Menyederhanakan Kesuksesan: Panduan Langkah demi Langkah untuk Membuat Dokumentasi Proses untuk Bisnis Anda

Ini mungkin bukan tugas penulisan bisnis yang paling glamor, namun dokumentasi proses adalah bagian penting dari manajemen proyek dan operasi bisnis. Memiliki manual operasi bisnis dan prosedur operasi standar yang disederhanakan dan ditulis dengan baik dapat menghemat waktu, energi, dan miskomunikasi di tempat kerja di tim Anda—dan membantu Anda menonjol sebagai komunikator yang efisien dan efektif. Membuat panduan proses tidak lagi sulit seperti dulu berkat alat dokumentasi bisnis dan mitra penulis AI. Baca terus untuk mengetahui panduan langkah demi langkah dalam menyusun dokumentasi organisasi dan praktik terbaik dokumentasi proses.

Apa itu dokumentasi proses?

Dokumentasi proses mengacu pada pencatatan rinci dan deskripsi langkah, prosedur, dan aktivitas yang terlibat dalam proses bisnis tertentu. Hal ini bertujuan untuk memberikan pemahaman komprehensif tentang bagaimana tugas dilakukan, urutan tindakan, dan peran serta tanggung jawab individu yang terlibat dalam proses tersebut.

Elemen kunci dari dokumentasi proses yang efektif

Tujuan dan ruang lingkup yang jelas

Seperti semua komunikasi bisnis yang baik, tujuan dokumentasi alur kerja Anda harus jelas sebelum Anda mulai menyusun konten. Mulailah dengan menjelaskan secara spesifik manfaat bisnis dari pembuatan pemetaan proses bisnis.

Tujuan bisnis untuk pemetaan proses bisnis dapat mencakup:

• Untuk meningkatkan efisiensi operasional dengan menyederhanakan proses
• Untuk memfasilitasi pelatihan dan orientasi bagi karyawan baru
• Untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan industri

Selanjutnya, tentukan cakupan dokumen Anda dengan bertanya pada diri sendiri apa yang pembaca dapatkan dengan mengikuti dokumentasi alur kerja Anda. Dokumen proses terbaik tidak mencoba menangani semuanya sekaligus. Sebaliknya, mulailah secara spesifik dan jaga cakupan Anda tetap terkelola untuk menciptakan proses dokumentasi bisnis yang dapat berkembang bersama bisnis Anda.

Deskripsi langkah demi langkah yang terperinci

Apa yang membuat dokumentasi proses berbeda dari dokumen bisnis lainnya adalah seberapa detailnya. Penting untuk tidak melewatkan langkah apa pun dalam proses ini dan menulis secara khusus kepada audiens Anda, yang mungkin tidak memiliki pengalaman atau pengetahuan institusional seperti Anda sebagai seseorang yang akrab dengan proses tersebut. Mendokumentasikan alur kerja melibatkan pengelompokan seluruh alur kerja menjadi langkah-langkah terperinci, menjelaskan masukan dan keluaran, dan menggambarkan tanggung jawab dan ketergantungan untuk setiap tahap.

Perhatikan contoh pembuatan dokumentasi proses orientasi. Tiga langkah pertama dalam dokumen alur kerja mungkin terlihat seperti contoh di bawah ini, yang dibuat dengan AI generatif Grammarly dan secara ringkas mengelompokkan setiap langkah dan menyebutkan departemen atau orang yang bertanggung jawab atas setiap tindakan.

