12 Tips Menulis Bisnis Teratas yang Dapat Digunakan Siapapun

Jika Anda baru memulai karir bisnis atau profesional berpengalaman, tips menulis bisnis ini akan membantu Anda meningkatkan komunikasi di tempat kerja.

Saat Anda berada dalam posisi yang mengharuskan Anda membuat komunikasi bisnis tingkat tinggi, kuncinya adalah Anda terus bekerja untuk mengembangkan keterampilan menulis bisnis Anda. Baik Anda memperbaiki struktur kalimat untuk membuat tulisan bisnis yang bagus atau mencoba meningkatkan penggunaan suara aktif alih-alih suara pasif untuk meningkatkan kejelasan tulisan Anda, meningkatkan keterampilan Anda dapat membantu Anda membuat tulisan bisnis yang lebih efektif yang menyampaikan pesan Anda lintas.

Di sini, kita akan melihat beberapa tip yang dapat Anda gunakan untuk menciptakan komunikasi yang lebih efektif dan mengembangkan teknik penulisan bisnis yang lebih baik.

1. Kenali Pemirsa Anda

Apa pun jenis tulisan yang sedang Anda kerjakan, mengetahui audiens Anda adalah kunci untuk menggunakan keterampilan komunikasi yang tepat yang akan menyampaikan maksud Anda. Jika Anda sedang menulis memo yang merinci perubahan penelitian terbaru untuk atasan Anda, Anda akan mengambil pendekatan yang berbeda dari menulis pembaruan triwulanan untuk anggota dewan. Ketika Anda mengenal audiens Anda, Anda dapat menyesuaikan dokumen bisnis Anda untuk bertemu dengan mereka di tingkat pengetahuan mereka, apakah termasuk istilah teknis yang mereka kenal atau meluangkan waktu dan ruang yang diperlukan untuk mempercepat perubahan terbaru dalam industri Anda .

2. Topik Penelitian Secara Menyeluruh

Saat Anda bekerja untuk mengembangkan komunikasi bisnis dengan cepat, mungkin tergoda hanya untuk melakukan penelitian tingkat permukaan. Alih-alih, luangkan waktu Anda untuk mempelajari masalah yang sedang Anda diskusikan. Ini bukan hanya langkah cerdas untuk membantu Anda menjadi penulis bisnis yang lebih baik–ini juga akan memberi Anda informasi yang Anda butuhkan saat penyelia atau anggota dewan mau tidak mau menghentikan Anda di lorong untuk mendiskusikan poin dari tulisan Anda.

Jika Anda merasa bahwa Anda membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang diizinkan supervisor Anda untuk menyelesaikan jumlah penelitian yang dibutuhkan oleh tulisan bisnis Anda, jangan ragu untuk menghubungi mereka dan menjelaskan bagaimana mendorong tenggat waktu akan mendukung Anda dan perusahaan.

3. Ketahui Tujuan Anda

Dengan beberapa jenis tulisan bisnis, poin utamanya jelas. Mungkin Anda sedang menulis pembaruan untuk tim Anda tentang masalah tertentu yang telah Anda selesaikan, atau Anda memberi dewan Anda pembaruan keuangan untuk kuartal tersebut. Jenis komunikasi tertulis ini memiliki tujuan yang jelas, memudahkan Anda untuk tetap berada di jalur saat menulis.

Akan tetapi, untuk jenis komunikasi lain, akan lebih sulit untuk langsung ke intinya–terutama jika Anda tidak yakin apa maksudnya. Jika Anda sedang menulis pembaruan untuk konstituen atau memberikan laporan kemajuan kepada atasan Anda, lakukan yang terbaik untuk mengklarifikasi poin-poin yang sedang Anda kerjakan sebelum Anda mulai menulis. Pekerjaan Anda akan lebih mudah diakses, dan audiens Anda akan menghargai pendekatan singkat Anda.

