25 aturan & tip etiket email yang perlu diketahui setiap profesional

Karena email membutuhkan rata-rata 28% waktu profesional, orang sering mengabaikan etiket email atas nama produktivitas. Namun, ada seperangkat aturan dan tip yang harus diikuti dalam email bisnis tidak peduli seberapa sibuknya Anda. Faktanya, etiket email yang tepat tidak hanya akan memungkinkan Anda untuk mempertahankan profesionalisme, tetapi juga dapat membuat komunikasi Anda lebih efektif dan membantu bisnis menghindari kesalahan yang merugikan.

Pada saat Anda membaca posting blog ini, Anda akan tahu semua yang perlu Anda ketahui tentang etiket email yang dapat Anda pelajari dari rekan kerja Anda.

Apa itu etiket email?

Etiket email berarti prinsip-prinsip yang memandu perilaku kita saat mengirim dan menerima email. Kode etik ini mencakup pedoman tentang bahasa, ejaan, tata bahasa, dan tata krama yang tepat. Etiket yang tepat tergantung pada siapa Anda mengirim email. Di tempat kerja, selalu lebih aman untuk melakukan kesalahan di sisi formal dari konvensi ini.

Mengapa etiket email penting?

Mematuhi etiket email akan membantu Anda membangun profesionalisme, membangun hubungan yang lebih kuat di tempat kerja, dan mewakili atasan Anda dengan baik. Ini juga akan membuat komunikasi lebih efisien dan mencegah Anda dan bisnis mendapatkan masalah. Membiasakan diri Anda dengan etiket email profesional akan membantu Anda berkomunikasi dengan hormat dengan orang lain dan berhasil dalam karier Anda.

1. Tulis baris subjek yang jelas

Karena banyak dari kita terus-menerus terkubur di kotak masuk kita, baris subjek dapat memiliki dampak yang signifikan pada apakah email Anda dibuka atau tidak.

Untuk mematuhi etiket emailBertujuan untuk baris subjek yang jelas dan pendek yang menjelaskan tentang email Anda dalam beberapa kata atau kalimat singkat. Gunakan pengenal seperti "proposal" dan "aplikasi" yang segera memberi tahu penerima secara eksplisit apa yang diharapkan dari email Anda. Baris subjek yang menyediakan utilitas lebih mungkin untuk dibaca, jadi tetaplah praktis.

Apa pun yang Anda lakukan, jangan pernah mengirim email tanpa baris subjek. Ini jelas melanggar etiket email yang benar. Melihat "Tidak ada subjek" hampir menjamin bahwa penerima akan memindahkan pesan Anda langsung ke sampah karena terlihat mencurigakan.

2. Mulailah dengan salam profesional

Cara terbaik untuk menyapa seseorang dalam email selalu bergantung pada hubungan Anda dengan mereka dan topik pembicaraan. Cara yang tepat untuk memulai email secara profesional bervariasi dari formal hingga kasual, tetapi Anda tidak boleh menemukan informal.

Beberapa salam yang paling umum termasuk:

• Dear Ibu/Ibu/Bpk. <Nama belakang>,
• Halo <Nama depan>,
• Hai <Nama depan>,

Daftar sapaan informal yang dianggap sebagai etiket email yang buruk berkisar dari "Hei" dan "Yo" hingga hanya nama penerima – dan percayalah, Anda tidak ingin membuat kesalahan etiket email ini.

3. Jangan lupa perkenalkan diri kalian

Anda tidak boleh berasumsi bahwa penerima tahu siapa Anda. Terutama jika Anda menghubungi seseorang yang tidak Anda kenal untuk pertama kalinya, adalah bagian dari etiket email untuk memulai isi email Anda dengan perkenalan singkat – satu atau dua baris pendek yang mencakup informasi yang relevan akan cukup. Jika Anda mengenal penerima tetapi Anda tidak yakin apakah nama Anda cocok untuk mereka, temukan cara untuk menyebutkan terakhir kali Anda berbicara atau ingatkan mereka bagaimana Anda mengenal satu sama lain.

