Cara Membuat Poin Yang Jelas dan Asertif Melalui Email

Memberi seseorang banyak pekerjaan yang harus dilakukan, mengambil tanggung jawab baru, meminta kelonggaran, meminta bantuan, tidak setuju dengan seseorang, mengungkapkan pendapat yang kuat, atau hanya menyapa setelah keheningan radio yang lama—topik-topik ini sulit dalam percakapan, dan ketika Anda mencoba membahas topik yang sulit melalui email, mungkin ada lebih banyak lagi yang dipertaruhkan.

Grammarly telah menyusun panduan praktik terbaik untuk mengirim email tentang topik yang sulit tanpa terlihat agresif, menuntut, atau kasar. Ketika saatnya tiba bagi Anda untuk mengirim email seperti itu, pastikan Anda menggunakan AIM.

Apa itu AIM, Anda bertanya? Ini semua tentang Audiens, Niat, dan Pesan Anda. Ini adalah tip yang berguna untuk komunikasi strategis secara umum dan bisa sangat berguna saat Anda menulis email dengan pesan yang tidak menyenangkan, permintaan besar, atau berita buruk umum untuk penerima Anda.

Audiens: Gambaran Besar

Saat Anda menghapus email demi email setiap hari, Anda mungkin tidak terlalu memikirkan harapan dan impian setiap orang yang Anda tulis. Tetapi untuk pesan besar dan sulit yang harus Anda kirim, luangkan waktu untuk memikirkan penerima Anda dan tentang menggunakan email untuk menyampaikan maksud Anda.

Pastikan email adalah media yang tepat untuk pesan

Dengan email, Anda memiliki banyak waktu untuk memikirkan pesan Anda dan memilih kata-kata Anda dengan hati-hati. Namun, Anda tidak mendapatkan elemen manusia yang dapat membuat perbedaan dalam beberapa interaksi yang sulit. Berbicara secara langsung memberi Anda alat nada suara, ekspresi wajah, dan bahasa tubuh. Jika Anda memberikan kabar buruk, Anda dapat menunjukkan bahwa Anda bersimpati. Jika Anda meminta kenaikan gaji, Anda dapat memproyeksikan kepercayaan diri. Beberapa percakapan harus dilakukan secara langsung.

Meskipun demikian, Anda juga dapat menyusun tulisan Anda dengan cara yang menunjukkan bahwa Anda adalah manusia yang berpikiran dan peduli—tetapi itu membutuhkan usaha. Jika Anda menggunakan email, pilih kata-kata Anda dengan hati-hati untuk menyampaikan nada yang tepat agar sesuai dengan isi pesan Anda.

Kenali penerima Anda

Beberapa orang bertukar basa-basi dan cerita pribadi melalui email sebelum memulai bisnis. Orang lain membaca baris subjek dan mengeklik hapus (atau balas—tetapi hanya jika Anda beruntung). Jika Anda mengenal orang yang Anda kirimi email—atau apa pun tentang mereka—Anda mungkin dapat menebak apakah mereka adalah tipe orang yang merespons lebih baik untuk lebih banyak petunjuk dan info pribadi atau permintaan singkat dan tajam.

Misalnya, jika Anda meminta sepupu Anda Fred untuk mengirimi Anda foto kaliber profesional reuni keluarga musim panas lalu, Anda mungkin akan memulai dengan lambat:

Subjek: Hai dan foto

Hai Fred!

Saya masih memiliki kenangan indah tentang kunjungan kami di pantai musim panas lalu! Bagaimana balapan sepeda Anda selama akhir pekan Hari Buruh? Jika itu seperti perjalanan kami di sekitar danau, saya yakin Anda berhasil naik ke podium.

Saya ingat Anda mengambil banyak foto selama akhir pekan, dan saya ingin mengingat kembali kenangan itu. Maukah Anda mengirimi saya beberapa favorit Anda?

Terima kasih, dan nantikan reuni kami berikutnya!

Banyak sentuhan keluarga yang bagus. Dan beberapa pujian juga tidak ada salahnya.

Di sisi lain, jika Anda menulis surat kepada seorang profesor yang menerima ratusan email setiap hari, sebaiknya letakkan permintaan Anda di baris pertama, atau bahkan di baris subjek. Sebagai contoh:

Perihal: Surat rekomendasi paling lambat 15/1?

Profesor Batu yang terhormat,

Saya melamar beasiswa di New York musim panas ini. Mengingat pekerjaan saya sebagai asisten peneliti Anda, apakah Anda bersedia menulis surat rekomendasi kepada saya? Berikut ini tautan dengan informasi lebih lanjut.

Intinya: terutama jika Anda benar-benar membutuhkan tanggapan, coba bayangkan kebiasaan penerima email Anda dan rencanakan pesan Anda sesuai dengan itu.

Maksud: Tentukan Tujuan Anda

Apa tujuan email Anda? Bagaimana Anda ingin penerima merespons? Mungkin berguna untuk membuka kotak "tulis" kosong dan tulis tujuan email Anda. Tentu, Anda akan melakukan banyak penulisan ulang untuk memastikan pesan terakhirnya bijaksana, sopan, dan efektif. Tetapi mempertahankan ide utama itu di depan dan di tengah saat Anda sedang menyusun akan membantu Anda memastikan bahwa pembaca Anda tahu persis apa yang harus dilakukan.

Bersikaplah strategis dengan subjek Anda

Untuk sebagian besar penerima, Anda tidak akan membuat permintaan atau memberikan berita Anda di baris subjek; dibutuhkan beberapa bekerja sampai. Tulis subjek yang tidak mengungkapkan intinya tetapi memberikan gambaran tentang apa yang akan terjadi. Berikut adalah beberapa kata dan frasa yang mungkin Anda gunakan:

• Perencanaan untuk
• Balas oleh
• Meminta
• Diperlukan tindakan
• Keputusan diperlukan
• Tanda tangan diperlukan

Dalam keadaan yang mengerikan selalu ada "URGENT" yang besar, menakutkan, tetapi jika Anda mencoba untuk bersikap bijaksana, cobalah untuk menghindari yang satu itu kecuali semuanya gagal.

Letakkan pertanyaan Anda di depan

Tidak ada yang mengatakan kepercayaan diri seperti datang langsung dengan garis bawah di atas.

Sebagai contoh:

Bos yang terhormat,

Saya ingin mengelola kasus besar perusahaan berikutnya.

Mungkin tampak menakutkan untuk membuat permintaan Anda tepat di awal, tetapi itu menunjukkan kepercayaan diri, tanggung jawab, dan kemauan untuk mengatasi masalah secara langsung. Terutama jika Anda meminta tanggung jawab atau Anda menulis seseorang yang menerima banyak email setiap hari, cara yang baik untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan adalah dengan mengatakan bahwa Anda menginginkannya sejak awal.

Ini semua tentang struktur

Bahan-bahannya: subjek yang menarik perhatian penerima, sapaan ramah, pernyataan langsung tentang tujuan email, detail apa pun yang diperlukan, dan tanda tangan yang ramah.

Resepnya: kalimat pendek dan langsung untuk menyampaikan maksud Anda dan paragraf dengan kalimat topik yang jelas dan informatif. Jika Anda memiliki pesan rumit yang tidak dapat disampaikan dalam lima kalimat atau lebih, gunakan daftar. Poin-poin atau daftar bernomor memiliki beberapa keunggulan:

• Mudah dibaca
• Mereka membantu menyoroti detail utama
• Mereka mencegah email Anda terlihat seperti dinding teks

Melihat?

Pesan: Pilih Kata-kata Anda dengan Hati-hati

Anda memiliki audiens dan niat Anda: sekarang Anda perlu menyusun pesan Anda sehingga paling cocok untuk audiens, secara efektif menyampaikan maksud Anda, dan membantu Anda mencapai tujuan email Anda. Setelah Anda menulis email dengan kata-kata yang sopan dan hati-hati, lihat kembali pesan Anda. Terutama jika Anda meminta sesuatu atau membicarakan topik yang mungkin tidak disukai penerima, pentingnya komunikasi yang hati-hati tidak dapat dilebih-lebihkan.