1. Pra-orientasi

A. HR menerima surat penawaran yang ditandatangani dari karyawan baru.

B. HR menyiapkan paket orientasi karyawan, termasuk formulir dan dokumen yang diperlukan.

C. Departemen TI menyiapkan akun, email, dan izin akses yang diperlukan.

2. Email selamat datang

A. HR mengirimkan email selamat datang yang dipersonalisasi kepada karyawan baru.

B. Email tersebut mencakup ikhtisar jadwal orientasi, dokumen yang diperlukan, dan pesan selamat datang dari tim.

3. Hari 1—Orientasi

A. Karyawan baru tiba di kantor dan disambut oleh HR.

B. HR melakukan sesi orientasi, memperkenalkan budaya, misi, dan nilai-nilai perusahaan.

C. TI memberikan gambaran singkat tentang sistem dan alat teknologi perusahaan.

Penyertaan visual

Alat bantu visual seperti diagram alur, diagram, dan gambar dapat mengubah informasi kompleks menjadi format yang mudah dipahami. Mereka berfungsi sebagai referensi cepat dan secara signifikan dapat meningkatkan pemahaman proses, terutama bagi pembelajar visual.

Anda dapat menggunakan tangkapan layar beranotasi untuk memandu pembaca atau membuat video pelatihan sebagai bagian dari dokumentasi. Diagram alur untuk proses pemenuhan pesanan dapat menawarkan peta jalan visual, menjelaskan poin keputusan dan aktivitas di setiap tahap. Dengan memanfaatkan alat visual ini, organisasi dapat meningkatkan pemahaman secara signifikan dan membuat dokumentasi dapat diakses oleh khalayak yang lebih luas.

Membuat panduan proses dalam 7 langkah

1 Identifikasi proses yang akan didokumentasikan.

Mengidentifikasi proses mana yang harus didokumentasikan sangat penting untuk memprioritaskan upaya Anda secara efektif. Mulailah dengan berfokus pada fungsi bisnis inti dan operasi penting yang memengaruhi efisiensi, kepuasan pelanggan, atau kepatuhan. Konsultasikan dengan anggota tim dan pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi titik permasalahan dan area yang memerlukan kejelasan. Pertimbangkan proses yang rentan terhadap kesalahan atau proses yang penting untuk penerimaan karyawan baru sebagai prioritas utama untuk dokumentasi.

2 Libatkan ahli materi pelajaran.

Mengumpulkan informasi dari para ahli di bidangnya sangat penting untuk menciptakan dokumentasi proses yang komprehensif. Anda dapat menggunakan bagan organisasi bisnis Anda untuk mengidentifikasi kontributor dan pemangku kepentingan dan melakukan wawancara atau survei dengan mereka yang ahli dalam proses tersebut untuk mengumpulkan wawasan tentang alur kerja, masukan, keluaran, dan ketergantungan.

3 Tentukan format yang akan Anda gunakan.

Dokumen proses terbaik kaya akan visual dan informasi. Anda mungkin perlu menggunakan berbagai jenis konten, mulai dari diagram alur hingga klip video. Tentukan apakah tangkapan layar yang diberi anotasi akan cukup sebagai alat bantu visual atau apakah prosesnya memerlukan tutorial video atau alat pelatihan interaktif.

4 Buat draf dokumen dengan bantuan AI.

Menulis dokumentasi proses kemungkinan akan menjadi bagian proses yang paling memakan waktu, namun ada beberapa cara untuk meringankan beban tersebut. Misalnya, Anda dapat membuat draf dokumen saat Anda melakukan prosesnya, sehingga Anda dapat menyelesaikan pekerjaan dua kali lipat. Ada juga beberapa alat di pasaran yang membantu manajer proyek dan tim operasi bisnis membangun dan mengimplementasikan dokumentasi proses. Banyak dari alat ini memanfaatkan AI untuk membantu Anda membuat dokumen penting ini dalam waktu singkat.

