Bagaimana mengelola kelebihan email di tempat kerja

Kelebihan email adalah masalah yang berkembang bagi pekerja pengetahuan dunia terutama karena semakin banyak perusahaan yang beralih ke pekerjaan jarak jauh. Jutaan permintaan tidak terjawab saat kami berjuang untuk menangani gunungan pesan baru setiap hari. Untungnya, inilah cara Anda dapat menangani email dengan lebih efektif.

Dalam panduan ini, kami fokus pada cara mengelola kelebihan email. Kami mempelajari bukti untuk memberikan sepuluh praktik terbaik manajemen email untuk diterapkan di tempat kerja, termasuk strategi email yang telah dicoba dan diuji untuk membantu Anda berhenti mengirim terlalu banyak email dan mengatasi rentetan pesan yang Anda terima.

Apa itu kelebihan email?

Kelebihan email adalah perasaan stres dan kecemasan yang disebabkan oleh kotak masuk email yang tidak dijawab.

Fenomena kelebihan email bukanlah hal baru. Padahal, sudah pada 2011 lalu, para peneliti memperingatkan tentang bahaya email berlebihan. Akademisi menemukan bahwa banyak komunikasi yang mengacaukan kotak masuk kami bukanlah "penting bisnis". Untuk membuatnya lebih sederhana, itu adalah sampah.

Berjuang dengan kotak masuk Anda dapat menciptakan perasaan negatif yang intens, menurut para peneliti. Dalam satu penelitian, kelebihan email ditemukan menghasilkan "tingkat kelelahan yang lebih tinggi dan keterlibatan kerja yang rendah". Pekerja menemukan bahwa kelebihan email memengaruhi mereka di luar pekerjaan, menciptakan tekanan bahkan ketika kami tidak dibayar.

Karena email menumpuk di kotak masuk kami, tidak mungkin untuk mengidentifikasi yang harus Anda jawab segera dan yang bisa menunggu. Kita kehilangan perspektif tentang apa yang penting dan apa yang bisa diabaikan.

Situasinya semakin buruk dengan meningkatnya pekerjaan rumahan dan hibrida, kata peneliti Amy Zadow yang menulis dalam The Conversation. Dalam penelitiannya tentang komunikasi akademik, 55% akademisi mengirim korespondensi selama akhir pekan. Lebih memprihatinkan, 30% mengirim email selama akhir pekan dan mengharapkan tanggapan pada hari yang sama.

Dia memperingatkan bahwa budaya komunikasi 24/7 ini – yang dalam banyak kasus disebabkan oleh email yang berlebihan – merusak kesehatan fisik dan mental kita.

Bagaimana mengenali tanda-tanda kelebihan email

Tanda paling jelas bahwa Anda sedang berjuang dengan kelebihan email adalah memiliki ratusan email yang tidak terjawab di kotak masuk Anda. Seperti yang telah kita lihat, ini dapat memiliki dampak psikologis dan bahkan fisik pada kita.

Email membuat kita sengsara, kata Cal Newport di New York Times. Menurut Newport, email yang tidak dijawab menyebabkan tingkat "kecemasan latar belakang" yang dapat mengikuti Anda setiap saat di mana saja.

Dalam kasus ekstrim, kelebihan email dapat menghasilkan tanda-tanda stres di tempat kerja, termasuk perasaan seperti Anda tidak dapat mengatasinya. Gejala lain dari stres di tempat kerja dapat meliputi:

• perubahan suasana hati
• ditarik
• kehilangan motivasi, komitmen, dan kepercayaan diri
• peningkatan reaksi emosional – menjadi lebih menangis, sensitif, atau agresif

Apakah Anda merasa stres, atau apakah setiap email membuat Anda merasa lebih sengsara? Berikut adalah beberapa cara Anda dapat mengelola kelebihan email.

10 cara untuk mengatasi kelebihan email

Berikut adalah sepuluh strategi berbasis bukti untuk menangani kelebihan email. Jika email over menghambat kinerja Anda, lihat artikel kami di 10 tips produktivitas email teratas.

Jika Anda mengalami stres atau kecemasan yang parah dalam pekerjaan Anda, sangat penting bagi Anda untuk berbicara dengan seseorang dan meminta bantuan. Kiat dan saran di sini adalah strategi untuk membantu, tetapi bukan solusi jangka panjang. Jika Anda butuh bantuan, mintalah.

