7 Kesalahan Umum Email (dan Cara Memulihkannya)

Pernahkah Anda menekan kirim pada email dan langsung menyesalinya? Apakah Anda frustrasi karena kesempatan Anda untuk "membatalkan" datang dan pergi sebelum Anda bisa bereaksi? Kita semua pernah ke sana.

Menurut Loom.com, rata-rata pekerja kantoran mengirim lusinan email setiap hari—tidak termasuk email pribadi. Ketika Anda sangat mengandalkan email, Anda pasti akan membuat kesalahan sesekali.

Jika Anda seperti banyak pekerja yang terlalu memikirkan email dan pesan yang mereka kirim, baca terus untuk menenangkan pikiran Anda. Kami sedang mempelajari kesalahan email yang paling umum dan bagaimana Anda dapat memulihkannya.

7 Kesalahan email umum

1 Nama yang salah eja

Rachel atau Rachel? Jonathan, Jon, atau John? Kita semua memiliki bias ejaan berdasarkan orang-orang di sekitar kita. Salah mengeja nama akan terjadi dari waktu ke waktu! Ini adalah kesalahan umum dengan nama belakang.

Apakah ini serius?

Salah mengeja nama mungkin menyinggung beberapa orang, tetapi itu adalah salah satu kesalahan yang tidak terlalu sering Anda lakukan.

Bagaimana memulihkan

Kirim email cepat untuk mengakui kesalahan Anda dan mengeja nama mereka dengan benar. Biarkan mereka tahu bahwa Anda menghormati mereka dan ingin memastikan Anda melakukannya dengan benar. Coba gunakan panduan ini untuk memulai email Anda dengan benar.

2 Orang yang salah

Kita semua menyukai saran otomatis—yaitu, sampai ia menyarankan orang yang salah, dan Anda tidak menyadarinya sampai Anda menekan tombol kirim. Anda pikir Anda mengirim email ke Joe Schmo, tapi malah pergi ke Joe DiMaggio! Oke, Anda mungkin tidak mengirim email ke Joe DiMaggio, tetapi Anda mengerti.

Apakah ini serius?

Nah, keseriusan masalah tergantung pada apa yang Anda kirim. Mengirim email Anda ke orang yang salah biasanya merupakan kesalahan yang tidak berbahaya, selama email tersebut tidak bersifat rahasia atau tidak melibatkan informasi pribadi atau pribadi.

Bagaimana memulihkan

Cukup kirimkan email tindak lanjut untuk memberi tahu penerima bahwa email tersebut tidak ditujukan untuk mereka. Jika itu adalah email yang tidak berbahaya atau tidak relevan bagi mereka, penerima mungkin akan bingung dan menghapus email tersebut atau merespons untuk memberi tahu Anda bahwa mereka bingung. Jika email itu rahasia, Anda mungkin ingin berbicara dengan pihak terkait untuk memberi tahu mereka tentang kesalahan Anda.

3 Email berisi kesalahan ketik

Kesalahan ejaan , tanda baca , dan tata bahasa adalah salah satu kesalahan paling umum dalam email. Kesalahan seperti ini dapat mengurangi kepercayaan pada profesionalisme dan pengetahuan Anda. Kabar baiknya adalah bahwa ini mudah dicegah.

Apakah ini serius?

Masalah ini tidak parah. Tentu, ini tidak bagus untuk reputasi Anda, tetapi Anda mungkin tidak menyinggung siapa pun dengan kesalahan seperti ini.

Bagaimana memulihkan

Anda tidak dapat mengambil kembali email tersebut. Hal terbaik yang harus dilakukan adalah berharap penerima Anda tidak memperhatikan dan mencegah kesalahan seperti ini di masa mendatang. Anda dapat menghindari kesalahan tata bahasa dengan membaca email Anda secara menyeluruh sebelum mengirimnya. Anda bahkan dapat membacanya dengan keras untuk menangkap masalah yang terlewatkan oleh mata Anda. Cara lain untuk mencegah kesalahan adalah dengan menggunakan perangkat lunak seperti Grammarly untuk secara otomatis memeriksa semua email Anda sebelum mengirimnya.

