Aturan Koma Penting untuk Email Bisnis

Jangan sampai ada kesalahan—koma memiliki kekuatan yang jauh lebih besar daripada yang terlihat dari tampilannya yang sederhana. Tanda baca digunakan oleh banyak penulis sebagai jeda sejenak untuk memisahkan kata, item, atau klausa dan dapat mengubah makna atau nada kalimat, bergantung pada cara penggunaannya.

Mempelajari aturan koma untuk email bisnis memastikan Anda mengatur nada yang tepat saat menulis surat kepada atasan atau investor—atau kepada siapa pun yang berdampak pada bisnis Anda—dan dapat menghilangkan miskomunikasi. Tanda koma yang salah juga menjadi inti dari beberapa keputusan pengadilan yang telah merugikan bisnis jutaan dolar.

Pada bagian ini, kita akan membahas di mana menempatkan koma dalam salam email, bagaimana menggunakannya dalam komunikasi bisnis, signifikansi historisnya, dan kapan menggunakan titik koma sebagai ganti koma dalam email.

Apa penggunaan koma dalam komunikasi bisnis?

Penggunaan koma dalam komunikasi bisnis memengaruhi nada atau makna kalimat, jadi penggunaan yang tepat sangat penting untuk menghindari miskomunikasi dan menetapkan tujuan yang jelas dengan tim Anda. Gunakan koma di antara salam dan nama seseorang, di antara item dalam daftar, atau saat menghubungkan dua klausa independen.

Penempatan koma yang salah juga dapat mengubah arti kalimat dan dalam beberapa kasus dapat merugikan jutaan dolar. Pada tahun 1872, anggota parlemen AS memberi tanda koma di antara “buah-buahan” dan “sayur-sayuran,” yang mengakibatkan produk-produk tropis diimpor ke negara tersebut secara gratis, sehingga pembayar pajak harus mengeluarkan biaya sebesar $2 juta pada saat itu (lebih dari $40 juta dalam nilai uang saat ini).

Koma dalam komunikasi

Salah satu contoh paling terkenal tentang bagaimana koma dapat memengaruhi komunikasi adalah perbedaan antara “Ayo makan, nenek” dan “Ayo makan nenek.” Meskipun pernyataan hipotetis ini dengan jelas menggambarkan bagaimana jeda singkat dapat mengubah makna kalimat, ada juga contoh kehidupan nyata yang menggambarkan efeknya.

Contoh paling terkenal datang dari Oracle of Delphi:

“Kamu akan pergi, kamu tidak akan kembali, dan kamu tidak akan binasa dalam pertempuran.”

Ungkapan ini seharusnya menjadi jawaban atas pertanyaan apakah akan berperang atau tidak. Jika Anda menempatkan koma sebelum “tidak pernah”, hal ini menyiratkan bahwa seseorang akan kembali setelah perang dan harus berangkat berperang.

Tempatkan koma setelah “tidak pernah”, dan kalimat tersebut menyiratkan bahwa orang tersebut tidak akan kembali dari perang.

Demikian pula, penggunaan atau penghilangan koma Oxford, terkadang disebut koma serial, dapat mengubah cara sebuah kalimat dibaca. Koma Oxford ditempatkan setelah item kedua hingga terakhir dalam daftar dan sebelum konjungsi koordinatif—biasanyadanatauatau—yang mendahului item terakhir.

Panduan gaya yang berbeda memiliki aturan berbeda mengenai apakah akan menggunakannya. Meskipun demikian, tidak adanya koma Oxford pernah menjadi inti dari keputusan Pengadilan Banding AS yang mengakibatkan sebuah perusahaan susu di Maine merugi sebesar $5 juta.

Kasus pengadilan, O'Connor v. Oakhurst Dairy, menghasilkan hukuman dalam undang-undang negara bagian yang menyatakan tugas pekerjaan mana yang dikecualikan dari upah lembur:

Pengalengan, pengolahan, pengawetan, pembekuan, pengeringan, pemasaran, penyimpanan, pengepakan untuk pengiriman atau distribusi:

(1) Hasil pertanian;

(2) Produk daging dan ikan; Dan

(3) Makanan yang mudah rusak.

Pengadilan memutuskan bahwa penghilangan koma antara “pengiriman” dan kata hubung koordinat “atau” membuat tidak jelas apakah pengiriman dan distribusi merupakan satu atau dua kegiatan. Jika undang-undang negara bagian menempatkan koma Oxford sebelum atau, sudah jelas bahwa pengiriman dan distribusi produk susu dikecualikan dari upah lembur.

Salam dalam email bisnis

Email bisnis dimulai dengan salam, dan salam diakhiri dengan koma, bukan? Salah. Dalam email bisnis, cara paling formal untuk mengakhiri salam adalah dengan titik dua. Jadi, alih-alih “Dear Mrs. Johnson”, Anda harus menulis “Dear Mrs. Johnson:” dan kemudian melanjutkan dengan isi pesan.

Menggunakan koma di akhir salam mungkin bukan sebuah kecerobohan jika Anda memiliki hubungan biasa dengan orang yang Anda tulis. Anda dapat menulis email bisnis yang tidak memerlukan formalitas maksimal, dan dalam hal ini, titik dua tidak diperlukan. Jika Anda tidak yakin, berhati-hatilah dan praktikkan etiket email bisnis dengan mengakhirinya dengan titik dua.

Pembuka dan nama: penggunaan koma

Salam biasanya memiliki dua komponen: salam atau kata sifat dan nama atau gelar orang yang Anda tuju.