1. Pahami cara Anda menggunakan email

Sebelum kita masuk ke tips, pikirkan tentang bagaimana Anda menggunakan email. Cara Anda menangani kotak masuk mencerminkan kepribadian Anda, kata Shana Lebowitz dan Allana Akhtar di Business Insider.

Mereka membagi pekerja dunia menjadi tiga jenis:

1. Pengarsip/penghapus email (mereka yang segera merespons)
2. Penghemat email (merespon dengan cepat, tetapi tidak pernah menghapus email)
3. Pengabai (mereka yang tidak pernah membaca atau menanggapi email)

Apakah Anda seseorang yang harus menjawab setiap email dan sedang berjuang untuk mengatasinya? Atau apakah Anda mengabaikan email dan menyimpannya?

Dengan mengenali cara Anda menggunakan email, Anda dapat mengidentifikasi strategi dengan peluang keberhasilan tertinggi.

Cara kami menggunakan email juga dapat menjelaskan mengapa strategi Anda saat ini untuk menangani email tidak mungkin berhasil. Faktanya, banyak dari kebiasaan kita yang mendarah daging untuk mengelola email – seperti mematikan peringatan – dapat berdampak negatif pada kita, Dr. Emma Russell memperingatkan.

Mengakui ada masalah dalam mengelola email adalah langkah pertama dalam membuat perubahan positif.

2. Sisihkan waktu untuk menjawab email

Menjawab email adalah bagian inti dari peran Anda dan harus diperlakukan seperti itu. Sisihkan waktu secara teratur untuk menjawab email.

Ini bisa pagi, siang, atau waktu yang cocok untuk Anda. Tambahkan ini ke kalender Anda dan perlakukan itu sebagai tugas penting. Jangan tinggalkan menjawab email di malam hari dan akhir pekan. Tidak hanya bekerja selama waktu luang Anda tidak dapat diterima, tetapi juga mungkin tidak efisien juga. Itu bisa menyebabkan lebih banyak stres daripada yang dipecahkan.

Memiliki waktu yang disisihkan untuk email memungkinkan Anda mempersiapkan mental. Manajer dan pemimpin yang dapat kami persiapkan untuk pekerjaan mereka sebelumnya "mengalami suasana hati positif yang lebih tinggi dan fokus kerja dan pada gilirannya memungkinkan mereka untuk menjadi lebih sukses sepanjang hari," kata peneliti di Portland State University.

Saat Anda menjawab email, lakukan itu dan tidak ada yang lain. Menyulap banyak tugas tidak praktis, para ilmuwan telah menemukan. Sisihkan waktu untuk menjawab email dan fokus hanya pada tugas untuk hasil terbaik.

3. Triase email

Kelebihan email adalah gejala kegagalan mengarsipkan dan memprioritaskan email Anda secara efektif. Triaging email Anda adalah strategi yang dapat Anda gunakan untuk mengatasi tumpukan korespondensi.

Meskipun Anda mungkin menerima ratusan (atau bahkan ribuan) email setiap hari, Amy Gallow di Harvard Business Review merekomendasikan hanya ada tiga cara untuk menangani setiap email:

1. Hapus: Anda dapat dengan cepat melihat email yang tidak perlu Anda baca atau tanggapi. Ini dapat mencakup undangan, email sampah, dan iklan. Hapus mereka sesegera mungkin untuk menghemat ruang dan mengurangi stres.
2. Tanggapi: Email mendesak akan keluar, dan Anda harus segera merespons. Ini termasuk korespondensi penting bisnis, seperti pesan dari atasan Anda.
3. Mengajukan: Jika Anda tidak dapat segera merespons, simpan pesan dengan aman di tempat yang dapat ditangani jika waktu memungkinkan (misalnya selama waktu yang dilindungi).

Paket email populer seperti Outlook dan Gmail memungkinkan Anda mengidentifikasi email penting dengan cepat (bertanda merah atau berbintang, misalnya). Ini dapat memberikan cara mudah untuk mengidentifikasi email yang mendesak dan penting.

Sebaiknya luangkan sedikit waktu untuk memahami cara kerja program email Anda dan lihat apakah ada cara agar Anda dapat menggunakannya dengan lebih efektif.

