10 tips untuk komunikasi email yang efektif

Saat ini, komunikasi email yang efektif sangat penting untuk bisnis apa pun dan menyediakan metode komunikasi paling cepat bagi banyak profesional. Sebagian besar dari kita menulis email di tempat kerja setiap hari, tetapi kapan terakhir kali Anda meluangkan waktu sejenak untuk memikirkan keterampilan komunikasi email Anda dan bagaimana Anda dapat meningkatkannya?

Dalam panduan ini, kami mengeksplorasi cara berkomunikasi secara efektif melalui email. Seperti yang akan segera Anda pelajari, komunikasi email yang efektif di tempat kerja atau dengan klien adalah keterampilan yang dapat dipelajari – dan dengan demikian ditingkatkan. Kami akan memandu Anda melalui masalah email umum yang mungkin Anda kenal dan kemudian memperkenalkan Anda pada tips yang dapat ditindaklanjuti untuk penulisan email yang efektif. Lalai

Pentingnya komunikasi email yang efektif di tempat kerja

Hampir tidak mungkin membayangkan waktu sebelum email. Email pertama dikirim pada tahun 1971, dan sejak itu, surat elektronik ini telah menguasai dunia. 300 miliar email yang mengejutkan dikirim setiap hari – dan angkanya akan terus bertambah. Saat ini, hampir 4 miliar orang di dunia memiliki akun email – lebih dari setengah populasi global.

Lebih banyak akun email berarti lebih banyak email. Rata-rata pekerja menerima 121 email per hari, yang berarti email Anda harus menonjol, atau kemungkinan akan diabaikan.

Tetapi menulis email yang efektif itu sederhana, bukan? Salah. Para peneliti yang mempelajari pemahaman email telah menemukan bahwa ada beberapa masalah serius – dan umum – yang dapat memengaruhi komunikasi email.

Mereka telah membantu mengklasifikasikan masalah email umum ke dalam kategori berikut:

• Tidak saling mengenal
• Kesulitan dalam menghubungkan
• Kurangnya kepercayaan
• Kurangnya petunjuk antarpribadi
• Penurunan kualitas komunikasi
• Ketidaknyamanan emosional dan psikologis
  

Temuan ini menyoroti betapa pentingnya menyampaikan pesan dengan benar. Tapi itu bukan hanya kata-kata. Itu juga strukturnya.

Dalam studi lain tentang cara menggunakan email secara efektif dalam bisnis, para peneliti menemukan bahwa cara email Anda disusun, ditulis, dan disajikan memengaruhi cara informasi disampaikan, diproses, dan dipahami.

Pengambilan penting dari penelitian dan pengalaman dunia nyata kami adalah: menulis email yang efektif adalah keterampilan penting di tempat kerja modern.

1. Pahami audiens Anda

Kunci untuk mengembangkan keterampilan komunikasi email yang efektif adalah memahami audiens Anda dan menyesuaikan korespondensi Anda dengan mereka. Sebelum menulis email Anda, luangkan waktu untuk memikirkan penerimanya. Dalam konteks profesional, orang tersebut bisa menjadi pelanggan yang sudah ada, klien potensial, kolega, atau bos.

Peran dan hubungan mereka dengan Anda akan menentukan pendekatan yang Anda ambil. Ini juga akan mempengaruhi nada email Anda, termasuk seberapa formal atau informalnya email tersebut.

Anda tidak akan mengharapkan email informal dari departemen Pemerintah, misalnya. Kolega dan teman juga tidak akan menemukan email yang sangat formal yang sesuai jika Anda mengundang mereka keluar untuk minum.

Jika Anda tidak yakin bagaimana menyusun sebuah email, biasanya lebih baik untuk menjadi lebih formal daripada informal. Baris pertama dan terakhir email Anda sangat penting untuk mencapai nada yang tepat, jadi jika Anda menginginkan beberapa tip tentang cara memulai email profesional dan cara mengakhirinya, lihat posting blog terbaru kami. Anda juga dapat mempelajari lebih lanjut tentang etiket email yang sesuai untuk berbagai jenis email di blog terperinci kami.

