Thread Email: Definisi dan 4 Cara Mengelolanya

Di dunia profesional, rangkaian email adalah fakta kehidupan. Dan hal ini umumnya merupakan hal yang baik: Saat Anda melakukan percakapan berkelanjutan dengan rekan kerja, rencana yang sedang berkembang, atau topik percakapan berulang yang ingin Anda pisahkan, rangkaian email adalah cara untuk melakukannya.

Apa itu utas email?

Utas email adalah serangkaian email yang mencatat semua tanggapan terhadap pesan email asli. Bayangkan rangkaian email seperti obrolan grup: Banyak orang menerima setiap pesan, terlepas dari seberapa sering mereka berpartisipasi dalam percakapan, dan masing-masing dapat dengan mudah melihat kemajuan rangkaian pesan dalam urutan kronologis.

Seringkali, rangkaian email ditampilkan dalam format "bersarang" di kotak masuk penerima, menampilkan balasan terbaru terlebih dahulu saat penerima membuka rangkaian pesan dan setiap tanggapan sebelumnya dalam urutan dari yang terbaru hingga terlama, diakhiri dengan pesan asli.

Tidak semua klien email mendukung thread email, dan di antara klien email yang mendukungnya, tidak semua mengaktifkannya secara default. Mereka juga tidak selalu menyebut fitur tersebut sebagaithreading—salah satu contoh penting adalah Gmail, yang merujuk pada threading email sebagaitampilan percakapan.

Anda mungkin familiar dengan istilahrantai emaildan bertanya-tanya, “Apakah ini rangkaian email atau rangkaian email?” Rantai email tidak sama dengan rangkaian email. Rantai email adalah kumpulan email yang diteruskan atau ditautkan yang belum tentu ditautkan berdasarkan topik.

Bagaimana cara kerja baris subjek,cc, danbccdi rangkaian email?

Baris subjek

Dalam rangkaian email, setiap tanggapan memiliki baris subjek yang sama dengan email asli, diawali denganRE:.RE: adalah singkatan darimengenaiataumengacu pada, yang menandakan bahwa email tersebut merupakan balasan dari email sebelumnya. Berikut adalah contoh baris subjek untuk tanggapan email dalam thread:

RE: Pesta liburan Kamis, 14 Des

Saat memilih baris subjek untuk rangkaian email Anda, ikuti panduan yang sama seperti yang Anda ikuti untuk baris subjek lainnya. Tujuan email harus ringkas dan jelas.

CCdanbcc

Banyak orang bingung antara fungsi ccdanbccdi email, jadi inilah perbedaannya: Cc, ataucarbon copy, menambahkan penerima ke email tanpa menjadikan mereka sebagai penerima utama email. Dengan kata lain, saat Anda menambahkan alamat email ke bidangcc, Anda memasukkan orang tersebut ke dalam rangkaian pesan tanpa mengharapkan mereka akan membalas email Anda.Ccsering digunakan untuk memastikan bahwa seseorang, seperti supervisor penerima, memiliki catatan pesan yang dapat mereka referensikan bila diperlukan. Saat Andameng-ccseseorang di email, Anda tidak perlu menyapanya di salam email.

Semua penerima email dapat melihat alamatyang di-ccdi email. Jika penerima perlu melihat informasi ini, seperti dalam skenario di mana mereka mungkin harus mendiskusikan topik email di antara mereka sendiri, pilihccdaripadabcc.

Bcc, ataublind carbon copy, berfungsi mirip dengancctetapi dengan satu perbedaan utama: Penerima email tidak dapat melihat alamat yang diberibccpada email. Selain itu, alamat email apa pun yangdi-cc'ed ataubcc'edtidak dapat melihat alamatbccdi email. Hal ini menjadikanbccpilihan tepat ketika Anda mengirim email yang perlu menjangkau banyak penerima namun Anda tidak ingin mereka mengetahui siapa lagi yang menerima pesan tersebut. Misalnya, saat mengklarifikasi kebijakan tempat kerja dengan supervisor Anda, Anda mungkinmengirimemail ke HRD.

Kelebihan utas email

Rangkaian email berguna dalam berbagai cara. Dengan mengelompokkan semua email dalam percakapan, rangkaian email:

• Kurangi kekacauan di kotak masuk.
• Permudah pelacakan kemajuan percakapan, yang dapat berguna untuk email tindak lanjut.
• Selalu berikan informasi kepada semua peserta tentang topik tersebut tanpa harus mengirim banyak email.