4. Buat beberapa templat standar

Sebenarnya, kebanyakan dari kita menghadapi tugas dan permintaan yang sama atau serupa setiap hari. Email yang kami terima dan tanggapan yang kami buat sebagian besar sama – tentu saja mengikuti aturan etiket email yang baik. Membuat serangkaian templat permintaan dan respons standar yang ditulis dan diformat secara profesional dapat menghemat banyak waktu.

Diarsipkan di suatu tempat yang dapat diakses, kami dapat memanggil templat ini saat diperlukan, memotong dan menempelkannya saat diperlukan.

Memang, Anda masih perlu mengedit, mengubah, dan mempersonalisasikannya, yang tidak ideal.

Butuh pertolongan? Kami telah membuat serangkaian artikel mendalam dengan template yang berfokus pada semua aspek komunikasi bisnis profesional, termasuk:

• Cara menulis email resmi
• Cara menulis email tindak lanjut
• Cara menulis email pertanyaan bisnis
  

Lebih baik lagi, baca tip berikutnya untuk melihat bagaimana kami di Flowrite telah mengambil konsep template email tidak hanya satu tetapi lebih dari seratus langkah ke depan dengan bantuan kecerdasan buatan.

5. Gunakan AI dan teknologi untuk mengubah email

Template dapat menghemat waktu Anda, tetapi template dapat dianggap tidak sopan dan impersonal. Menyalin dan menempel dan mengisi bagian yang kosong secara manual di template masih memakan waktu. Untungnya, teknologi baru yang menarik yang memanfaatkan kekuatan AI mengubah cara kita menulis email. Dalam hitungan detik, Anda dapat membuat email yang ditargetkan, profesional, dan efektif yang mendapatkan hasil.

Alat produktivitas penulisan yang didukung AI Flowrite dapat membantu siapa saja menghemat waktu untuk membuat pesan email yang dipersonalisasi dengan akurasi yang luar biasa. Jika Anda terjebak dalam kebiasaan atau berjuang untuk waktu, produk kami dapat membantu menyegarkan dan menyempurnakan email Anda, menerjemahkan ide dan pemikiran Anda ke dalam korespondensi profesional yang mencapai hasil yang tepat.

Dan itu bukan hanya tulisan AI; ada banyak solusi dan alat teknologi baru yang dapat meningkatkan produktivitas di tempat kerja dan membantu Anda mengatasi beban email.

6. Hapus, blokir, berhenti berlangganan

Surat sampah, surat yang tidak diminta, spam. Apa pun yang Anda ingin menyebutnya, kita semua menerima segunung email yang tidak kita inginkan atau butuhkan. Setiap hari, 320 miliar email spam yang luar biasa (atau menakutkan) dikirim. Itu lebih dari 80% dari semua email yang dikirim setiap hari.

Jika Anda memiliki akun email, Anda akan menerima setidaknya satu pesan yang tidak diminta. Tapi Anda bisa menerima hingga ribuan setiap bulan, terutama jika alamat email Anda tersedia untuk umum di internet.

Tahap pertama untuk mendapatkan kembali kotak masuk Anda adalah melalui dan membuang serta menghapus email sampah apa pun secara sistematis. Namun, Anda juga harus berhenti berlangganan untuk menghindari menerima email di masa mendatang.

Di bagian bawah setiap email, Anda akan menemukan tautan yang memungkinkan Anda untuk berhenti berlangganan dari milis. Ini adalah persyaratan hukum di AS dan Eropa, meskipun beberapa pengirim email yang tidak bermoral dapat menemukan cara untuk menyembunyikannya. Jika surat terus datang, maka blokir pengirimnya.

Di masa mendatang, jangan pernah mendaftar untuk sesuatu yang tidak Anda inginkan atau butuhkan. Misalnya, jika Anda menerima email yang tidak diminta dari milis, selalu klik berhenti berlangganan segera.

7. Pertimbangkan untuk menelepon

Pesan ping-pong dapat dengan cepat meningkatkan jumlah email di kotak masuk Anda, tetapi apakah ini cara terbaik untuk berkomunikasi?

Menurut psikolog, terkadang panggilan bisa lebih efektif (atau "optimal") dalam menciptakan koneksi dan komunikasi. Kita cenderung menulis email ketika kita dapat berkomunikasi secara lebih efektif secara langsung, baik melalui telepon atau tatap muka, dengan berusaha menghindari kecanggungan.

