5 Cara Membuat Email Anda Singkat dan Manis

Diterbitkan: 2019-01-18

Apakah email Anda menyerupai novella dan dilengkapi dengan daftar isi? Kita semua menginginkan tanggapan yang lebih cepat terhadap email kita, tetapi kita tidak selalu mempersiapkan diri untuk sukses.

Email panjang baru berakhir di api penyucian kotak masuk karena tidak ada yang mau mengarungi semua kalimat yang berbelit-belit itu untuk mencari tahu apa yang Anda minta. (Mereka juga tidak punya waktu).

Akibatnya, email yang panjang memiliki tingkat respons yang rendah dan waktu respons yang lambat.

Berita bagus? Email yang jelas dan ringkas memiliki efek sebaliknya.

Menjaga email Anda tetap singkat dan manis memungkinkan Anda untuk mengomunikasikan pesan Anda dengan lebih baik dan meningkatkan kemungkinan Anda akan menerima balasan yang tepat waktu.

Baca terus untuk meningkatkan permainan email Anda dan pelajari lima cara sederhana agar email Anda tetap singkat dan manis.

Berikut tipnya: Ingin memastikan tulisan Anda selalu terlihat bagus? Grammarly dapat menyelamatkan Anda dari salah eja, kesalahan tata bahasa dan tanda baca, dan masalah penulisan lainnya di semua situs web favorit Anda.

1 Terapkan Batas Panjang

Jika panjang email Anda di luar kendali, coba atur batas panjang wajib untuk semua pesan. Mengingat batas Anda sebelum mulai menulis akan membantu Anda mengendalikan verbositas.

Sebuah studi oleh Boomerang menemukan bahwa email antara 75 hingga 100 kata mendapatkan tingkat respons terbaik. Jika jumlah kata sulit untuk Anda lacak, coba batasi jumlah kalimat.

Percaya atau tidak, hanya lima kalimat yang Anda butuhkan untuk sebagian besar email. Jika Anda membutuhkan lebih dari itu, ini mungkin pertanda bahwa menggunakan telepon atau panggilan video mungkin lebih efisien untuk mendapatkan jawaban yang Anda butuhkan.

2 Sunting Seperti Anda Hemingway

Setelah Anda menulis email, luangkan beberapa menit untuk membaca apa yang baru saja Anda tulis. Ini adalah kesempatan Anda untuk memeriksa kesalahan tata bahasa, memotong frasa yang tidak perlu, dan menulis ulang kalimat agar lebih jelas. Anda mungkin menemukan bahwa Anda mengambil tiga kalimat untuk akhirnya sampai pada sebuah ide yang dapat diungkapkan dengan jelas dengan satu kalimat.

Berlatih langsung ke intinya dan potong email Anda hingga ke hal-hal penting:

Kamu siapa? (Opsional jika mereka sudah mengenal Anda).
Apa yang kamu inginkan?
Mengapa mereka harus memberikannya kepada Anda?
Kapan Anda membutuhkannya?

Memberi pesan Anda pengeditan menyeluruh sebelum Anda menekan kirim adalah salah satu pertahanan terbaik Anda untuk membatasi email yang panjang.

3 Sesuaikan Obrolan Ringan

Menghentikan obrolan ringan di awal email adalah cara yang bagus untuk mengurangi jumlah kata Anda dan langsung ke intinya. Ini juga bisa menjadi cara yang bagus untuk menyinggung orang.

Tindakan terbaik selalu bergantung pada audiens Anda. Jika Anda masih mengembangkan hubungan, beberapa obrolan ringan yang bijaksana dapat bermanfaat. Jika Anda mengenal penerima dengan baik, obrolan ringan mungkin berlebihan (dan karenanya mudah dipotong).

Untuk panduan lebih lanjut tentang topik ini, lihat 5 Alternatif Lebih Baik untuk “Saya Harap Email Ini Menemukan Anda Dengan Baik”.

4 Miliki Satu Tujuan Per Email

Anda mungkin berpikir itu efisien untuk memasukkan setiap detail dalam satu email, tetapi semakin banyak pertanyaan dan permintaan yang Anda masukkan, semakin lama dan semakin membebani pesan Anda.

Alih-alih, fokuslah untuk memiliki satu tujuan yang dinyatakan dengan jelas untuk setiap email. Ini akan meningkatkan kemungkinan penerima Anda akan membaca dan menanggapi pesan Anda.

Jika Anda benar-benar harus menyertakan beberapa pertanyaan, cobalah mengaturnya dalam bentuk butir.

Hai Debby,

Apa kabar? Aku tidak percaya minggu ini sudah setengah jalan!

Saya berbicara dengan tim hari ini dan kami menyadari bahwa kami tidak yakin apakah Anda menginginkan taplak meja emas atau perak. Beri tahu saya preferensi Anda sehingga kami bisa mendapatkan yang dipesan.

Juga, katering ingin tahu apakah Anda lebih suka tahu atau seitan untuk pilihan vegetarian. Saya berasumsi Anda ingin tahu tetapi saya pikir kita harus bertanya.

Oh, dan sekarang setelah band dikonfirmasi, jam berapa Anda ingin mereka tiba? Apakah 4:00 sore baik-baik saja atau sudah terlambat?

Terbaik,

joanna

Hai Debby,

Selamat Hari Rabu! Perencanaan acara berjalan dengan baik, saat ini kami membutuhkan masukan Anda untuk tiga pertanyaan berikut:

Emas atau perak untuk taplak meja?
Tahu atau seitan untuk pilihan vegetarian?
Jam berapa band harus tiba?

Beri tahu kami jawaban Anda paling lambat pada hari Jumat siang.

Terima kasih sebelumnya!

joanna

5 Sign Off Dengan Syukur

Saat email Anda berkurang panjangnya, Anda dapat mengambil risiko tampak kasar. Menyertakan ungkapan terima kasih dalam tanda terima Anda adalah cara yang bagus untuk menjaga semuanya tetap manis dan meningkatkan tingkat respons email Anda.

Persetujuan yang menyertakan versi "terima kasih" berkorelasi dengan peningkatan 36% dalam tingkat respons dibandingkan dengan persetujuan lainnya. Butuh inspirasi? Berikut adalah 11 cara unik untuk mengucapkan "terima kasih" dalam email.