10 Kunci Penulisan Bisnis yang Efektif

Baik Anda sedang menyusun resume dan surat lamaran pertama Anda atau Anda seorang karyawan veteran atau pekerja lepas yang ingin meningkatkan komunikasi profesional Anda, penting untuk memahami esensi penulisan bisnis.

Penulisan bisnis adalah jenis komunikasi tertulis khusus yang digunakan di semua jenis operasi bisnis, dan ini penting untuk berkomunikasi secara efektif dan berhasil dalam lingkungan profesional apa pun. Panduan ini akan membantu Anda mempelajari apa itu penulisan bisnis, mengapa itu penting, dan bagaimana meningkatkan penulisan bisnis Anda untuk komunikasi yang efektif.

Apa itu penulisan bisnis?

Penulisan bisnis adalah komunikasi profesional yang digunakan untuk menyampaikan informasi, menginstruksikan, membuat proposal, atau membuat kesepakatan dengan jelas, ringkas, efektif, dan profesional.

Mengapa menulis bisnis itu penting?

Penulisan bisnis penting karena beberapa alasan:

• Komunikasi yang jelas dan efektif: Tulisan yang mudah diakses dan ringkas sangat penting bagi bisnis karena meminimalkan kesalahpahaman dan kebingungan, membantu menetapkan ekspektasi, dan mendorong pemahaman bersama.
• Efisiensi dan produktivitas: Komunikasi yang jelas menghemat waktu dengan memastikan bahwa pesan dipahami secara akurat saat pertama kali dikomunikasikan.
• Menunjukkan profesionalisme: Menggunakan nada dan bahasa yang tepat menunjukkan profesionalisme, yang membantu membangun kredibilitas dan kepercayaan di antara kolega, klien, dan pemangku kepentingan.
• Dokumentasi dan pencatatan: Kata-kata tertulis—baik dalam email, laporan tahunan, atau apa pun di antaranya—bertindak sebagai catatan formal, yang mendokumentasikan perjanjian, keputusan, dan informasi penting.Penulisan bisnis yang akurat dan terdokumentasi dengan baik dapat menjadi bukti untuk mendukung atau membela klaim atau perselisihan hukum dan menjunjung akuntabilitas.
• Tujuan kepatuhan dan hukum: Dalam konteks tertentu, bahasa tertulis memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan persyaratan hukum.Kontrak adalah contoh yang baik. Dalam kasus seperti ini, standar harus dijelaskan secara jelas dan menyeluruh sesuai dengan persyaratan dan kebijakan tertentu.

• Meningkatkan citra merek dan mengumpulkan pengaruh: Komunikasi yang konsisten dan dirancang dengan baik memperkuat identitas merek, menumbuhkan kesan terpercaya dan baik di antara klien dan masyarakat. Oleh karena itu, penulisan bisnis berlaku baik tulisan Anda formal maupun informal.
• Meyakinkan klien, mitra, dan pelanggan untuk bertindak: Komunikasi pemasaran yang efektif, ringkas, jelas, profesional, dan sesuai merek dapat menarik perhatian, menyampaikan informasi menarik dengan cepat, dan menginspirasi keterlibatan, terutama ketika ajakan bertindak yang kuat disertakan.

Jenis penulisan bisnis

Penulisan bisnis harus diterapkan pada semua materi bisnis tertulis, termasuk, namun tidak terbatas pada, berikut ini:

Lamaran pekerjaan

Lamaran biasanya menyertakan nama Anda, informasi kontak, pengalaman kerja, keterampilan, pendidikan, dan detail terkait lainnya serta surat lamaran yang menyertainya.

Proposal

Dokumen bisnis formal ini menguraikan rencana, ide, atau proyek yang disarankan dan dirancang untuk membujuk pihak lain agar menerima, mendukung, atau mendanai tindakan tertentu. Proposal yang ditulis dengan baik memberikan pembaca pemahaman yang jelas tentang apa yang ditawarkan dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki tentang proposal tersebut.

Presentasi

Kombinasi kata dan visual ini sering kali menggunakan slide, multimedia, atau konten lisan untuk mengkomunikasikan informasi, ide, atau pesan mengenai topik tertentu kepada audiens.

