Cara Membuat Rencana Proyek: Panduan Langkah demi Langkah

Efisiensi dan pengorganisasian sangat penting dalam setiap proyek tempat kerja. Rencana proyek berfungsi sebagai panduan terperinci yang membantu tim tetap terorganisir dan berada pada jalurnya. Ini bisa menjadi faktor penentu dalam menjaga anggaran dan memenuhi tenggat waktu.

Dalam postingan blog berikut, kami akan memandu Anda tentang cara membuat rencana proyek. Baca terus untuk mengetahui apa saja yang termasuk dalam rencana proyek dan praktik terbaik untuk menulis rencana proyek.

Daftar isi

Apa itu rencana proyek?

Elemen kunci dari rencana proyek

Langkah-langkah untuk membuat rencana proyek

Praktik terbaik

FAQ rencana proyek

Apa itu rencana proyek?

Rencana proyek, disebut juga rencana kerja, adalah dokumen yang mencakup segala sesuatu tentang suatu proyek. Itu sebagian berupa peta jalan, sebagian lagi daftar periksa, dan sebagian lagi cetak biru.

Rencana proyek, yang dibuat oleh manajer proyek, menguraikan ruang lingkup, tujuan, hasil, dan garis waktu suatu proyek. Biasanya ditulis setelah tinjauan pemangku kepentingan terhadap piagam proyek, rencana tersebut dibagikan kepada tim untuk klarifikasi dan diskusi. Pada tahap awal, ini berfungsi sebagai pedoman untuk mencapai hasil, sedangkan pada tahap selanjutnya, ini membantu mengukur kemajuan dan menjaga tim tetap selaras dengan visi, pencapaian, dan tanggal jatuh tempo proyek.

Piagam proyek vs. rencana proyek

Rencana proyek adalah peta jalan terperinci yang diikuti tim dari awal proyek hingga penyelesaiannya. Ini berisi semua rincian yang dibutuhkan tim untuk menyelesaikan pekerjaan, seperti urutan penyelesaian kiriman, bagaimana proyek harus dilacak, tanggal jatuh tempo untuk setiap komponen proyek, dan bagaimana tugas proyek didelegasikan.

Sebaliknya, piagam proyek merupakan dokumen tingkat tinggi. Ini merinci ruang lingkup proyek, pencapaian, hasil, dan garis waktu umum tetapi tidak mencakup rincian spesifik yang ditemukan dalam rencana proyek. Sehubungan dengan satu sama lain, proposal proyek didahulukan. Kemudian piagam proyek menyusul, dan rencana proyek muncul setelahnya.

Tujuan dari rencana proyek

Tujuan utama rencana proyek adalah untuk menjaga keselarasan tim saat mereka berupaya menyelesaikannya. Hal ini mempunyai banyak efek riak, seperti menjawab pertanyaan anggota tim sebelum pertanyaan tersebut muncul dan memberikan kerangka kerja untuk pengambilan keputusan dan pelaksanaan.

Rencana proyek juga menjaga agar pemangku kepentingan tetap selaras dengan tujuan proyek. Berbagi rencana proyek sebelum pekerjaan dimulai dan merujuknya pada setiap pencapaian dan/atau pencapaian akan membuat para pemangku kepentingan selalu mengetahui kemajuan proyek, sehingga memberi mereka kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan umpan balik pada saat-saat penting.

Elemen kunci dari rencana proyek

Langkah-langkah untuk membuat rencana proyek

1. Tentukan tujuan proyek

Sebelum menulis rencana proyek, tentukan tujuan proyek.

• Apa yang akan Anda capai dengan proyek ini?
  • Apa manfaat yang akan diberikannya?
  • Masalah apa yang akan dipecahkannya?

Setelah menentukan tujuan proyek, Anda dapat memperkirakan manfaatnya seperti peningkatan keterlibatan media sosial, pengenalan merek yang lebih besar, peningkatan penjualan, atau alur kerja yang lebih efisien, hanya untuk memberikan beberapa contoh. Jika tujuannya adalah untuk menyelesaikan masalah yang ada, catat masalah ini dengan jelas dalam catatan curah pendapat Anda.

