Cara Menulis Email Keluhan dalam 8 Langkah

Terkadang hal-hal tidak berjalan sesuai keinginan Anda. Anda merasa tidak diperlakukan dengan baik di agen persewaan mobil, atau barang yang Anda pesan rusak melalui pos, dan Anda menginginkan pengembalian uang. Mungkin kontraktor yang Anda pekerjakan melakukan pekerjaan di bawah standar pada ubin kamar mandi, atau Anda merasa dokter Anda tidak benar-benar mendengar apa yang ingin Anda sampaikan kepada mereka .

Semua situasi ini berbeda, tetapi semuanya membutuhkan jenis komunikasi yang serupa: pesan langsung dan sopan yang menjelaskan apa yang terjadi dan bagaimana Anda ingin melanjutkan. Artikel ini menguraikan bagaimana melakukan hal itu.

Apa itu email keluhan?

Email keluhan adalah korespondensi tertulis yang mengungkapkan ketidakpuasan terhadap produk, layanan, atau pengalaman. Email keluhan yang meyakinkan akan menjelaskan masalah yang Anda alami dan bagaimana Anda ingin menyelesaikannya.

Email keluhan adalah cara yang efektif untuk menyampaikan keluhan dengan sopan. Bentuk komunikasi ini memberi Anda waktu untuk merencanakan tanggapan dan memilih kata-kata dengan hati-hati. Sangat penting untuk menjadi jelas, ringkas, dan berkepala dingin ketika Anda menulis email keluhan Anda.

Kapan harus menulis email keluhan

Ada banyak situasi di mana email pengaduan adalah tanggapan terbaik. Secara umum, Anda dapat menulis satu untuk perusahaan atau organisasi, kolega, pejabat terpilih, atau teman atau anggota keluarga. Setiap situasi mungkin berbeda, tetapi prosesnya serupa.

Di tempat kerja Anda, Anda mungkin perlu secara formal menangani masalah yang sulit diselesaikan dengan rekan kerja. Dalam hal ini, Anda dapat mengirim email keluhan langsung ke rekan kerja, atau Anda dapat menghubungi rekan Anda tetapi menggunakan fungsi cc untuk menyertakan manajer dan sumber daya manusia Anda. Ini adalah cara mudah untuk memiliki jejak kertas jika Anda membutuhkannya nanti.

Terkadang, email keluhan bisa menjadi cara terbaik untuk berkomunikasi dengan teman atau anggota keluarga. Jika Anda terasing, membutuhkan jarak untuk mengatasi suatu masalah, atau memiliki masalah serius yang tidak dapat Anda tangani secara langsung, email adalah media formal yang dapat menyampaikan maksudnya.

Cara menulis email pengaduan

Langkah-langkah tepat yang Anda ambil untuk menulis keluhan Anda mungkin berbeda-beda, tergantung kepada siapa Anda menulis dan tentang apa Anda menulis. Tetapi langkah-langkah ini harus mencakup semuanya. Sebelum kita menyelam, inilah dasar-dasarnya.

Email keluhan harus mencakup hal-hal berikut.

• Ringkasan pengalaman Anda
• Detail tentang masalah Anda
• Cara yang Anda inginkan untuk menyelesaikan masalah

1 Alamat penerima

Untuk memulai email Anda, sapa penerima dengan sopan dan hormat. Salam biasanya dimulai dengan "Yang Terhormat" dan nama penerima. Gunakan kapitalisasi judul dan akhiri dengan koma.

Orang yang Anda pilih untuk dihubungi akan bergantung pada situasi Anda. Jika Anda menulis kepada kolega, teman, atau anggota keluarga, Anda mungkin tahu kepada siapa Anda menulis.

Jika Anda menulis email untuk bisnis tempat Anda bekerja, Anda mungkin memiliki titik kontak atau perwakilan dukungan yang diketahui. Jika Anda tidak yakin, manajer Anda mungkin mengetahuinya, atau Anda dapat menghubungi departemen umum seperti layanan pelanggan atau dukungan teknis.

