10 kiat produktivitas email untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan setiap hari

Sebagian besar dari kita tidak memikirkan bagaimana kita menggunakan email. Pesan terus mengalir setiap hari, dan kami terus membalasnya tanpa mencapai banyak hal di siang hari. Ini bisa terasa seperti siklus yang tidak pernah berakhir. Hampir seperti Anda akan menjadi budak kotak masuk Anda.

Tapi tidak harus seperti itu.

Sebenarnya, mudah untuk merasionalisasi cara Anda mengelola email jika Anda benar-benar memikirkannya. Beberapa panduan sederhana, beberapa aturan dasar, dan satu atau dua peretasan produktivitas dapat memotong jam dari rezim manajemen email mingguan Anda. Lalai

Tidak percaya kami? Bacalah tip produktivitas email ini untuk peluang terbukti salah.

1. Cek email hanya dua kali sehari

Memeriksa email Anda 50 kali sehari? Anda mungkin tidak seharusnya.

Mengelola dan menanggapi email Anda sekali di pagi hari sebelum Anda memulai tugas apa pun yang membutuhkan fokus mendalam. Dan sekali lagi di sore hari ketika Anda perlu istirahat dari tugas-tugas lain.

Ini akan menyisakan sisa hari untuk pekerjaan yang lebih produktif. Pastikan untuk mematikan notifikasi dari email masuk sehingga Anda tidak merasa perlu memeriksanya lebih sering.

2. Gunakan aturan 1-klik dan 3 kalimat

Peretasan produktivitas ini mungkin atau mungkin tidak berfungsi tergantung pada alur kerja Anda, tetapi itu pasti patut dicoba.

• Aturan 1-klik: berkomitmen untuk hanya menyentuh email sekali. Anda dapat melakukan beberapa tindakan saat terbuka, tetapi aturan menyatakan bahwa Anda harus melakukan sesuatu setelah membuka email. Anda dapat mengarsipkannya, membalasnya, atau menambahkannya ke daftar tugas Anda.
• Aturan 3 kalimat: semua tanggapan harus terdiri dari tiga kalimat atau kurang. Sesederhana itu. Balasan yang lebih pendek sama dengan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk email. Anda dapat mengubahnya menjadi 2-5 kalimat, tetapi poin utamanya tetap sama: jangan buang waktu berjam-jam untuk menyusun balasan yang halus.

Jika 3 kalimat masih terasa terlalu panjang, mengapa Anda tidak mencoba menulis 3 poin saja dengan Flowrite? Penafian: alat penulisan bertenaga AI kami akan mengubahnya menjadi email yang lengkap.

3. Berhenti berlangganan terus menerus

Itu tak terelakkan. Pada titik tertentu, email massal dan buletin itu bertambah dan mulai mengacaukan kotak masuk Anda. Solusinya: setiap kali Anda mendapatkan email yang tidak diinginkan, tekan tombol berhenti berlangganan di bagian bawah pesan.

Konsistensi membayar: setelah satu atau dua minggu, Anda akan berhenti berlangganan dari 80-90% email yang tidak perlu.

Atau jika Anda tidak ingin membuang waktu melakukan ini secara manual, ada layanan seperti Unroll.me yang melakukan proses berhenti berlangganan untuk Anda.

4. Pelajari pintasan keyboard

PSA: Anda tidak harus menggunakan Manusia Super untuk mendapatkan manfaat dari pintasan keyboard. Mari kita ambil Gmail sebagai contoh.

Pertama, periksa dari pengaturan Gmail bahwa pintasan keyboard benar-benar diaktifkan: Pengaturan → Umum → Pintasan keyboard aktif → Simpan perubahan.

Maka itu hanya masalah menghafal pintasan yang paling berharga (berikut ini untuk macOS):

• Atas dan bawah = Bergerak melalui kotak masuk Anda. Tekan enter untuk membuka percakapan. Tekan X untuk memilih percakapan.
• P/N = Pilih pesan sebelumnya atau berikutnya di dalam percakapan. Tekan enter untuk membuka pesan.
• Shift + C = Tulis di jendela baru
• Shift + 3 = Saat percakapan dipilih, ini akan memindahkannya ke sampah.
• S = Mulai percakapan
  

Untuk lebih lanjut, lihat artikel ini tentang pintasan keyboard untuk Gmail.

5. Coba aturan 2 menit

Siapkan aturan untuk pesan yang cepat ditangani. Jika butuh waktu kurang dari 2 menit untuk merespons, lakukan segera.