Periksa nada bicara Anda untuk kemarahan, tuduhan, atau hinaan

Apa yang Anda tulis mungkin terdengar netral bagi Anda, tetapi kata-kata bisa terkesan merendahkan atau agresif tanpa wajah dan nada suara yang menyertainya. Jika Anda yakin email adalah cara yang tepat untuk berkomunikasi, pastikan email yang Anda tulis menyampaikan maksudnya dengan cara yang benar.

Ambil pesan ini, misalnya. Secara pribadi, kata-kata tersebut dapat dinyatakan dengan cara yang baik, tetapi secara tertulis, kata-kata tersebut dapat terlihat sebagai agresif pasif, suka memerintah, atau bahkan kasar.

Kevin yang terhormat,

Saya ingin memeriksa apakah Anda akan menyelesaikan bagian Anda dari proyek kelompok tepat waktu. Itu jatuh tempo pada hari Kamis, dan bagian Anda adalah yang terakhir yang kami tunggu. Bisakah Anda memberi tahu saya jika Anda akan menyelesaikan slide Anda sehingga kami dapat menyelesaikan presentasi?

Terima kasih, Brenda

Kevin mungkin bukan pekerja yang hebat, tetapi pesan Brenda mungkin membuatnya merasa defensif atau terhina. Bahkan mungkin menjadi bumerang, membuatnya tidak ingin melanjutkan proyeknya. Brenda akan lebih beruntung dengan pesan seperti ini:

Kevin yang terhormat,

Saya harap semuanya berjalan baik dengan Anda. Hanya memeriksa tentang status Anda di proyek grup untuk memastikan kami berada di halaman yang sama. Seperti yang telah kita sepakati minggu lalu, Anda bertanggung jawab atas slide 4-6, dan presentasi akan jatuh tempo hari Kamis. Beri tahu saya jika Anda ingin membahas apa pun sebelumnya.

Terima kasih atas pekerjaan Anda pada proyek ini, dan beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan! Brenda

Secara umum, jika Anda mengatakan sesuatu yang tidak ingin didengar penerima, ikuti tip berikut dari Psych Central:

• Tempatkan diri Anda pada posisi penerima dan tulislah dengan empati
• Hindari kata “harus” atau membuat penerima merasa bersalah
• Jangan membuat ancaman atau ultimatum
• Memberi nasehat boleh saja, tapi jangan memberikannya kecuali diminta

Ini semua tentang memperlakukan penerima seperti manusia. Dan masih banyak lagi dari mana asalnya.

Tambahkan sentuhan manusia

Jika Anda sedang menulis sesuatu yang mungkin terkesan menuduh atau marah, atau jika Anda memberikan kabar buruk, beberapa frasa sederhana dapat benar-benar membantu mengubah nadanya.

Inilah cara Brenda melunakkan apa yang mungkin tampak seperti tuduhan kepada Kevin:

• Saya harap semuanya berjalan baik dengan Anda (sentuhan manusia)
• Baru saja check-in (dorongan lembut)
• Memastikan kita berada di halaman yang sama (memberikan manfaat dari keraguan)
• Terima kasih atas kerja keras Anda (menghargai pekerjaan Kevin sejauh ini—dan membuatnya merasa bahwa dia sebaiknya memenuhi pujian itu)
• Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan (menawarkan bantuan)

Frasa seperti ini dapat membantu melunakkan pukulan. Dan bahkan jika tidak ada pukulan, mereka dapat menunjukkan secercah kemanusiaan yang membuat email apa pun sedikit lebih menyenangkan untuk dibaca dan ditanggapi.

Akhirnya, ingat tata bahasa Anda

Kami tidak bisa meninggalkan yang satu itu dari daftar. Dan bukan hanya karena kami menyukai tata bahasa, tetapi karena menulis kalimat lengkap dengan ejaan dan tanda baca yang tepat merupakan bagian penting untuk menyampaikan maksud Anda. Menulis dengan benar tidak hanya memastikan bahwa Anda jelas, tetapi juga akan memastikan Anda terlihat profesional, percaya diri, dan bijaksana.

Dan itu adalah kata sifat yang sangat bagus di jalan untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan.