Cara Memformat Surat Bisnis dalam 7 Langkah

Menulis surat bisnis formal mungkin terasa seperti tugas yang menakutkan, tidak harus sulit. Ada aturan yang ditetapkan untuk tata letak dan nada yang dapat Anda ikuti dengan mudah untuk membuat korespondensi yang sempurna.

Sementara sebagian besar surat bisnis dikirim sebagai dokumen digital akhir-akhir ini, Anda masih akan menemukannya dicetak dengan cara lama. Surat bisnis dapat digunakan untuk memberi tahu pemangku kepentingan, memberikan surat referensi, mengonfirmasi pekerjaan, atau membagikan tawaran pekerjaan, di antara korespondensi bisnis penting lainnya.

Dalam panduan ini, kita akan membahas cara memformat surat untuk tujuan bisnis menggunakan formulir blok. (Pilihan lain untuk pemformatan mencakup blok yang dimodifikasi, semi-blok, dan formulir berindentasi.)

Mari kita mulai bisnis.

Memformat surat bisnis

Surat bisnis adalah dokumen tertulis resmi yang melayani tujuan resmi. Biasanya dikirim dari satu perusahaan ke perusahaan lain, atau ke klien, pemangku kepentingan, atau karyawan. Huruf yang diformat dengan benar menampilkan struktur, keseragaman, dan organisasi.

Inilah yang perlu Anda perhatikan saat memformat surat bisnis Anda.

• margin
• jarak
• ukuran huruf
• alamat
• kop
• pembenaran

Cara memformat surat bisnis

Memformat surat bisnis tidak perlu terasa menakutkan. Ada proses enam langkah sederhana yang berasal dari abad ke-12. Itu sembilan abad yang lalu! Ikuti metode yang telah dicoba dan benar ini untuk menyusun korespondensi formal secara efisien dan efektif.

1 Pengaturan dokumen

Sebelum Anda mulai menulis surat bisnis Anda, atur font Anda ke Times New Roman atau Arial, ukuran font 12. Ratakan teks Anda ke kiri dan pastikan tulisan Anda berjarak satu spasi, dengan baris kosong di antara paragraf. Harus ada margin dua inci di bagian atas dan bawah dokumen dan margin satu inci di kedua sisi.

2 Informasi kontak dan tanggal

Di bagian paling atas surat Anda, tambahkan kop surat Anda, yang menyertakan nama dan detail kontak individu atau perusahaan. Kop surat sering berada di tengah, atau disejajarkan ke kiri di bagian atas dokumen dengan nama dan logo perusahaan (jika relevan) di baris paling atas, dan informasi terkait lainnya, seperti lokasi dan detail kontak di baris di bawah, meskipun informasi tersebut opsional.

Di bawah kop surat, tambahkan informasi kontak untuk Anda dan penerima. Di bawah ini adalah informasi yang harus Anda cantumkan di bagian atas surat Anda, sesuai urutan kemunculannya.

• namamu
• jabatan Anda
• perusahaan Anda
• alamat bisnis Anda
• nomor telepon bisnis Anda
• alamat email bisnis Anda

Lewati satu baris di akhir informasi Anda dan masukkan tanggal Anda menulis surat itu. Kemudian lewati baris lain sebelum menambahkan informasi penerima Anda.

• nama penerima Anda
• judul penerima Anda
• perusahaan penerima Anda
• alamat perusahaan penerima Anda

Sekali lagi, lewati satu baris dan, dengan huruf tebal, tambahkan subjek surat Anda.

3 Salam

Surat bisnis harus menjadi dokumen formal. Salam harus sesuai dengan sifat profesional surat itu.

Berikut adalah beberapa salam yang mungkin Anda gunakan untuk surat bisnis.

• Untuk Perhatian
• Bapak / Ibu / Mx. / Dr. [Nama Belakang]
• Dear [Nama Depan] (jika Anda memiliki hubungan informal dengan penerima)

4 Tubuh

Sekarang saatnya untuk menulis. Menggunakan baris spasi tunggal dengan spasi ekstra di antara setiap paragraf, buat draf badan surat bisnis Anda. Sebagian besar isi surat bisnis terbentang dalam tiga bagian. Bertujuan untuk menyimpan surat itu ke satu halaman, yang lebih disukai.

