Cara menulis email penolakan kandidat yang sempurna

Memberi tahu calon kandidat bahwa mereka tidak mendapatkan pekerjaan adalah salah satu hal paling menantang yang dapat dilakukan siapa pun, tetapi Anda harus melakukannya. Pencari kerja telah meluangkan waktu, tenaga, dan, dalam beberapa kasus, biaya untuk mengajukan aplikasi dan menghadiri wawancara, jadi paling tidak yang dapat Anda lakukan adalah memberi tahu mereka jika mereka belum mendapatkan pekerjaan.

Email penolakan kandidat terbaik bersifat pribadi dan profesional, memberikan umpan balik yang cukup kepada pencari kerja. Mereka menemukan keseimbangan yang tepat antara bersikap positif, informatif, dan menyemangati sambil tetap mengatakan tidak.

Lakukan dengan benar, dan Anda dapat meningkatkan reputasi bisnis Anda. Salah, dan email penolakan pekerjaan yang buruk dapat dengan cepat menyebar ke seluruh dunia, merusak reputasi dan kredibilitas Anda.

Jadi, bagaimana Anda menulis surat penolakan kandidat yang sempurna? Baca panduan kami untuk mengetahuinya.

Apa itu email penolakan?

Tanggapan email penolakan pekerjaan adalah penghormatan profesional kepada pencari kerja yang belum berhasil setelah mengirimkan aplikasi atau menghadiri wawancara.

Setelah Anda memutuskan siapa yang akan diwawancarai atau dipekerjakan, penting bagi Anda untuk memberi tahu kandidat yang gagal sesegera mungkin.

Tidak ada aturan nyata tentang email penolakan pekerjaan, tetapi Anda harus mengirimkannya. Sayangnya, banyak organisasi tidak peduli.

Platform pekerjaan Workable menemukan bahwa 75% pencari kerja tidak pernah menerima balasan setelah mengirim lamaran. 60% lebih lanjut tidak pernah menerima umpan balik setelah wawancara.

Mengapa saya perlu tahu tentang email penolakan pekerjaan?

Tugas membuat surat penolakan seringkali didelegasikan kepada staf yang mungkin tidak terlibat dalam proses seleksi. Kuncinya adalah menemukan nada yang tepat antara mendorong dan positif tetapi jujur ​​dan profesional.

Jika Anda belum pernah menulis surat penolakan pelamar sebelumnya, perlu beberapa latihan sebelum Anda mencapai semua catatan yang tepat. Bahkan perekrut berpengalaman mungkin menemukan email penolakan dapat menjadi tantangan untuk dibuat.

Memberitahu seseorang berita buruk selalu rumit tetapi menulis surat penolakan sangat menantang. Pencari kerja menjadi terlibat secara emosional dalam proses rekrutmen, dan penolakan bisa jadi sulit diterima.

Dari aplikasi hingga janji temu, proses rekrutmen rata-rata memakan waktu 27 hari, menurut Glassdoor. Jika kandidat telah diundang untuk wawancara dan telah bertemu dengan calon pemberi kerja, 'tidak' bisa jadi sulit untuk diterima. Ketika ditolak, pencari kerja akan mengalami berbagai emosi, termasuk kekecewaan, kemarahan, dan frustrasi.

Surat yang hilang atau ditulis dengan buruk dapat merusak konsep diri penerima dan niat calon calon karyawan di masa depan," para peneliti menemukan. Sederhananya, surat penolakan yang buruk dapat merusak kesehatan mental seseorang.

Dalam studi lain, akademisi menemukan bahwa pelamar yang ditolak tanpa menerima korespondensi lebih cenderung percaya bahwa organisasi gagal memenuhi kewajibannya. Mereka yang tidak menerima surat penolakan pribadi memiliki apa yang peneliti gambarkan sebagai "niat yang lebih negatif" terhadap organisasi. Lalai

Surat penolakan yang ditulis dengan baik dapat mencapai tiga hal:

1. Sampaikan berita penting segera.
2. Memberikan penutupan emosional bagi pencari kerja.
3. Lindungi reputasi dan tingkatkan persepsi mereka tentang organisasi Anda.

