Cara Memilih Saluran Komunikasi yang Tepat untuk Setiap Tugas
Diterbitkan: 2021-02-15Kami berkomunikasi dengan rekan kerja sepanjang hari kerja dalam berbagai cara. Namun terkadang sulit untuk mengetahui saluran mana yang terbaik untuk setiap pesan. Apakah lebih baik DM seseorang di platform perpesanan atau mengirim email? Posting umpan balik di saluran publik atau kirimkan secara pribadi? Tuliskan pendapat Anda dalam dokumen bersama atau bagikan melalui panggilan telepon?
Ada kemungkinan besar alat komunikasi profesional default Anda adalah email. Menurut Harvard Business Review , pekerja menghabiskan 80% waktu mereka untuk berkomunikasi dengan rekan kerja mereka melalui email. Meskipun jelas merupakan pilihan yang populer, itu tidak selalu merupakan metode komunikasi terbaik untuk semua skenario.
Tetapi dengan begitu banyak saluran komunikasi yang tersedia di tempat kerja, mungkin tidak selalu jelas mode mana yang paling efektif. Berikut adalah panduan untuk saluran yang berbeda, bagaimana mereka dapat digunakan dalam tim Anda, dan bagaimana memilih yang terbaik saat ini.
Komunikasi asinkron vs. sinkron
Sebelum menentukan jenis saluran yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda, ada baiknya untuk memahami bagaimana Anda harus terlibat dengan rekan kerja Anda untuk menyampaikan pesan Anda. Kami akan membagi dua jenis komunikasi: asinkron dan sinkron.
Ini mungkin terdengar rumit, tetapi memahami perbedaan antara komunikasi asinkron dan sinkron cukup sederhana. Asynchronous berarti komunikasi tidak ada atau terjadi pada saat yang sama. Contohnya adalah mengirim surat. Sinkron , oleh karena itu, berarti "ada atau terjadi pada saat yang sama" dan menggambarkan di mana pihak-pihak hadir dan berinteraksi secara bersamaan—misalnya, dalam panggilan telepon. Komunikasi asinkron tidak memungkinkan respons langsung, sedangkan komunikasi sinkron memerlukan pemrosesan informasi—diikuti oleh respons—secara waktu nyata.
Saat memutuskan saluran komunikasi mana yang akan digunakan, Anda harus merefleksikan budaya perusahaan Anda dan harapan Anda tentang pesan yang Anda komunikasikan.
Misalnya, Anda perlu mendiskusikan masalah pribadi dengan manajer Anda. Apakah mereka lebih suka email yang dapat mereka siapkan tanggapannya—dan tindak lanjuti—di linimasa mereka sendiri, atau apakah mereka menganjurkan penjadwalan pertemuan satu lawan satu? Jika ini yang terakhir, metode komunikasi sinkron, seperti pertemuan langsung, mungkin cocok.
Jenis saluran komunikasi
Hub atau intranet perusahaan
Terbaik untuk: laporan Tahunan; dan tindak lanjut organisasi
Sebagai saluran komunikasi asinkron yang dapat diakses oleh khalayak luas, intranet atau hub online berfungsi sebagai dasbor pergerakan tingkat tinggi dalam suatu organisasi. Ini membantu mengirim pesan yang konsisten pada platform yang terpusat dan resmi.
Itu juga membuat sumber daya dan informasi tersedia di semua tingkatan dalam suatu organisasi.
Terbaik untuk: berbagi pembaruan dan hasil dengan tim atau antar departemen; dan pemecahan masalah yang tidak mendesak
Email adalah jenis komunikasi asinkron yang menetapkan harapan bahwa respons penerima tidak diperlukan segera. Pesan email dapat diarahkan ke individu atau grup kecil. Misalnya, email dapat dikirim ke tim tentang proses protokol baru yang akan berlaku minggu berikutnya.
Metode ini efektif karena memungkinkan pengirim berbagi informasi yang sama dengan banyak orang dan memberikan waktu kepada penerima untuk memproses informasi dan membagikan masukan mereka. Untuk kesuksesan yang lebih besar dengan saluran ini, pelajari lebih lanjut tentang etiket email bisnis .
Rapat
Terbaik untuk: membangun hubungan; membahas informasi sensitif dan/atau pribadi; mengkomunikasikan umpan balik yang sulit ; masalah sensitif waktu; dan kerjasama dan koordinasi
Meskipun ada yang namanya "kejenuhan rapat", rapat adalah saluran komunikasi penting dalam organisasi mana pun. Baik Anda telah menyiapkan rapat tatap muka atau panggilan konferensi video, rapat yang produktif dapat membantu tim mengatasi masalah yang rumit. Ini mendorong brainstorming, kolaborasi, dan bahkan negosiasi di tempat.
Rapat juga dapat bermanfaat untuk interaksi satu-satu, terutama untuk mengembangkan hubungan baik dan mengomunikasikan umpan balik kinerja. Namun, tidak semua pertemuan efektif; menguasai rekap rapat adalah cara yang bagus untuk memastikan informasi penting disimpan.
Platform pesan
Terbaik untuk: membangun budaya perusahaan; dan berkolaborasi antara banyak orang dan tim
Aplikasi perpesanan, seperti Slack, lebih populer dengan lebih banyak karyawan yang bekerja dari jarak jauh. Meskipun pengiriman pesan terkadang terasa jauh, ia menawarkan opsi komunikasi asinkron dan sinkron kepada pengguna.
Misalnya, saluran publik dapat digunakan untuk pembaruan proyek mingguan yang sedang berlangsung di seluruh tim, atau sebagai tempat untuk membangun hubungan antarpribadi dan mengobrol tentang akhir pekan rekan satu tim. Demikian pula, fitur pesan atau komentar, dalam sistem manajemen proyek seperti Asana atau Trello, sangat membantu untuk mengajukan pertanyaan atau memberikan umpan balik tentang proyek atau tugas tertentu.
Telepon atau panggilan video
Terbaik untuk: pemecahan masalah dalam situasi darurat; pesan yang sangat penting; perubahan menit terakhir
Jika menyiapkan rapat tidak memungkinkan, opsi terbaik berikutnya untuk komunikasi sinkron mungkin adalah panggilan telepon. Panggilan telepon praktis saat menyampaikan ide atau informasi kompleks yang mungkin menimbulkan banyak pertanyaan.
Ini juga merupakan alternatif ideal untuk komunikasi tatap muka, terutama saat mengomunikasikan pesan yang sensitif atau bermuatan emosional. Ini karena, meskipun panggilan telepon mungkin kekurangan isyarat komunikasi visual, ia menawarkan manfaat isyarat nada antara penelepon.
Jenis saluran komunikasi yang tepat untuk situasi tertentu bergantung pada beberapa faktor. Dengan memahami manfaat setiap saluran, Anda akan lebih memahami opsi komunikasi mana yang paling efektif untuk tujuan Anda.