Apakah Anda masih perlu memutuskan siapa yang harus menerimanya? Anda dapat mengirimkan email keluhan Anda ke salah satu dari berikut ini.

• Dukungan pelanggan atau departemen layanan pelanggan
• Dukungan teknologi
• Sebuah titik kontak
• Manajer titik kontak Anda
• Sebuah departemen penjualan
• Petugas komunikasi sebuah organisasi
• Seorang Manajer
• Seorang teman, anggota keluarga, atau kolega

Jika Anda tidak dapat memanggil orang tertentu dengan namanya, Anda dapat menuliskan "Kepada siapa yang berkepentingan".

2 Uraikan informasi dasar

Dapatkan ke titik secepat mungkin. Di paragraf pertama email Anda, Anda harus membagikan detail dasar masalah Anda secara ringkas.

Bagian pertama dari email keluhan Anda harus mencakup hal berikut:

• Masalah
• Bagaimana Anda menemukan masalahnya
• Detail logistik apa pun yang dapat Anda sertakan (tanggal, waktu, lokasi)

3 Ringkas pengalaman Anda

Dengan menggunakan bahasa sederhana, jelaskan bagaimana masalah ini memengaruhi pengalaman Anda. Jangan bertele-tele; kebanyakan orang tidak punya waktu untuk membaca surat yang panjang dan emosional. Tetap berpegang pada fakta.

Bagian dari email keluhan Anda ini mungkin mencakup hal-hal berikut:

• Bagaimana masalah tersebut memengaruhi Anda atau bisnis Anda
• Apa yang telah Anda lakukan untuk mencoba menyelesaikan masalah sendiri

4 Jelaskan hasil yang Anda inginkan

Kecuali satu-satunya tujuan Anda adalah melepaskan insiden itu dari dada Anda, sertakan cara untuk memperbaiki masalah tersebut sehingga penerima memahami tindakan apa yang dapat diambil untuk mencapai resolusi. Pertimbangkan apa yang Anda inginkan dari keluhan Anda: Apakah Anda mencari pengganti, percakapan, perubahan kebijakan, atau kompensasi? Terus terang tentang bagaimana Anda ingin menyelesaikan masalah ini.

Coba sertakan detail ini untuk mendapatkan respons terbaik.

• Hasil yang jelas dan spesifik yang akan memuaskan Anda
• Komentar yang membangun
• Kerangka waktu untuk menyelesaikan masalah

5 Sertakan lampiran

Dukung klaim Anda dengan bukti sedapat mungkin. Anda cukup menjelaskan bukti Anda secara tertulis atau, yang lebih meyakinkan, lampirkan file pendukung ke email.

Dokumen pendukung dapat mencakup hal-hal berikut.

• Tanda terima
• Memesan atau melacak nomor
• Foto-foto
• Video
• Tangkapan layar
• Rekaman audio

6 Keluar secara profesional

Email keluhan harus profesional. Menulis "Hormat" dan kemudian nama Anda biasanya sudah cukup. Sertakan tanda tangan email profesional jika Anda menulis email di tempat kerja atau atas nama bisnis.

7 Mengedit dan mengoreksi

Setelah selesai menulis, saatnya mengedit dan mengoreksi email Anda. Pertama, bacalah dan hapus kalimat yang membuat Anda terlalu emosional, tidak sopan, atau bisa saja menulis pesan yang lebih ringkas. Periksa tata bahasa, tanda baca, dan ejaan Anda juga.

8 Dapatkan nada Anda tepat

Pastikan email Anda mendarat seperti yang Anda inginkan. Saran penulisan ulang nada, fitur Grammarly Premium, mengidentifikasi kalimat di mana nada dapat disalahartikan oleh penerima, dan menawarkan opsi penulisan ulang yang cerdas secara emosional sehingga Anda dapat membuat penyesuaian untuk menghindari miskomunikasi sebelum mengirim. Karena nada memainkan peran penting dalam komunikasi yang efektif, saran penulisan ulang nada memberi Anda kendali lebih besar atas pesan Anda.

3 contoh email pengaduan

Berikut adalah tiga contoh email keluhan untuk membantu Anda menulis sendiri. Perhatikan nada profesional dan panjang ringkas.

