Inilah Mengapa Anda Harus Memeriksa Email Anda di Pagi Hari

Jangan periksa email Anda! Banyak orang dengan kredensial mewah akan memberitahu Anda untuk menghindari email Anda dengan segala cara di pagi hari. Konsultan manajemen waktu Julie Morgenstern menulis seluruh buku tentang itu. Dia mengatakan kepada The Huffington Post bahwa jika Anda menyerah pada godaan, "Anda tidak akan pernah pulih." Penulis pengembangan pribadi Sid Savara memberikan tujuh alasan untuk tidak memeriksanya. Sebagai permulaan, permintaan di email Anda belum ada dalam agenda "hal yang harus dilakukan". Jika Anda menambahkannya ke piring Anda, Anda akan teralihkan dari hal-hal penting yang sudah ada dalam daftar tugas Anda. Apakah Anda ingin kehilangan kebahagiaan yang menyertai ketidaktahuan? Di sisi lain, seperti banyak ahli yang akan memberitahu Anda untuk memeriksa email Anda di awal hari. Inilah yang mereka katakan.

Mengapa Anda harus memeriksa email?

Singkirkan itu

Alasan terbesar untuk memeriksa email Anda di pagi hari adalah untuk menghindarinya. Lifehacker melaporkan pengalaman pribadi kontributor Harvard Business Review Dorie Clark: “Mendorong korespondensi email hingga akhir hari, saya menemukan bahwa saya secara konsisten menghindari menjawab pesan tertentu karena mereka membutuhkan pilihan sulit yang menurut otak saya melelahkan. Saya menyadari bahwa jika saya akhirnya ingin menghilangkan pesan-pesan yang tergeletak di bagian bawah kotak masuk saya, yang paling saya butuhkan bukanlah hanya waktu untuk merespons; itu adalah kemauan dan kebijaksanaan untuk membuat penilaian yang baik dan menanggapinya dengan tepat.” Dia merekomendasikan untuk menyisihkan waktu dua puluh menit sepanjang hari untuk menangani korespondensi email.

Latih orang lain untuk menghargai waktumu

Adakah yang pernah menelepon Anda atau mengirimi Anda pesan yang menanyakan apakah Anda mendapatkan email yang mereka kirimkan lima menit yang lalu? Dalam dunia teknologi saat ini, orang menginginkan sesuatu dengan cepat. Tetapi bukankah kesabaran adalah suatu kebajikan? Ketika Anda tidak langsung membalas, Anda mungkin akan membuat orang lain kesal pada awalnya. Namun, ketika mereka menerima balasan yang bijaksana, mereka mungkin belajar menghargai ketekunan Anda. Jika kebiasaan Anda adalah membalas email di pagi hari, Anda dapat membalas dalam waktu dua puluh empat jam. Itu adalah kerangka waktu yang masuk akal yang memberi Anda waktu untuk menjawab dengan benar. Akhirnya, kontak Anda yang sering akan menjadi akrab dengan rutinitas Anda. Mereka akan melihat bahwa Anda terlalu sibuk untuk siap membantu mereka, tetapi Anda akan kembali kepada mereka pada waktunya. Untuk keadaan darurat yang nyata, mereka dapat menghubungi Anda melalui telepon.

Beri diri Anda waktu untuk mengatasinya

Jika Anda membaca email lebih awal, Anda punya waktu untuk bereaksi. Jika Anda terlambat menunggu email yang mendesak, Anda mungkin kehilangan kesempatan atau tidak punya cukup waktu untuk memenuhi tenggat waktu. Tinjauan email di pagi hari mencegah Anda menahan orang lain. Jika seseorang membutuhkan balasan Anda untuk kemajuan, Anda dapat membantu produktivitas tim Anda dengan melakukan bagian Anda sesegera mungkin.

Anda dapat menghindari "tekanan email"

Menurut sebuah artikel di The Guardian, peneliti London dari Future Work Center melaporkan bahwa para pekerja merasa tertekan dari arus email yang terus-menerus menuntut. Karyawan yang menerima email di perangkat seluler mereka melalui aplikasi bahkan lebih stres. Di Jerman, masalah menjadi sangat mengkhawatirkan sehingga menteri ketenagakerjaan mulai memberlakukan undang-undang “anti-stres” untuk melarang perusahaan menghubungi karyawan di luar jam kerja dalam situasi non-darurat. Meskipun memeriksa email di awal dan akhir hari memiliki korelasi paling kuat dengan tekanan email, laporan tersebut menyarankan untuk mematikan pemberitahuan otomatis dari pesan baru. Jika Anda memeriksa akun Anda di pagi hari, menangani pesan yang paling penting segera, dan kemudian menutup aplikasi, Anda mungkin menemukan bahwa Anda tetap di atas email Anda tanpa merasa kewalahan. Menariknya, kepribadian juga mempengaruhi bagaimana orang merasa tertekan. Apa yang ditemukan oleh seorang psikolog dan penulis sains tentang efek tekad mungkin akan mengejutkan Anda.

