9 Tips Komunikasi Efektif di Tempat Kerja

Komunikasi di tempat kerja seharusnya tidak sesulit ini.

Tim Anda tinggal beberapa hari lagi untuk merilis proyek yang telah Anda derita selama berminggu-minggu. Ada banyak email dan pesan, presentasi, tinjauan hukum, dan diskusi yang membingungkan pada sore hari yang mengarah ke bagan yang digambar di papan tulis dengan spidol yang ternyata tidak bisa dihapus. Ups.

Di atas segalanya, ada pertemuan—begitu banyak pertemuan. Ada jenis harian cepat di mana orang mengatakan apa yang sedang mereka kerjakan, atau lebih sering teralihkan. Lalu ada sesi panjang yang melibatkan lusinan slide tentang metrik pengguna; pada akhir yang satu itu Anda diam-diam melamun tentang mengambil pelajaran kickboxing.

Namun, semua diskusi bertele-tele dan utas email yang tak ada habisnya entah bagaimana gagal mencegah kegagalan yang membayangi. Sekarang sepertinya tidak ada yang berada di halaman yang sama, dan tenggat waktu Anda semakin dekat. Apa yang Anda dapatkan di sini adalah pelajaran hina tentang komunikasi di tempat kerja—atau kekurangannya.

Seberapa efektif Anda dan kolega Anda berkomunikasi mengatakan banyak tentang seberapa baik pekerjaan berjalan secara lebih umum. Sulit untuk menyelesaikan sesuatu secara efisien ketika tidak ada yang memiliki rencana yang jelas. Orang bisa gagal ketika mereka tidak melihat cara yang baik untuk mendiskusikan peluang baru—apalagi tantangan yang tak terduga.

Itulah mengapa kami di sini dengan beberapa tips untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda di tempat kerja.

Pilih alat yang tepat untuk pekerjaan itu

Ada banyak cara untuk terhubung—dan salah sambung. Pilihlah dengan bijak.

Email mungkin tidak diperlukan, tetapi mereka juga mudah terkubur. Konferensi video menambahkan sentuhan manusiawi jika seseorang bekerja dari jarak jauh, tetapi mereka bisa menjadi berat. Panggilan telepon dasar terkadang diremehkan, tetapi Anda sering kali ingin menjadwalkannya terlebih dahulu, atau setidaknya mulai dengan bertanya kepada siapa pun yang Anda telepon apakah ini waktu yang tepat untuk berbicara.

Keuntungan dari percakapan real-time adalah seberapa banyak hal itu dapat memperjelas dalam waktu singkat sambil menghemat banyak pengetikan bolak-balik kedua belah pihak. Bijaksana dalam mengatur pertemuan dengan banyak pihak; ini dapat dengan mudah menjadi tugas, jadi Anda harus mengharapkan pengembalian yang berharga untuk membenarkan upaya tersebut.

Jadikan rapat Anda berarti

Seperti halnya pekerjaan, yang menurut Hukum Parkinson akan diperluas untuk mengisi waktu sebanyak yang dialokasikan untuk itu, demikian juga dengan rapat. Tetapkan batas waktu dan agenda. Anggaran berapa lama Anda akan menghabiskan pada setiap item sebelum melanjutkan. Idenya di sini adalah untuk menghargai waktu peserta Anda, jadi komunikasikan secara transparan tentang hal ini; melakukannya akan membantu Anda menghindari kesan terlalu kasar saat Anda menggembalakan semuanya.

Untuk satu-satu, bawa offline

Potensi lubang kelinci berlimpah dalam diskusi apa pun—dan beberapa mungkin layak untuk ditindaklanjuti, setidaknya di antara sebagian peserta. Misalnya, jika desainer Anda menyadari bahwa template baru yang mendapatkan lampu hijau akan segera memerlukan teks yang diperbarui, maka dia dan copywriter tepercayanya dapat mendiskusikan detail tersebut setelah rapat—tidak saat kru pengembang melihat dan mencoba untuk tidak menguap. Pergantian frasa yang berguna untuk situasi seperti ini: “Ayo offline.”

Tidak apa-apa untuk mengulang sendiri kadang-kadang

Jika ada sesuatu yang penting, biasanya perlu diulang.

Kadang-kadang ketika berhadapan dengan subjek yang kompleks atau proses yang sedang berlangsung, sangat membantu untuk mengingatkan orang-orang tentang dasar-dasarnya. Anda tidak perlu memusingkannya. Pertimbangkan contoh cepat ini:

“Baiklah, panggilan konferensi ini untuk memperbarui pemain kunci dalam pembuatan prototipe. Kami mencoba membuat tempat tidur anjing yang lebih baik pada musim gugur, menjelang penjualan liburan, jadi kami memiliki banyak pekerjaan yang harus dilakukan dalam hal mengoptimalkan ketahanan air liur. Pada panggilan minggu lalu, Susan memberi tahu kami bahwa pemasok mengantisipasi perputaran delapan minggu. Itu berarti kita perlu menyelesaikan dimensi bulan ini. Mari kita bicara tentang langkah selanjutnya. Siapa yang pertama?”