4. Tetap pendek

Sebagai pekerja kantor rata-rata menerima lebih dari 100 email sehari, tidak ada yang punya waktu untuk membaca pesan yang panjang.

Hal terburuk yang dapat Anda lakukan adalah membuat penerima membaca sepintas seluruh email untuk mengetahui isi pesan Anda. Sebaliknya, Anda harus terbuka tentang tujuan email Anda dengan menyatakannya di awal. Jelaskan maksud Anda dengan cepat, jangan bertele-tele, dan gunakan kalimat pendek yang terbaca dengan baik. Idealnya, email Anda hanya memiliki satu tujuan, tetapi jika Anda perlu membahas topik yang berbeda, pertimbangkan untuk menyingkatnya menjadi poin-poin.

Ketika Anda merasa sudah selesai, luangkan waktu untuk mengedit pesan Anda untuk memastikannya jelas dan menghapus semua kata yang tidak perlu. Jika menurut Anda masih terlalu panjang, pertimbangkan apakah ada saluran yang lebih baik daripada email untuk berkomunikasi tentang topik tersebut.

5. Menahan diri dari humor

Tanpa nada dan ekspresi yang tepat untuk mengiringi mereka, bahkan bagian lucu yang paling lucu pun bisa mendarat bermil-mil jauhnya dari target mereka.

Itu sebabnya humor sering hilang dalam terjemahan dalam email. Sarkasme sangat berbahaya dalam format tertulis, karena pembaca benar-benar dapat menafsirkan maksud Anda berlawanan dengan yang baru saja Anda katakan. Kecuali Anda benar-benar dekat dengan penerima, Anda harus menghindari bercanda di email profesional.

Ini bahkan bukan tentang risiko disalahpahami – apa yang Anda anggap lucu belum tentu lucu bagi penerimanya.

6. Susun email dengan benar

Email profesional harus menyertakan baris subjek, salam, isi, tanda tangan, dan tanda tangan. Menjauh dari struktur ini dapat dianggap sebagai pelanggaran etiket email. Anda harus selalu memisahkan bagian-bagian ini dengan jeda paragraf agar pesan Anda mudah dicerna.

Bertujuan untuk menyampaikan pesan Anda sehingga badan email tidak lebih dari tiga paragraf. Karena orang cenderung "memindai" email untuk mencari sesuatu yang menarik untuk dipelajari alih-alih membacanya kata demi kata, mulailah setiap paragraf dengan menyorot hal yang paling penting. Ingatlah juga untuk meninggalkan baris kosong di antara paragraf untuk meningkatkan keterbacaan.

Jika Anda merasakan risiko informasi yang berlebihan, pertimbangkan untuk menggunakan poin-poin atau daftar bernomor untuk membawa lebih banyak struktur pada tulisan Anda, pisahkan bagian-bagian yang bertele-tele. Jika Anda menggunakan huruf tebal untuk menyorot apa yang paling penting, jangan pernah menggunakannya untuk lebih dari satu kata atau frasa per email.

7. Gunakan kasus kalimat

Menggunakan kasus kalimat berarti menggunakan huruf besar pertama dari kata pertama dalam sebuah kalimat dan kata benda yang tepat.

Ke

[email protected]

Hai Pete,

Itu bagus berbicara dengan Anda. Saya tidak sabar untuk segera mempelajari lebih lanjut tentang paket harga Corpod.

Menggunakan huruf kapital dengan cara konvensional adalah bagian dari etiket email bisnis, jadi Anda tidak boleh menghindarinya. Ingatlah bahwa menulis dengan huruf besar semua di tempat kerja juga dianggap sebagai kecerobohan.

8. Perhatikan nada suara Anda

Bukan hanya apa yang Anda katakan tetapi bagaimana Anda mengatakannya.

Berhati-hatilah dengan pilihan kata Anda dan selalu pertimbangkan bagaimana penerima mungkin menafsirkannya. Karena Anda tidak dapat mengandalkan ekspresi wajah dan intonasi untuk menyampaikan pesan, lakukan upaya ekstra untuk tampil positif.

Selain menahan diri dari humor, jangan gunakan kata-kata dan kata sifat negatif yang dapat membuat Anda tampak lebih emosional daripada yang sebenarnya.

