Cara Memformat Surat Bisnis dalam 7 Langkah

Menulis surat bisnis formal mungkin terasa seperti tugas yang menakutkan, namun tidak harus sulit. Ada aturan tetap untuk tata letak dan nada yang dapat Anda ikuti dengan mudah untuk menciptakan korespondensi yang sempurna.

Meskipun sebagian besar surat bisnis dikirim sebagai dokumen digital saat ini, Anda masih akan menemukannya dicetak dengan cara kuno. Surat bisnis dapat digunakan untuk memberi informasi kepada pemangku kepentingan, memberikan surat referensi, mengkonfirmasi pekerjaan, atau berbagi tawaran pekerjaan, dan korespondensi bisnis penting lainnya.

Dalam panduan ini, kita akan membahas cara memformat surat untuk keperluan bisnis menggunakan formulir blok. (Pilihan lain untuk pemformatan mencakup formulir blok, semi-blok, dan indentasi yang dimodifikasi.)

Mari kita mulai berbisnis.

Memformat surat bisnis

Surat bisnis adalah dokumen tertulis formal yang memiliki tujuan resmi. Biasanya dikirim dari satu perusahaan ke perusahaan lain, atau ke klien, pemangku kepentingan, atau karyawan. Surat yang diformat dengan benar menampilkan struktur, keseragaman, dan organisasi.

Inilah yang perlu Anda perhatikan saat memformat surat bisnis Anda.

• margin
• jarak
• ukuran font
• alamat
• kop
• pembenaran

Cara memformat surat bisnis

Memformat surat bisnis tidak perlu terasa sulit. Ada proses enam langkah sederhana yang dimulai pada abad ke-12. Itu terjadi sembilan abad yang lalu! Ikuti metode yang terbukti benar ini untuk menyusun korespondensi formal secara efisien dan efektif.

1 Pengaturan dokumen

Sebelum Anda mulai menulis surat bisnis, atur font Anda ke Times New Roman atau Arial, ukuran font 12. Sejajarkan teks Anda ke kiri dan pastikan tulisan Anda spasi tunggal, dengan baris kosong di antara paragraf. Harus ada margin dua inci di bagian atas dan bawah dokumen dan margin satu inci di kedua sisi.

2 Informasi kontak dan tanggal

Di bagian paling atas surat Anda, tambahkan kop surat Anda, yang berisi nama individu atau perusahaan dan rincian kontak. Kop surat sering kali berada di tengah, atau rata kiri di atas dokumen dengan nama dan logo perusahaan (jika relevan) di baris paling atas, dan informasi terkait lainnya, seperti lokasi dan rincian kontak pada baris di bawahnya, meskipun informasi tersebut adalah opsional.

Di bawah kop surat, tambahkan informasi kontak Anda dan penerima. Di bawah ini adalah informasi yang harus Anda cantumkan di bagian atas surat Anda, sesuai urutan kemunculannya.

• namamu
• jabatan Anda
• perusahaan Anda
• alamat bisnis Anda
• nomor telepon bisnis Anda
• alamat email bisnis Anda

Lewati satu baris di akhir informasi Anda dan masukkan tanggal Anda menulis surat. Kemudian lewati baris lain sebelum menambahkan informasi penerima Anda.

• nama penerima Anda
• judul penerima Anda
• perusahaan penerima Anda
• alamat perusahaan penerima Anda

Sekali lagi, lewati satu baris dan, dengan huruf tebal, tambahkan subjek surat Anda.

3 Salam

Surat bisnis harus menjadi dokumen formal. Salam harus sesuai dengan sifat profesional surat tersebut.

Berikut beberapa salam yang mungkin Anda gunakan untuk surat bisnis.

• Kepada Siapa Yang Berkepentingan
• Yang terhormat Bapak/Ibu/Mx. / Dr. [Nama Belakang]
• Yang terhormat [Nama Depan] (jika Anda memiliki hubungan informal dengan penerima)

4 Tubuh

Sekarang saatnya menulis. Dengan menggunakan baris spasi tunggal dengan spasi ekstra di antara setiap paragraf, buatlah draf isi surat bisnis Anda. Isi sebagian besar surat bisnis terbagi dalam tiga bagian. Usahakan untuk menyimpan surat dalam satu halaman, yang mana lebih disukai.

