19 Aturan Etiket Email yang Perlu Diketahui

Etiket email adalah seperangkat pedoman sosial yang mengatur komunikasi email yang sopan dan produktif. Seperti etiket offline, etiket email berfungsi untuk membuat percakapan menjadi nyaman, penuh perhatian, dan profesional.

Apa itu etiket email?

Aturan etiket email di tempat kerja dapat bervariasi antar industri dan budaya, baik secara profesional maupun global. Hal ini juga dapat bervariasi antar generasi karena etiket email, seperti aturan untuk bentuk komunikasi lainnya, berkembang seiring waktu. Namun, pedoman umum tertentu berlaku di sebagian besar komunikasi email, seperti menggunakan nada profesional dan mengoreksi setiap email sebelum Anda mengirimkannya.

Mempertahankan etiket email yang baik adalah penting karena hal ini menunjukkan rasa hormat terhadap orang yang Anda kirimi email. Pada intinya, etiket mewakili pertimbangan terhadap orang lain. Melalui etiket email, Anda mengomunikasikan profesionalisme Anda serta profesionalisme perusahaan Anda, jika memungkinkan. Di kotak masuk penerima, ini dapat membuat Anda dan perusahaan Anda menonjol secara positif. Etiket email juga memungkinkan Anda mengirim dan merespons email dengan lebih efisien. Di bawah ini adalah 19 pedoman etiket email yang dapat membantu Anda menulis email yang lebih jelas dan profesional sehingga memberikan hasil yang lebih produktif.

19 tip etiket email

1 Koreksi, koreksi, koreksi

Tidak ada yang merusak profesionalisme Anda seperti kesalahan tata bahasa atau salah mengeja nama penerima. Sebelum Anda mengirim email, koreksi email dengan cermat atau gunakan Grammarly untuk memastikan email bebas dari kesalahan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca. Periksa juga kembali apakah semua detail, termasuk ejaan nama penerima, sudah benar.

2 Tulis baris subjek yang terperinci

Baris subjek yang baik adalah pratinjau email. Daripada menggunakan baris subjek yang tidak jelas seperti “Halo” atau “Melapor masuk”, sampaikan pesan Anda secara langsung. Dengan cara ini, penerima segera mengetahui isi email tersebut dan dapat merespons dengan tepat.

3 Sertakan salam

Mulailah setiap email dengan salam yang sesuai. Contoh salam email yang sesuai antara lain:

• Yang terhormat [nama penerima]
• Hai [nama penerima]

4 Sertakan tanda tangan

Email Anda harus dimulai dengan salam yang sesuai dan diakhiri dengan tanda tangan yang sesuai. Penandatanganan email profesional meliputi:

• Salam
• Terbaik
• Sungguh-sungguh
• Terima kasih
• Bersulang

Setelah penandatanganan, sertakan nama Anda.

5 Bersikaplah ringkas

Ringkas adalah prinsip utama dari semua komunikasi profesional. Jangan buang waktu penerima dengan detail yang tidak relevan atau masukkan beberapa percakapan ke dalam satu email. Tetap fokus sehingga mereka dapat membacanya dengan cepat dan merespons jika perlu.

6 Jadilah komprehensif

Oleh karena itu, jangan berhemat pada informasi yang diperlukan agar email Anda tetap ringkas. Bagian penting dari keringkasan adalah menyebutkan setiap informasi yang relevan dalam satu email. Saat Anda mengoreksi email Anda, bacalah dengan cermat untuk memastikan Anda tidak melewatkan informasi penting apa pun. Harus mengirim email kedua untuk menyebutkan detail yang lupa Anda sertakan di email pertama bisa jadi terasa canggung dan memalukan. Ini juga bisa dianggap tidak profesional.

7 Tunggu 24 jam untuk tindak lanjut

Setelah Anda mengirim email, berikan waktu kepada penerima untuk merespons. Jangka waktu yang tepat untuk menunggu sering kali bergantung pada faktor-faktor seperti hubungan Anda dengan penerima dan urgensi pesan Anda. Namun secara umum, yang terbaik adalah menunggusetidaknya24 jam sebelum menindaklanjutinya.