9. Tulislah seperti tidak ada yang rahasia

Jauhkan diri dari mendiskusikan topik sensitif atau informasi rahasia melalui email karena mereka dapat dengan mudah jatuh ke tangan yang salah. Tidak peduli siapa penerimanya, Anda tidak boleh percaya bahwa mereka adalah satu-satunya orang yang akan melihat email Anda sebagai kebocoran bisa jadi hanya masalah penerusan yang tidak disengaja atau CC. Itu selalu lebih baik aman daripada menyesal, jadi pedoman yang baik untuk etiket email bisnis adalah untuk tidak menulis email yang Anda tidak ingin seluruh dunia membacanya.

10. Buang tanda serunya!!!

Anda pasti tidak sering berteriak di tempat kerja, bukan? Itulah mengapa Anda harus berhati-hati saat menggunakan tanda seru dalam email bisnis. Satu-satunya alasan sebenarnya untuk menggunakannya adalah untuk mengekspresikan kegembiraan – dan itu tidak pernah membutuhkan lebih dari tanda seru. Menggunakan lebih dari satu per email dapat membuat Anda terlihat tidak profesional, apalagi mengakhiri kalimat dengan beberapa di antaranya.

11. Sadar akan perbedaan budaya

Miskomunikasi dapat dengan mudah terjadi karena perbedaan budaya.

Risikonya bahkan lebih besar dalam kata-kata tertulis karena tidak ada bahasa tubuh yang menyertai pesan tersebut. Itulah mengapa Anda harus mencoba membiasakan diri dengan budaya penerima ketika Anda mengirim email kepada seseorang di luar negeri. Mengakomodasi preferensi mereka akan membantu Anda membangun hubungan yang lebih kuat dengan mereka.

Di beberapa negara, lebih disukai untuk langsung ke intinya. Sebaliknya, di tempat lain, mengenal rekan bisnis baru adalah hal biasa terlebih dahulu. Anda dapat mulai menguasai nuansa etiket email bisnis ini dengan membaca artikel dari BBC ini.

12. Jangan gunakan emoji

Meskipun emoji memainkan peran besar dalam komunikasi kita sehari-hari dalam hal pesan instan, emoji bukan milik email profesional. Mengapa Anda bisa bertanya? Penelitian menemukan bahwa menggunakan smiley dapat membuat Anda tampak kurang kompeten, belum lagi setiap orang mengartikannya secara berbeda. Kecuali penerima telah menggunakan emoji saat mengirimi Anda email sebelumnya, Anda harus menghindarinya

13. Persingkat URL

Menempelkan URL panjang ke email Anda adalah cara yang pasti untuk membuatnya terlihat berantakan. Selain membuat pesan Anda lebih sulit dibaca, mereka mengambil real estat yang berharga. Yang harus Anda lakukan adalah menggunakan pemendek URL seperti bit.ly atau menyisipkan hyperlink sebagai gantinya.

Ke

[email protected]

Hai Pete,

Itu bagus berbicara dengan Anda. Saya tidak sabar untuk segera mempelajari lebih lanjut tentang paket harga Corpod.

PS Lihat ini: https://www.flowrite.com/blog/how-to-introduce-two-people-over-email

14. Tetap menggunakan font standar

Anda selalu ingin email Anda mudah dibaca, bukan? Semuanya dimulai dengan font yang bersih. Sebagai aturan utama, gunakan font standar klien email Anda.

Beberapa font terbaik untuk email meliputi:

• Arial
• Helvetica
• kalibrasi
• Kurir
• Times New Roman
  

Dalam hal warna font, hitam adalah satu-satunya pilihan. Ukuran yang tepat adalah 10 poin atau 12 poin, tergantung pada panjang email Anda. Jika Anda menyalin dan menempelkan teks ke email Anda, ingatlah untuk menghapus pemformatannya, atau mungkin akan tampak berbeda dari pesan lainnya.