Rekap singkat ini tidak cukup untuk memberikan kuliah sambil tetap mencapai banyak hal:

• Menetapkan fokus panggilan, sehingga pembicara tahu untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya dan membuat subjek lain offline saat muncul
• Juga memberikan gambaran tentang apa yang diharapkan bagi siapa saja yang belum pernah menonton sebelumnya
• Reprises takeaway penting Susan dari panggilan terakhir jika ada yang melewatkannya
• Menetapkan prioritas utama dan tenggat waktu yang akan datang

Bagian terakhir itu akan berulang nanti, tetapi sementara itu, jika pembukaan Anda telah menyelamatkan seseorang dari pertanyaan yang canggung atau email yang membingungkan, itu sudah menyelesaikan tugasnya. Dan jika Anda khawatir menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menelusuri kembali jejak Anda, tanyakan saja apakah Anda harus melompat ke depan; kolega Anda mungkin akan mengejutkan Anda dengan mengatakan tidak.

Coba nyatakan poin-poin penting dengan beberapa cara berbeda

Ini juga dapat membantu untuk menemukan cara baru untuk mengeja ide-ide utama—menggunakan kata-kata yang berbeda atau mungkin saluran komunikasi yang berbeda, seperti email tindak lanjut yang mengkristalkan takeaways utama dari rapat dan siapa yang bertanggung jawab atas item tindakan utama ke depan.

Alex Blumberg, jurnalis radio yang beralih menjadi pengusaha yang mendirikan Gimlet Media, mengatakan kepada Tape bahwa meskipun ia bertahun-tahun sebagai komunikator profesional, butuh beberapa saat untuk menyadari pentingnya membantu rekan kerja memahami:

Ketika orang mengatakan hal yang sama, itu memiliki resonansi yang berbeda, berasal dari tempat yang berbeda atau memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda… Sebagian besar pekerjaan saya sekarang adalah mengatakan hal yang sama dengan berbagai cara agar orang mengerti dari mana asalnya . Jika Anda hanya mengatakannya sekali, tidak ada jaminan bahwa orang-orang mendengarnya seperti Anda mengatakannya.

Dengan kata lain, jika sesuatu cukup penting untuk diulangi, kemungkinan itu juga layak untuk diulang.

Jalankan kembali

Terutama dengan masalah teknis, menyatakan kembali ide-ide kunci juga dapat membantu Anda memastikan bahwa Anda benar-benar memahami sesuatu yang baru. Jika ada waktu, cobalah bertanya kepada orang yang menjelaskannya apakah Anda dapat menyatakan kembali maksud mereka dengan kata-kata Anda sendiri, dan tanyakan apakah Anda melakukannya dengan benar. Jika ada detail penting yang Anda lewatkan, ini adalah kesempatan bagus untuk mendapatkan bantuan untuk memahaminya.

Perhatikan bahasa tubuh Anda

Disengaja atau tidak, cara Anda memperlakukan tubuh Anda banyak berkomunikasi. Misalnya, apakah Anda tampak tertutup dengan tangan terlipat, atau terlibat aktif, katakanlah dengan berbicara dengan tangan Anda? Ini patut dipertimbangkan, jangan sampai Anda mengirim pesan yang salah dengan postur atau ekspresi wajah Anda.

Mungkin saat seorang rekan mengakhiri presentasi dan melihat sekeliling ruangan, Anda tampak melotot—bukan karena presentasinya buruk, tetapi karena Anda sedang melamun. Di saat-saat seperti ini, terkadang bermanfaat untuk menjelaskan diri sendiri: “Itu tidak buruk sama sekali, saya hanya perlu waktu untuk memproses. Mari kita berputar kembali sebentar lagi.”

Ringkas hal-hal penting

Bukan hal yang aneh bagi orang-orang untuk bertemu selama satu jam, mengajukan serangkaian pertanyaan berharga, merenungkan jawaban potensial, tidak menyelesaikan apa pun, dan kemudian menyadari bahwa sudah waktunya untuk pergi ke pertemuan lain. Di sinilah catatan tindak lanjut dapat membantu memastikan kemajuan apa pun yang mungkin telah Anda buat tidak hilang begitu saja.

Jika Anda dapat menghindari pengiriman email yang panjang ke penerima yang panjang, itu mungkin lebih baik. Tetapi jika harus, Anda juga dapat menyertakan tl;dr (“terlalu panjang; tidak dibaca”) yang merangkum sorotan secara singkat. Letakkan di atas sehingga pria di logistik yang tampaknya hanya membaca sekilas setidaknya akan memperhatikan hal-hal penting.

Bersikaplah yang baik

Ucapan terima kasih yang cepat atau senyuman yang tepat waktu dapat membantu rekan kantor Anda merasa dihargai dan dipahami.

Jika itu membuat orang ingin berbicara lebih banyak dengan Anda, bukankah itu komunikasi di tempat kerja yang lebih baik?