Alat untuk dokumentasi proses:

• Microsoft Visioadalah alat diagram dan diagram alur yang memungkinkan pengguna membuat representasi visual dari proses. Ini menawarkan berbagai macam bentuk dan templat untuk memfasilitasi pembuatan diagram proses yang terperinci.
• Lucidchartadalah alat diagram dan kolaborasi berbasis cloud. Ini menyediakan platform intuitif untuk membuat diagram alur, diagram, dan representasi visual proses lainnya.
• Grammarlyadalah mitra penulisan AI, yang dirancang untuk membantu Anda dalam setiap tahap proses penulisan. Gunakan untuk menghasilkan teks dan membuat setiap dokumen bisnis ringkas, jelas, benar secara tata bahasa, dan sesuai merek. Ini juga memungkinkan Anda mengintegrasikan dokumentasi proses dalam aplikasi dan dokumen umum di tempat kerja, berkat fitur Berbagi Pengetahuan dan panduan gaya untuk tim. Daripada membekali tim dengan panduan gaya atau dokumen merek yang sangat banyak, Grammarly dapat memberikan panduan yang sama secara langsung seperti yang ditulis rekan satu tim.
• Tallyfyadalah alat dokumentasi proses dan manajemen alur kerja yang dirancang untuk menyederhanakan proses bisnis. Hal ini memungkinkan pengguna untuk mendokumentasikan proses, melacak kemajuan, dan mengelola alur kerja dalam platform terpusat.
• Process Streetadalah alat otomatisasi daftar periksa dan alur kerja yang memungkinkan pengguna mendokumentasikan, melaksanakan, dan melacak proses berulang. Ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi tugas dan proses yang berulang.

Bahkan dengan mitra AI terbaik di pasar, proses dokumen Anda tetap memerlukan sentuhan manusia dan keahlian Anda. Untuk itu, terapkan praktik terbaik penulisan bisnis untuk dokumentasi alur kerja:

• Gunakan kalimat pendek dan bahasa yang sederhana.
• Pilihlah kata kerja yang tepat, aktif, dan kalimat deklaratif yang ringkas.
• Tulislah untuk audiens yang Anda tuju, menggunakan bahasa yang umum sesuai dengan peran dan tingkat pengalaman mereka. Hindari jargon bila memungkinkan dan pastikan Anda mendefinisikan istilah.
• Gunakan kalimat aktif untuk membuat panduan Anda lebih mudah dipahami dan mendorong pembaca Anda untuk mengambil tindakan tertentu.
• Gunakan kata kerja tertentu untuk membantu kejelasan. Misalnya, “Centang kotak di kolom 4” lebih berguna daripada “Pastikan semua kolom diisi.”
• Tekan nada yang sesuai untuk dokumen tersebut. Suasana hati yang bersahabat dan penuh penghargaan dapat meningkatkan keterlibatan dengan karyawan dan membuat tugas-tugas yang membosankan menjadi lebih menyenangkan, sementara suasana hati yang lebih berani dan formal dapat menunjukkan keseriusan atau urgensi proses yang berkaitan dengan kepatuhan hukum dan keselamatan.
• Gunakan suara dan gaya merek perusahaan Anda dalam dokumentasi Anda. Bahkan dokumentasi internal pun harus terdengar dan terlihat seperti merek perusahaan Anda.

5 Tinjau dan kumpulkan umpan balik.

Meninjau draf dokumentasi lebih dari sekadar mengoreksi kesalahan tanda baca—meskipun pemeriksaan keringkasan, tata bahasa, dan kejelasan yang menyeluruh harus menjadi bagian penting dari proses peninjauan. Setelah dokumen Anda bebas dari kesalahan penulisan, meminta umpan balik substantif dari pemangku kepentingan dan pakar akan membantu Anda menghasilkan produk akhir terbaik.

6 Mendistribusikan dan mengimplementasikan dokumentasi proses.

Dokumen proses terbaik tidak ada gunanya jika tidak ada yang menggunakannya. Menerapkan dokumentasi proses yang telah diselesaikan melibatkan pelatihan karyawan dan mengkomunikasikan perubahan proses secara efektif dalam organisasi. Jika perlu, lakukan sesi pelatihan untuk tim terkait, dengan menekankan perubahan dan manfaatnya. Komunikasikan perubahan proses melalui berbagai saluran, termasuk email, rapat, dan intranet, untuk memastikan semua pemangku kepentingan mendapat informasi dan keselarasan.