Saat Anda bertukar pikiran dan menulis tujuan, pastikan tujuan tersebut mengikuti kriteria SMART:

• Spesifik.Apakah mereka fokus pada tantangan atau tujuan tertentu?
• Terukur. Bisakah Anda mengukur kemajuan menuju tujuan? Bagaimana?
• Dapat ditugaskan. Apakah ada peran jelas yang dapat didelegasikan kepada individu tertentu?
• Realistis. Apakah masuk akal untuk mengharapkan hasil yang diharapkan dengan sumber daya yang tersedia?
• Terkait waktu. Apakah ada batas waktu yang jelas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan?

2. Melibatkan pemangku kepentingan

Jadwalkan waktu untuk berbicara dengan setiap pemangku kepentingan. Tanyakan tentang apa yang mereka butuhkan dan bagaimana proyek ini akan memenuhi kebutuhan mereka. Hal ini dapat melibatkan bolak-balik antar pemangku kepentingan, terutama saat Anda mempersempit tujuan proyek dan mencapai konsensus. Jika terdapat banyak pemangku kepentingan dan kebutuhan yang berbeda-beda, mengadakan pertemuan dengan semua pihak mungkin bermanfaat.

3. Menetapkan ruang lingkup proyek

Dengan masukan dari para pemangku kepentingan, tahap selanjutnya adalah menetapkan ruang lingkup proyek. Nyatakan kiriman spesifik.

Tulis pernyataan ruang lingkup yang dengan jelas mendefinisikan semua aspek ruang lingkup proyek.

4. Bagi proyek menjadi tugas-tugas

Membuat struktur rincian kerja (WBS). Bagi proyek menjadi bagian-bagian kecil, tentukan hasil untuk setiap fase. Saat Anda melakukan ini, tetapkan anggota tim untuk tugas tertentu.

5. Kembangkan garis waktu

Setelah Anda memiliki gambaran tentang setiap langkah dalam kemajuan proyek, buatlah garis waktu dengan menyusunnya secara berurutan. Fitur penulisan Grammarly dapat membantu dalam hal ini. Alat lain yang dapat Anda gunakan dalam tahap ini termasuk bagan Gantt untuk memvisualisasikan jadwal dan daftar periksa interaktif seperti yang ada di CoSchedule dan Notion.

6. Perkirakan sumber daya dan biaya

Tentukan hal berikut:

• Siapa yang akan mengerjakan proyek tersebut
• Peralatan yang akan digunakan tim
• Bahan-bahan yang diperlukan untuk proyek tersebut

Buatlah beberapa skenario yang berbeda, seperti melakukan outsourcing sebagian atau seluruh pekerjaan dan menyimpannya di dalam perusahaan. Ini akan memberi Anda beberapa perkiraan anggaran berbeda, yang kemudian dapat Anda gunakan untuk memperkuat rencana proyek Anda. Ingatlah untuk memperhitungkan kemungkinan seperti biaya terburu-buru dan revisi.

7. Rencanakan risiko

Beberapa proyek lebih berisiko dibandingkan proyek lainnya. Anda mungkin menghadapi masalah, seperti kegagalan teknologi atau keterlambatan pengiriman. Saat Anda mengembangkan rencana proyek, nilai risiko-risiko ini secara realistis, tentukan kemungkinannya dan bagaimana masing-masing risiko dapat berdampak pada proyek. Kemudian, kembangkan strategi mitigasi untuk setiap risiko, berikan tanggung jawab untuk mengelola risiko tertentu kepada anggota tim yang relevan.

8. Draf rencana komunikasi

Rencana komunikasi adalah bagian penting dari rencana proyek. Ingat, inti dari rencana proyek adalah untuk menjaga tim tetap pada jalurnya dan memastikan proyek berjalan secara efisien. Komunikasi, baik antar anggota tim maupun antara Anda dan pemangku kepentingan proyek, adalah kuncinya.

Tentukan cara Anda berkomunikasi, seperti melalui email, rapat, laporan, atau dasbor. Anda mungkin ingin menjadwalkan pertemuan pada titik-titik tertentu serta menyiapkan saluran untuk komunikasi sehari-hari. Saat Anda melakukan ini, tentukan peran untuk memperbarui dan berbagi kemajuan proyek.

