Cara mengatasi kecemasan email di tempat kerja

Kecemasan email adalah stres dan ketakutan yang diciptakan dengan mengelola kotak surat Anda. Sementara penyebab kecemasan email kompleks, hasilnya sangat nyata, dengan ketakutan akan email penyebab utama stres di tempat kerja.

Berurusan dengan kecemasan email melibatkan pemahaman penyebab fobia email Anda dan mengembangkan strategi untuk merampingkan prosesnya.

Dalam artikel ini, kami mengeksplorasi apa itu kecemasan email, menjelaskan beberapa tanda kecemasan email, dan memberikan beberapa kiat ahli untuk membantu Anda mengelola email dengan lebih baik.

Apakah ada yang namanya kecemasan email?

Jika Anda salah satu dari jutaan orang yang bertanya kepada Google: Mengapa email membuat saya sangat cemas? Kemudian ada bantuan yang tersedia. Kecemasan email adalah masalah asli yang mempengaruhi sebagian besar dari kita di beberapa titik dalam hidup kita.

Kecemasan menciptakan perasaan khawatir, tegang, dan takut, kata badan amal kesehatan mental Mind. Emosi dapat dihasilkan oleh ini yang akan terjadi atau yang kita pikir bisa terjadi di masa depan.

Saat kita semua berjuang melawan segunung pesan, Anda mungkin bertanya, mengapa email begitu membuat stres?

Kita bisa menjadi kecanduan teknologi digital, kata Dr. Gini Harrison dan Dr. Mathijs Lucassen dari Universitas Terbuka. Mereka memperingatkan bahwa keterlibatan berlebihan dengan teknologi dapat memengaruhi struktur otak kita. Misalnya, email yang berlebihan dapat menyebabkan gangguan terus-menerus, memengaruhi tidur kita, dan merusak keseimbangan kerja/hidup kita. Kami juga mungkin mengalami FOMO, yang menyebabkan kami memeriksa email lebih sering daripada yang sehat. Akhirnya, kita dapat mengembangkan perbandingan sosial yang tidak menguntungkan, percaya bahwa orang lain lebih cepat, lebih efisien, dan efektif daripada kita.

Email adalah salah satu pemicu paling umum untuk kecemasan sosial dan kecemasan terkait produktivitas, kata Alice Boyes yang menulis di Psychology Today. Dia menyarankan salah satu alasan utama kita merasa cemas tentang email adalah bahwa itu "asynchronous", yang berarti ada penundaan antara mengirim email dan menerima tanggapan.

Mengirim email menciptakan harapan akan balasan, katanya. Menunggu balasan menciptakan stres. Itu karena kurangnya jawaban dapat membuat otak Anda mulai berlari, membuat skenario untuk mengisi celah yang dibuat. Dia menggambarkan ini sebagai "membingungkan secara emosional dan memicu kecemasan".

Kecemasan email juga bisa disebabkan oleh harapan bahwa Anda akan membalas setiap email. Para peneliti telah memberi label ini "bias darurat email". Sederhananya, kami menjadi stres dengan email yang tidak dijawab karena kami yakin pengirimnya mengharapkan balasan.

Apa pun penyebab kecemasan email, itu adalah sesuatu yang perlu segera ditangani. Kecemasan kerja dapat menyebabkan kesehatan fisik yang buruk dan ketidakhadiran dan menyebabkan perasaan depresi.

Jadi, bagaimana Anda menghentikan kecemasan email? Pertama, Anda perlu memahami apa yang menyebabkan kecemasan Anda.

Apa yang menyebabkan kecemasan email Anda?

Kecemasan email adalah istilah kolektif yang menggambarkan stres yang disebabkan oleh pengelolaan kotak surat kita. Sebenarnya, ada beberapa cara email dapat menimbulkan kecemasan.

Berapa banyak dari ini yang menyebabkan Anda email kecemasan?

• Takut membuka email – Takut membuka email dapat menciptakan kecemasan yang signifikan, dan bagian terburuknya adalah, semakin lama Anda meninggalkannya, semakin buruk hasilnya. (Jika Anda memiliki beberapa, jangan merasa terlalu buruk––psikolog Berit Brogaard mengaku memiliki lebih dari 30.000 email yang belum dijawab.) Anda mungkin tidak punya cukup waktu untuk menjawab email atau takut membukanya karena takut akan apa yang ada di dalamnya. Apa pun alasannya, stres itu nyata.
• Waktu respons email yang lambat – Seperti yang telah kami jelaskan di atas, respons email yang lambat dapat menyebabkan stres. Jika seseorang lambat menanggapi pesan Anda, Anda mulai membayangkan alasannya, yang dapat menyebabkan spiral emosi negatif yang dapat membuat Anda merasa cemas.
• Kecemasan membuka email – Anda mungkin juga mengalami kecemasan saat membuka email, bertanya-tanya apa yang akan Anda temukan di dalamnya. Ini mungkin berarti Anda tidak membukanya, menciptakan lebih banyak stres dan mengarah ke pesan yang tidak terjawab yang dapat memengaruhi pekerjaan Anda.
• Mengirim email kecemasan – Email kecemasan pengiriman adalah stres dan ketakutan yang Anda alami sebelum mendorong kirim. Anda mungkin khawatir tentang reaksi terhadap email dari tanggapan yang mungkin Anda terima. Kecemasan tentang pengiriman email adalah salah satu alasan email membuat kita sengsara, kata Cal Newport di New Yorker.
• Kecemasan membalas pesan – Menulis email dapat menjadi tantangan dan menyebabkan kecemasan dan stres. Tanda-tanda termasuk terus meninjau, menulis ulang, dan mengunjungi kembali email yang dikirim. Mengatakan 'Tidak' seringkali merupakan hal yang paling sulit untuk dilakukan, jadi lihat blog kami tentang cara melakukannya dengan sopan.
• Kecemasan tanpa balasan – Menunggu balasan email––terutama yang memerlukan respons mendesak––dapat menimbulkan stres dan kecemasan. Semakin lama Anda menunggu, semakin buruk jadinya.
• Pemeriksaan email obsesif – Seperti yang ditemukan oleh Harrison dan Lucassen, memeriksa email secara obsesif adalah tanda dan penyebab stres dan kecemasan di tempat kerja. Rata-rata orang memeriksa email mereka 15 kali sehari, tetapi kecemasan memeriksa email dapat membuat kita melakukannya lebih sering, dalam banyak kasus memeriksa ratusan kali. Kehilangan koneksi ke jaringan atau telepon yang kehabisan baterai dapat menyebabkan kecemasan juga, karena Anda tidak dapat tetap berhubungan.
• Penghindaran email – Penghindaran kecemasan email melibatkan mengabaikan email Anda dan berharap mereka akan pergi. Jika semuanya bisa menjadi terlalu banyak, kami dapat keluar dan keluar, meninggalkan email kami untuk hari lain. Ini bukan solusi yang berkelanjutan, hanya menunda kebutuhan yang tak terelakkan untuk membuka dan menjawab pesan kita.
  

Cara mengatasi kecemasan email

Kami telah menjelajahi beberapa penyebab umum dari stres kotak surat, tetapi bagaimana Anda dapat mengatasi kecemasan email? Ada beberapa strategi sederhana, teknologi baru yang menarik, dan perubahan gaya hidup yang dapat Anda lakukan yang dapat membantu Anda melawan kelelahan email.

Sebelum kita menyelami, jika stres yang Anda alami terlalu banyak dan mulai memengaruhi kesehatan mental Anda, selalu cari bantuan dan dukungan profesional. Sedikit stres di tempat kerja adalah hal yang wajar; kecemasan parah tidak. Jika semuanya terlalu berlebihan, bicarakan dengan atasan Anda, teman, atau profesional medis.

Berikut adalah 10 cara untuk mengatasi kecemasan email.

1. Pelajari apa yang menyebabkan kecemasan email Anda?

Mulailah dengan selembar kertas biasa dan buat daftar apa yang menyebabkan Anda cemas melalui email. Seiring waktu, pelajari apa gejalanya dan identifikasi pemicunya. Misalnya, apakah keadaan lebih buruk di pagi hari, malam hari, atau di akhir pekan?

Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi pelacak suasana hati untuk melacak perasaan Anda. Informasi yang Anda kumpulkan dapat digunakan untuk mengidentifikasi solusi yang sesuai untuk mengelola email Anda secara lebih efektif.

Jika Anda mengalami kelebihan email, pertimbangkan untuk menggunakan alat produktivitas dan asisten email untuk membantu Anda mengelola kotak surat dengan lebih baik.

2. Tetapkan harapan

Salah satu penyebab terbesar kecemasan di tempat kerja adalah menunggu balasan. Anda tidak dapat menuntut seseorang untuk merespons, tetapi Anda dapat menetapkan harapan. Jika Anda membutuhkan jawaban, mintalah satu. Jika mendesak, atau sensitif terhadap waktu, jelaskan tentang itu. Ingat, Anda tidak bersikap kasar tetapi menetapkan harapan.

Di sisi lain, jika Anda tidak dapat segera membalas email, jelaskan kepada pengirimnya dan beri tahu mereka. Akui penerimaan email mereka dan berikan kerangka waktu untuk tanggapan. Sekali lagi, ini mengurangi stres bagi Anda berdua.

Berikut adalah contoh bagaimana itu bisa berhasil.

3. Tulis email yang cerdas secara emosional

Kecerdasan emosional adalah kemampuan untuk mengelola emosi kita sendiri dan menyalurkannya secara positif. Kita dapat mengambil prinsip-prinsip ini dan menerapkannya pada komunikasi melalui email yang cerdas secara emosional.

Inti dari email yang cerdas secara emosional adalah memposisikan diri Anda sebagai penerima. Pikirkan bagaimana perasaan Anda saat menerima pesan (dan lebih sedikit tentang apa yang Anda sebagai pengirim minta).

Para ahli memperingatkan tentang efek "penghambatan". Tanpa orang di depan kita, kita cenderung menulis hal-hal yang dapat membuat marah atau menyinggung seseorang. Poin penting lainnya adalah jangan pernah mengirim email saat Anda sedang marah atau kesal.

4. Pahami etiket email

Begitu banyak kecemasan email yang disebabkan oleh kesalahan dan kesalahpahaman saat menulis pesan. Sebagian, ini dapat disebabkan oleh sekarang memahami atau mengikuti etiket email yang benar.

Blog kami berisi banyak sekali informasi dan panduan menulis. Anda dapat menemukan informasi tentang cara memulai email formal, menulis email bisnis yang lebih baik, dan cara menggunakan nada yang tepat dalam email.

Ingin tahu harus mulai dari mana? 10 tips kami untuk komunikasi email yang efektif memberikan beberapa teknik penting untuk meningkatkan tulisan Anda.

5. Dapatkan dukungan menulis

Kecemasan email seringkali dapat disebabkan oleh kurangnya kemampuan menulis, kata akademisi. “Individu menahan diri dari kegiatan sosial ketika keinginan mereka untuk menciptakan kesan tertentu ditambah dengan kurangnya kepercayaan tentang kemampuan mereka untuk melakukannya,” memperingatkan para peneliti yang menyelidiki komunikasi digital.

Banyak dari kita berjuang untuk menangkap pikiran kita dan mengomunikasikannya secara efektif melalui email kita. Ini bisa sangat menantang bagi mereka yang berkomunikasi dalam bahasa lain dari bahasa pertama mereka.

Di Flowrite, kami mempermudah semua orang untuk menulis email yang lebih baik. Asisten penulis AI kami dapat membantu Anda membuat email bisnis yang lebih baik.

6. Depersonalisasi situasi

Kecemasan email sering disebabkan oleh terlalu terlibat secara emosional dalam pekerjaan Anda. Sementara beberapa keterlibatan emosional positif, dalam beberapa kasus, budaya kerja "keterlibatan tinggi" dapat menyebabkan perilaku yang merusak.

Jika Anda berjuang melawan stres, para ahli di MindTools menyarankan untuk mengambil pendekatan tiga langkah:

1. Berhenti dan evaluasi – Sebelum menanggapi email, atau diliputi oleh stres, mundurlah selangkah dan nilai situasinya. Jelajahi mengapa Anda merasa frustrasi dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengatasinya.
2. Temukan sesuatu yang positif – Bahkan di saat-saat terberat, cobalah dan temukan secercah kepositifan. Tantang perspektif Anda dan dorong diri Anda untuk berpikir positif. Ini mematahkan pola mental negatif dari pembentukan.
3. Ingat terakhir kali Anda merasa frustrasi – Mengenali tanda-tanda frustrasi dan memahami perasaan dapat membangun empati, yang dapat membantu Anda menghadapi saat-saat yang paling menantang.

7. Angkat telepon

Terkadang jawaban sebuah email bukanlah email lain; itu panggilan telepon. Mengangkat telepon dan menelepon seseorang dapat menghasilkan keajaiban.

Berbicara menciptakan koneksi yang lebih dalam daripada email karena lebih aktif daripada pasif. Ini juga membantu untuk memecahkan "kesenjangan informasi" yang dapat terjadi ketika berbicara tentang subjek yang kompleks.

Panggilan telepon atau pertemuan tatap muka juga dapat membantu menciptakan hubungan yang lebih kuat, juga memperluas jaringan dukungan Anda.

8. Tetapkan batasan

Email adalah alat bisnis yang seharusnya membuat kehidupan kerja Anda lebih mudah, tetapi ketika Anda membaca dan menanggapi email setiap saat, itu tidak sehat (dan kemungkinan besar tidak produktif). Menetapkan batasan dapat membantu Anda mengelola pesan dengan lebih efektif.

Berikut adalah beberapa solusi yang dicoba dan diuji:

• Lindungi waktu untuk memeriksa email setiap hari – Sisihkan waktu di buku harian Anda untuk mengelola email dan menaatinya. Mengamankan waktu membantu Anda menetapkan harapan.
• Email triase – Tandai dan kelola pesan Anda saat masuk, dan tangani yang penting terlebih dahulu.
• Gunakan di luar kantor Anda – Di luar kantor Anda tidak hanya untuk liburan; ini dapat membantu Anda mengelola kotak surat dengan lebih baik. Respons otomatis dapat mengakui penerimaan dan menetapkan harapan untuk balasan.
  
  Berikut ini contohnya:

9. Latihan

Jika kecemasan Anda disebabkan oleh terlalu banyak waktu di tempat kerja, maka olahraga dapat membantu menciptakan jarak yang sehat dan mengatur ulang timbangan dalam keseimbangan kerja/hidup Anda. Selain itu, segala bentuk olahraga bermanfaat bagi kesehatan Anda, menurut para akademisi.

Sebuah penelitian di Gothenburg menemukan bahwa mereka yang secara teratur melakukan aktivitas fisik selama 12 minggu menemukan gejala kecemasan mereka membaik.

Olahraga dapat membantu meningkatkan kesehatan fisik dan kesejahteraan Anda serta memberikan jarak dari penyebab kecemasan. Ini sangat efektif, Harvard telah melangkah lebih jauh dengan mengatakan, "mengikat tali sepatu Anda dan keluar dan bergerak mungkin merupakan satu-satunya solusi nonmedis terbaik yang kami miliki untuk mencegah dan mengobati kecemasan".

10. Jadilah solusi (bukan masalah)

Jika Anda mengalami kecemasan email di tempat kerja, kemungkinan besar Anda bukan satu-satunya. Saat menulis dan menanggapi email, pastikan untuk mendukung orang lain. Kelola ekspektasi, tulis email yang cerdas secara emosional, dan bersabarlah. Baca tip etiket email kami untuk beberapa panduan.

Jadilah solusi untuk stres email, bukan masalahnya.

Kata terakhir tentang menangani kecemasan email

Kecemasan email adalah masalah nyata, dan itu tidak akan hilang. Beberapa tingkat kecemasan email pekerjaan adalah bagian yang tak terhindarkan dari sebagian besar pekerjaan, tetapi jika ketakutan akan email memengaruhi kesehatan mental dan fisik Anda, Anda harus bertindak.

Tepatnya bagaimana mengatasi kecemasan email tergantung pada apa yang menyebabkan ketakutan Anda terhadap email. Luangkan waktu untuk menjelajahi, memahami, dan melacak penyebab kecemasan email Anda, lalu gunakan kiat kami untuk menemukan solusi yang sesuai untuk Anda.