Buat Piagam Proyek: Panduan Langkah demi Langkah

• Piagam proyek adalah dokumen tingkat tinggi yang memberikan gambaran umum tentang suatu proyek.
• Biasanya, piagam proyek digunakan sebagai elevator pitch bagi pemangku kepentingan dan investor.
• Piagam proyek menjawab pertanyaan pemangku kepentingan dan menghilangkan dugaan mereka.

Piagam proyek adalah dokumen penting dalam siklus hidup suatu proyek. Dalam piagam proyek, manajer proyek menguraikan aspek gambaran besar proyek, seperti tujuan, jadwal, dan ruang lingkupnya. Piagam proyek yang dikembangkan dengan baik akan meningkatkan kemungkinan adanya dukungan dari pemangku kepentingan dan mendorong keselarasan di antara para pemangku kepentingan sebelum pekerjaan dimulai. Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut tentang piagam proyek dan cara menulisnya.

Daftar isi

Apa itu piagam proyek?

Tujuan dari piagam proyek

Elemen kunci dari piagam proyek

Langkah-langkah untuk membuat piagam proyek

Praktik terbaik

FAQ piagam proyek

Apa itu piagam proyek?

Piagam proyek adalah dokumen yang bertindak sebagai panduan tingkat tinggi untuk proyek yang akan datang. Seringkali, hal ini mengikuti proposal proyek, yang merupakan dokumen yang menyampaikan proyek kepada pemangku kepentingan. Jika proposal disetujui, langkah selanjutnya adalah piagam proyek, yang memberikan rincian tentang bagaimana proyek akan disusun dan dikelola.

Dalam manajemen proyek, piagam proyek penting karena menentukan pola hubungan kerja antara pemangku kepentingan, manajer proyek, dan tim yang menyelesaikan pekerjaan.

Piagam proyek vs. rencana proyek

Biasanya, rencana proyek mengikuti piagam proyek.

Piagam proyek diberikan kepada pemangku kepentingan untuk memandu mereka menjalani suatu proyek. Ini tidak merinci seperti tanggal pencapaian atau tanggung jawab masing-masing anggota tim; sebaliknya, ini bertindak sebagai elevator pitch untuk sebuah proyek dengan menunjukkan tujuan dan manfaatnya.

Rencana proyek adalah dokumen yang lebih rinci. Di sinilah Anda akan menemukan rincian proyek, termasuk bagaimana dan kapan manajer proyek akan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan. Rencana proyek tidak perlu “menjual” proyek kepada siapa pun; tujuannya adalah untuk menjaga tim, pemangku kepentingan, dan manajer proyek tetap selaras.

Piagam proyek vs. kasus bisnis

Meskipun piagam proyek menguraikanapa sajayang diperlukan dalam suatu proyek, kasus bisnis mendukungalasanpara pemangku kepentingan harus menyetujui proyek tersebut. Kasus bisnis adalah proposisi nilai yang membahas masalah yang akan dipecahkan oleh proyek dan keuntungan tambahan atas investasi yang dapat diharapkan oleh pemangku kepentingan. Umumnya, kasus bisnis memerinci aspek keuangan suatu proyek.

Tujuan dari piagam proyek

Piagam proyek memberi para pemangku kepentingan visi yang jelas tentang arah proyek. Ketika hal ini disampaikan kepada mereka, hal ini memberikan kesempatan bagi mereka untuk memberikan umpan balik dan menyarankan perubahan terhadap proyek. Perubahan ini dapat dimasukkan ke dalam rencana proyek.

Pada akhirnya, piagam proyek adalah dokumen yang disetujui oleh pemangku kepentingan sehingga proyek dapat dilanjutkan. Selalu ada kemungkinan bahwa mereka akan memilih untuk tidak menyetujuinya, dan dalam hal ini mungkin sudah waktunya untuk memikirkan kembali. Piagam proyek yang disetujui adalah lampu hijau bagi manajer proyek untuk mengambil kendali dan mulai bekerja.

Elemen kunci dari piagam proyek

Judul dan deskripsi proyek

Piagam proyek dimulai dengan judul dan deskripsi tentang apa yang akan terjadi. Grammarly dapat membantu Anda dalam langkah ini dengan menyusun judul dan deskripsi singkat setelah Anda menulis sisa dokumen. Coba perintah seperti “Tulis judul dan deskripsi untuk piagam proyek ini.”

Contoh:

• Kembangkan Situs Web Baru
• Mengembangkan dan meluncurkan situs web e-commerce baru yang mendukung pertumbuhan merek dan mendorong peningkatan penjualan.

Tujuan dan sasaran

Sertakan tujuan dan sasaran yang jelas dalam piagam proyek Anda. Hal ini tidak perlu diukur pada tahap ini, namun harus dinyatakan dengan jelas dan realistis. Pastikan tujuan tersebut memenuhi kriteria tujuan SMART: spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu. Lebih lanjut tentang ini nanti.