4 Pesan pasif-agresif

Pesan atau balasan Anda pasif-agresif. Pesan pasif-agresif sering kali tidak jelas dan tidak perlu, dan bisa dianggap jahat. Mungkin Anda tidak sengaja mengirimkannya. Atau mungkin kemarahan yang mendorong Anda untuk mengirim pesan. Apa pun alasannya, sangat penting untuk mengakui kesalahan Anda. Mereka akan melihat email Anda.

Apakah ini serius?

Email pasif-agresif tidak bagus. Mereka memicu konflik dan merusak kolaborasi dan kepercayaan. Email seperti ini bisa membuat Anda ditegur atau dipecat dalam beberapa kasus yang parah. Tentu saja, jangan biasakan menulis email pasif-agresif.

Bagaimana memulihkan

Jika Anda telah mengirim email pasif-agresif, mohon maaf. Seiring dengan permintaan maaf Anda, berikan beberapa klarifikasi. Mengapa Anda menjadi pasif-agresif? Apa cara yang lebih baik Anda bisa mendekati situasi?

5 Draf yang belum selesai

Sebelum Anda bisa menyelesaikan email Anda, Anda tidak sengaja menekan kirim. Ups! Mungkin draf email Anda setengah ditulis, tidak diedit, atau penuh emosi yang tidak ingin Anda bagikan.

Apakah ini serius?

Itu tergantung pada jenis draf yang belum selesai yang Anda kirim. Jika itu tidak lengkap atau tidak diedit, Anda mungkin baik-baik saja! Namun, jika itu adalah email kemarahan yang tidak ingin Anda kirim, persiapkan diri Anda.

Bagaimana memulihkan

Jika Anda hanya mengirim email yang tidak lengkap, jangan panik. Kirim email lengkap dengan penjelasan di bagian atas—“Ups, ini sisa email itu”—dan Anda akan baik-baik saja. Namun, jika itu adalah email yang dipenuhi emosi, Anda mungkin tidak dapat memulihkannya dengan mudah. Anda harus meminta maaf, dan Anda bahkan mungkin ingin meminta maaf secara offline dan melakukannya secara langsung atau melalui telepon.

6 Balasan-semua

Saat canggung ketika Anda membuat seseorang meledak dalam rantai email besar-besaran ketika Anda hanya mencoba melampiaskannya kepada teman kerja Anda. Tidak ada yang lebih buruk daripada semua orang di tim Anda melihat perilaku buruk Anda di layar.

Apakah ini serius?

Keseriusan email tergantung pada apa balasan Anda. Jika itu adalah pesan yang kasar atau kasar, ini dapat menyebabkan tindakan dari manajer Anda. Ini mungkin hanya menghasilkan pertemuan, tetapi dapat mengurangi peluang di masa depan atau merusak reputasi Anda.

Bagaimana memulihkan

Permintaan maaf segera adalah cara terbaik untuk pulih dari balasan yang tidak disengaja . Apakah Anda membagikan permintaan maaf ini dengan seluruh rantai email atau hanya orang yang Anda panggil, itu terserah Anda. Tetapi Anda mungkin juga perlu berbicara dengan rekan tim, bos, atau orang lain yang bekerja dengan Anda secara teratur untuk mempertahankan hubungan tersebut.

7 Jenis yang tidak dapat Anda pulihkan

Anda mengirim email setengah tertulis ke calon majikan. Anda meneruskan email pelanggan yang mengganggu tetapi lupa menghapusnya dari daftar kirim. Mungkin Anda mengirim email yang menghina manajer. Atau mungkin Anda mengamuk tentang editor yang tidak Anda sukai dan mengirimkannya ke penerbit Anda secara tidak sengaja.

Apakah ini serius?

Ada beberapa kesalahan email yang tidak dapat Anda pulihkan. Pada titik ini, yang terbaik adalah melepaskan pekerjaan potensial itu, meminta maaf kepada manajer Anda atas perilaku yang tidak profesional, dan membiarkan hal itu terjadi.

Semua orang membuat kesalahan

Semua orang membuat kesalahan email, dari CEO hingga asisten administrasi. Itu bagian dari kehidupan kerja. Tapi kesalahan datang dalam berbagai keseriusan. Selain itu, apa yang mungkin menimbulkan ketakutan pada pengirim sering kali ternyata merupakan kesalahan yang relatif tidak berbahaya bagi penerima.

Bagaimana Anda pulih dari kesalahan email? Biasanya, dengan menangani mereka dan menyelesaikan masalah apa pun sebelum mereka memiliki kesempatan untuk muncul.