15. Gunakan persetujuan profesional‍

Cara terbaik untuk menandatangani email selalu bergantung pada hubungan Anda dengan penerima dan tujuan email Anda. Anda harus mencocokkan tanda dengan salam dan sisa pesan Anda untuk mempertahankan nada yang konsisten. Anda ingin selalu bersikap sopan, tetapi apakah Anda ingin menulis email formal atau terlihat ramah?

Beberapa penutupan email profesional yang paling populer meliputi:

• Sungguh-sungguh,
• Salam Hormat,
• Salam,
• Terbaik,
• Terima kasih,
  

Sangat penting untuk mendapatkan hak sign-off. Ini adalah hal terakhir yang dibaca penerima dan dapat meninggalkan kesan abadi yang mirip dengan kesimpulan rapat atau akhir panggilan telepon.

16. Sertakan tanda tangan

Lebih sedikit lebih banyak dalam hal tanda tangan email.

Tanda tangan profesional mencakup nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, situs web perusahaan, dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Anda dapat mempertimbangkan untuk memasukkan LinkedIn dan alamat jalan perusahaan jika itu berperan dalam bisnis Anda. Logo perusahaan atau gambar Anda juga melewati etiket email bisnis. Namun, pastikan bahwa desainnya responsif.

Sertakan tanda tangan secara otomatis di akhir setiap email – lebih mudah menghapusnya dari pesan daripada menambahkannya secara manual.

17. Selalu periksa ulang nama penerima

Tidak ada yang membuat kesan pertama seperti salah mengeja nama seseorang – atau memanggil mereka dengan nama yang salah sama sekali.

Ini benar-benar akan memakan waktu beberapa detik, dan Anda tidak punya alasan untuk melakukan kesalahan. Selain menghindari kesalahan ceroboh ini, pastikan untuk tidak menyingkat nama kecuali Anda yakin bahwa Robert dari departemen hukum lebih suka menggunakan "Rob".

Jika ada keraguan tentang topik ini, lihat bagaimana mereka menandatangani email sebelumnya kepada Anda, periksa profil LinkedIn atau saluran komunikasi internal mereka.

Tidak ada alasan – salah memasukkan nama penerima email adalah salah satu kesalahan etiket email terburuk.

18. Jangan pernah mengirim email tanpa mengoreksinya

Tip etiket email ini tidak dapat cukup ditekankan sebagai salah eja, dan kesalahan tata bahasa pasti akan berdampak buruk pada Anda. Setelah Anda selesai menulis, buka badan email dan baris subjek setidaknya dua kali untuk mengetahui kesalahan apa pun. Anda juga dapat mencoba membaca email dengan keras untuk melihat kesalahan yang tidak terlihat oleh mata Anda.

19. Berhati-hatilah dengan keterikatan

Salah satu aturan etiket email yang paling penting mengenai lampiran adalah Anda tidak boleh melampirkan file besar ke email Anda. Cara terbaik untuk mengirim, misalnya, presentasi atau video adalah dengan mengunggah file ke layanan cloud seperti Google Drive atau Dropbox dan memberi penerima tautan yang memungkinkan mereka mengaksesnya. Jika itu tidak memungkinkan, pastikan untuk mengompres file sebelum melampirkannya sehingga akan memakan lebih sedikit ruang di kotak masuk mereka. Ingatlah juga untuk menyebutkan lampiran di badan email Anda untuk memastikan bahwa penerima mengetahuinya.

20. BCC dengan tepat

BCC adalah singkatan dari blind carbon copy, dan ini memungkinkan Anda untuk menyembunyikan orang atau orang yang dimasukkan di bidang BCC dari penerima lainnya.

Menggunakan BCC adalah etiket email yang baik ketika Anda mengirim email ke beberapa orang yang tidak saling kenal karena memungkinkan Anda untuk melindungi privasi mereka. Ini juga digunakan untuk menghapus seseorang dengan sopan dari utas, misalnya, setelah mereka memperkenalkan Anda kepada orang lain melalui email. Ini juga berguna ketika Anda perlu mengonfirmasi kepada seseorang bahwa Anda telah mengirim email penting tanpa menyertakan orang tersebut di utas berikut.