Surat penolakan sebelum wawancara atau email penolakan wawancara kerja dapat dibuat sesingkat atau selama yang Anda inginkan, tetapi harus berisi beberapa hal spesifik yang akan kami bahas selanjutnya.

Apa yang membuat email penolakan kandidat sangat baik?

Kami telah menulis sebelumnya tentang etiket email profesional, tetapi surat penolakan untuk lowongan pekerjaan sedikit berbeda. Penelitian kami telah mengidentifikasi bahwa ada empat bagian inti dari setiap email penolakan yang berhasil.

1. Terima kasih pelamar
2. Berikan kabar buruk
3. Jelaskan alasannya
4. Akhiri dengan positif

Mari kita lihat ini lebih detail.

1. Terima kasih kepada pemohon

Pencari kerja telah menginvestasikan waktu dan tenaga untuk melamar. Mereka antusias, bersemangat, dan telah berinvestasi secara emosional dalam prosesnya. Melamar pekerjaan itu sulit, dan penolakan bahkan lebih sulit. Oleh karena itu, penting untuk mengenalinya dengan berterima kasih kepada mereka atas upaya mereka.

2. Beri kabar buruk

Surat penolakan adalah tentang berita buruk, jadi jelas dan dimuka. Jika itu tidak, maka katakan begitu.

Tanggapan Anda harus definitif dan jangan biarkan pelamar dalam ilusi bahwa mereka memiliki kesempatan. Istirahat bersih adalah pendekatan yang paling adil.

3. Jelaskan alasannya

Sangat penting bagi Anda untuk menjelaskan mengapa orang tersebut tidak mendapatkan pekerjaan.

Anda dapat memasukkan detail sebanyak yang Anda inginkan. Dalam beberapa kasus, mungkin sesederhana menyatakan ada kandidat yang lebih cocok, atau Anda mungkin ingin memberikan umpan balik yang panjang dan terperinci. Lihat contoh kami di bawah ini untuk mendapatkan beberapa inspirasi.

Bahkan umpan balik singkat lebih baik daripada tidak ada umpan balik.

4. Akhiri dengan positif

Menyelesaikan email Anda dengan catatan positif sangat penting. Anda belum memberi orang ini pekerjaan, tetapi ada peran di luar sana untuk mereka.

Ucapkan terima kasih kepada pelamar, kenali kekuatan mereka, dan dorong mereka untuk melamar lagi. Jika Anda siap untuk menindaklanjuti, maka tawarkan untuk memberikan umpan balik kepada pelamar.

Cara menolak kandidat melalui email

Anda telah membaca kerangka kerja kami untuk membuat email yang sempurna, tetapi Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana hal itu diterjemahkan menjadi email penolakan? Mari kita lihat beberapa tips penting untuk menulis surat penolakan aplikasi.

1. Gunakan nama orang tersebut

Mungkin tergoda untuk mengirim email grup ke semua orang yang diwawancarai, tetapi jangan lakukan. Selalu sapa orang tersebut dengan namanya. Mereka akan menghargainya.

Kami lebih suka menggunakan nama depan karena kedengarannya jauh lebih pribadi. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang cara memulai email profesional di blog mendalam kami.

2. Ucapkan terima kasih kepada mereka karena telah melamar

Setiap lamaran dan wawancara mewakili jam kerja atas nama pencari kerja, jadi ucapan terima kasih tidak hanya diterima; itu suatu keharusan.

Ke

[email protected]

Kate yang terhormat,

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk melamar posisi UX Designer.

3. Mulailah dengan berita buruk (dan jangan meminta maaf karena telah memilih kandidat terbaik)

Beri tahu orang-orang secara langsung bahwa mereka tidak berhasil. Jangan biarkan sampai akhir email untuk memberikan kabar buruk. Pencari kerja akan membaca dan membaca ulang email Anda, jadi jelas, tidak kabur.