Gunakan alat, seperti fitur Berbagi Pengetahuan Grammarly dan fitur panduan gaya, untuk mengintegrasikan dokumentasi proses ke dalam alur kerja sehari-hari karyawan. Misalnya, Berbagi Pengetahuan memungkinkan admin untuk memecahkan kode akronim dan jargon perusahaan dan menghubungkan ke informasi yang relevan, yang merupakan cara cerdas untuk menyematkan dokumen proses atau instruksi cepat di mana pun tim Anda bekerja. Panduan gaya adalah dokumen proses umum yang, sayangnya, dapat hilang di hard drive atau berdebu di laci. Namun mengunggah panduan gaya Anda ke Grammarly akan membekali tim Anda dengan pelatihan real-time di mana pun mereka menulis sehingga mereka dapat tetap mengikuti perkembangan merek dengan lebih sedikit pelatihan.

7 Jadwalkan tinjauan dan pembaruan rutin.

Memperbarui dan memelihara dokumentasi proses secara teratur sangat penting untuk menjaganya tetap terkini dan relevan. Jadwalkan tinjauan berkala terhadap dokumentasi proses untuk mencerminkan perubahan dalam teknologi, peraturan, atau struktur organisasi. Sisihkan hari proses dan sesi kerja di seluruh tim untuk mendorong karyawan memperbarui dokumentasi proses yang menjadi tanggung jawab mereka. Tetapkan proses manajemen perubahan untuk pembaruan guna memastikan konsistensi dan akurasi di seluruh dokumen.

Dokumentasi proses yang terstruktur dengan baik berfungsi sebagai landasan keberhasilan organisasi, memberikan kejelasan, konsistensi, dan efisiensi dalam operasi sehari-hari. Manfaatnya berkisar dari pengalaman orientasi yang lebih baik dan alur kerja yang disederhanakan hingga peningkatan kolaborasi dan kemampuan beradaptasi terhadap perubahan. Menginvestasikan waktu dalam membuat dan memelihara dokumentasi proses merupakan investasi dalam kesuksesan bisnis jangka panjang. Hal ini tidak hanya menumbuhkan budaya perbaikan berkelanjutan tetapi juga memberdayakan tim untuk menavigasi tantangan secara efektif dan memastikan transisi yang mulus bagi anggota tim baru. Dengan memanfaatkan kekuatan dokumentasi proses yang jelas dan komprehensif, bisnis meletakkan dasar bagi pertumbuhan berkelanjutan, keunggulan operasional, dan ketahanan dalam lanskap bisnis yang terus berkembang.

FAQ dokumentasi proses

Seberapa sering dokumentasi proses harus diperbarui?

Dokumentasi proses harus diperbarui secara berkala, biasanya triwulanan hingga tahunan, atau lebih sering sebagai respons terhadap perubahan signifikan dalam proses, teknologi, atau peraturan, untuk memastikan keakuratan dan relevansinya yang berkelanjutan.

Apa tantangan umum dalam membuat dokumentasi proses?

Tantangan umum dalam membuat dokumentasi proses mencakup memperoleh informasi yang akurat dari pemangku kepentingan, menyelaraskan dokumentasi dengan perubahan organisasi, menjaga kejelasan tanpa kerumitan yang tidak perlu, dan memastikan relevansi yang berkelanjutan dari waktu ke waktu.

Seberapa rinci seharusnya dokumentasi proses?

Dokumentasi proses harus mencapai keseimbangan antara cukup rinci untuk memberikan pemahaman komprehensif tentang setiap langkah, termasuk masukan, keluaran, dan tanggung jawab, dan menghindari kerumitan yang tidak perlu untuk memenuhi kebutuhan audiens yang dituju.

Apakah ada alat khusus yang direkomendasikan untuk dokumentasi proses?

Alat yang direkomendasikan untuk dokumentasi proses mencakup Microsoft Visio, Lucidchart, Tallyfy, dan Process Street. Pilihan alat bergantung pada faktor-faktor seperti preferensi organisasi, kebutuhan kolaborasi, dan kompleksitas proses yang terdokumentasi.