9. Membangun proses penjaminan mutu

Buat tinjauan berkualitas ke dalam timeline Anda dan tetapkan tanggung jawab kontrol kualitas.

Jaminan kualitas adalah tujuan menyeluruh untuk setiap rencana proyek. Dalam rencana proyek spesifik Anda, tentukan bagaimana Anda akan mendefinisikan produk berkualitas. Ini bisa berupa data yang sudah ada mengenai kinerja atau desain produk Anda yang sesuai dengan identitas merek yang sudah ada.

10. Dapatkan persetujuan dan selesaikan rencana

Setelah draf sudah siap, presentasikan kepada pemangku kepentingan. Mereka mungkin memberikan umpan balik, dan jika ya, masukkan saran mereka ke dalam draf berikutnya. Sebelum mulai bekerja, pastikan tim memahami peran dan tanggung jawab mereka.

11. Jalankan dan pantau rencana tersebut

Mulailah proyek dengan meninjau rencana bersama tim. Pada tahap ini, perkenalkan alat pelacakan dan komunikasi yang akan digunakan. Pada hari dan minggu berikutnya, pantau kemajuan dan lakukan penyesuaian sesuai kebutuhan, seperti perubahan tanggal jatuh tempo atau penugasan ulang tugas.

12. Dokumentasikan pembelajaran

Setelah hasil proyek berada di tangan klien/pemangku kepentingan, lakukan pertemuan penutupan proyek. Dalam pertemuan ini, catat semua keberhasilan, tantangan, dan area yang alur kerjanya dapat ditingkatkan. Grammarly dapat menyederhanakan proses ini dengan mengatur data dan wawasan Anda ke dalam dokumentasi yang mudah dibaca. Dokumentasi ini dapat membantu Anda menulis rencana proyek yang lebih efektif di masa depan.

Praktik terbaik

Salah satu cara paling efektif untuk mempelajari cara menulis rencana proyek yang kuat adalah dengan melihat contoh rencana proyek. Perusahaan Anda mungkin memiliki contoh yang diarsipkan, atau Anda dapat menemukannya secara online.

Bersikap proaktif dalam berkolaborasi dengan pemangku kepentingan utama. Ini berarti berkomunikasi dengan mereka secara teratur sebelum Anda mulai menulis rencana dan meluangkan waktu untuk memahami apa yang sebenarnya mereka butuhkan. Selalu beri tahu mereka seiring kemajuan proyek—di setiap pencapaian, pastikan untuk mendapatkan semua persetujuan yang diperlukan. Hal ini dapat mencegah kelalaian dan penundaan.

Dalam rencana proyek tertulis Anda, kejelasan dan keringkasan adalah kuncinya! Jadikan ini prioritas utama. Apakah Anda memerlukan bantuan untuk memulai, merevisi, atau mengoreksi, Grammarly dapat membantu.

FAQ rencana proyek

Apa langkah terpenting dalam menulis rencana proyek?

Langkah terpenting dalam menulis rencana proyek adalah menentukan tujuan dan hasil proyek.

Bagaimana cara memastikan dukungan pemangku kepentingan terhadap rencana proyek saya?

Penerimaan pemangku kepentingan umumnya paling mungkin terjadi ketika rencana proyek memiliki tujuan yang jelas dan proses yang linier dan langkah demi langkah untuk mencapai tujuan tersebut.

Alat apa yang dapat saya gunakan untuk membuat rencana proyek?

Grammarly menyediakan banyak alat yang dapat Anda gunakan saat menulis rencana proyek, seperti fitur penulisan dan proofreading.

Bagaimana cara mengelola perubahan pada rencana proyek selama pelaksanaan?

Komunikasikan perlunya melakukan perubahan kepada pemangku kepentingan dan anggota tim. Setelah Anda melakukan perubahan, bagikan versi revisi rencana tersebut kepada semua pihak.

Apa kesalahan umum yang harus dihindari saat menulis rencana proyek?

Kesalahan umum meliputi:

• Detail dalam rencana tidak memadai
• Kurangnya kejelasan mengenai tujuan, hasil, dan peran
• Tidak termasuk waktu yang cukup untuk keadaan darurat
• Tidak menilai risiko dan membuat strategi mitigasi