5 Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Mengirim Email ke Guru Anda

Meskipun terkadang Anda perlu mengirim email ke guru Anda untuk mengklarifikasi pertanyaan yang Anda miliki, ada beberapa praktik terbaik yang harus dipatuhi. Pertama, penting bagi Anda untuk menghargai waktu guru Anda. Tidak seorang pun ingin menerima email yang berisi sembilan paragraf seluruh isi. Menulis novel email sepanjang novel kepada guru Anda mungkin bukan cara terbaik untuk menunda-nunda tugas yang telah mereka berikan kepada Anda.

Dengan membuat segala sesuatunya singkat dan langsung pada sasaran, pesan Anda akan jelas dan penuh perhatian, yang akan membuat guru Anda lebih mungkin merespons dan menjawab semua kekhawatiran Anda.

Cara mengirim email ke guru Anda

Faktanya, setiap kali Anda mengirim email kepada guru atau profesor, ada beberapa hal yang perlu diingat, seperti formalitas, bahasa yang Anda gunakan, dan durasinya.

Daripada membombardir guru Anda dengan email yang akan memakan waktu sepanjang sore untuk ditangani secara lengkap, aturan praktis yang baik untuk diikuti adalah tetap berpegang pada jumlah kata sebanyak 150 kata (atau kurang). Kuncinya adalah memberikan konteks sebanyak yang Anda bisa, seperti nomor atau bagian mata pelajaran Anda. Ingat: Anda bukan satu-satunya murid mereka!

Cara lain untuk melakukan pendekatan mengirim email kepada guru Anda adalah dengan mengikuti prinsip ini:Jika saya tidak jelas dan lugas, guru saya juga tidak akan jelas.Benar — cara Anda menulis email awal akan berdampak langsung pada respons guru Anda.

Baca terus untuk mengetahui tips mengirim email yang ditulis dengan baik dan sopan yang akan meningkatkan peluang Anda menerima balasan yang bermanfaat.

Mulailah dengan baris subjek yang mendetail

Baris subjek email Anda adalah hal pertama yang dilihat guru Anda selain nama Anda. Daripada membiarkan guru Anda tidak tahu apa-apa dengan baris subjek seperti “Halo” atau “Pertanyaan”, beri tahu mereka maksud email Anda dengan istilah yang spesifik. Ini bukan waktunya untuk bersikap kabur.

Menguraikan dengan tepat apa yang Anda kirimi email kepada guru Anda tidak hanya akan menarik perhatian mereka tetapi juga memungkinkan mereka merespons dengan cepat dan memadai.

Berikut adalah beberapa contoh baris mata pelajaran yang kuat dan terperinci untuk guru:

• Biologi 101: Soal tentang pembedahan laboratorium pada hari Rabu

• Halaman kutipan untuk esai: MLA atau APA?

• Pertemuan pada hari Jumat: 11:30

• Mengkonfirmasi tesis untuk tugas esai berikutnya

Semua baris subjek ini mengomunikasikan poin utama email Anda kepada guru Anda dalam sepuluh kata atau kurang. Dengan menyertakan informasi identitas (misalnya di unit kelas mana Anda berada, seperti Biologi 101, atau tanggal kelas atau pertemuan mendatang), guru Anda dapat menunjukkan dengan tepat Anda di antara banyak siswa, kolega, dan administrator lain di dunia mereka.

Gunakan salam dan tanda tangan formal

Atur suasana agar guru Anda menanggapi Anda dengan serius dengan sapaan yang formal dan penuh hormat. Memulai email dengan “Hai” adalah kebalikannya. Sapaan formal seperti “Tuan Lee yang terhormat” atau “Hai Profesor Bonnell” tidak hanya sopan tetapi juga ramah. Guru Anda mungkin akan merasa terganggu dengan sapaan yang terkesan terlalu santai — atau jika tidak ada sapaan sama sekali!

Kecuali jika guru Anda memerintahkan sebaliknya, Anda harus selalu memanggil mereka dengan nama resminya. Terkadang, pengajar perguruan tinggi lebih memilih untuk menyebut nama depan siswanya. Anda biasanya dapat mengukur hal ini dari cara mereka berkomunikasi di kelas atau menandatangani email. Jika Anda mengirim email kepada guru yang belum pernah Anda temui (jika Anda berharap untuk pindah kelas atau mendaftar ke kelas mereka), Anda pasti ingin menjaga sapaan Anda tetap formal.

Demikian pula, penandatanganan atau tanda tangan Anda juga harus salah dalam sisi formal. Selain nama Anda, berikut beberapa kalimat penutup yang tepat untuk guru:

• Salam hormat,

• Terima kasih atas waktu Anda,

• Sungguh-sungguh,

• Selamat beristirahat di hari/minggu Anda.

• Saya menghargai saran Anda.

• Semua yang terbaik,

Meskipun hal ini tidak perlu dikatakan, email kepada guru bukanlah tempatuntuk emoji, meme, singkatan, atau bahasa teks.

