5 Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Mengirim Email ke Guru Anda

Meskipun terkadang Anda perlu mengirim email kepada guru Anda untuk mengklarifikasi pertanyaan yang Anda miliki, ada beberapa praktik terbaik yang harus dipatuhi. Pertama, penting bagi Anda untuk menghargai waktu guru Anda. Tak seorang pun ingin menerima email yang berisi sembilan paragraf penuh. Menulis novel email sepanjang novel kepada guru Anda mungkin bukan cara terbaik untuk menunda-nunda tugas yang mereka berikan kepada Anda.

Dengan menjaga hal-hal yang singkat dan to the point, pesan Anda akan jelas dan penuh perhatian, yang akan membuat guru Anda lebih mungkin menanggapi dan menjawab semua kekhawatiran Anda.

Faktanya, setiap kali Anda mengirim email kepada guru atau profesor, ada beberapa hal yang perlu diingat, seperti formalitas, bahasa yang Anda gunakan, dan panjangnya.

Alih-alih membombardir guru Anda dengan email yang akan menghabiskan seluruh sore mereka untuk dialamatkan secara penuh, aturan praktis yang baik untuk diikuti adalah berpegang pada jumlah kata total 150 kata (atau kurang). Kuncinya adalah memberikan konteks sebanyak yang Anda bisa, seperti nomor kursus atau bagian Anda. Ingat: Anda bukan satu-satunya murid mereka!

Cara lain untuk mendekati email guru Anda adalah mengikuti prinsip ini: Jika saya tidak jelas dan langsung, guru saya juga tidak. Itu benar —cara Anda menulis email awal akan secara langsung memengaruhi respons guru Anda.

Baca terus untuk mengetahui kiat mengirim email yang ditulis dengan baik dan sopan yang akan meningkatkan peluang Anda untuk menerima balasan yang bermanfaat.

Mulailah dengan baris subjek yang terperinci

Baris subjek email Anda adalah hal pertama yang akan dilihat guru Anda selain nama Anda. Daripada meninggalkan guru Anda dalam kegelapan dengan baris subjek seperti "Halo" atau "Pertanyaan", beri tahu mereka poin email Anda dalam istilah tertentu. Ini bukan waktunya untuk tidak jelas.

Menguraikan dengan tepat apa yang Anda kirimi email kepada guru Anda tidak hanya akan menarik perhatian mereka tetapi juga memungkinkan mereka untuk merespons dengan cepat dan memadai.

Berikut adalah beberapa contoh garis mata pelajaran yang kuat dan terperinci kepada guru:

• Biologi 101: Pertanyaan tentang pembedahan laboratorium pada hari Rabu

• Halaman kutipan untuk esai: Chicago atau APA?

• Pertemuan pada hari Jumat: 11:30

• Konfirmasi tesis untuk tugas esai berikutnya

Semua baris subjek ini mengomunikasikan poin utama email Anda kepada guru Anda dalam sepuluh kata atau kurang. Dengan menyertakan informasi pengenal (seperti unit kelas tempat Anda berada, seperti Biologi 101, atau tanggal kelas atau rapat yang akan datang), guru Anda dapat menunjukkan dengan tepat Anda di antara banyak siswa, kolega, dan administrator lain yang tak terhitung jumlahnya di alam semesta mereka.

Gunakan salam formal dan tanda tangan

Atur nada agar guru Anda menganggap Anda serius dengan sapaan yang formal dan hormat. Memulai email dengan "Hai" adalah kebalikan dari itu. Sambutan formal seperti “Tuan Lee yang Terhormat” atau “Hai Profesor Bonnell” tidak hanya sopan tetapi juga ramah. Guru Anda mungkin akan terganggu oleh sapaan yang terkesan terlalu santai — atau jika tidak ada sapaan sama sekali!

Kecuali jika guru Anda telah menginstruksikan Anda sebaliknya, Anda harus selalu memanggil mereka dengan nama resmi mereka. Kadang-kadang, instruktur perguruan tinggi akan lebih suka menggunakan nama depan dengan siswa. Anda biasanya dapat mengukur ini dengan cara mereka berkomunikasi di kelas atau menandatangani email mereka. Jika Anda mengirim email kepada guru yang belum pernah Anda temui (jika Anda berharap untuk pindah kelas atau mendaftar untuk kelas mereka), Anda pasti ingin membuat salam Anda tetap formal.

Dalam nada yang sama, sign-off atau tanda tangan Anda juga harus salah di sisi formal. Selain nama Anda, berikut adalah beberapa kalimat penutup yang tepat untuk guru:

• Salam Hormat,

• Terima kasih atas waktu Anda,

• Sungguh-sungguh,

• Selamat beristirahat di hari/minggu Anda.

• Saya menghargai saran Anda.

• Semua yang terbaik,

Dan meskipun ini tidak perlu dikatakan, email ke guru bukanlah tempat untuk emoji, meme, singkatan, atau bahasa teks.