Pada contoh sebelumnya, salam terdiri dari kata sifat dan nama, dan tidak ada koma di antara keduanya. Namun, koma harus memisahkan sapaan langsung dan nama seseorang. Jadi, jika Anda ingin menulis “Selamat pagi, Ny. Johnson,” Anda harus memberi tanda koma di antara “Selamat pagi” dan “Nyonya. Johnson.”

Koma dengan konjungsi koordinatif

Konjungsi koordinatif yang paling umum adalahdan,atau,juga,jadi,tetapi,namun, danuntuk. Kami menggunakannya untuk menghubungkan unsur-unsur dalam kalimat yang secara tata bahasa serupa, seperti dua kata kerja, dua kata benda, dua pengubah, atau dua klausa independen. Konjungsi dapat digunakan untuk memulai sebuah kalimat, dalam hal ini biasanya tidak boleh diikuti koma:

Contoh: Namun pada kuartal terakhir tahun ini, kita melihat peningkatan aktivitas konsumen.

Jika konjungsi koordinatif ditempatkan dalam daftar dua item, tidak perlu menggunakan koma sebelum kata tersebut:

Contoh: Departemen yang paling banyak melakukan aktivitas adalah toko mainan dan toko suvenir.

Sebaliknya, jika konjungsi digunakan sebelum elemen terakhir dalam daftar yang terdiri lebih dari dua item, koma dapat diletakkan tepat sebelum elemen tersebut:

Contoh: Mainan, pohon Natal plastik, dan minuman beralkohol kehabisan stok.

Jika konjungsi koordinatif menggabungkan dua klausa independen, beri tanda koma di depannya:

Contoh: Pemasok segera dihubungi, sehingga kami dapat mengisi kembali barang yang hilang tepat waktu.

Kapan menggunakan titik koma sebagai pengganti koma

Konjungsi koma dan koordinatif tidak selalu merupakan cara terbaik untuk menggabungkan dua klausa independen. Faktanya, hal ini dapat menyebabkan kebingungan, dan itu adalah sesuatu yang ingin Anda hindari dalam email bisnis.

Jika Anda memiliki dua klausa independen yang masing-masing berisi beberapa koma, Anda harus menggunakan titik koma, bukan koma, untuk memisahkannya. Misalnya, klausa independen pertama Anda mungkin berisi elemen pengantar diikuti dengan koma, dan klausa independen kedua mungkin memiliki elemen tidak penting yang berada di antara dua koma:

Contoh: Sementara itu, konsumen didorong untuk melihat-lihat departemen lain; dan ternyata hal itulah yang menyebabkan sedikit peningkatan dalam penjualan barang-barang non-musiman.

Dalam hal ini, konjungsi koordinatif harus mempunyai titik koma di depannya.

Titik koma, koma, dan tanda hubung sering kali dipertukarkan. Namun, tanda hubung hanya boleh digunakan sebagai alat stilistika atau untuk mengimbangi appositif, yaitu kata benda atau frasa kata benda yang mengikuti kata benda lain untuk memberikan lebih banyak informasi tentang orang, tempat, atau benda.

Kiat lanjutan untuk penggunaan koma

Penggunaan koma tidak selalu hitam putih. Misalnya, meskipun koma biasanya digunakan untuk menghubungkan dua klausa independen, koma sebaiknya dihindari jika kata-kata di kedua sisi koma dapat membentuk kalimatnya sendiri.

Salah: “John memesan pizza, Evelyn memesan ramen.”

Contoh di atas disebut sambungan koma, dan ada tiga cara untuk membuatnya benar secara tata bahasa.

Tambahkan konjungsi koordinatif: “John sedang memesan pizza,danEvelyn sedang memesan ramen.”

Gunakan titik koma: “John sedang memesan pizza; Evelyn sedang memesan ramen.”

Bentuklah dua kalimat terpisah: “John sedang memesan pizza. Evelyn sedang memesan ramen.”

Penggunaan koma juga bervariasi berdasarkan jenis pengubah yang Anda gunakan. Pengubah restriktif, atau kata-kata yang mengidentifikasi atau membatasi kata benda yang dimodifikasi, tidak memerlukan koma, sedangkan pengubah nonrestriktif, atau kata-kata yang tidak penting bagi makna kalimat, memerlukan koma.

Pengubah terbatas: Neil Armstrong adalah manusia pertama di bulan.

Pengubah nonrestriktif: Neil Armstrong, astronot, adalah manusia pertama di bulan.

Aturan koma dalam FAQ komunikasi bisnis

Apakah boleh memulai kalimat dengan kata penghubung di email bisnis?

Memulai kalimat dengan konjungsi secara tata bahasa benar, namun beberapa orang memilih untuk tidak menggunakan konjungsi di awal kalimat. Jika ingin menggunakan nada formal, sebaiknya jangan gunakan kata sambung di awal kalimat. Namun, percakapan yang lebih santai bisa menggunakannya.

Haruskah Anda menggunakan koma atau titik koma dalam kalimat kompleks?

Gunakan koma dalam kalimat kompleks yang dihubungkan oleh konjungsi, sepertidan,tetapi, atauatau. Titik koma harus digunakan dalam kalimat kompleks yang dihubungkan dengan kata keterangan penghubung, sepertinamun.

Bisakah penggunaan koma yang tidak tepat dalam email bisnis menyebabkan kesalahpahaman?

Ya, penggunaan koma yang tidak tepat dapat menimbulkan kesalahpahaman. Koma mewakili jeda singkat, dan penempatan jeda tersebut dapat memengaruhi nada atau makna kalimat Anda.