Ada aturan 24 jam lainnya dalam etiket email: Tanggapi setiap email yang Anda terima dalam waktu 24 jam. Aturan ini berlaku juga untuk panggilan telepon dan bentuk komunikasi lainnya. Dengan segera merespons, Anda menunjukkan kepada penerima bahwa Anda menghargai waktu mereka.

8 Gunakan balasan otomatis saat Anda pergi

Sebelum Anda berangkat berlibur, atur penjawab otomatis email Anda. Ini adalah respons otomatis terhadap setiap email yang Anda terima yang memberi tahu pengirim bahwa Anda sedang pergi dan tidak dapat membaca email. Dalam balasan otomatis Anda, sebutkan tanggal Anda akan keluar kantor dan rekan yang mungkin dihubungi pengirim jika ada urusan mendesak.

9 Gunakanbccdengan tepat

Bcc adalah singkatan dariblind carbon copy. Dengan bcc, Anda dapat mengirim email ke sekelompok besar orang tanpa menampilkan alamat email masing-masing penerima. Dengan cara ini, tidak ada penerima yang dapat melihat siapa lagi yang menerima email tersebut. Mereka juga tidak dapat saling mengirim email melalui balasan-semua, yang menjadikan bcc alat yang berguna untuk menghindari kotak masuk yang berantakan.

10 Gunakanccdengan tepat

Tidak seperti bcc, individu yang di-cc (disalin karbon) dalam email dapat melihat siapa saja yang menerimanya. Tujuan dari cc adalah untuk menyertakan beberapa penerima dalam satu email sambil berkomunikasi bahwa Anda tidak mengharapkan balasan dari mereka semua. Misalnya, Anda dapat mengirim email ke kolega di departemen lain dan mengirim cc ke manajer Anda agar mereka mengetahui perkembangan percakapan.

11 Ketahui kapan harus menggunakan reply-all

Ketika beberapa orang menyalin email, Anda dapat menekan balas-semua untuk mengirimkan tanggapan Anda kepada mereka semua. Kecuali ada alasan untuk melakukan hal ini, seperti berbagi informasi penting yang perlu mereka ketahui, jangan tekan balas semua. Sebaliknya, balaslah pengirim email satu per satu sehingga Anda tidak mengirim spam ke kotak masuk orang lain dengan percakapan yang tidak melibatkan mereka secara langsung.

12 Perhatikan nada bicara Anda

Gunakan nada profesional dalam email bisnis dan akademis Anda. Nada yang santai dapat merusak profesionalisme Anda, dan nada yang kasar dapat menyampaikan pesan yang salah. Bersikaplah sopan dan hangat, tetapi tetap pertahankan kesan profesional dengan menghindari bahasa gaul, sapaan santai, dan kata-kata singgung.

13 Hati-hati dengan emoji

Demikian pula, sebaiknya hindari emoji di email profesional. Dalam kasus tertentu, emoji mungkin cocok, seperti emoji bertepuk tangan untuk merayakan keberhasilan tim. Terkait emoji di email tempat kerja, ikuti petunjuk manajer Anda untuk menentukan apakah emoji pantas, dan jika ya, emoji yang mana.

14 Jelaskan lampiran email apa pun

Jika Anda memiliki lampiran untuk dibagikan, jelaskan kepada penerima apa lampiran tersebut dan bagaimana Anda ingin mereka berinteraksi dengannya—dengan membaca, memberi komentar, menandatangani, dll. Mengirim lampiran tanpa deskripsi dapat membuat penerima bingung—atau bahkan curiga terhadap upaya phishing.