Email

Email bisnis harus berupa email formal dan menyertakan baris subjek yang relevan, salam, body copy, dan tanda tangan email atau blok teks yang menampilkan nama, jabatan, perusahaan, dan informasi kontak Anda. Terkadang informasi tambahan dapat disertakan, seperti kutipan, tautan situs web, nama media sosial, dan kata ganti.

Surat Bisnis

Ada struktur umum pada surat bisnis yang memerlukan elemen tertentu, seperti nama penerima dan informasi kontak, tanggal, salam, isi surat, nama dan informasi kontak Anda, penutup, dan referensi ke lampiran atau lampiran, jika berlaku. Surat referensi memiliki formalitas serupa.

Rencana bisnis

Rencana bisnis adalah peta jalan untuk bisnis, menguraikan fundamental bisnis, tujuan, strategi, dan banyak lagi. Peta jalan yang terdefinisi dengan baik dan mudah dipahami memberikan jalur yang jelas untuk mencapai tujuan bisnis Anda, baik Anda membuat rencana sendiri atau membagikannya untuk menggalang dana atau mendapatkan panduan.

Laporan

Laporan bertujuan untuk menginformasikan dan merangkum informasi tentang subjek, proyek, atau situasi tertentu. Laporan tersebut sering kali mencakup data, temuan, analisis, kesimpulan, dan rekomendasi, yang semuanya sebaiknya disajikan secara terorganisir.

Memo

Singkatan dari “memorandum”, memo adalah dokumen ringkas yang digunakan untuk komunikasi internal dalam bisnis. Karena memo cenderung singkat, gunakan kata-kata dengan bijaksana untuk mendapatkan kejelasan dan dampak.

Spreadsheet

Meskipun fungsi utama spreadsheet adalah untuk menangani data numerik dan melakukan penghitungan, spreadsheet juga berisi header, label, deskripsi, atau catatan penjelasan di dalam sel atau komentar. Memilih kata-kata Anda dengan hati-hati memastikan kejelasan dan keakuratan.

Pidato

Pidato bisnis dimulai sebagai dokumen tertulis yang harus fokus untuk menyampaikan maksud mereka dengan jelas, ringkas, profesional, dan dengan cara yang menarik.

Siaran pers

Komunikasi resmi yang dirancang untuk berbagi informasi yang layak diberitakan kepada media cenderung memiliki format khusus agar mudah dipindai. Elemen siaran pers, baik yang ditulis oleh seseorang atau AI, mencakup judul, tanggal penerbitan, isi penjelasan berita, kutipan dari individu yang relevan, ringkasan perusahaan penerbit, dan informasi kontak untuk pertanyaan media.

penulisan salinan

Tujuan dari bentuk seni tertulis yang digunakan dalam periklanan, situs web, email, deskripsi produk, dan lainnya adalah untuk memengaruhi audiens agar mengambil tindakan tertentu, baik itu membaca, berinteraksi, membeli, berbagi, atau lainnya. Meskipun copywriting mencakup penulisan suara atau kepribadian merek, copywriting juga menganut prinsip penulisan bisnis yang baik.

Kertas putih

Laporan komprehensif ini mendidik pembaca, memberikan wawasan, dan memengaruhi pengambilan keputusan melalui pemeriksaan mendalam terhadap isu, teknologi, produk, atau konsep tertentu. Kertas putih sering kali berisi data, statistik, studi kasus, dan opini pakar, yang semuanya disusun dengan cermat dan dinyatakan dengan nada formal dan berwibawa.

10 kunci penulisan bisnis yang efektif

Penulisan bisnis dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, namun tujuannya tetap: untuk berkomunikasi dengan jelas, efektif, dan ringkas. Terapkan kunci-kunci berikut pada komunikasi profesional Anda untuk merasakan manfaat penulisan bisnis yang hebat.

1 Komitmen terhadap tujuan

Untuk menciptakan komunikasi yang ringkas dan jelas, Anda memerlukan pesan yang jelas. Identifikasi tujuan pesan Anda, lalu gunakan itu sebagai panduan untuk memastikan Anda tetap pada sasaran.

2 Hormati audiens Anda

Untuk menjangkau audiens Anda, Anda harus berbicara dalam bahasa mereka. Identifikasi audiens utama Anda, lalu pertimbangkan apa yang mereka perlukan atau ingin ketahui, prioritas mereka, dan cara terbaik untuk mengatur informasi Anda agar menarik bagi mereka.

3 Formalitas

Formalitas dalam penulisan bisnis mencakup keseluruhan paket profesional—nada, struktur, dan bahasa tulisan Anda, serta format penyajiannya. Perhatikan semua elemen ini saat Anda membuat dokumen.

4 Nada yang sesuai

Nada tulisan Anda harus sesuai dengan pembaca Anda, pokok bahasan, dan jenis dokumen. Namun, nada bicara Anda harus selalu menyampaikan profesionalisme dan memikirkan nuansa kontekstual. Misalnya, dalam surat resmi, lebih tepat menyapa pembaca dengan nama belakang daripada nama depan, sedangkan pengumuman tentang hari libur kejutan akan ditulis dengan nada yang lebih antusias daripada pengumuman tentang penutupan perusahaan.

5 Format yang tepat

Penulisan bisnis mengikuti format standar industri, yang mungkin berbeda-beda bergantung pada jenis dokumen. Misalnya, presentasi menyertakan judul, pokok pembicaraan, dan visual, sedangkan resume menampilkan blok teks. Untuk penulisan surat, memo, dan komunikasi tertulis standar lainnya, penulisan bisnis sering kali mengikuti rumus organisasi populer OABC (pembukaan, agenda, isi, penutupan).

6 Kejelasan

Penulisan bisnis yang kuat menampilkan pesan yang jelas dan lugas serta mudah dipahami pembaca. Untuk kejelasan optimal, gunakan kalimat pendek dan bahasa sederhana sambil fokus secara eksklusif pada subjek yang ada. Saat menyajikan banyak informasi, pertimbangkan untuk menggunakan paragraf atau daftar pendek agar konten lebih mudah dibaca sekilas.

7 Ringkas

Ringkas bukan berarti tiba-tiba atau tumpul. Ini berarti menyampaikan pesan Anda dengan jelas dalam jumlah kata sesedikit mungkin. Untuk melakukan ini, hindari informasi yang tidak jelas, jargon, dan di luar topik. Selain itu, baca kembali dan revisi karya Anda, hilangkan kata-kata yang tidak perlu (cari kata sifat dan kata keterangan), ganti kata yang panjang dengan yang pendek, dan pisahkan kalimat yang panjang.

8 Ajakan untuk bertindak

Beberapa tulisan murni bersifat informasi. Namun jika Anda ingin pembaca melakukan sesuatu, sertakan call to action (CTA). CTA sangat penting untuk pemasaran, periklanan, penjualan, atau bentuk komunikasi apa pun yang bertujuan untuk mendorong respons. Berikan panduan yang jelas kepada pembaca tentang apa yang dapat mereka lakukan selanjutnya untuk membantu Anda mencapai tujuan bisnis Anda dan pastikan untuk menyertakan insentif atau alasan yang diperlukan.

9 Akurasi

Ketepatan dan kebenaran informasi merupakan bagian integral dari penulisan bisnis yang berkualitas. Hal ini membangun profesionalisme, memberikan kredibilitas pada konten, dan melindungi dari kebingungan dan, dalam kasus tertentu, kemungkinan masalah hukum.

10 Bebas kesalahan

Penggunaan tata bahasa dan tanda baca yang tepat sangat penting jika Anda ingin tulisan Anda dianggap serius. Selalu edit, koreksi, dan periksa ulang pekerjaan Anda dengan bantuan bantuan penulisan AI.

FAQ penulisan bisnis

Apa itu penulisan bisnis?

Penulisan bisnis mengacu pada komunikasi profesional yang digunakan untuk menyampaikan informasi, menginstruksikan, membuat proposal, atau membuat perjanjian dengan jelas, ringkas, efektif, dan profesionalisme.

Kapan Anda menggunakan tulisan bisnis?

Penulisan bisnis harus diterapkan pada semua materi bisnis tertulis, termasuk, namun tidak terbatas pada, lamaran pekerjaan, proposal, presentasi, email, surat bisnis, rencana bisnis, laporan, memo, spreadsheet, pidato, siaran pers, copywriting, dan kertas putih.

Apa tiga bagian penting dari penulisan bisnis?

Tiga bagian penting dari penulisan bisnis adalah komunikasi yang jelas dan ringkas; relevansi dan tujuan konten; dan profesionalisme dalam nada dan format.