Misalnya, Anda mungkin menyatakan bahwa tujuan proyek Anda adalah meluncurkan kampanye pemasaran yang meningkatkan penjualan sebesar 40% selama dua tahun ke depan.

Sasarannya mungkin:

• Luncurkan situs web baru di Q2
• Tingkatkan kehadiran media sosial menjadi 1 postingan/hari per platform
• Luncurkan program referensikan teman yang menawarkan uang kembali kepada pembeli yang sudah ada pada akhir Q3
• Latih tim tentang analisis penjualan Shopify sebelum situs web baru ditayangkan

Definisi ruang lingkup

Nyatakan dengan jelas ruang lingkup proyek. Ini adalah hasil spesifik yang akan diberikan oleh tim Anda. Lihatlah contoh ini:

Tim desain dan pengembangan internal akan membuat dan meluncurkan situs web baru yang sepenuhnya dioptimalkan yang menampilkan merek dengan cara yang segar dan menarik. Situs web ini akan dilengkapi dengan dasbor analitik yang dapat diakses dan ditinjau oleh seluruh anggota tim. Situs web ini akan berfungsi sebagai toko online merek tersebut, yang menampilkan halaman produk untuk setiap barang yang kami bawa. Kiriman termasuk salinan produk dan fotografi untuk setiap halaman produk.

Identifikasi pemangku kepentingan

Format piagam proyek standar mencakup nama dan jabatan pemangku kepentingan. Sertakan hal ini dalam piagam Anda sehingga daftarnya mudah diakses oleh anggota tim.

Berikut ini contohnya:

• Kiara Rodriguez, Kepala Pemasaran
• Sal Perrone, Wakil Presiden Penjualan

Peran dan tanggung jawab

Dalam piagam proyek Anda, nyatakan peran dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terlibat. Hal ini menetapkan ekspektasi dan memudahkan individu melakukan diskusi produktif.

Misalnya:

• David Heredia, Senior UX Designer: Mengawasi desain dan pengembangan UX situs web baru
• Mona Yosco, Koordinator Pemasaran: Buat rencana konten sosial untuk minggu-minggu menjelang peluncuran, periode peluncuran, dan bulan-bulan berikutnya

Persyaratan tingkat tinggi

Persyaratan tingkat tinggi merupakan persyaratan luas yang harus dipenuhi. Misalnya, pemangku kepentingan mungkin memerlukan ROI 20%. Sertakan ini dalam piagam proyek Anda.

• Peningkatan penjualan sebesar 40% diproyeksikan pada Q3
• Situs web harus dilokalkan ke semua pasar utama pada saat peluncuran

Asumsi dan kendala

Menyertakan asumsi dalam piagam proyek Anda adalah tindakan yang bijaksana karena dapat membantu pemangku kepentingan dan anggota tim mengantisipasi risiko. Demikian pula, memasukkan batasan akan membentuk visi pemangku kepentingan mengenai proyek yang telah selesai, sehingga membantu mereka memahaminya. Misalnya, Anda mungkin berasumsi bahwa perubahan merek akan paling efektif jika dilakukan secara bertahap, dan kendalanya mungkin karena perusahaan saat ini sedang menjalani separuh kontrak periklanan papan reklame yang berdurasi tiga tahun.

Risiko proyek

Catat potensi risiko apa pun, seperti kesulitan lokalisasi, dalam piagam proyek. Grammarly dapat membantu dengan pertanyaan seperti “Tentukan kemungkinan risiko dengan piagam proyek ini.”

Contoh risiko proyek meliputi:

• Kesulitan teknis dengan pembayaran e-commerce
• Tantangan pelokalan saat merancang situs web versi internasional

Jadwal pencapaian

Jadwal pencapaian adalah garis waktu yang menentukan kapan pemangku kepentingan dapat mengharapkan hasil. Tulislah jadwal realistis yang memberikan ruang gerak yang cukup untuk penundaan, seperti penyakit anggota tim.

• 10 Februari: Pertemuan awal semua tim
• 7 Maret: Draf pertama salinan situs web diserahkan untuk ditinjau oleh pemangku kepentingan
• 8 Maret: Maket situs web diserahkan untuk ditinjau oleh pemangku kepentingan
• 12 Maret: Semua komentar pemangku kepentingan dikembalikan ke tim kreatif
• 20 Mei: Situs web siap diuji
• 30 Juni: Tanggal peluncuran resmi

Ikhtisar anggaran

Ikhtisar anggaran adalah salah satu bagian terpenting dari piagam proyek, karena anggaran dapat menjadi penentu antara persetujuan dan penolakan. Cantumkan gambaran umum anggaran yang Anda butuhkan dan bagaimana dana tersebut akan dialokasikan.

