Cara menulis email dalam bahasa Inggris dengan contoh

Menulis email dalam bahasa Inggris tidak mudah terutama untuk penutur non-asli bahasa Inggris, tetapi ini adalah keterampilan penting yang dapat bermanfaat bagi Anda baik secara pribadi maupun profesional.

Jadi, bagaimana cara menulis email dalam bahasa Inggris? Pertama-tama, Anda perlu mempelajari banyak aturan dan konvensi email bahasa Inggris. Anda harus membiasakan diri dengan format email bahasa Inggris termasuk salam email bahasa Inggris dan frase penutup. Ketika Anda tahu cara memulai dan mengakhiri email dalam bahasa Inggris, Anda harus memiliki frasa email umum bahasa Inggris di saku belakang Anda dan memahami etiket email bahasa Inggris agar selalu terlihat sopan dan profesional.

Untuk membantu Anda meningkatkan keterampilan menulis email dalam bahasa Inggris lebih lanjut, kami akan memberi Anda contoh email bahasa Inggris yang mencakup cara menulis email formal, profesional, dan informal dalam bahasa Inggris. Panduan mendalam tentang penulisan email ini akan diakhiri dengan contoh bagaimana alat penulisan AI Flowrite dapat membantu Anda menyampaikan pesan Anda secara efektif dengan bahasa Inggris yang benar secara tata bahasa dan sempurna.

Cara menulis email dalam bahasa Inggris

Untuk memulai, kami akan menguraikan format email bahasa Inggris yang mencakup salam email, isi, frasa penutup email, dan tanda tangan.

format email bahasa inggris

Email berbahasa Inggris adalah apa yang para akademisi gambarkan sebagai "bentuk komunikasi tertulis yang sangat menentukan." Sederhananya, ada aturan yang kuat dan mapan yang menentukan format email bahasa Inggris.

Sebagian besar aturan ini muncul di zaman Victoria, jadi tidak mengherankan jika format email bahasa Inggris sangat mirip dengan surat formal. Biasanya email berbahasa Inggris memiliki lima elemen:

1. Garis subjek
2. Salam formal atau informal
3. salinan tubuh
4. Frasa penutup
5. Tanda tangan
   

Artikel ini memandu Anda melalui setiap bagian dan memberikan contoh struktur email yang menggambarkan poin kami. Pada akhirnya, Anda harus memahami cara memformat email dalam bahasa Inggris.

Mengapa saya harus memformat email saya?

Dari luar, format surat email bahasa Inggris mungkin tampak aneh. Namun, begitu Anda memahami aturannya, membuat email yang efektif menjadi lebih sederhana dan lebih cepat untuk semua orang, seperti yang ditemukan dalam studi penulisan surat ini.

Tapi mengapa repot-repot memformat email dalam bahasa Inggris? Berikut lima alasannya:

1. Ini profesional: Aturan dan konvensi email formal bahasa Inggris diterima sebagai praktik profesional. Meskipun Anda bebas menulis sesuka Anda, pilihan gaya email, nada suara, dan format menyampaikan pesan kepada penerima.
2. Ini lebih efektif: Setiap email harus memiliki tujuan, dalam banyak kasus, untuk mendapatkan tindakan. Menggunakan format bahasa Inggris yang mapan memberikan struktur yang sederhana dan jelas untuk menyampaikan pesan Anda yang kemungkinan besar akan mendapatkan respons atau hasil yang Anda inginkan.
3. Ini mengurangi stres dan kecemasan: "Jika pengguna dapat memahami sebuah surat, mereka cenderung tidak menghubungi untuk mengajukan pertanyaan melalui saluran lain dan lebih cenderung melakukan hal yang diminta oleh surat itu," kata Pemerintah Inggris. . Dengan jelas menyatakan apa yang Anda inginkan dan mengapa berarti pembaca tidak perlu mengisi kekosongan atau membuat asumsi.
4. Lebih mudah: Memahami cara memformat email berbahasa Inggris membuat penulisannya lebih mudah diatur. Tidak ada stres mengkhawatirkan tentang bagaimana untuk mengatasi seseorang atau sign-off; itu sudah diputuskan untuk Anda. Ini memberi Anda waktu untuk fokus pada inti pesan Anda.
5. Lebih cepat: Setelah Anda memahami blok bangunan dasar email formal, menulisnya menjadi mudah dan cepat. Ini bisa menghemat waktu Anda jika Anda seperti pekerja rata-rata yang menghabiskan setengah hari kerja mereka untuk menulis email. Alat seperti Flowrite dapat menghemat lebih banyak waktu Anda, membuat email yang diformat dengan sempurna dan mengalir bebas yang mendapatkan hasil dalam hitungan detik.
   

Memahami bagaimana memformat email bahasa Inggris memberikan dasar mendasar untuk semua korespondensi. Tetapi, tentu saja, Anda bebas untuk mengubah, menyesuaikan, atau mengabaikan bagian mana pun dari ini, jika situasi atau keadaan menuntutnya.

Bahasa berubah dan berkembang, memberi Anda kebebasan dan fleksibilitas untuk membentuk korespondensi untuk setiap audiens. Misalnya, "hukum" bahasa tidak kaku, kata akademisi. Sebaliknya, pembaca ingin dapat mengakses informasi dengan cepat, yang "berdampak pada struktur dan fungsi email," kata para peneliti. Pada dasarnya, jika ada cara yang lebih baik untuk mengomunikasikan pesan Anda daripada berpegang teguh pada aturan, maka jangan ragu untuk menggunakannya.

Cara memulai email dalam bahasa Inggris

Cara tradisional untuk memulai email dalam bahasa Inggris adalah dengan menggunakan kata 'Dear'. Di masa lalu, Anda akan disarankan untuk menggunakan gelar (Tuan, Nyonya, dll.) di masa lalu, tetapi semuanya telah berubah. Istilah gender seperti Tuan dan Nyonya sekarang dapat menyebabkan pelanggaran, jadi kami perlu menemukan cara lain untuk memperkenalkan diri kepada penerima email.

Salam email yang berbeda dalam bahasa Inggris bergantung pada apakah Anda menyapa individu yang Anda kenal, orang yang tidak Anda kenal, atau kolektif (misalnya, organisasi, tim, atau alamat email anonim).

Berikut adalah beberapa cara untuk menulis salam email formal dalam bahasa Inggris.

Jika Anda tahu nama lengkap seseorang, Anda harus menggunakannya. Jadi, alih-alih "Dear Mrs. Roberts", Anda akan menulis:

• Sarah Roberts yang terhormat
  

Banyak blog dan artikel penulisan email formal berbahasa Inggris kuno menyarankan untuk menggunakan "Dear Sir" atau "Dear Madam" jika Anda tidak mengenal orang yang Anda tuju. Namun, kami tidak setuju. Ini sudah ketinggalan zaman dan tidak perlu. Jika Anda tidak dapat menemukan nama lengkap seseorang (LinkedIn adalah teman Anda di sini), temukan cara lain untuk mengatasinya.

Berikut adalah beberapa contoh memanggil seseorang yang namanya tidak Anda ketahui:

• Manajer Pemasaran yang terhormat
• Ketua Tim yang terhormat
  

Jika Anda menangani sebuah grup, temukan cara untuk melibatkan mereka yang sesuai, seperti:

• Tim yang terhormat
• Direktorat Pemasaran yang terhormat
• Tim Pengaduan yang terhormat
  

Banyak orang bertanya-tanya apakah Anda dapat menggunakan 'Hai' sebagai salam dalam email formal, dan memang bisa. Jika Anda mengenal orang tersebut atau tidak menulis dalam konteks atau kapasitas formal, itu adalah pilihan Anda.

Badan email

Badan email adalah tempat Anda menjelaskan isi pesan. Tidak ada aturan keras dan cepat karena setiap email sedikit berbeda. Namun, ada aliran alami untuk informasi dalam email bahasa Inggris formal:

• Perkenalkan diri Anda – nama, jabatan, dan organisasi sangat penting
• Jelaskan mengapa Anda mengirim email – jelaskan mengapa Anda menghubungi seseorang
• Katakan apa yang Anda inginkan – jika Anda menginginkan sesuatu sebagai balasannya (tanggapan, dokumen, gambar, dll.), maka mintalah
• Langkah selanjutnya – jelaskan apa yang terjadi sekarang, berikan kerangka waktu. Jika Anda mengharapkan balasan, jelaskan kapan Anda mengharapkannya. Jangan pernah membuat pembaca Anda bingung
  

Lebih mudah untuk melihat ini di halaman, jadi pastikan untuk memeriksa contoh di bawah ini untuk melihat bagaimana kami menggunakan format ini untuk membuat email berbahasa Inggris yang efektif.

Frasa penutup email bahasa Inggris

Jenis frasa penutup yang Anda gunakan dalam email bahasa Inggris bergantung pada apakah Anda menulis email formal atau informal. Mari kita lihat kedua jenis pesan penutup email di bawah ini.

Cara mengakhiri email formal dalam bahasa Inggris

Hanya ada dua hal yang perlu Anda ketahui tentang menyelesaikan email formal dalam bahasa Inggris:

• Jika Anda mengetahui nama orang tersebut, gunakan akhiran "Hormat kami".
• Jika Anda tidak mengenal orang tersebut (atau menulis surat ke organisasi atau alamat email kolektif), Anda menggunakan "milik Anda dengan setia".
  

Cara mengakhiri email informal dalam bahasa Inggris

Sesuai sifatnya, email informal tidak diatur oleh aturan, jadi Anda bebas menulis apa pun yang Anda inginkan. Namun demikian, beberapa frasa akrab yang mungkin Anda temukan biasanya digunakan saat mengakhiri pesan email informal.

Beberapa sign-off email yang dapat Anda pilih untuk digunakan meliputi:

• Salam Hormat
• salam Hormat
• saya berharap mendengar kabar dari kamu
• Silakan hubungi saya untuk bantuan tambahan

Tanda tangan email

Tanda tangan email profesional memberikan informasi penting yang perlu diketahui pembaca tentang Anda, termasuk:

• Namamu
• Judul pekerjaan
• Organisasi
• Rincian kontak
  

Setiap tanda tangan email bahasa Inggris harus menyertakan yang berikut ini, tetapi Anda memiliki kebebasan untuk menambahkan lebih banyak, termasuk:

• Detail kualifikasi
• Kata ganti yang dipilih
• Tautan media sosial

Frasa email bahasa Inggris umum

Anda dapat menulis seluruh buku tentang frasa email bahasa Inggris, tetapi kami perlu membuat semuanya singkat untuk tujuan blog ini (dan untuk menghentikan Anda dari kebosanan). Berikut adalah beberapa frasa bahasa Inggris bisnis yang berguna yang mungkin ingin Anda sertakan dalam email bahasa Inggris Anda:

• Saya menulis untuk memberi tahu Anda tentang
• Saya menghubungi Anda untuk mengonfirmasi itu
• Ini hanya email singkat untuk menjelaskannya
• Hanya pengingat singkat bahwa
• Email ini untuk memberi tahu Anda bahwa
• Saya akan menghubungi Anda kembali dengan beberapa informasi tambahan
• Terlampir adalah informasi yang Anda minta
• Saya akan menyambut pemikiran Anda tentang
  

Ada beberapa frasa bahasa Inggris email informal yang mungkin Anda baca dan pilih untuk digunakan sendiri:

• Bagus untuk mengejar ketinggalan
• Aku harap kamu mendapatkan akhir pekan yang menyenangkan
• Saya harap Anda baik-baik saja
• saya harap semua berjalan baik untuk Anda
• Senang mendengar kabar darimu
• Saya senang menerima pesan Anda

etiket email bahasa Inggris

Aturan formal aturan bahasa Inggris menentukan bagaimana email harus terstruktur, termasuk salam, aliran informasi, dan tanda tangan yang sesuai. Etiket email menjelaskan aturan tidak tertulis yang membantu Anda menyusun dan membentuk pesan yang lebih baik.

Berikut adalah 10 aturan dan tip etiket email yang perlu diketahui semua penulis email bahasa Inggris.

1. Tulis baris subjek profesional – Berikan sebanyak mungkin informasi tentang pesan Anda di baris subjek
2. Buat pesan tetap singkat dan to the point – Pertajam pesan Anda dan hapus informasi yang tidak penting
3. Jangan 'mencoba untuk menjadi lucu – Lelucon dapat diterima di antara teman-teman, tetapi humor tidak selalu berjalan dengan baik, jadi jangan repot-repot
4. Batasi huruf besar – Batasi jumlah huruf kapital yang Anda gunakan dan tulis dalam kasus kalimat jika memungkinkan
5. Hindari tanda seru – Tanda seru populer di media sosial tetapi harus digunakan dengan hemat dalam email bahasa Inggris formal dan informal
6. Hormati perbedaan budaya – Saat menulis kepada siapa pun, hargai perbedaan budaya dalam pesan Anda
7. Hindari istilah gender – Tidak cocok lagi menggunakan istilah seperti Tuan, Nyonya, dan Nona, jadi hindari mereka
8. Gunakan font standar – Jangan gunakan font yang gila atau membingungkan; tetap berpegang pada font profesional untuk semua pesan
9. Selalu buktikan setiap pesan – Periksa pesan Anda sebelum mengirimnya (dan periksa lagi untuk memastikan!)
10. Batasi ukuran lampiran – Kotak masuk email dapat menjadi berantakan, dan lampiran email berukuran besar tidak akan membantu, jadi jangan mengirim file berukuran besar
    

Mengikuti etiket email dapat menjadi tantangan bagi kita semua, itulah sebabnya kami telah membuat panduan terperinci untuk beberapa aturan tidak tertulis yang mengatur email berbahasa Inggris.

Aturan tata bahasa untuk penulisan email

Bahasa Inggris diatur oleh aturan tata bahasa yang terkadang membingungkan semua orang. Meskipun Anda tidak perlu menguasai bahasa Inggris dengan lancar untuk menulis email yang efektif, memahami dasar-dasarnya sangatlah penting.

Berikut adalah 10 hal yang Anda butuhkan untuk menulis email berbahasa Inggris yang lebih baik:

1. Selalu gunakan huruf kapital untuk nama
2. Ikuti format email yang diuraikan di atas
3. Mulailah kalimat dengan huruf kapital, pisahkan kalimat dengan koma, dan akhiri setiap kalimat dengan tanda titik
4. Jaga agar kalimat tetap pendek
5. Setiap kalimat harus memiliki subjek (John), kata kerja (membaca) objek (buku)
6. Gunakan suara aktif untuk melibatkan pembaca. Alat seperti Flowrite dapat membantu Anda melibatkan pengguna secara langsung dan jelas
7. Jangan gunakan emotikon
8. Pisahkan daftar menjadi poin-poin untuk membuat informasi mudah dipahami oleh pembaca
9. Jelaskan akronim saat Anda menggunakannya
10. Jangan pernah menggunakan kata-kata makian

contoh email bahasa inggris

Kami telah memberikan panduan komprehensif tentang cara menyusun dan menulis email yang efektif dalam bahasa Inggris. Sekarang, mari kita praktikkan beberapa aturan ini dan ilustrasikan dengan beberapa contoh cara menulis email formal dalam bahasa Inggris, email profesional dalam bahasa Inggris, dan email informal dalam bahasa Inggris.

Cara menulis email resmi dalam bahasa Inggris

Kami telah membahas dasar-dasar penulisan email formal dalam bahasa Inggris di atas; berikut cara kerjanya. Dalam contoh email bahasa Inggris ini, kami meminta produk dari individu dan bisnis yang sudah kami kenal.

Cara menulis email profesional dalam bahasa Inggris

Dalam bisnis, waktu adalah uang, jadi email profesional yang sempurna dalam bahasa Inggris singkat, jelas, dan langsung ke intinya. Jadi, inilah contoh cara menulis email profesional dalam bahasa Inggris.

Cara menulis email informal dalam bahasa Inggris

Saat menulis email informal, Anda tidak dibatasi oleh aturan dan bisa lebih bebas dengan cara Anda berkomunikasi dan berkorespondensi. Jadi, inilah contoh email yang hangat dan ramah kepada seseorang yang Anda kenal.

Meningkatkan keterampilan menulis email Anda dalam bahasa Inggris

Cara terbaik untuk mempelajari cara menulis email bahasa Inggris adalah dengan membaca (dan menulis) email sebanyak mungkin. Lihat sampel online, daftar ke milis, atau baca kembali kotak masuk Anda untuk mengidentifikasi contoh email bahasa Inggris yang Anda suka.

Untuk meningkatkan keterampilan menulis email Anda dalam bahasa Inggris, satu pendekatan yang bagus adalah menyimpan daftar frasa yang Anda suka dan ingin gunakan. Seiring waktu, Anda akan menemukan ini membantu Anda memahami blok bangunan email bahasa Inggris yang sempurna dan meningkatkan kosakata serta keterampilan tata bahasa Anda. Anda juga dapat membangun bank template email yang dapat Anda gunakan untuk menghemat waktu saat menulis email dalam bahasa Inggris . Sumber daya ini dapat membantu Anda mengidentifikasi email yang berhasil (dan tidak berhasil), membantu Anda mengembangkan gaya Anda sendiri dalam menulis email formal dalam bahasa Inggris.

Terakhir, kita harus gigit tanduk kita sendiri. Blog Flowrite menampilkan lusinan artikel tentang cara menulis email formal dan profesional dalam bahasa Inggris. Mereka mencakup semua aspek komunikasi sehari-hari yang dibutuhkan dalam berbagai pekerjaan dan dapat membantu Anda menjadi lebih produktif di tempat kerja dan kehidupan pribadi Anda.

Namun, itu tidak semua. Asisten penulis AI kami dapat membantu Anda berkomunikasi dengan percaya diri dengan mengubah instruksi singkat menjadi email siap kirim dalam bahasa Inggris yang sempurna. Jika Anda tidak percaya kami, lihat contoh Flowrite beraksi di bawah ini. Seperti yang Anda lihat, itu bisa semudah mengklik tombol.

Kami berharap postingan blog ini membantu Anda mempelajari cara menulis email dalam bahasa Inggris. Jika Anda merasa terbantu, kami sarankan Anda mem-bookmark halaman ini untuk menyegarkan ingatan Anda jika Anda ragu tentang tata bahasa, etiket, frasa, atau format email bahasa Inggris. Untuk membebaskan diri Anda dari keraguan, pastikan untuk mencoba Flowrite dan mulailah meningkatkan komunikasi harian Anda.