Format “daging” email Anda

“Isi” pesan Anda (atau paragraf isi) harus diformat sedemikian rupa sehingga cepat dibaca dan langsung pada intinya. Membatasi lima kalimat atau kurang akan menghasilkan pesan yang jelas dan langsung.

Jika Anda memiliki banyak hal untuk ditangani dan tahu Anda akan membahas lebih dari 150 kata, gunakan poin-poin. Gunakan satu poin penting untuk setiap pertanyaan; dengan cara ini, guru Anda dapat dengan mudah menanggapi setiap kekhawatiran. (Grammarly juga dapat membantu dalam hal ini dengan memberikan saran untuk mengubah email Anda menjadi format yang lebih mudah dibaca , seperti menulis ulang paragraf yang mencantumkan informasi menjadi poin-poin dan menebalkan informasi penting seperti tenggat waktu.)

Anda juga ingin memastikan paragraf Anda tidak terlalu panjang atau kikuk. Pisahkan teks menjadi bagian-bagian yang mudah dicerna sehingga instruktur Anda dapat membacanya dengan mudah. Anda tidak ingin ada kebingungan di pihak mereka, karena hal ini dapat menunda balasan mereka.

Selain memikirkan keterbacaan paragraf isi Anda, Anda mungkin mempertimbangkan untuk memulai dengan kalimat yang menegaskan kembali baris subjek Anda. Memberikan kalimat “ikhtisar” yang sesuai dengan poin utama email Anda dapat memberikan panduan yang berguna bagi guru Anda. Beberapa contoh:

• Saya mengirim email kepada Anda karena. . .

• Saya ingin menindaklanjuti pembicaraan kita tentang. . .

• Saya menghubungi hari ini karena. . .

• Saya menulis untuk bertanya tentang. . .

Ringkaslah dan tunjukkan rasa terima kasih

Setelah Anda menulis isi email Anda, rangkum semuanya dalam satu kalimat terakhir yang berisi item tindakan untuk guru Anda. Sama seperti kalimat “ikhtisar” di awal email Anda, kalimat ringkasan ini harus langsung dan ringkas, menguraikan apa yang Anda harapkan dari tanggapan mereka.

Misalnya:

• Saya menantikan balasan Anda mengenai struktur daftar pustaka saya.

• Saya akan menunggu konfirmasi Anda sebelum menjadwalkan pertemuan.

• Terima kasih sebelumnya atas tanggapan Anda tentang topik tesis saya.

Terkadang, kalimat ini mungkin tidak sepenuhnya diperlukan, namun dapat membantu memicu balasan yang lebih cepat. Pastikan saat Anda menyelesaikan semuanya bahwa Anda berterima kasih kepada guru Anda. (Ya, bahkan sebelum mereka merespons!) Menunjukkan rasa terima kasih kepada mereka dengan mengatakan “terima kasih atas waktunya” atau “terima kasih banyak atas bantuan Anda” akan sangat memengaruhi cara mereka mencerna pesan Anda—dan menganggap Anda sebagai seorang pelajar.

Cara cerdas lainnya untuk meninggalkan kesan yang baik adalah dengan menindaklanjuti email “terima kasih” jika Anda baru-baru ini mengunjungi mereka selama jam kantor atau mengadakan pertemuan empat mata. Semua orang menghargai ucapan terima kasih, dan ini adalah cara paling sederhana untuk mengomunikasikan rasa terima kasih Anda.

Jangan lupa untuk mengoreksi!

Yang terakhir : Koreksi, koreksi, koreksi! Jalankan email Anda melalui Editor Grammarly atau instal ekstensi browser Grammarly untuk merasa yakin email Anda bebas dari kesalahan tata bahasa, tanda baca, atau ejaan. Atau cukup salin dan tempel tulisan Anda untuk memeriksa tata bahasa Anda dan mendapatkan umpan balik instan atas kesalahan lain yang mungkin Anda lewatkan.

Bahkan jika Anda tidak mengirim email kepada guru bahasa Inggris Anda, kesalahan seperti ini dapat menyiratkan kepada instruktur Anda bahwa Anda tidak terlalu peduli dengan kelasnya. Membaca email dengan lantang adalah cara yang baik untuk mengidentifikasi redundansi dan bagian mana pun yang terdengar kaku atau tidak jelas.

Untuk ekstra hati-hati, ketik email Anda di program lain (seperti Microsoft Word atau Google Docs) sebelum mengirimkannya, sehingga Anda dapat meninjaunya beberapa kali tanpa risiko mengirimkannya terlalu cepat. (Grammarly berfungsi di kedua program tersebut, memberi Anda jaminan ekstra bahwa kesalahan apa pun akan terdeteksi.)

Mengetahui cara menulis email yang baik kepada guru Anda bukan hanya keterampilan yang Anda perlukan saat di sekolah. Ini adalah keterampilan yang akan Anda bawa sepanjang hidup dan karier Anda saat Anda berkomunikasi dengan manajer, rekan kerja, dan profesional lainnya.

Dengan tips berikut sebagai panduan, Anda akan siap mengirim email yang efektif ke atasan seperti guru Anda, yang pasti akan bereaksi positif terhadap pesan Anda yang penuh hormat dan langsung pada sasaran.