1 Email pengaduan ke kontraktor

Tuan Jones yang terhormat,

Pada tanggal 21 November 2022, saya menyewa perusahaan Anda untuk memperbaiki lantai di lorong saya setelah pipa pecah di ruang perayapan saya di 1205 Colorado Drive.

Sayangnya, layanan Anda belum bertahan dengan baik. Saya tidak puas karena papan lantai yang Anda pasang menjadi longgar setelah hanya tiga minggu. Saya juga memperhatikan bahwa Anda tidak memasang lapisan bawah di bawah papan, dan ada jamur dari kerusakan air yang tidak teratasi.

Untuk mengatasi masalah tersebut, saya akan sangat menghargai jika Anda mau memperbaiki lantai yang rusak tanpa biaya tambahan untuk saya. Terlampir adalah foto area yang rusak, faktur yang Anda berikan kepada saya, perkiraan, dan informasi tentang lantai.

Saya menantikan balasan dan resolusi Anda. Saya ingin ini diselesaikan selambat-lambatnya 31 Januari. Harap beri tahu saya jika memungkinkan.

Sungguh-sungguh,

Michael Harrison

2 Email keluhan ke perusahaan

Untuk Perhatian,

Pada tanggal 1 Desember 2022, saya menerima kiriman barang rusak melalui jasa pengiriman Anda. Kiriman yang rusak ada di palet nomor 27 dari truk nomor 2705 di lokasi kami di Santa Fe, New Mexico. Nomor urutnya adalah O-6744035.

Saya berharap dapat mengeluarkan barang-barang musiman ini untuk obral liburan kami. Kami tidak hanya kehilangan pendapatan dari potensi penjualan, tetapi kami juga menginvestasikan ribuan dolar untuk memenuhi permintaan pelanggan dalam jangka waktu tertentu.

Untuk mengatasi masalah ini, saya sangat menghargai kerja sama Anda dalam memberikan kompensasi kepada kami atas produk yang rusak dan mengirimkan pesanan baru sesegera mungkin. Terlampir adalah gambar kerusakan, kwitansi kami, dan truk tempat barang itu tiba.

Saya menantikan balasan Anda dan solusi untuk masalah saya. Kami akan menunggu hingga 15 Desember 2022 untuk menerima balasan Anda sebelum mengambil tindakan lebih lanjut. Harap balas email ini sesegera mungkin atau teruskan ke agen yang tepat di perusahaan Anda.

Sungguh-sungguh,

Malia Magenta

CEO, Perlengkapan Kecantikan Magenta

3 Email keluhan tentang rekan kerja

Tuan Tremaine yang terhormat,

Saya menulis untuk mengeluh tentang perilaku manajer saya, Jared Molton, selama rapat tinjauan tahunan kami. Dia membuat lelucon yang meremehkan dan berusaha mengintimidasi saya.

Saya telah berbicara dengan Jared beberapa kali (12/1/22, 15/3/22, dan 6/27/22, antara lain) tentang perilakunya, tetapi percakapan ini tidak mengubah perilakunya. Pertemuan ini didokumentasikan melalui pesan Slack, email, dan rekaman panggilan Zoom. Anda dapat menemukan ini terlampir pada email ini.

Tindakannya membuat saya merasa sangat tidak nyaman dan terisolasi di tempat kerja. Saya khawatir penilaiannya terhadap saya, penampilan saya, dan posisi saya di tim ini bias dan tidak adil. Amber Dreyfus, Claire Powell, dan Eric Bingham juga hadir selama banyak interaksi ini.

Saya ingin berbicara dengan Anda dan perwakilan dari HR untuk membahas bagaimana kita dapat menyelesaikan konflik ini. Paling tidak, saya ingin dipindahkan ke departemen lain di bawah manajer yang berbeda sehingga saya dapat terus mengerjakan pengembangan perangkat lunak. Saya akan sangat menghargai jika Anda segera menghubungi saya kembali dengan langkah selanjutnya.

Sungguh-sungguh,

Jada Rowen