Berikut ini contohnya:

• Proyek desain ulang situs web: $60.000
  • Manajemen: $10.000
  • Pengembangan: $25.000
  • Kreatif: $20.000
  • Sumber daya: $5.000

Langkah-langkah untuk membuat piagam proyek

1 Mulailah

Langkah pertama dalam menulis piagam proyek adalah melibatkan pemangku kepentingan. Wawancarai mereka untuk memahami kebutuhan dan perspektif mereka. Melalui wawancara ini, kumpulkan informasi yang akan Anda gunakan untuk menentukan tujuan, asumsi, kendala, dan risiko proyek.

2 Tentukan tujuan dan ruang lingkup

Tetapkan tujuan SMART sebelum Anda mulai menulis:

• Spesifik:Apakah mereka fokus pada tantangan atau tujuan tertentu?
• Terukur: Dapatkah Anda mengukur kemajuan menuju tujuan? Bagaimana?
• Dapat Ditugaskan: Apakah ada peran jelas yang dapat didelegasikan kepada individu tertentu?
• Realistis: buat-piagam-proyek
• Terikat waktu: Apakah ada batas waktu yang jelas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan?

Pada tahap ini, tentukan juga cakupan proyek Anda. Cakupan yang dinyatakan dengan jelas dapat membantu Anda menghindari scope creep, sebuah skenario di mana proyek tumbuh dan menjadi lebih kompleks setelah pekerjaan dimulai.

3 Tetapkan tonggak sejarah dan anggaran

Kembangkan garis waktu tingkat tinggi untuk proyek tersebut. Nyatakan secara luas dalam piagam. Catat sumber daya dan biaya yang terlibat dalam mencapai tujuan terkait dengan setiap langkah.

4 Dokumentasikan risiko dan asumsi

Di sinilah informasi yang Anda kumpulkan dari pemangku kepentingan berperan. Identifikasi potensi tantangan proyek dan tuliskan tantangan tersebut ke dalam piagam. Selain itu, sertakan asumsi realistis dan batasan yang relevan.

5 Tulis draf Anda

Langkah terakhir adalah menulis piagam proyek Anda. Menemukan templat piagam proyek dan menggunakannya untuk menyusun piagam Anda dapat membantu.

Grammarly dapat membantu mengidentifikasi kesenjangan atau potensi keberatan terhadap piagam Anda. Itu juga dapat mengoreksi tulisan Anda dan memberikan saran untuk memperbaiki kesalahan tata bahasa atau mendapatkan nada yang sempurna.

Setelah draf Anda siap, presentasikan kepada pemangku kepentingan dan mintalah umpan balik. Di sinilah nada yang tepat dapat membuat perbedaan yang signifikan. Jika pemangku kepentingan mempunyai saran, revisi piagam tersebut. Kemudian, Anda siap untuk mulai bekerja dengan versi final.

Praktik terbaik

Dalam piagam proyek, penting untuk memprioritaskan kejelasan dan keringkasan. Umumnya, piagam proyek hanya sepanjang beberapa halaman dan jarang lebih dari 15 halaman, sehingga perlu merangkum poin-poin, bukan memberikan penjelasan mendalam.

Sebelum menulis piagam proyek, berkolaborasilah secara proaktif dengan pemangku kepentingan utama. Dengan cara ini, Anda mengetahui kebutuhan mereka dan bagaimana merencanakan proyek yang membantu mereka mencapai tujuan mereka.

Dapatkan semua persetujuan yang diperlukan sebelum melanjutkan proyek. Gunakan piagam proyek Anda untuk mendapatkan persetujuan ini dan pastikan semua pihak yang terlibat selaras sebelum mulai bekerja.

FAQ piagam proyek

Apa tujuan utama dari piagam proyek?

Tujuan utama dari piagam proyek adalah untuk merangkum proyek yang akan datang. Hal ini dapat digunakan sebagai elevator pitch bagi pemangku kepentingan dan panduan bagi manajer proyek untuk menghindari scope creep.

Apa perbedaan piagam proyek dengan rencana proyek?

Piagam proyek sebagian besar merangkum aspek-aspek rencana proyek. Meskipun rencana proyek adalah panduan komprehensif untuk setiap aspek proyek, piagam proyek adalah gambaran singkat dan tingkat tinggi.

Siapa yang bertanggung jawab membuat piagam proyek?

Manajer proyek bertugas menulis piagam proyek. Mereka mungkin menggunakan alat seperti Grammarly untuk menulis dokumen yang ringkas dan efektif.

Apa tantangan umum ketika mengembangkan piagam proyek?

Beberapa tantangan umum yang mungkin timbul saat menulis piagam proyek meliputi:

• Menyertakan terlalu banyak detail, dibandingkan meringkas
• Konten tidak jelas yang tidak memberikan gambaran jelas kepada pemangku kepentingan tentang proyek
• Informasi seperti langkah spesifik tidak ada

Bisakah suatu proyek dilanjutkan tanpa piagam proyek?

Ya, mungkin saja suatu proyek dapat dilanjutkan tanpa piagam proyek. Namun, piagam proyek adalah alat yang berharga untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya.