Etiket Email untuk Orang PR

Saya baru-baru ini menghabiskan dua jam membersihkan kotak masuk email saya dari email lama. Langkah itu dipaksakan oleh saya membeli komputer baru dan keinginan untuk membersihkan komputer lama saya dari file-file yang tidak berguna. Selama pembersihan, yang merupakan upaya pertama dalam lebih dari dua tahun, saya menemukan ratusan siaran pers dan email dari orang-orang PR. Saya menghapus banyak dari ini dan dalam prosesnya, muncul dengan beberapa aturan email yang disarankan untuk orang-orang PR.

1 . Letakkan baris subjek di email Anda : Saya benar-benar tidak mengerti mengapa orang mengirim email tanpa baris subjek. Tujuan dari baris subjek adalah untuk memberi tahu penerima tentang apa pesan itu. Jika tidak ada baris subjek, Anda tampaknya tidak punya apa-apa untuk diberitahukan kepada saya.

2. Sekali lagi, tidak ada lampiran : Apa yang saya temukan benar-benar menakjubkan adalah bahwa orang-orang mengirim email dengan lampiran file raksasa kepada penerima yang tidak menaruh curiga. Tidak ada alasan mengapa sesuatu dalam bentuk dokumen Word tidak dapat dipotong dan ditempelkan ke badan email. Jika itu adalah sesuatu yang intensif secara grafis, letakkan di situs web dan berikan tautan.

3. Cantumkan nama saya : Nama saya bukan Bill, Bob, Joanie atau Chachi. Itu juga bukan "nama di sini" atau "nama belakang". Mengapa mengirim email jika Anda bahkan tidak tahu siapa yang Anda tuju?

4. >>>>: Terima kasih telah meneruskan siaran persnya kepada saya : Anda jelas terlalu malas untuk memotong dan menempelkan siaran pers yang sebenarnya ke dalam email. Sebagai gantinya, Anda cukup meneruskannya kepada saya dengan menyertakan simbol tanda sisipan yang mengganggu. Anehnya, hal ini menjadi titik yang mencuat di antara wartawan yang merasa ini adalah tanda pasti dari ketidakhormatan dan kemalasan.

5. Oh, baris subjek itu : Tolong katakan ini adalah siaran pers. Berikut ini contohnya, “Siaran Pers: XYZ Corp. Mengumumkan Peluncuran Program Manfaat Perusahaan.” Anda akan benar-benar menemukan bahwa orang lebih cenderung membaca rilis daripada judul menipu yang dimaksudkan untuk menipu seseorang agar membuka. Saya memiliki "aturan" yang ditetapkan di Microsoft Outlook saya yang menempatkan email apa pun yang berisi istilah "rilis pers" di folder khusus. Saya melihat melalui folder ini setidaknya dua kali setiap hari.

6. Pemeriksaan ejaan : Sudah cukup buruk bahwa jurnalis malas seperti saya membuat kesalahan ejaan dan tata bahasa. Jalankan pemeriksaan ejaan sebelum mengirim email Anda dan luangkan waktu sebentar untuk benar-benar membaca email sebelum Anda mengirimnya. Saya menemukan sejumlah email di mana orang salah mengeja nama klien mereka. Dalam satu kasus, saya tidak tahu apa nama perusahaan itu karena orang tersebut mengejanya secara berbeda beberapa kali dan menggunakan elemen merek yang berbeda (huruf besar dan tanda hubung).

7. Anda seorang profesional, bersikaplah seperti itu : Email yang diawali dengan sapaan “Yo!” adalah apa yang saya harapkan dari teman-teman saya, bukan dari orang yang belum pernah saya temui.

8. Bukan kuantitasnya, tapi kualitasnya : Email yang panjang mengganggu dan membuang-buang waktu saya. Langsung ke intinya dan akhiri di sana.

9. Tolong hubungi : Saya menemukan setidaknya seratus email di mana orang tidak memasukkan informasi kontak mereka. Saya juga menemukan beberapa kejadian aneh di mana orang tidak memasukkan kode area untuk nomor telepon mereka.

10. Tolong berhenti mengirimi saya email : Saya telah berulang kali meminta untuk dihapus dari berbagai daftar pers dan permintaan saya untuk dihapus jarang didengar. Perbarui daftar email Anda dan sebagai rasa hormat profesional, harap hapus orang ketika mereka bertanya.

11. Ya, saya menerima email Anda : Mengirim email kepada jurnalis tiga kali dan menanyakan apakah mereka menerima email Anda bukanlah penggunaan waktu yang baik. Saya menyadari bahwa banyak orang PR menyimpan daftar proyek yang mereka perbarui secara teratur. Saya tahu bahwa di samping nama saya biasanya ada sesuatu seperti, “Email terkirim, telepon, tidak ada tanggapan.” Apakah Anda mendapatkan gambarnya? Membanjiri kotak masuk seseorang dengan email yang tak terhitung jumlahnya adalah cara untuk masuk ke folder spam.

12. Sembunyikan daftar distribusi Anda : Fungsi “BCC” ada karena suatu alasan. Melihat daftar distribusi yang panjang tidak hanya mengganggu, tetapi juga tidak bijaksana secara strategis. Sekarang saya tahu apa yang wartawan lain telah melihat berita dan mungkin menulis tentang subjek. Karena itu, saya tidak tertarik untuk menulis tentang subjek ini.

13. Apakah Anda, eh, Yahoo!? : Mungkin ini benar-benar nitpicking, tapi saya punya masalah dengan serpihan atau perusahaan yang menggunakan layanan email gratis. Lain adalah bahwa tampaknya aneh bagi saya bahwa sebuah perusahaan tidak memiliki layanan email sendiri. Saya mengerti bahwa gmail adalah layanan email yang hebat tetapi mereka menawarkan Google Apps yang dapat Anda gunakan di bawah domain Anda sendiri. Saya pikir siapa pun di PR tanpa situs web atau alamat email di domain mereka sendiri tidak melakukan pekerjaan mereka dengan benar.

14. Bebas virus pada roti gandum : Siaran pers dengan lampiran yang saya terima baru-baru ini menginfeksi komputer saya dengan virus (meskipun ada perangkat lunak anti-virus dan firewall). Pikir saya marah?

15. Apakah ini benar-benar prioritas tinggi? : 'kata Nuff.

16. Format dalam teks biasa : Memasukkan logo perusahaan Anda atau menggunakan grafik di badan email dapat membuat email menjadi tidak praktis. Gambar-gambar ini mungkin juga tidak muncul dengan benar di beberapa program email dan email akan muncul dengan cara yang aneh atau bahkan tidak dapat dibaca sama sekali.

17. Gunakan email dengan bijak : Baca “Anak Laki-Laki Yang Menangis Serigala” dari Aesop.

18: Targetkan email Anda dengan benar : Saya tidak tahu mengapa saya mendapatkan ratusan siaran pers tentang perusahaan biotek (saya tidak pernah membahas subjeknya) atau email yang memberi saya kesempatan untuk mewawancarai juri “American Idol”.

19. Email pribadi tidak boleh : Anda tidak mengenal saya, jadi bukankah aneh jika Anda menerima email dari saya yang meminta Anda untuk membantu saya menemukan apartemen atau pekerjaan baru untuk seorang teman?

20. Hati-hati dengan apa yang Anda teruskan : Saya terkejut melihat sejumlah orang humas telah mengirimkan materi politik dan agama kepada saya. Dalam satu kasus, sebuah kritik mengirimi saya beberapa spam bermuatan politik tentang Israel dan Palestina. Dia tidak menyembunyikan daftar distribusi dan saya melihat banyak jenis Silver, Gold, dan Wein lainnya dalam daftar. Apa yang Anda teruskan ke teman dan keluarga Anda biasanya tidak pantas untuk diteruskan ke kontak profesional.

Seperti biasa, saya harap "aturan" ini bermanfaat. Saya menyadari kebanyakan orang menggunakan email dengan bijak dalam pengaturan profesional, tetapi ada terlalu banyak yang tidak dan mereka mencerminkan buruk pada kita yang mengandalkan media untuk pekerjaan kita.

Ben Silverman sebelumnya adalah kolumnis berita bisnis untuk The New York Post dan pendiri/penerbit DotcomScoop.com.

Unduh Lima (5) eBuku PR dan Siaran Pers Gratis (Nilai $67) di sini: https://www.ereleases.com/free-offer/pr-bonus-5-free-ebooks/