2. Gunakan suara aktif

Saat menulis email untuk bisnis, ada kecenderungan untuk mengadopsi suara pasif. Menulis dengan cara ini mungkin tampak formal dan profesional tetapi dapat dengan mudah menyebabkan miskomunikasi dan kesalahpahaman.

Mari kita lihat sebuah contoh. Berikut pernyataan dalam kalimat aktif.

Saya ingin Anda menelepon Simon pada hari Kamis jam 10:00 pagi.

Jelas bahwa pengirim meminta penerima untuk menelepon Simon pada pukul 10:00 pada hari Kamis.

Bandingkan dengan yang ditulis dengan kalimat pasif.

Seseorang harus menelepon Simon pada Kamis pagi.

Akankah Simon mendapat telepon? Jika demikian, dari siapa?

Pada tingkat yang paling dasar, menggunakan suara aktif adalah tentang menjadi jelas dan tegas. Jika Anda menulis email, harus jelas apa yang Anda minta. Penerima tidak boleh ragu apa yang Anda ingin mereka lakukan dan kapan.

Suara aktif dapat terlihat sedikit kasar atau tidak pribadi, tetapi sebenarnya ini adalah cara yang lebih profesional untuk berkomunikasi. Bonusnya adalah menulis dengan suara aktif dapat membuat pesan Anda lebih pendek dan dengan demikian komunikasi email Anda menjadi efisien. Bagi kita semua yang mengarungi ratusan hari, itu mungkin akan dihargai.

3. Jadilah cerdas secara emosional

Kecerdasan emosional adalah tentang menciptakan hubungan dengan perasaan seseorang yang lebih dalam. Ini adalah alat pemasaran yang kuat, seperti yang telah disimpulkan oleh Harvard Business Review – dan ini juga membantu Anda dalam membuat email yang efektif.

Email yang cerdas secara emosional ditulis dengan pengakuan perasaan penerima. Mereka ditulis dengan cara yang memunculkan respons positif, menggunakan bahasa untuk memanfaatkan emosi utama kita.

Alih-alih menulis.

Saya mengundang Anda ke pertemuan …

Mengapa tidak menggunakan.

Saya akan menghargai perspektif Anda pada pertemuan ini. Bisakah Anda hadir?

Yang pertama adalah instruksi. Yang kedua adalah undangan. Keduanya ditulis dengan suara aktif, tetapi hanya satu yang cerdas secara emosional. Sederhananya, kecerdasan emosional adalah tentang memahami, merefleksikan, dan menghargai emosi seseorang.

Anda tidak perlu berlebihan di sini, tetapi luangkan waktu untuk merenungkan bagaimana email yang Anda tulis dapat membuat perasaan seseorang.

Pendekatan yang cerdas secara emosional juga dapat membantu Anda membentuk komunikasi email yang efektif dengan klien. Ini penting ketika menangani keluhan. Dengan mengenali dan mengakui setiap frustrasi, gangguan, dan kekecewaan, Anda menunjukkan empati yang dapat membantu meredakan situasi.

4. Pilih baris subjek email yang menarik

Baris subjek email adalah judul cerita Anda. Baris subjek email yang paling efektif cukup menawan untuk menarik perhatian seseorang, menciptakan keinginan untuk membuka email yang hampir tak tertahankan.

Jika baris subjek Anda tidak menarik, email Anda tidak akan dibuka. Itulah pelajaran yang bisa kita ambil dari dunia pemasaran email, di mana statistik menunjukkan bahwa kurang dari 20% penerima membuka email yang tidak diminta.

Bahkan jika Anda menulis kepada klien, kolega, atau teman yang berharga, kami dapat mengambil beberapa pelajaran dari pemasar email profesional tentang membuat baris subjek.

Itu harus jelas, sederhana, dan lugas. Itu harus memberi tahu penerima dengan tepat tentang email itu dan mendorong mereka untuk membukanya.

Jika Anda menulis permintaan rapat, katakan demikian.

Ketika email Anda mendesak dan Anda membutuhkan tanggapan, mintalah.