Format "daging" email Anda

"Daging" dari pesan Anda (atau paragraf isi) harus diformat dengan cara yang cepat dibaca dan langsung ke intinya. Menyimpannya hingga lima kalimat atau kurang akan menghasilkan pesan yang jelas dan langsung.

Jika Anda memiliki banyak hal untuk ditangani dan tahu Anda akan membahas lebih dari 150 kata, gunakan poin-poin. Gunakan satu poin untuk setiap pertanyaan; dengan cara ini, guru Anda dapat dengan mudah menanggapi setiap masalah. (Grammarly juga dapat membantu dengan memberikan saran untuk mengubah email Anda menjadi format yang lebih mudah dibaca , seperti menulis ulang paragraf yang mencantumkan informasi menjadi poin-poin dan menebalkan informasi penting seperti tenggat waktu.)

Anda juga ingin memastikan paragraf Anda tidak terlalu panjang atau kikuk. Pisahkan teks menjadi potongan-potongan yang mudah dicerna sehingga instruktur Anda dapat membacanya dengan mudah. Anda tidak ingin ada kebingungan di pihak mereka, karena ini dapat menunda balasan mereka.

Selain memikirkan keterbacaan paragraf tubuh Anda, Anda mungkin mempertimbangkan untuk memulai dengan kalimat yang mengulangi baris subjek Anda. Memberikan kalimat "ikhtisar" yang menyentuh poin utama email Anda dapat menawarkan panduan yang bermanfaat bagi guru Anda. Beberapa contoh:

• Saya mengirim email kepada Anda karena. . .

• Saya ingin menindaklanjuti percakapan kami tentang . . .

• Saya menjangkau hari ini karena . . .

• Saya menulis untuk bertanya tentang. . .

Ringkas dan tunjukkan rasa terima kasih

Setelah Anda menulis isi email Anda, simpulkan semuanya dalam satu kalimat terakhir yang berisi item tindakan untuk guru Anda. Sama seperti kalimat "ikhtisar" di awal email Anda, kalimat ringkasan ini harus langsung dan ringkas, menguraikan apa yang Anda harapkan dari tanggapan mereka.

Contohnya:

• Saya mengharapkan jawaban Anda mengenai struktur bibliografi saya.

• Saya akan menunggu konfirmasi Anda sebelum menjadwalkan pertemuan.

• Terima kasih sebelumnya atas tanggapan Anda tentang topik tesis saya.

Terkadang, kalimat ini mungkin tidak sepenuhnya diperlukan, tetapi dapat membantu memicu balasan yang lebih cepat. Pastikan saat Anda menyelesaikan semuanya bahwa Anda berterima kasih kepada guru Anda. (Ya, bahkan sebelum mereka merespons!) Menunjukkan rasa terima kasih kepada mereka dengan mengatakan “terima kasih atas waktu Anda” atau “terima kasih banyak atas bantuan Anda” akan sangat memengaruhi cara mereka mencerna pesan Anda—dan menganggap Anda sebagai siswa.

Cara cerdas lain untuk meninggalkan kesan yang baik adalah menindaklanjuti dengan email "terima kasih" jika Anda baru saja mengunjungi mereka selama jam kantor atau mengadakan pertemuan empat mata. Semua orang menghargai ucapan terima kasih, dan ini adalah cara paling sederhana untuk menyampaikan rasa terima kasih Anda.

Jangan lupa untuk mengoreksi!

Last but not least : Mengoreksi, mengoreksi, mengoreksi! Jalankan email Anda melalui Grammarly Editor atau instal ekstensi browser Grammarly untuk memastikan email Anda bebas dari kesalahan tata bahasa, tanda baca, atau ejaan.

Bahkan jika Anda tidak mengirim email kepada guru bahasa Inggris Anda, jenis kesalahan ini dapat menyiratkan kepada instruktur Anda bahwa Anda tidak terlalu peduli dengan kelas. Membaca email dengan keras adalah cara yang baik untuk mengidentifikasi redundansi dan bagian mana pun yang terdengar kaku atau tidak jelas.

Untuk ekstra hati-hati, ketik email Anda di program lain (seperti Microsoft Word atau Google Docs) sebelum mengirimnya, sehingga Anda dapat meninjaunya beberapa kali tanpa risiko mengirim terlalu cepat. (Tata bahasa berfungsi di kedua program tersebut, memberi Anda jaminan ekstra bahwa kesalahan apa pun akan diketahui.)

Mengetahui cara menulis email yang baik untuk guru Anda bukan hanya keterampilan yang Anda perlukan saat di sekolah. Ini adalah keterampilan yang akan Anda bawa sepanjang hidup dan karier Anda saat Anda berkomunikasi dengan manajer, rekan kerja, dan profesional lainnya.

Dengan kiat-kiat ini sebagai panduan, Anda akan siap untuk mengirim email yang efektif kepada atasan seperti guru Anda, yang pasti akan bereaksi positif terhadap pesan Anda yang penuh hormat dan langsung pada intinya.