• Pendahuluan: Pamerkan tujuan surat Anda.Jelaskan mengapa Anda menulisnya, apa yang ingin Anda capai, dan ikhtisar singkat tentang informasi penting yang akan Anda bahas.
• Teks utama: Berikan detail tentang informasi penting yang Anda uraikan di paragraf pengantar. Ini bisa berkisar antara satu sampai lima paragraf.
• Kesimpulan: Rangkum semua yang telah Anda diskusikan. Sertakan, jika relevan, ajakan bertindak atau langkah selanjutnya.

5 Penutup dan tanda tangan

Mungkin terasa canggung untuk mengakhiri surat. Penutupan klise yang terlalu sering digunakan sebenarnya bisa sangat cocok untuk surat profesional. Apakah Anda memilih penutupan formal atau informal, jaga agar tetap profesional. Ini adalah beberapa kemungkinan.

• Sungguh-sungguh
• Dengan hormat
• Hormat
• Terbaik
• Terima kasih
• Salam

Di bawah penutup, kosongkan empat hingga enam baris sehingga Anda dapat menandatangani dokumen baik setelah Anda mencetaknya atau melalui aplikasi tanda tangan elektronik. Setelah empat baris tersebut, ketikkan nama lengkap dan gelar Anda pada baris di bawah nama Anda.

6 Kandang (opsional)

Jika Anda memiliki dokumen yang ingin Anda sertakan dengan surat Anda, seperti formulir atau resume, Anda dapat mencatatnya dengan menulis "Lampiran" diikuti dengan daftar dokumen lainnya, beberapa baris di bawah penutup Anda.

7 Tinjauan

Sebelum Anda mengirimkan surat Anda, luangkan waktu untuk mengoreksinya. Surat profesional tidak hanya diformat dengan benar, tata bahasa, tanda baca, dan ejaannya juga harus bebas dari kesalahan. Jalankan pemeriksaan tata bahasa, dan pertimbangkan nada Anda untuk memastikan Anda terdengar profesional.

Contoh format surat bisnis

1 Contoh surat dinas bentuk blok

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1 November 2023

Tn. Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Gunung Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Perihal: Logistik Perayaan Natal

Tuan Grinch yang terhormat,

Saya menulis untuk meminta bantuan Anda untuk membuat perayaan Natal kita lebih besar dan lebih cerah dari sebelumnya. Karena Anda telah membantu kami di masa lalu dengan memfasilitasi perayaan tersebut, kami harap Anda bersedia untuk bergabung lagi tahun ini.

Saya membayangkan pohon cemara putih setinggi 84 kaki untuk pohon Natal kami tahun ini, yang berasal dari Auburn, Pennsylvania. Ini akan membutuhkan beberapa logistik transportasi. Selain itu, kami berharap untuk melakukan kereta luncur dengan rusa sungguhan. Seperti tahun lalu, kami akan memiliki tanda kota bersama. Selain itu, kami ingin menyiapkan amfiteater bergerak di pusat kota dengan lampu, kembang api, dan mesin kabut untuk memulai pertunjukan.

Tahun ini, kami sedang mencari dana untuk pohon Natal dan pengangkutannya ke Whoville. Namun, kami dengan senang hati menerima bantuan lain yang dapat Anda berikan. Mohon beri tahu saya apa yang ingin Anda bantu, dan saya akan menghubungi Anda dengan informasi lebih lanjut.

Terbaik,

[tanda tangan]

Cindy Lou Siapa Kepala Penyelenggara Natal Whoville, Inc.

Lampiran: lembar biaya pohon Natal, daftar peluang sukarelawan

2. Contoh surat dinas bentuk blok

 SIFAT BERUANG BESAR 

PERUSAHAAN TERBATAS

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 Maret 2023

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

Perihal: Bukti Pekerjaan

Amanda sayang,

Seorang karyawan Anda, Hayley McPhee, telah melamar sebuah apartemen di salah satu kompleks apartemen kami. Saya menghubungi Anda untuk bukti pekerjaan.

Agar aplikasi perumahannya disetujui, saya memerlukan bukti informasi pekerjaan dan gaji. Silakan kirim ini ke alamat yang tercantum di bagian atas surat ini sesegera mungkin. Saya juga dapat menerima informasi ini melalui email jika Anda dapat melampirkannya sebagai PDF.

Berikut adalah ringkasan singkat dari informasi yang saya cari untuk aplikasi ini.

• Sebuah surat yang membuktikan pekerjaannya
• Ringkasan gaji

Terbaik,

[tanda tangan]

Joanne Scott Properti Beruang Besar, LLC