Meninggalkan pekerjaan Anda adalah keputusan besar, dan bahkan jika Anda meninggalkan pekerjaan impian Anda, akan sulit untuk memulai proses pengunduran diri. Apakah Anda dapat memasukkan pertemuan tatap muka sebagai bagian darinya atau tidak, Anda harus mengirimkan sesuatu secara tertulis. Apakah harus surat lengkap, atau bisa lewat email? Dan apa yang perlu disampaikan?

Surat pengunduran diri adalah korespondensi profesional dari seorang karyawan kepada atasan atau timnya yang merinci niat karyawan tersebut untuk meninggalkan posisinya dan tanggal terakhir bekerja. Biasanya,suratadalah hal yang harus Anda kirimkan, tetapi terkadang email juga harus dikirimkan. Kami akan menjelaskan lebih banyak tentang setiap opsi di bawah ini.

Jika Anda memilih jalur email, memastikan email pengunduran diri Anda jelas dan profesional dapat membantu Anda membuat kesan akhir yang baik. Dalam postingan blog ini, kami memberi Anda panduan langkah demi langkah tentang cara mengundurkan diri secara profesional melalui email, dan kami menawarkan contoh untuk membantu Anda memulai.

Memahami dasar-dasar surat pengunduran diri email

Mengundurkan diri dari pekerjaan mungkin terasa berat, terutama jika Anda tidak dapat mengomunikasikan rencana Anda untuk mengundurkan diri secara langsung. Mengirimkan email pengunduran diri yang profesional dan ditulis dengan baik dapat membantu meringankan stres akibat proses pengunduran diri dan membantu Anda menjaga hubungan positif dengan perusahaan yang Anda tinggalkan.

Email pengunduran diri adalah komunikasi formal yang dikirim melalui email ke perusahaan untuk mengumumkan keputusan Anda untuk mengundurkan diri. Ini harus mencakup hari terakhir Anda bekerja, dan mungkin juga mengungkapkan rasa terima kasih atas kesempatan bekerja dengan perusahaan.

Secara tradisional, surat pengunduran diri dicetak atau ditulis tangan dan diserahkan kepada pemberi kerja secara pribadi atau dikirim melalui pos. Saat ini, hal ini tidak selalu bisa dilakukan atau diperlukan. Pengunduran diri melalui email dikirim secara elektronik, yang mungkin cocok untuk situasi yang lebih informal, tidak nyaman, atau mendesak. Dalam kedua kasus tersebut, penting untuk menjaga profesionalisme, mengungkapkan rasa terima kasih, dan menyertakan semua informasi terkait.

Jika Anda tidak yakin saluran komunikasi mana yang terbaik untuk surat pengunduran diri Anda, email mungkin merupakan pilihan yang tepat jika:

• Anda harus segera mengundurkan diri karena keadaan yang tidak terduga.
• Jadwal atau lokasi kerja Anda menyulitkan Anda untuk bertemu langsung dengan atasan atau tim Anda.
• Anda ingin memastikan ada catatan digital pengunduran diri Anda.
• Anda mengundurkan diri dari posisi lepas atau kontrak di mana komunikasi email adalah hal yang biasa.
• Pekerjaan Anda sepenuhnya dilakukan dari jarak jauh atau komunikasi email adalah hal biasa.

Cara menulis email pengunduran diri

Setelah Anda memutuskan untuk mengundurkan diri, langkah selanjutnya adalah mengirimkan email pengunduran diri yang profesional dan rapi untuk memberi tahu atasan Anda dan memulai proses pengunduran diri. Hal ini penting untuk meninggalkan kesan positif yang bertahan lama dan menjaga hubungan baik di masa depan. Berikut beberapa tip penting yang perlu diingat saat menyusun email Anda:

Pilih subjek email yang langsung dan deskriptif

Anda menginginkan baris subjek yang lugas, seperti “Pengunduran diri—[nama Anda].” Dengan cara ini atasan Anda akan mengetahui tujuan email Anda dan segera membacanya.

Sapa penerima secara profesional

Anda harus mengikuti format email formal pada umumnya dan menghubungi perusahaan Anda secara profesional. Ucapan sederhana “Yang terhormat [nama perusahaan]” adalah cara yang tepat.

Nyatakan niat Anda untuk mengundurkan diri dengan jelas dan singkat

Dalam kalimat pertama email pengunduran diri Anda, nyatakan dengan jelas dan ringkas niat Anda untuk mengundurkan diri dan hari kerja terakhir Anda. Ini segera menyampaikan tujuan Anda menulis, menentukan suasana email lainnya, dan membantu menghindari kebingungan di masa mendatang.

Berikan hari kerja terakhir Anda

Pastikan untuk mencantumkan bulan, hari, dan tahun hari kerja terakhir Anda. Karena pemberitahuan pengunduran diri memiliki tujuan dokumentasi, penting untuk menjaga segala sesuatunya sejelas mungkin.

Ekspresikan rasa terima kasih

Rasa syukur bisa sangat bermanfaat dalam surat pengunduran diri. Dengan mengungkapkan penghargaan Anda atas waktu Anda bekerja di sana, keterampilan dan pengalaman baru yang Anda peroleh, serta hubungan yang telah Anda bangun, kemungkinan besar kepergian Anda akan dipandang secara bersahabat.

Tawarkan bantuan selama masa transisi

Secara proaktif tawarkan bagaimana Anda berencana untuk membantu tim Anda selama masa transisi. Ini bisa singkat, seperti: “Saya akan menindaklanjuti dengan Anda minggu depan dengan rencana transisi saya dan memastikan untuk membekali anggota tim dengan semua yang mereka butuhkan.”

Tutup email dengan hormat

Setelah Anda menulis isi email pengunduran diri Anda, pastikan untuk menyertakan tanda hormat seperti “dengan hormat” atau “salam hangat.”

Tinjau dan koreksi sebelum mengirim

Penting untuk memastikan bahwa surat pengunduran diri melalui email Anda singkat, profesional, dan bebas kesalahan sehingga dapat diterima dengan baik oleh atasan Anda dan menyampaikan niat baik Anda. Saat Anda menulis ulang atau meninjau teks, Anda dapat menggunakan Grammarly untuk membantu ringkas, nada, mengoreksi tata bahasa dan tanda baca, dan banyak lagi. Terlebih lagi, jika Anda tidak yakin bagaimana cara menyampaikan pesan Anda, Anda bahkan dapat menggunakan Grammarly untuk membuat draf email pengunduran diri sebagai permulaan.

Contoh email pengunduran diri

Untuk membantu Anda memulai, kami meminta Grammarly untuk menulis contoh email pengunduran diri menggunakan AI generatif. Pembuat surat pengunduran diri AI segera membuat draf surat, lalu kami meminta Grammarly untuk mempersingkatnya. Selesaikan hasil di bawah ini, atau coba berikan Grammarly perintah Anda sendiri dengan lebih banyak informasi pribadi dan panduan tentang nada yang ingin Anda sampaikan.

Yang terhormat [Nama Penerima],

Saya menulis ini untuk memberi tahu Anda bahwa saya telah memutuskan untuk mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [Posisi Anda] di [Nama Perusahaan], efektif [Hari Kerja Terakhir, dengan Tanggal].

Saya bersyukur atas kesempatan yang saya dapatkan selama menjadi bagian dari tim [Nama Perusahaan] dan menghargai dukungan serta bimbingan yang Anda dan rekan-rekan saya berikan kepada saya selama saya berada di sini.

Saya akan memastikan transisi yang lancar selama sisa waktu saya dan melakukan segala yang saya bisa untuk menyelesaikan semua pekerjaan luar biasa dan membantu dengan cara apa pun, termasuk melatih penerus saya.

Terima kasih atas pengalaman berharga yang saya peroleh disini. Saya mendoakan yang terbaik untuk Anda dan tim di masa depan.