Misalnya :

• Pada kesempatan ini, kami telah memutuskan untuk tidak melanjutkan lamaran Anda.
• Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa Anda belum dipilih untuk wawancara.
• Sayangnya, kami tidak akan melanjutkan aplikasi Anda saat ini.

Anda mungkin ingin mengatakan maaf tapi tidak. Keputusan yang Anda ambil adalah yang terbaik untuk bisnis Anda, dan tidak perlu meminta maaf.

4. Jadilah pribadi

Menghabiskan sedikit waktu untuk merenungkan pengalaman kandidat dapat membuat pencari kerja merasa keputusan Anda dipertimbangkan dan adil. Penolakan tanpa penjelasan dapat menyebabkan kebingungan, frustrasi, dan kesal.

5. Jika Anda menawarkan untuk memberikan umpan balik, pastikan Anda benar-benar bersungguh-sungguh

Begitu banyak organisasi menawarkan untuk memberikan umpan balik tetapi tidak (karena berbagai alasan). Jika Anda tidak siap untuk memberikan umpan balik, maka jangan menawarkan untuk melakukannya.

6. Dorong mereka untuk melamar lagi

Pintu tidak pernah tertutup untuk kandidat hebat, jadi dorong mereka untuk melamar lagi. Sertakan detail tentang bagaimana mereka dapat mencari peluang baru.

Anda dapat menyarankan pencari kerja terhubung dengan Anda di platform media sosial seperti LinkedIn untuk mempelajari peluang baru. Lalai

7. Akhiri secara profesional

Kami telah menulis blog terperinci tentang praktik terbaik untuk mengakhiri email profesional. Coba lihat.

8. Koreksi semua email

Tidak ada yang lebih buruk dari email penolakan yang ditulis dengan buruk, jadi pastikan untuk memeriksanya sebelum mengirimnya.

Berapa lama seharusnya surat penolakan saya?

Tidak ada jawaban benar atau salah. Hal pertama adalah Anda menulis surat penolakan pekerjaan. Begitu banyak bisnis dan organisasi bahkan tidak mengambil langkah ini.

Panduan yang baik adalah bahwa semakin lama seseorang terlibat dalam proses seleksi pekerjaan, semakin rinci surat penolakan kandidat. Dalam kebanyakan kasus, tiga atau empat paragraf sudah cukup.

Baris subjek untuk email penolakan

Yang terbaik adalah menjaga semuanya tetap sederhana, jelas, dan profesional. Kami menyarankan Anda mencantumkan judul pekerjaan di baris subjek. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan yang berikut ini.

Template email penolakan

Anda harus mempersonalisasi email penolakan Anda untuk setiap peran dan setiap organisasi, tetapi berikut adalah beberapa contoh dasar yang dapat Anda ikuti.

Contoh 1: Email penolakan kandidat dasar

Ini adalah surat penolakan yang cukup standar yang disesuaikan untuk orang tersebut. Ini profesional, to the point, dan jelas.

Contoh 2: Surat penolakan resmi

Jika Anda menulis atas nama orang lain, buatlah singkat dan formal. Berikut ini contoh.

Contoh 3: Email penolakan terperinci

Jika Anda siap memberikan umpan balik yang mendetail, ini bisa sangat bermanfaat bagi pencari kerja. Template ini adalah contoh surat penolakan yang cocok setelah wawancara. Ini dimodelkan pada email penolakan yang digunakan oleh Apple.

Contoh 4: Email penolakan pekerjaan pribadi

Jika Anda menjalankan bisnis sendiri dan ingin melakukan sesuatu yang sedikit berbeda (sambil mengikuti prinsip dasar kami), mengapa tidak?

Apakah Anda masih berjuang untuk menulis email penolakan kandidat itu? Flowrite mengubah urutan kata menjadi email siap kirim yang bersifat pribadi dan profesional. Jika Anda ingin menjadi yang pertama merasakan masa depan menulis, minta akses sekarang. Lalai