Kemauan terbatas

Dalam buku Willpower, Roy F. Baumeister dan John Tierney menjunjung tekad sebagai salah satu prestasi manusia terbesar. Menurut Tierney, "Anda hanya memiliki jumlah [kemauan] yang terbatas saat Anda menjalani hari, jadi Anda harus berhati-hati untuk melestarikannya dan mencoba menyimpannya untuk keadaan darurat." Bagaimana ini berlaku untuk email? Sangat mudah untuk menunda menjawabnya jika tanggapan memerlukan penelitian atau jawaban yang panjang. Menunda terlalu lama, dan Anda tampak kasar. Menjawab yang rumit membutuhkan kemauan keras dan Anda memilikinya sebaik mungkin di pagi hari, sebelum Anda menghabiskannya untuk menghadapi tantangan lain. Mungkin Anda tidak akan memiliki balasan yang berbobot untuk ditulis setiap hari, tetapi ketika Anda melakukannya, pagi hari adalah waktu yang tepat untuk menjawabnya. Tierney juga mengatakan bahwa tekad sebanding dengan pelatihan ketahanan. Semakin Anda melatih tekad, semakin kuat kontrol diri Anda. Begitu Anda melatih diri Anda untuk menangani komunikasi utama di pagi hari, Anda akan memiliki disiplin untuk menghindari menghabiskan energi mental pada pemborosan waktu.

Bagaimana melakukannya dengan benar?

Penulis Laura Chin memberi tahu kita cara memeriksa email tanpa menguras energi mental kita. Prosesnya dimulai bahkan sebelum Anda menyalakan laptop Anda. Dia mengutip direktur NeuroLeadership Institute David Rock: "Jika Anda tidak dapat mengingat apa tujuan Anda, kecil kemungkinan Anda akan dapat memindai lingkungan untuk hal-hal yang relevan dengan tujuan Anda." Pertama, tentukan tujuan Anda. Ketika Anda memindai email Anda nanti, Anda akan dapat membidik pesan penting dan membuat keputusan bagaimana menangani masing-masing.

Selanjutnya, buka kotak masuk Anda. Ingat dua kata ini—kebijaksanaan dan kemauan keras. Salurkan prioritas utama Anda saat Anda menelusuri email baru Anda. Gunakan penilaian Anda untuk memutuskan pesan mana yang paling penting. Buka dan segera tanggapi atau tandai sebagai prioritas tinggi. Selanjutnya, gunakan kemauan Anda untuk menutup browser Anda. Apa pun yang kurang dari kritis dapat menunggu hingga sore hari.

Apakah Anda merasa bahwa penyortiran kritis dari yang tidak penting menghabiskan terlalu banyak waktu Anda? Coba layanan organisasi email, seperti Unroll.me, yang mengelompokkan pesan berprioritas rendah bersama-sama sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada hal-hal penting. Outlook baru-baru ini menerapkan layanan serupa. Ini disebut kotak masuk terfokus. Sistem merespons dan beradaptasi saat mengamati kontak mana yang paling sering berinteraksi dengan Anda. Ini juga menyaring penerusan, buletin, dan email massal ke dalam tab terpisah yang dapat Anda baca di waktu luang Anda. Selain menghapus spam secara otomatis, Anda dapat mengatur "aturan" untuk hanya menyimpan salinan terbaru dari buletin yang terlalu sering.

Anda akan membuat diri Anda stres. Anda akan teralihkan dari tujuan harian Anda. Anda akan membuang terlalu banyak waktu yang berharga. Ini adalah beberapa alasan orang mungkin memberi tahu Anda bahwa Anda tidak boleh memeriksa email Anda sebelum makan siang. Namun, banyak ahli telah menemukan bahwa menghapus email penting di bagian pertama hari akan membebaskan otak Anda untuk hal-hal lain. Orang-orang akan mengetahui bahwa Anda sibuk, tetapi Anda akan menjawab dalam waktu yang wajar. Dan Anda akan membangun tekad Anda saat Anda hanya menjawab pesan-pesan kunci. Apa intinya? Tidak ada yang bisa memberi tahu Anda filosofi mana yang terbaik karena Anda harus memperhitungkan kepribadian dan keadaan Anda. Jam berapa yang paling cocok untuk pekerjaan Anda? Metode apa yang membuat Anda merasa paling sedikit stres? Kapan Anda bekerja paling produktif? Tidak ada yang akan menjatuhkan pilihan Anda jika Anda mampu dan kompeten dalam pekerjaan Anda.