15 Ulangi percakapan tatap muka dan telepon

Setelah pertemuan tatap muka atau percakapan telepon, mengirimkan email tindak lanjut yang mengulangi topik yang Anda diskusikan sering kali membantu. Ini mencapai beberapa tujuan:

• Ini membuat diskusi Anda selalu diingat oleh semua individu yang terlibat.
• Ini menciptakan “jejak kertas” yang dapat Anda referensikan dalam diskusi mendatang.
• Hal ini dapat mencegah kesalahpahaman dan miskomunikasi dengan memberikan kesempatan kepada peserta untuk bertanya atau mengklarifikasi pernyataannya.

16 Tulislah kepada audiens Anda

Meskipun setiap penerima email harus diperlakukan dengan hormat dan penuh pertimbangan, Anda mungkin perlu menyesuaikan bahasa dan tingkat detail sesuai dengan siapa yang Anda kirimi email. Misalnya, saat mengirim email ke kolega, Anda bisa menggunakan jargon dan istilah orang dalam yang sama dengan yang Anda gunakan dalam rapat. Namun, seseorang di luar organisasi Anda mungkin tidak mengetahui terminologi ini, jadi sebaiknya gunakan bahasa sederhana yang dapat mereka pahami. Demikian pula, meskipun Anda sering menggunakan bahasa yang akrab dengan teman sekelas dan rekan kerja Anda, pertahankan nada profesional dengan profesor, administrator, dan petinggi perusahaan.

17 Gunakan tanda baca dengan benar dan tepat

Anda pasti pernah menerima email yang berisi terlalu banyak tanda seru atau elips yang memberikan kesan tidak menyenangkan pada pesan. Penulisnya mungkin tidak bermaksud untuk terlihat terlalu bersemangat atau memiliki firasat buruk, namun tetap saja, tanda baca mereka menyampaikan suasana hati tersebut.

Dalam email, ikuti aturan tanda baca yang sama dengan yang Anda ikuti dalam tulisan profesional lainnya. Simpan tanda seru untuk kejadian langka yang memerlukannya, akhiri kalimat dengan titik, dan sebelum Anda menekan tombol kirim, periksa kembali kesalahan tanda baca.

18 Jangan mengirimkan apa pun yang Anda tidak ingin membacanya dengan keras

Saat Anda sedang kesal, mudah sekali membiarkan emosi mewarnai tulisan Anda. Anda juga mungkin tergoda untuk berbagi gosip kantor yang menarik dengan teman kerja Anda. Namun perlu diingat bahwa email tidak pernah bersifat pribadi. Apa pun yang Anda kirimkan melalui email dapat disadap, diambil tangkapan layarnya, diunduh, atau dicetak—jadi pastikan setiap email yang Anda kirim pantas untuk dibagikan.

19 Gunakan font dan format standar

Ada banyak cara hebat untuk membuat email Anda mudah diingat. Comic Sans bukan salah satunya. Gunakan font standar—seperti Arial, Helvetica, atau Times New Roman. Font ini menyampaikan profesionalisme, dan Anda dapat percaya bahwa font tersebut akan muncul dengan benar di browser atau perangkat apa pun.

Sebagian besar email profesional mengikuti format yang sama:

• Salam
• Bagian pembuka
• Satu atau dua bagian tubuh
• Bagian penutup
• Penandatanganan

Ketika seseorang menerima email dalam format yang tidak terduga, hal ini dapat membingungkan. Pesan pengirim juga bisa hilang dalam format. Tetap berpegang pada format standar dan dapat diprediksi untuk memastikan pesan Anda dipahami.

FAQ etiket email

Apa itu etiket email?

Etiket email adalah seperangkat pedoman sosial yang mengatur komunikasi email yang sopan dan produktif.

Apa saja 3 aturan etiket email?

• Tunggu 24 jam sebelum menindaklanjuti.
• Selalu koreksi sebelum mengirim.
• Pertahankan nada profesional.

Apa saja 3 kesalahan etiket email?

• Menekan balas-semua ketika Anda bermaksud membalas hanya ke pengirim email.
• Menggunakan baris subjek yang tidak jelas.
• Menulis email yang panjang dan berliku-liku, bukan email yang ringkas.