17 Aturan Etiket Email yang Harus Diketahui dan Dipraktikkan

Sejak hari-hari awal AOL ("Anda punya surat!"), Saya telah menghabiskan waktu berjam-jam di parit email yang bekerja dalam pekerjaan yang berkisar dari perwakilan layanan pelanggan hingga manajer komunitas online hingga editor pengelola hingga perwakilan PR. Saya telah menghitung, dan bahkan memperkirakan sepuluh email ultra-konservatif per hari selama dua puluh tahun, saya telah mengirim setidaknya 73.000 email. Pengalaman-pengalaman itu, baik dan buruk, mengajari saya apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan. Hari-hari ini saya seorang ahli email yang mengirim kampanye email massal dengan tingkat respons 55 persen. (Jika Anda bertanya-tanya, itu sangat bagus.)

Dalam pengalaman saya, ada lima pelanggaran etiket email yang sangat parah sehingga termasuk dalam kategori Bad Email Hall of Shame. Mari kita mulai dengan mereka.

Lima Kesalahan Etiket Email Terburuk

Kecerobohan email—kita semua pernah membuatnya. Terkadang kita sadar sepersekian detik setelah kita menekan Kirim dan berteriak “Tidak!” berharap kita bisa mengambilnya kembali.

melalui GIPHY

Berikut adalah pelanggaran etiket email yang paling mencolok.

1 Menggunakan CC untuk email massal

Ketika saya bekerja sebagai jurnalis video game, ada perwakilan hubungan masyarakat yang menjadi terkenal karena mengirim email PR ke daftar besar jurnalis menggunakan CC, yang mengungkapkan setiap alamat email jurnalis yang dijaga dengan hati-hati. Para jurnalis kemudian dengan gembira menggunakan Balas Semua untuk menjadi tuan rumah percakapan berulir tanpa ampun mengejeknya.

Jangan gunakan CC untuk email massal. Percayalah kepadaku. Anda benar -benar tidak membutuhkan ketenaran semacam itu.

2 Menekan Balas Semua saat Anda harus menekan Balas

Balas Semua adalah fitur yang berguna ketika ada lebih dari dua orang yang perlu terlibat dalam percakapan, tetapi berhati-hatilah. Saya terlibat dalam email grup di mana satu anggota menjawab, mengira dia hanya mengirim email kepada saya, untuk mengakui bahwa dia naksir anggota lain dari grup email. Dia tidak sengaja menggunakan Balas Semua. Dalam hal ini, subjek naksir itu tersanjung. Tetapi . . . Anda tidak sengaja Balas Semua mungkin tidak menghasilkan akhir dongeng.

3 Dengan asumsi email bersifat pribadi dan rahasia

Apa pun yang Anda tulis dalam email dapat dibagikan, baik secara sengaja maupun tidak sengaja. (Lihat di atas.) Jangan katakan sesuatu dalam email, terutama di kantor, yang tidak akan Anda katakan di depan umum. Dan terutama jangan menulis apa pun yang bisa kembali menghantui Anda. Email bahkan dapat diterima di pengadilan.

4 Mengirim email saat marah

Terkadang Anda hanya ingin memberi tahu seseorang. Kita semua pernah ke sana. Dan akan jauh lebih mudah untuk menuliskan perasaan itu daripada melakukan percakapan tatap muka yang sulit. Tapi tahan keinginan itu. Email marah meningkatkan pertahanan penerima, dan itu tidak produktif.

melalui GIPHY

Jika Anda harus menulis email marah, jangan tambahkan penerima di bidang Kepada: atau tulis di pengolah kata Anda, di mana Anda tidak akan tergoda untuk menekan Kirim. Kemudian biarkan draf duduk selama dua puluh empat jam. Kemungkinannya bagus, Anda akan tenang ketika kembali, dan Anda akan dapat menawarkan umpan balik yang jernih daripada makian yang terik.

5 Tidak langsung ke intinya

Saya tidak tahu berapa kali saya membaca email bertele-tele hanya untuk akhirnya berpikir, "Oke, tapi apa yang orang ini inginkan dari saya?" Untuk yang menyukai segala hal elektronik, jangan gunakan email sebagai sarana untuk melakukan brain dump. Sebaliknya, lakukan brainstorming sebelum menulis email. Kemudian, putuskan apa tujuan Anda—apa yang Anda harapkan akan terjadi sebagai akibat dari pengiriman email ini? Tulis pesan singkat dan jelas dengan mengingat hal itu. Jika tujuan email Anda adalah untuk membujuk, gayakan itu sebagai elevator pitch.

Dua Belas Tips Etiket Email Yang Harus Digunakan

Sekarang kita telah membahas pelanggaran email yang paling keterlaluan, mari kita lihat beberapa pedoman untuk etiket email yang akan selalu membuat Anda terlihat seperti profesional yang dipoles.

