa Anda serius, dan Anda tidak akan mendapatkannya dengan menggunakan templat tempat Anda mengisi bagian yang kosong. Alih-alih menyalin dan menempel, gunakan ini sebagai inspirasi untuk membuat email Anda.

Lebih baik lagi, menggunakan Flowrite adalah cara termudah – dan tercepat – untuk menulis email pertanyaan bisnis. Dengan bantuan perkembangan terbaru dalam kecerdasan buatan, alat kami dapat menghasilkan email yang otentik dan dipersonalisasi yang akan memastikan Anda mendapatkan informasi yang Anda butuhkan.

Email ke organisasi

Jika Anda mengirim email dengan alamat email umum, buat semuanya tetap formal. Dalam contoh email pertanyaan bisnis ini, kami meminta katalog untuk dikirimkan kepada kami. Ini cepat dan mudah, menjelaskan apa yang Anda inginkan, kapan Anda inginkan, dan mengapa.

Email ke individu

Format contoh email pertanyaan bisnis ini pada dasarnya sama dengan yang pertama, tetapi dipersonalisasi untuk penerima. Saat Anda membuat koneksi pribadi, Anda meningkatkan kemungkinan balasan. Sekali lagi, Anda akan melihat bagaimana kami mengelola ekspektasi di akhir email dengan cara yang sopan namun tegas.

Meminta informasi rinci

Dalam contoh ini, kami menginginkan lebih banyak informasi untuk memungkinkan kami membuat keputusan pembelian. Jadi, alih-alih pesan yang panjang dan berlarut-larut, poin-poin memperjelas apa yang kita butuhkan, kapan, dan mengapa.

Menulis dengan templat email pertanyaan bisnis Flowrite

Flowrite adalah alat penulisan AI yang mengubah poin-poin singkat menjadi email dan pesan lengkap. Anda cukup menuliskan beberapa kalimat sebagai instruksi, memilih template yang tepat, dan melihat email tersebut menulis sendiri.

Ketika kami berbicara tentang template email, kami tidak bermaksud apa pun yang telah ditulis sebelumnya yang perlu Anda salin dan tempel. Sebagai gantinya, template kami memandu AI untuk menulis jenis email yang benar untuk tujuan Anda dari awal. Berikut adalah contoh template pertanyaan bisnis kami yang sedang beraksi.

Seperti yang Anda lihat, email yang dibuat Flowrite untuk Anda dipersonalisasi dan peka konteks. Selain itu, Anda tidak perlu terobsesi dengan bagaimana penerima mungkin melihat pilihan kata atau frasa, karena Anda dapat memilih nada email yang dihasilkan. Kesalahan ejaan dan tata bahasa? Bahasa Inggrisnya juga fasih. Sindrom layar kosong? Pilih template tanpa menulis poin-poin, dan Flowrite akan menghasilkan email contoh untuk Anda.

Apa yang harus saya ambil dari ini?

Anda sekarang harus memahami apa itu pertanyaan bisnis (dan apa yang bukan), format email pertanyaan bisnis yang benar, dan beberapa praktik terbaik untuk membuat korespondensi perusahaan. Anda sekarang harus jelas tentang cara menulis email pertanyaan bisnis.

Contoh yang kami berikan menunjukkan bagaimana Anda dapat membuat pertanyaan bisnis langsung dan terperinci yang memberi Anda kepercayaan diri untuk membuat pertanyaan bisnis Anda sendiri.

Saran terakhir kami adalah untuk menahan diri dari menyalin dan menempel dan memperkenalkan beberapa kepribadian untuk komunikasi profesional Anda.