Tentu saja, tip produktivitas email ini tidak berarti bahwa Anda harus membuka kotak masuk sepanjang hari dan bereaksi setiap kali ada pesan baru masuk!

Sebaliknya, ketika Anda memesan waktu untuk menangani email, tangani hal-hal cepat terlebih dahulu.

Apakah itu berhasil untuk Anda? Kami ingin tahu.

6. Siapkan filter dan alias

Filter adalah aturan otomatisasi yang mengarahkan email Anda ke folder yang benar saat masuk ke kotak masuk Anda. Mereka menghemat upaya memilah pesan secara manual.

Misalnya, Anda dapat membuat aturan berdasarkan alamat pengirim, baris subjek, kata-kata yang disertakan dalam teks isi, ukuran, tanggal, dan sebagainya. Untuk mempelajari lebih lanjut, lihat panduan ini untuk menyiapkan filter di Gmail.

Alias ​​​​adalah fitur bermanfaat yang memudahkan pemfilteran email. Gmail memungkinkan Anda mengatur alias menggunakan tanda plus dan titik di alamat email Anda.

Misalnya, anggap Anda memiliki alamat email bernama [email protected]. Anda ingin berlangganan buletin Flowrite dan memfilter buletin yang masuk ke folder khusus. Anda kemudian dapat berlangganan menggunakan alamat [email protected], dan edisi buletin akan tetap menemukan jalan ke kotak masuk Anda. Anda kemudian dapat membuat aturan pemfilteran yang mengarahkan semua email ke alamat tersebut ke folder "Nawala".

7. Gunakan layar penuh

Tip produktivitas email ini sangat sederhana, namun efektif.

Jika Anda membuka 50 tab secara bersamaan, hampir dijamin akan ada notifikasi yang memecah fokus Anda. Atau Anda hanya memutuskan bahwa sekarang adalah waktu terbaik untuk memeriksa umpan Twitter Anda dan meme kripto dari kemarin.

Hilangkan kemungkinan untuk terganggu. Atur layar penuh jendela browser Anda dan buat tab lain tidak terlihat.

• Windows: tekan F11
• macOS: tekan CMD + Shift + F

Anda dapat berterimakasih pada kami nanti.

8. Jadwalkan email untuk dikirim nanti

Terkadang praktis dan sopan untuk mengirim email pada waktu yang telah ditentukan daripada saat ini. Waktu pengiriman juga dapat mempengaruhi tingkat pembukaan.

Gmail membuatnya mudah. Cukup klik panah di sebelah tombol "Kirim" saat menulis email dan pilih tanggal dan waktu. Semudah itu! Sebagian besar klien email datang dengan fitur serupa, dan ada banyak ekstensi praktis yang dapat melakukannya untuk Anda jika Anda kurang beruntung.

9. Gunakan email untuk membuat catatan rapat

Ini adalah peretasan produktivitas yang luar biasa (namun sangat sederhana). Kapan pun dalam rapat Zoom atau Teams, buka templat email kosong dan mulailah membuat catatan.

Tulis poin cepat saat rapat.

Selesaikan rapat 5-10 menit lebih awal dan poles catatan dengan cepat agar lebih mudah dibaca.

Kemudian, kirimkan kepada siapa pun yang bersangkutan.

Dan ini dia: Anda siap untuk tugas atau rapat berikutnya tanpa menghabiskan 30 menit untuk menulis memo.

10. Hapus email Anda

Tidak semuanya, tentu saja! Gunakan Matriks Eisenhower untuk memisahkan email Anda menjadi empat kategori. Anda dapat membuat folder untuk setiap kategori agar lebih mudah diproses.

• Mendesak dan penting = Menghadiri email ini langsung. Tapi tidak sebelum Anda menyortir sisa email Anda.
• Mendesak dan tidak penting =Jika memungkinkan, tangani pesan-pesan ini segera setelah menangani pesan dari kategori 1. Jika tidak, sediakan waktu dari akhir hari yang sama.
• Tidak mendesak dan penting = Anda dapat menangani ini nanti, tetapi ingat untuk menyisihkan waktu untuk mereka, sehingga mereka pasti akan ditangani.
• Tidak mendesak dan tidak penting =Hapus atau abaikan pesan ini.
  

Itu saja, teman-teman! Yang tersisa untuk Anda lakukan adalah menerapkan beberapa kiat produktivitas email ini ke alur kerja Anda dan melihat berapa jam yang dapat Anda hemat minggu depan.