Butuh sesuatu yang disepakati, menjadi jelas.

Sayangnya masih cukup mudah bagi penerima untuk mengabaikan email, tetapi baris subjek yang baik dapat secara dramatis mengurangi hal ini.

5. Tetapkan tujuan untuk email

Dalam konteks profesional, setiap pesan yang Anda kirim harus memiliki tujuan. Saat mengidentifikasi tujuan email Anda, tanyakan pada diri sendiri tiga pertanyaan ini:

1. Apa yang Anda minta penerima lakukan?
2. Apa yang Anda ingin mereka rasakan?
3. Bagaimana seharusnya mereka merespons?

Mari kita ambil contoh permintaan cuti kepada seorang manajer.

1. Apa yang Anda minta penerima lakukan: Tinjau permintaan cuti saya
2. Bagaimana Anda ingin mereka merasa: Bahwa saya masuk akal dan profesional
3. Bagaimana Anda ingin mereka merespons: Dengan mengabulkan permintaan cuti saya

Menggunakan pendekatan yang berorientasi pada tujuan dapat membantu Anda saat menulis email yang efektif di tempat kerja, memberikan struktur garis besar dan memengaruhi nada suara Anda – baik formal maupun informal, misalnya.

Kami tidak akan membahas detailnya di sini, tetapi Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang cara menyusun email profesional dengan panduan mendalam kami.

6. Atur pikiran Anda

Prinsip Piramida adalah pendekatan mapan untuk komunikasi email yang efektif. Pada tahun 80-an, para eksekutif McKinsey menciptakan prinsip untuk menyediakan cara yang efisien untuk menyusun pemikiran dan meningkatkan komunikasi bisnis. Jika Anda ingin tahu cara menulis email bisnis yang efektif, pikirkan tentang piramida.

Menjelaskannya bisa memakan waktu cukup lama, tetapi prinsip dasarnya adalah Anda membuat poin (atau jawaban) yang paling penting di awal dan menyusun email Anda sesuai dengan itu.

Katakanlah, misalnya, atasan Anda mengirimi Anda email yang menanyakan apakah Anda harus memperpanjang kontrak rekan kerja.

Berikut adalah respons bisnis khas yang menjawab pertanyaan di bagian akhir.

Saya sangat menyukai Joe dan menemukan pekerjaan mereka berkualitas baik. Namun, ada pertanyaan tentang apakah kita membutuhkan orang lain. Pada akhirnya, saya pikir kita harus melakukannya.

Menggunakan prinsip piramida, kita dapat merestrukturisasi ini.

Saya pikir kita harus memperpanjang kontrak Joe. Pekerjaan mereka berkualitas tinggi, dan kami tidak akan memiliki kapasitas yang cukup untuk mengelola tanpa mereka.

Pendekatan ini cukup formal dan tidak akan berhasil dalam setiap situasi. Tetapi jika Anda berurusan dengan permintaan eksplisit dari kolega atau atasan, itu akan menghemat waktu semua orang dan akan memastikan bahwa tidak akan ada kesalahpahaman.

7. Pikirkan seluler

Pada Desember 2019, hampir 50% dari semua email dibuka di perangkat seluler. Angka itu kemungkinan akan meningkat karena semakin banyak dari kita yang menikmati kebebasan dan fleksibilitas kerja jarak jauh atau hibrida.

Kita semua tahu bahwa, saat membaca email di telepon, kita menelusurinya dengan cepat. Sulit untuk membaca bagian teks yang panjang, dan bukti menunjukkan bahwa kebanyakan dari kita tidak mau repot.

Jika email tidak diformat dengan benar, ada kemungkinan 70% seseorang akan menghapusnya dalam waktu tiga detik, demikian temuan para peneliti.

Beberapa kesalahan umum yang dilakukan orang saat menulis email meliputi:

• Gambar terlalu besar atau tidak pada tempatnya
• Terlalu banyak teks tanpa jeda yang cukup
• Tata letak beberapa kolom (tanpa template responsif)

Saat menulis email yang efektif untuk seluler, buatlah hal-hal yang singkat, manis, dan sederhana.