• Pendahuluan:Tunjukkan tujuan surat Anda. Jelaskan mengapa Anda menulisnya, apa yang ingin Anda capai, dan gambaran singkat tentang informasi penting yang akan Anda liput.
• Teks utama: Berikan rincian tentang informasi penting yang Anda uraikan di paragraf pendahuluan. Ini bisa berkisar antara satu hingga lima paragraf.
• Kesimpulan: Ringkaslah semua yang telah Anda diskusikan. Sertakan, jika relevan, ajakan bertindak atau langkah selanjutnya.

5 Penutupan dan penandatanganan

Rasanya canggung untuk mengakhiri surat. Namun, penutup yang klise dan terlalu sering digunakan sebenarnya bisa menjadi pilihan yang tepat untuk surat profesional. Apakah Anda memilih penutupan formal atau informal, jaga agar tetap profesional. Ini adalah beberapa kemungkinannya.

• Sungguh-sungguh
• Dengan hormat
• Dengan hormat
• Terbaik
• Terima kasih
• Salam

Di bawah penutup, biarkan empat hingga enam baris kosong sehingga Anda dapat menandatangani dokumen setelah Anda mencetaknya atau melalui aplikasi tanda tangan elektronik. Setelah empat baris tersebut, ketikkan nama lengkap dan gelar Anda pada baris di bawah nama Anda.

6 Penutup (opsional)

Jika Anda memiliki dokumen yang ingin Anda sertakan dalam surat Anda, seperti formulir atau resume, Anda dapat mencatatnya dengan menulis “Lampiran:” diikuti dengan daftar dokumen lainnya, beberapa baris di bawah penutup Anda.

7 Ulasan

Sebelum Anda mengirimkan surat Anda, luangkan waktu untuk mengoreksinya. Surat profesional tidak hanya diformat dengan benar, tata bahasa, tanda baca, dan ejaannya juga harus bebas dari kesalahan. Jalankan pemeriksaan tata bahasa, dan pertimbangkan nada bicara Anda untuk memastikan Anda terdengar profesional.

Contoh format surat bisnis

1 Contoh surat bisnis formulir blok

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St.Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1 November 2023

Tuan Ethan Grinch Mencuri Natal, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Perihal: Logistik Perayaan Natal

Tuan Grinch yang terhormat,

Saya menulis surat ini untuk meminta bantuan Anda dalam membuat perayaan Natal kita lebih besar dan lebih cerah dari sebelumnya. Karena Anda telah membantu kami sebelumnya dalam memfasilitasi perayaan ini, kami berharap Anda bersedia untuk ikut serta lagi tahun ini.

Saya membayangkan pohon cemara putih setinggi 84 kaki untuk pohon Natal kita tahun ini, yang berasal dari Auburn, Pennsylvania. Ini akan membutuhkan beberapa logistik transportasi. Selain itu, kami berharap dapat melakukan perjalanan kereta luncur dengan rusa kutub sungguhan. Seperti tahun lalu, kami akan mengadakan penandatanganan kota. Selain itu, kami ingin mendirikan amfiteater keliling di pusat kota dengan lampu, kembang api, dan mesin kabut untuk memulai pertunjukan.

Tahun ini, kami mencari dana untuk pohon Natal dan pengangkutannya ke Whoville. Namun, kami dengan senang hati menerima bantuan lain yang dapat Anda berikan. Mohon beri tahu saya apa yang ingin Anda bantu, dan saya akan menghubungi Anda untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.

Terbaik,

[tanda tangan]

Cindy Lou Yang Ketua Penyelenggara Natal Whoville, Inc.

Lampiran: Lembar biaya pohon Natal, daftar peluang menjadi sukarelawan

2. Contoh surat bisnis formulir blok

 SIFAT BERUANG BESAR 

PERUSAHAAN TERBATAS

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 Maret 2023

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

Perihal: Bukti Ketenagakerjaan

Amanda sayang,

Seorang karyawan Anda, Hayley McPhee, telah mengajukan permohonan apartemen di salah satu kompleks apartemen kami. Saya menghubungi Anda untuk meminta bukti pekerjaan.

Agar permohonan perumahannya disetujui, saya memerlukan bukti pekerjaan dan informasi gaji. Silakan kirimkan ini ke alamat yang tercantum di bagian atas surat ini sesegera mungkin. Saya juga dapat menerima informasi ini melalui email jika Anda dapat melampirkannya sebagai PDF.

Berikut ini ringkasan singkat informasi yang saya cari untuk aplikasi ini.

• Surat yang membuktikan pekerjaannya
• Ringkasan gaji

Terbaik,

[tanda tangan]

Properti Beruang Besar Joanne Scott, LLC