1 Gunakan baris subjek deskriptif

Simpan aura misteri Anda untuk pemesanan yang tidak jelas di Facebook. (Oke, Anda juga seharusnya tidak melakukan itu.) Asumsikan semua orang yang Anda kirimi memiliki kotak masuk yang kebanjiran, dan gunakan baris subjek Anda untuk menjelaskan isi email Anda sehingga penerima akan langsung tahu mengapa email Anda harus menjadi prioritas.

2 Jangan ketik huruf besar semua

Dalam istilah Internet, mengetik huruf besar semua terlihat seperti berteriak. Perlu insentif lebih lanjut untuk menghentikan caps lock? Anda dapat memicu filter spam.

3 Hilangkan tanda seru

Saya tahu Anda bersemangat! Dengan serius!!! Tapi Anda bisa menyampaikan kegembiraan tanpa tanda seru. (Astaga! Simpan itu untuk saat Anda benar-benar berseru.) Tanda seru mania adalah pemicu filter spam lainnya, jadi gunakan dengan hemat dan jangan pernah , dua kali atau lebih di akhir kalimat. Kecuali Anda seorang praremaja. Kemudian memiliki itu.

4 Tetap sederhana

Email yang ideal adalah singkat dan langsung ke intinya. Tulis email seperti itu dan semua orang akan menyukai Anda dan Anda akan menjadi sangat populer. (Oke, mungkin tidak. Tapi setidaknya tidak ada yang akan mengeluh tentang kebiasaan email Anda yang mengganggu.) Jika pesan Anda rumit, dengan banyak bagian yang bergerak, pertimbangkan untuk menulis ringkasan terperinci dan melampirkannya sebagai Google Doc atau pdf. Tetapi . . .

5 Tanyakan sebelum Anda mengirim lampiran

Hari-hari ini, kita semua waspada membuka lampiran email, bahkan dari sumber yang dikenal. Dan kami punya alasan bagus untuk itu. Jika Anda harus mengirim lampiran, beri tahu penerima bahwa lampiran itu akan datang.

6 Gunakan penjawab otomatis dengan hemat

Penjawab otomatis liburan baik-baik saja. (Jangan lupa untuk mematikannya "secara otomatis" atau mematikannya secara manual ketika Anda kembali ke kantor.) Tetapi penjawab otomatis mengatakan hal-hal seperti "Hei, saya menerima email Anda. Aku akan segera menghubungimu!” tidak ada gunanya. Mereka mungkin juga memberi tahu spammer bahwa mereka telah mencapai alamat email yang valid—masalah ganda!

7 Gunakan salam yang terdengar profesional

Kecuali Anda mengenal penerima dengan sangat baik, dan ini adalah gaya yang biasa Anda berdua gunakan, jangan memulai email profesional dengan salam seperti “hai” atau “yo”. "Halo" atau "hai" biasanya baik-baik saja. Gunakan "sayang" dalam korespondensi bisnis formal.

8 Gunakan tanda yang terdengar profesional

Tetap berkelas. Berikut adalah beberapa praktik terbaik.

9 Gunakan humor dengan hati-hati

Sedikit humor yang tepat waktu dapat membuat email mudah diingat. Itu juga bisa menenggelamkannya seperti Titanic. Anda mungkin berpikir Anda telah memberikan sindiran yang cerdas, tetapi kecerdasan Anda bisa hilang dalam terjemahan. Simpan hal-hal lucu untuk orang yang Anda kenal baik—mereka mengerti Anda.

melalui GIPHY

10 Jangan mengganggu dengan tindak lanjut

Hindari mengirim rentetan email tindak lanjut. Jika kontak tidak merespons dan Anda benar-benar membutuhkan respons, pertimbangkan untuk menelepon jika memungkinkan. Dalam semua hal lain, jika tindak lanjut Anda yang dibuat dengan hati-hati tidak mendapat tanggapan setelah satu atau dua kali mencoba, anggap penerima tidak tertarik.

11 Berhati-hatilah dengan apa yang Anda teruskan

Ada kasus-kasus di mana tidak apa-apa untuk meneruskan email—jika pengirim menghubungi kontak yang salah atau Anda perlu menambahkan seseorang ke percakapan, misalnya. Tapi jangan teruskan email sensitif atau rahasia. Jika Anda ragu bahwa pengirim ingin percakapan itu dibagikan, mintalah izin sebelum Anda membawa orang lain ke dalam lingkaran.

12 Mengoreksi

Dalam jajak pendapat Grammarly, 67 persen menjawab bahwa kesalahan ketik dalam email kantor adalah tidak-tidak. Untuk menghindari terlihat seperti Anda kurang memperhatikan detail, mengoreksi secara menyeluruh sebelum Anda menekan Kirim. Tidak ada yang pernah menyesal menghabiskan sedikit waktu ekstra untuk memoles tulisan mereka.

Pernahkah Anda membuat kesalahan email yang memalukan? Apakah Anda memiliki keluhan etiket email? Bagikan komentar di bawah.