Kami akan menganggap Anda sudah menulis dengan suara aktif, yang akan membuat jumlah kata tetap rendah. Berikut adalah beberapa tip untuk membuat email seluler yang menarik.

• Simpan paragraf menjadi satu atau dua kalimat
• Gunakan prinsip piramida untuk menyusun email Anda, dengan informasi penting di bagian atas
• Gunakan font yang jelas dan terbaca
• Jangan pernah menambahkan gambar
• Gunakan poin-poin untuk memecah teks
• Jangan gunakan tabel
• Sertakan semua informasi penting di badan email alih-alih lampiran

8. Berikan instruksi yang jelas

Jika Anda meminta seseorang untuk melakukan sesuatu, berikan instruksi yang jelas. Jika itu permintaan pertemuan, katakan saja. Jika Anda ingin tanggapan, mintalah. Jika Anda membutuhkan seseorang untuk menyediakan sesuatu untuk Anda, beri tahu mereka.

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda.

• Berikan tanggal dan detailnya
• Gunakan paragraf kalimat tunggal
• Pecahkan hal-hal menjadi langkah-langkah
• Pertimbangkan untuk menggunakan poin-poin atau daftar bernomor untuk memperjelas informasi
• Jangan takut menggunakan huruf tebal untuk menonjolkan informasi penting

9. Pahami perbedaan antara penerima, CC, dan BCC

Berapa banyak email yang Anda terima yang tidak relevan? Jawabannya mungkin cukup banyak. Komunikasi email yang efektif adalah tentang mengirim email hanya kepada mereka yang perlu membacanya dan merespons.

Saat mengirim email, Anda memiliki tiga pilihan. Anda dapat mengirimkannya langsung ke seseorang, CC, atau BCC mereka. Berikut adalah arti dari istilah-istilah ini.

• Kirim ke: Orang yang Anda kirimi email. Mereka disebut penerima.
• CC: Salinan email akan dikirimkan ke orang tersebut. Mereka bukan penerima email langsung, tetapi informasinya mungkin relevan bagi mereka. Penerima dan orang lain yang di-CC dapat melihat siapa yang telah menerima pesan tersebut.
• BCC: Sebuah 'blind carbon copy email dikirim ke penerima. Mereka bukan responden langsung, dan penerima (atau mereka yang di-CC) tidak dapat melihat bahwa orang ini telah menerima email.

Dalam kebanyakan kasus, jelas untuk siapa email itu ditujukan, tetapi memilih siapa yang akan dikirim ke CC bisa jadi lebih sulit. Ada kecenderungan untuk CC pada banyak orang, tetapi tanyakan pada diri Anda apakah penting bagi mereka untuk menerima email. Jika tidak, maka jangan.

10. Pilih waktu terbaik untuk mengirim email Anda

Sangat penting bahwa Anda mendapatkan konten email Anda dengan benar, tetapi mengirim pesan Anda pada waktu yang salah dapat mempengaruhi berapa banyak orang yang membuka dan membacanya. HubSpot menganalisis lebih dari 4 miliar email untuk menemukan waktu terbaik untuk mengirim.

Mereka menemukan bahwa rasio klik untuk membuka tertinggi berada di:

• 10 pagi
• 1 SIANG
• 6 sore

Mereka menyimpulkan bahwa saat-saat ini adalah saat kebanyakan orang memulai atau mengakhiri hari kerja mereka dan memiliki waktu untuk memeriksa email mereka.

Ini bukan ilmu pasti, tetapi logika memberi tahu kita bahwa mengirim email penting pada pukul 4:30 pada hari Jumat sore sebelum akhir pekan hari libur bank mungkin merupakan ide yang buruk.

Apakah Anda ingin menerapkan kiat-kiat ini untuk komunikasi email yang efektif? Flowrite mengubah poin-poin menjadi email siap kirim lebih cepat dari sebelumnya, memungkinkan Anda menghemat waktu dan menjadi lebih produktif. Minta akses dan alami masa depan penulisan.