Mereka menyimpulkan bahwa "interaksi termasuk suara (telepon, obrolan video, dan obrolan suara) menciptakan ikatan sosial yang lebih kuat dan tidak ada peningkatan kecanggungan, dibandingkan dengan interaksi termasuk teks (email, obrolan teks)."

Meskipun tidak selalu memungkinkan untuk bertemu langsung, pertimbangkan apakah akan lebih cepat untuk menelepon seseorang sebelum mengirim email. Percakapan telepon singkat bisa memakan waktu lebih sedikit daripada mengelola rentetan email yang sering datang ketika berurusan dengan detail.

8. Berinvestasi dalam alat komunikasi internal

Layanan pesan instan seperti Slack memfasilitasi pertukaran yang lebih cepat antara kolega, klien, dan pelanggan. Misalkan Anda bisa mengatasi rintangan implementasi; dalam hal ini, pesan instan dapat menjadi strategi yang sangat baik untuk menghilangkan kelebihan email di tempat kerja.

Dalam panduan praktis untuk menerapkan pesan instan, Harvard Business Review menyarankan untuk menggunakan teknologi staf Anda dan menetapkan aturan dasar. Mereka mencatat bahwa IM sudah menjadi bagian inti dari tim teknologi. Slack, misalnya, mendukung pertukaran informasi yang cepat yang dibutuhkan tim untuk berkolaborasi dan tumbuh menjadi alat penting untuk bisnis dari semua ukuran.

Tentu saja, mengganti email dengan IM saja dapat menimbulkan masalah baru yaitu kelebihan pengiriman pesan. Namun, strategi yang diuraikan di atas semuanya masih relevan. Kebutuhan untuk menghormati keseimbangan kerja/kehidupan sama pentingnya, kata HBR.

9. Simpan dokumen di cloud

Berapa banyak email yang meminta dokumen, dan berapa banyak lampiran yang hilang?

Berbagi dan penyimpanan dokumen berubah, dengan lebih banyak bisnis beralih ke cloud. Dengan merangkul solusi cloud dan menyediakan akses yang memadai, Anda dapat menghapus sejumlah besar lalu lintas email.

Semua dokumen dapat disimpan dan dapat diakses oleh siapa saja, di mana saja, dan kapan saja. Dalam dunia kerja pasca-covid, layanan cloud dapat memberikan peningkatan produktivitas yang kita butuhkan, kata William Smith di Technology Magazine.

Anda tidak lagi harus mengirim email dan menunggu tanggapan (atau mengeluarkan tanggapan jika Anda berada di pihak lain. Anda dapat menganggap semua orang dapat mengakses dokumen yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya.

10. Istirahatlah

Ini mungkin tampak kontraproduktif, tetapi mengambil istirahat dari email (liburan email) dapat mengurangi stres dan meningkatkan konsentrasi, para peneliti telah menemukan.

Dalam tes, para ilmuwan menemukan bahwa mereka yang membaca email segera berada dalam kondisi "waspada tinggi", dengan detak jantung yang lebih konstan. Sebaliknya, pekerja yang dihapus dari menjawab email selama lima hari "mengalami detak jantung yang lebih alami dan bervariasi".

Sekarang, tidak praktis untuk mematikan email selama minggu kerja. Tetapi membatasi menjawab email pada hari kerja dan mematikannya pada malam hari dan akhir pekan dapat mengurangi stres dan perasaan email yang berlebihan.

Pikirkan ini akan mempengaruhi prospek Anda di tempat kerja? Menetapkan batasan adalah keterampilan penting bagi para pemimpin, kata Jenn Lofgren di Forbes. Menetapkan dengan jelas apa yang boleh dan tidak boleh – termasuk menjawab email selama akhir pekan – mengirimkan pesan yang kuat.

Lalai

Kiat-kiat di sini harus memberikan beberapa cara tentang cara mengelola kelebihan email. Sayangnya, masalah terlalu banyak email tidak akan hilang. Sebenarnya, kelebihan email cenderung menjadi lebih berisiko karena kita bekerja lebih jauh dan menghabiskan lebih banyak waktu online juga selama waktu luang kita.

Jika Anda berjuang dengan terlalu banyak email, penting bagi Anda untuk mengembangkan strategi pengelolaan email yang sesuai untuk Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan teknologi baru seperti asisten email AI, pesan instan, dan menerapkan praktik terbaik manajemen email di tempat kerja.