4. Antisipasi Pertanyaan

Ketika Anda sampai di akhir tulisan bisnis Anda, luangkan waktu sejenak untuk membayangkan bahwa Anda adalah anggota audiens Anda. Lakukan yang terbaik untuk mengasumsikan tingkat pengetahuan mereka tentang pekerjaan Anda. Sekarang, kembali ke awal tulisan Anda dan cobalah untuk membacanya melalui mata mereka. Pertanyaan apa yang mungkin mereka miliki? Bagian mana dari tulisan Anda yang akan menantang mereka untuk mengerti? Dengan mengantisipasi pertanyaan yang mungkin dimiliki audiens Anda dan memasukkan jawabannya ke dalam tulisan Anda, Anda dapat membuat komunikasi yang lebih tepat dan efektif.

5. Outline Sebelum Menulis

Setelah Anda mengetahui tujuan penulisan bisnis Anda, akan sangat membantu untuk mengembangkan garis besar sebelum Anda memulai pekerjaan menulis Anda yang sebenarnya. Mencatat poin-poin utama Anda di atas kertas dapat memudahkan Anda menggali pendahuluan tulisan Anda dan dapat membantu Anda memutuskan berapa banyak waktu dan ruang yang akan didedikasikan untuk setiap area fokus. Jika Anda kesulitan menyelesaikan garis besarnya, jangan khawatir–bahkan menuliskan satu atau dua poin utama dan beberapa detail pendukung dapat membantu Anda bergerak ke arah yang benar saat tidak yakin harus mulai dari mana.

6. Hindari Terlalu Rumit

Mungkin tergoda untuk memamerkan pengetahuan industri Anda saat Anda menulis untuk bisnis, tetapi tahan keinginan untuk menggunakan jargon teknis secara berlebihan saat Anda menulis. Jika ada alternatif sederhana untuk kata yang rumit, gunakanlah. Ketika Anda membuat tulisan Anda tetap sederhana, Anda memudahkan audiens untuk memahami ide Anda.

Meskipun audiens Anda kemungkinan besar akan membaca pada tingkat tinggi, disarankan untuk menargetkan tingkat membaca sekolah menengah atau atas dalam pekerjaan Anda. Anda tidak mencoba untuk mengajar kelas perguruan tinggi saat Anda mengirimkan komunikasi bisnis–Anda mencoba menyampaikan ide kepada audiens Anda dengan cepat, efisien, dan masuk akal. Jangan khawatir tentang mencoba mengesankan orang-orang di dunia bisnis dengan kosa kata yang bagus. Mereka akan jauh lebih terkesan dengan kemampuan Anda untuk mengartikulasikan poin Anda dengan sederhana namun akurat.

7. Bacalah

Saat Anda membaca karya Anda dengan lantang, akan lebih mudah untuk menemukan poin dengan ungkapan yang canggung atau tata bahasa yang salah. Seringkali, mata kita membaca sepintas masalah ini selama proses proofreading. Jika Anda merasa nyaman, meminta seorang teman membacakan karya Anda dengan lantang dapat memberi Anda lebih banyak perspektif tentang bagaimana tulisan Anda akan terlihat oleh audiens Anda. Cobalah untuk tidak terlalu keras pada diri sendiri untuk kesalahan sederhana saat Anda mendengarkan pekerjaan Anda–kembali dan buat koreksi yang diperlukan sebelum Anda melanjutkan dengan mengirimkan komunikasi Anda kepada orang lain.

8. Hilangkan Pengisi

Anda mungkin tergoda untuk mengisi isi email atau komunikasi bisnis lainnya dengan kata-kata pengisi, terutama jika Anda mencoba menunjukkan bahwa Anda sangat memahami tugas tersebut. Namun, dalam dunia bisnis, kata-kata yang tidak perlu tidak disukai. Anda pasti ingin membuat tulisan Anda seringkas mungkin. Tanyakan pada diri Anda apakah audiens Anda mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dari komunikasi Anda dan jika demikian, akhiri di sana. Jika Anda perlu mengisi ruang di buletin atau jenis pembaruan lainnya dan tidak memiliki informasi yang relevan, tanyakan kepada penyelia Anda apakah Anda dapat menghubungi departemen lain untuk menggabungkan pembaruan.