Salinan karbon buta juga dapat disalahgunakan, dan menggunakannya untuk alasan yang salah dianggap menipu dan berperilaku buruk.

21. Berikan tanggapan tepat waktu

Email dapat menjadi penghisap waktu yang besar bagi profesional mana pun, tetapi menanggapi email Anda dengan segera membantu menjaga pekerjaan semua orang sesuai jadwal.

Jendela respons yang sesuai tergantung pada pengirim dan materi pelajaran. Sebagai aturan praktis, Anda harus menanggapi rekan satu tim Anda pada hari yang sama, kolega lain dalam waktu 24 jam, dan untuk orang-orang di luar organisasi Anda pada akhir minggu kerja kecuali itu mendesak.

Terutama jika Anda bekerja dalam peran yang menghadapi pelanggan, Anda harus tahu bahwa waktu respons yang lama dapat mengirim pesan yang tidak disengaja karena hampir sepertiga orang mengharapkan bisnis untuk menanggapi email dalam satu jam atau kurang.

22. Gunakan "Balas semua" hanya jika diperlukan

Sebagai pekerja kantor rata-rata menerima sekitar 121 email sehari, Anda tidak ingin mengganggu orang dengan sesuatu yang tidak perlu. Jadi, lain kali Anda akan menekan "Balas semua" berhenti untuk mempertimbangkan apakah semua orang dalam rantai email perlu menerima jawaban Anda. Jika jawabannya tidak, gunakan "Balas" dan selamatkan korban dari pemberitahuan lain yang mengganggu.

23. Balas semua email Anda

Meskipun kotak masuk membanjiri dan jadwal yang padat, ada baiknya etiket email untuk menanggapi setiap email yang ditujukan kepada Anda. Mengabaikan email dari seseorang dalam organisasi atau rekan bisnis Anda adalah tindakan yang tidak sopan dan kemungkinan besar akan memiliki konsekuensi. Jika seseorang dengan dingin mengirimi Anda email, luangkan waktu sejenak untuk memberi mereka jawaban meskipun itu akan menjadi "tidak" yang sopan, karena itu akan meninggalkan kesan yang baik. Jika tidak, kemungkinan besar Anda akan menerima serangkaian email tindak lanjut. Jika mereka tidak cukup perhatian untuk mengerjakan pekerjaan rumah mereka, jangan merasa berkewajiban untuk menjawab.

24. Berpikir dua kali sebelum meneruskan

Ingat apa yang kami tulis sebelumnya tentang topik sensitif dan informasi rahasia tentang etiket email? Anda harus selalu mempertimbangkan apakah email dimaksudkan untuk diteruskan dan lanjutkan dengan hati-hati. Juga, pertimbangkan apakah pesan tersebut benar-benar menciptakan nilai bagi penerimanya. Saat Anda memutuskan untuk meneruskan email, penting untuk meringkas apa yang telah didiskusikan dan memberi tahu penerima apa yang dibutuhkan dari mereka. Anda juga harus mengedit apa pun yang tidak perlu dari email, seperti tanda penerusan, alamat email lain, baris subjek, dan komentar sebelumnya.

25. Ingatlah untuk mengatur balasan di luar kantor

Jika Anda tidak dapat menjawab email untuk waktu yang lama, Anda harus menyiapkan pesan tidak di kantor otomatis yang memberi tahu orang-orang bahwa Anda tidak dapat membalasnya. Situasi umum termasuk hari libur dan konferensi. Penting untuk menyertakan tanggal tertentu saat Anda akan kembali sehingga mereka dapat melanjutkannya. Anda juga harus memberikan informasi kontak seseorang yang dapat dihubungi pengirim jika masalah mereka mendesak. Praktik terbaik untuk menyertakan "Tidak Di Kantor" atau "pengidentifikasi di baris subjek bersama dengan tanggal Anda kembali.

Kami harap postingan blog tentang etiket email ini bermanfaat bagi Anda. Kami sangat percaya bahwa dengan mengetahui aturan terpenting etiket email bisnis, setiap profesional dapat membuat komunikasi di tempat kerja menjadi lebih efektif. Jika menurut Anda kami melewatkan tip penting, beri tahu kami!