Sungguh-sungguh,

[Nama Anda]

Tips menulis email pengunduran diri yang sukses

• Pertahankan profesionalisme di seluruh email. Memberikan nada yang tulus namun profesional dalam surat Anda penting untuk menyampaikan penghargaan yang tulus dan meninggalkan kesan positif meskipun dalam keadaan sulit. Fitur deteksi nada Grammarly dapat membantu memastikan Anda mendapatkan nada yang diinginkan.
• Jaga agar surat tetap singkat dan to the point.
• Hindari hal-hal negatif dan kritik.
• Tawarkan untuk membantu proses transisi dengan melatih penggantinya, menyerahkan dokumen yang diperlukan, atau menyelesaikan proyek yang ada.
• Tindak lanjuti dengan surat pengunduran diri dalam bentuk hard copy jika diwajibkan oleh kebijakan perusahaan. Pastikan pemformatan yang tepat untuk tampilan profesional dengan menggunakan AI generatif Grammarly dan pembuat surat pengunduran diri kami untuk menghasilkan templat email pengunduran diri, lalu menyempurnakannya dari sana.
• Pastikan surat Anda bebas dari kesalahan. Grammarly dapat membantu Anda memeriksa keringkasan surat Anda, nada profesional, dan kesalahan tata bahasa sehingga pesan Anda jelas.

Email pengunduran diri yang ditulis dengan baik dan bebas kesalahan sangat penting karena berfungsi sebagai catatan resmi kepergian Anda bagi kedua belah pihak dan menunjukkan profesionalisme Anda. Mengikuti langkah-langkah yang diuraikan dalam artikel ini dapat mengurangi stres akibat proses pengunduran diri dan memulai transisi yang lancar bagi Anda, perusahaan Anda, dan tim Anda. Dengan menulis dengan nada profesional, transparan, dan mengungkapkan rasa terima kasih dalam email pengunduran diri, Anda dapat meninggalkan kesan positif selama keberangkatan, yang penting untuk menjaga reputasi profesional Anda dan menjaga hubungan kerja yang berharga. Ingat, mengundurkan diri dengan baik tidak hanya menguntungkan transisi Anda dari peran Anda saat ini tetapi juga membantu jika Anda memerlukan referensi di masa depan.

Setelah email pengunduran diri Anda selesai, Anda mungkin mulai menulis pesan perpisahan kepada kolega Anda. Kami menjalin hubungan yang sangat berharga di tempat kerja. Memberi tahu semua orang tentang keadaan seputar pengunduran diri Anda dan mendoakan yang terbaik untuk usaha mereka di masa depan dapat membantu meringankan kesedihan yang masih ada karena harus melanjutkan hidup.

FAQ

Bagaimana cara menulis email pengunduran diri dengan periode pemberitahuan?

Anda harus mencoba memberikan pemberitahuan setidaknya dua minggu ketika mengundurkan diri dari pekerjaan. Untuk menulis email pengunduran diri dengan periode pemberitahuan:

• Coba pembuat surat pengunduran diri Grammarly untuk menghasilkan draf untuk dikerjakan.
• Format email pengunduran diri Anda seperti halnya surat bisnis profesional lainnya.
• Sertakan salam formal dan tanda tangan.
• Mulailah dengan pernyataan yang jelas tentang niat Anda untuk mengundurkan diri.
• Tentukan hari kerja terakhir Anda, dengan mempertimbangkan jangka waktu pemberitahuan yang diwajibkan oleh perusahaan Anda.

Apa saja tips menulis email pengunduran diri profesional dengan jangka waktu pemberitahuan?

Berikut beberapa tip untuk menulis email pengunduran diri profesional dengan jangka waktu pemberitahuan:

• Perjelas dalam pernyataan pengunduran diri Anda tentang hari efektif pengunduran diri Anda, sebaiknya dua minggu setelah perusahaan Anda diberitahu.
• Mengungkapkan rasa syukur atas kesempatan dan pengalaman yang didapat.
• Tawarkan bantuan untuk proses transisi.
• Jagalah nada bicara tetap profesional dan positif.
• Pilihlah masukan yang bijaksana dan konstruktif jika Anda memberikannya.

Apa yang harus saya beri judul pada email pengunduran diri?

Targetkan baris subjek yang jelas, seperti “Pengunduran diri—[nama Anda],” sehingga atasan Anda dapat segera mengetahui tujuan email tersebut dan segera membukanya.

Bagaimana saya bisa menggunakan AI untuk membantu menulis email pengunduran diri dengan jangka waktu pemberitahuan?

Coba pembuat surat pengunduran diri Grammarly untuk memastikan format email pengunduran diri formal dan menghasilkan draf, atau gunakan ekstensi browser kami untuk mengoreksi kesalahan tata bahasa, kesalahan tanda baca, konsistensi nada profesional, dan keringkasan.