9. Lupakan Jargon Bisnis

Ketika Anda menyelesaikan tulisan bisnis Anda, luangkan waktu sejenak untuk kembali dan mencari kata-kata yang tidak dipahami kebanyakan orang. Namun, tidak masalah jika Anda memiliki ketentuan khusus industri yang tidak dapat Anda ubah. Jika Anda menggunakan jargon yang tidak perlu, keluarkan dan lanjutkan dengan kata yang tidak terlalu rumit.

Kata kunci tidak akan meyakinkan audiens Anda bahwa Anda tahu apa yang Anda bicarakan dan dapat menghilangkan nada profesional yang ingin Anda perjuangkan dalam komunikasi bisnis Anda. Anda ingin membuatnya sesederhana mungkin agar orang yang membaca komunikasi bisnis Anda memahami apa yang ingin Anda katakan. Menjaga kosakata Anda tetap sederhana dapat membuat membaca komunikasi Anda lebih efisien.

10. Minta Bantuan

Jika Anda baru dalam penulisan bisnis, mungkin sulit untuk mengetahui dengan tepat bagaimana mengatur komunikasi bisnis Anda. Ini terutama benar jika gaya tulisan Anda biasanya lebih cocok untuk media sosial atau tulisan persuasif atau jika Anda belum pernah bekerja sebagai penulis profesional dalam kapasitas bisnis.

Saat meminta masukan orang lain tentang tulisan bisnis Anda, beri tahu mereka bahwa Anda tidak hanya meminta bantuan untuk kesalahan ketik. Alih-alih, beri tahu mereka bahwa Anda menginginkan umpan balik untuk membuat tulisan Anda lebih ringkas dan sesuai untuk audiens Anda. Merupakan langkah cerdas untuk menjalankan draf pertama surat bisnis dan komunikasi lainnya oleh penyelia atau direktur komunikasi Anda, terutama jika Anda masih terbiasa dengan panduan gaya perusahaan Anda.

11. Berkomitmen untuk Perbaikan

Saat Anda baru memulai menulis bisnis, masuk akal jika Anda merasa tidak yakin dan gugup apakah Anda berkomunikasi dengan kolega dan atasan dengan gaya dan format yang benar. Seperti keterampilan baru lainnya, perlu waktu untuk mengembangkan penulisan teknis Anda. Tetap berkomitmen untuk menjadi lebih baik tidak hanya akan menarik perhatian penyelia Anda–itu juga akan membantu meningkatkan kepercayaan diri Anda. Menggunakan pemeriksa ejaan, mengikuti kursus menulis online atau langsung, dan menggunakan pemeriksa tata bahasa (seperti Grammarly dan editor Hemingway) dapat membantu meningkatkan kepercayaan Anda pada kemampuan menulis bisnis Anda.

12. Gunakan Pemeriksa Tata Bahasa

Pemeriksa tata bahasa yang baik adalah cara termudah untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan tata bahasa dan tanda baca dengan cepat di laporan, email, dan dokumen bisnis Anda. Anda dapat menginstal pemeriksa tata bahasa sebagai aplikasi desktop atau plugin untuk alat tulis email atau pengolah kata pilihan Anda. Itu harus menemukan kesalahan ini hampir secara instan. Kemudian, Anda dapat menemukan dan memperbaiki lebih banyak kesalahan tata bahasa daripada yang akan ditangkap oleh pemeriksa tata bahasa bawaan di sistem operasi Anda.

Grammarly adalah salah satu pemeriksa tata bahasa terbaik kami untuk profesional bisnis. Cari tahu alasannya dalam ulasan Grammarly ini.