Kenyamanan Terawal: Apakah Canggung Menggunakan Frasa Ini?

Pesan email di luar kantor Anda mengatakan, "Saya sedang tidak berada di meja saya sekarang, tetapi saya akan menghubungi Anda kembali secepat mungkin." Sudahkah Anda menciptakan kecerobohan bisnis yang menyedihkan? Tentunya, Anda bermaksud baik. Bagaimana mungkin tidak sopan untuk mengatakan bahwa Anda akan melakukan sesuatu segera setelah Anda merasa nyaman?

Bahasa memiliki kekuatan. Kata-kata dan frase terbuka untuk interpretasi. Mereka dapat menyampaikan nada tertentu, tergantung pada konteks di mana mereka digunakan.

Mark Twain berkata, “Perbedaan antara kata yang hampir tepat dan kata yang tepat adalah masalah besar—inilah perbedaan antara serangga petir dan petir.” Trik untuk menjernihkan komunikasi terletak pada pemilihan kata dan frasa yang kecil kemungkinannya untuk disalahartikan—serangga petir daripada petir.

Apakah ada masalah dengan "kenyamanan paling awal"?

Seperti ungkapan yang tidak sopan, pasti ada pelanggaran yang lebih buruk. Apakah yang satu ini menggosok kita dengan cara yang salah tergantung pada konteks penggunaannya.

Pada kenyamanan saya yang paling awal

Mari kita lihat contoh pesan keluar kantor dari atas.

Putusan kami: Jangan gunakan

Mengatakan Anda akan membalas email atau panggilan seseorang secepat mungkin terdengar tidak sopan. Ya, maksud Anda Anda akan menghubungi orang yang menghubungi Anda sesegera mungkin, tetapi apa yang didengar penerima adalah sesuatu yang lebih seperti, “Saya akan menghubungi Anda kembali ketika (dan mungkin jika ) nyaman bagi saya .” Implikasinya adalah Anda akan melakukannya saat Anda menginginkannya, atau saat Anda baik dan siap, atau mungkin tidak pernah. Sombong!

Pada kenyamanan Anda yang paling awal

Tetapi bagaimana jika Anda menggunakan "secepatnya" untuk memberi tahu seseorang bahwa Anda setuju dengan mereka untuk memenuhi permintaan Anda saat itu nyaman bagi mereka? Mari kita lihat email antara rekan kerja, John dan Mary.

Putusan kami Oke untuk digunakan, tapi . . .

. . . ada cara yang lebih baik untuk menyatakan bahwa permintaan tidak mendesak. Meskipun tidak kasar untuk memberi tahu Mary bahwa tidak apa-apa baginya untuk memenuhi permintaan Anda saat itu nyaman, "pada kenyamanan Anda yang paling awal" masih gagal dalam beberapa hal.

• Itu tidak cukup spesifik. Anda telah memberi tahu Mary bahwa Anda membutuhkan sesuatu, tetapi Anda tidak memberi tahu dia saat Anda benar-benar membutuhkannya. Dia bisa menganggap Anda tidak benar-benar membutuhkannya sama sekali. Pilihan yang lebih baik adalah “. . . sesegera mungkin, atau selambat-lambatnya [tanggal].”
• Kedengarannya jargon. Salah satu alasan banyak orang tidak menyukai “secepatnya” adalah karena hal itu terdengar seperti jargon bisnis—sesuatu yang kita semua suka benci. Gunakan bahasa sederhana sebagai gantinya.
• Itu mudah disalahartikan. Bagaimana jika Mary melihat permintaan Anda sebagai hal yang mendesak ketika Anda bermaksud mengatakan bahwa Anda tidak terburu-buru? Dia mungkin mengambil waktu dari harinya untuk menyelesaikan tugas Anda, yang bisa berubah menjadi sesuatu yang tidak nyaman baginya.

Alternatif untuk “Kenyamanan Terawal”

Seperti frasa, menghilangkan "kenyamanan paling awal" dari daftar lagu Anda adalah taruhan teraman. Tapi apa yang harus Anda gunakan sebagai gantinya?

Pada kenyamanan saya yang paling awal

Kami telah menyatakan bahwa Anda harus keluar "secepatnya" dari tempat kerja dan komunikasi pribadi tout de suite . Itu terlihat tidak pengertian, jika tidak benar-benar kasar.

Jika Anda punya waktu untuk memenuhi permintaan, alih-alih mengatakan Anda akan melakukannya saat itu nyaman, beri tahu orang itu kapan mereka bisa mengharapkan tanggapan Anda. (“Saya akan menjawab ketika saya kembali ke kantor pada [tanggal].”)

Pada kenyamanan Anda yang paling awal

Meskipun tidak ada yang salah dengan ungkapan ini, mungkin sebenarnya terlalu sopan, atau setidaknya terlalu terbuka. Meskipun Anda bisa menggunakan bahasa yang lebih lembut dan tidak terlalu sarat jaron seperti "kapan pun Anda punya waktu" atau "segera setelah Anda bisa", sekali lagi, kami lebih memilih kekhususan.

Mari kita lihat kembali contoh email John and Mary dan membuatnya lebih spesifik.

Di sini, alih-alih memberitahu Mary untuk berkeliling mengirim pernyataan P&L kapan pun itu nyaman baginya, dan membiarkannya bertanya-tanya seberapa cepat dia membutuhkannya, John telah menggunakan ajakan bertindak untuk menanyakan apakah dia dapat mengirimnya selesai pada hari Rabu.

Sekarang, Mary tahu apa yang John butuhkan dan kapan dia membutuhkannya. Plus, memiliki CTA dalam bentuk pertanyaan dapat mendorongnya untuk menjawab, memberi tahu dia apakah dia dapat mengakomodasi permintaan tersebut.

Bonus: Balasan Mary akan mendokumentasikan pertukaran. Jika dia mengatakan ya, dia dapat menyiapkan pernyataan P&L pada hari Rabu dan tidak menyampaikannya, John dapat menindaklanjutinya. Jika dia masih tidak menanggapi, dia dapat menunjuk ke jejak email ini ketika dia harus menjelaskan mengapa P&L tidak masuk ke dalam laporannya. Cara untuk menutupi bagian belakangmu, John!