Kontra dari rangkaian email

Meskipun ada banyak manfaat dari thread email, ada juga beberapa kelemahannya. Ini termasuk:

• Menerima email yang tidak relevan: Jika Anda berada di pinggiran percakapan rangkaian email, ada kemungkinan Anda akan menerima email yang tidak memerlukan perhatian Anda.
• Panjangnya bisa panjang. Semakin banyak tanggapan yang diterima suatu rangkaian pesan, semakin panjang durasinya, sehingga sulit untuk menemukan pesan spesifik dalam rangkaian pesan saat Anda membutuhkannya.

4 tips untuk menggunakan thread email secara efektif

Untaian email bisa menjadi alat yang berguna, namun ada kemungkinan terjadi kesalahan dengannya. Mengetahui cara menggunakannya secara efektif adalah bagian penting dari komunikasi profesional. Berikut beberapa tip untuk menggunakan rangkaian email dengan tepat dan efektif:

1 Tunda tanggapan singkat

Simpan tanggapan singkat satu kata (dan pertanyaan yang dapat dijawab secara memadai) untuk pesan teks dan aplikasi obrolan seperti Slack. Interaksi singkat ini, terutama ketika tidak relevan dengan siapa pun di rangkaian email selain orang yang Anda tanyakan atau tanggapi, tidak menjamin adanya email. Faktanya, mengirimkannya dalam rangkaian email tidak perlu menghabiskan ruang di kotak masuk penerima dan mengirimkan pemberitahuan, yang dapat mengganggu dan buruknya etika email.

2 Ketahui kapan harus menggunakanbalasanversusbalas semua

Saat Anda mengklik balasemail, respons Anda hanya ditujukan kepada pengirimnya. Tidak masalah apakah pengirimnya adalah orang yang memulai rangkaian email atau salah satu dari responden—balasanadalah respons langsung terhadap seseorang.Reply all, sebaliknya, membalassemua orang di thread email, termasuk yang disertakan melaluiccdanbcc.Jika Anda di-bccdi thread, mengklikbalas semuaakan menampilkan alamat email Anda ke setiap peserta.

3 Tentukan apakah tanggapan Anda diperlukan

Jika Anda bukan peserta aktif dalam diskusi atau proyek, Anda mungkin tidak perlu menanggapi atau mempertimbangkan pemikiran Anda. Menambahkan suara Anda secara tidak perlu akan menambah panjang topik, jadi pastikan apa yang Anda katakan bermanfaat sebelum merespons.

4 Tetap pada topik

Anda mungkin tergoda untuk memasukkan pertanyaan, komentar, atau wawasan tentang topik yang terkait secara langsung, namun tidak secara langsung melibatkan, topik utama dalam topik tersebut. Mengajukan pertanyaan yang tidak relevan dapat membuat rangkaian email menjadi berat dan mengubur informasi penting yang perlu ditemukan orang lain. Jika Anda ingin mengangkat topik lain, meskipun serupa, kirimkan email baru dengan baris subjek baru.

Contoh rangkaian email

Perihal: Rencana perjalanan untuk GrammarCon, 20/10–22/10

Halo semua,

Silakan gunakan tautan berikut untuk memesan penerbangan Anda ke GrammarCon: www.exampletravel.link.

Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi kami secepatnya, karena saya akan keluar kantor besok dan Rabu.

Yang terbaik, Miriam

Perihal : RE: Rencana perjalanan untuk GrammarCon, 20/10–22/10

Hai Miriam,

Saya pikir GrammarCon baru akan diadakan pada bulan Desember? Mohon saran.

Terima kasih,

Marco

Perihal: RE: Rencana perjalanan untuk GrammarCon, 20/10–22/10

Hai Marco,

Itu terjadi pada bulan Desember tahun lalu. Namun tahun ini mereka menaikkannya.

Semoga itu bisa membantu!

Yang terbaik, Etan

FAQ rangkaian email

Apa itu rangkaian email?

Rangkaian email adalah grup email bertumpuk yang merupakan respons terhadap satu pesan asli.

Bagaimana mereka bekerja?

Utas email mengelompokkan email bersama-sama di kotak masuk penerima, menampilkan utas seolah-olah itu adalah satu email. Saat Anda membuka rangkaian pesan, Anda biasanya melihat pesan terbaru serta versi terkompresi dari balasan sebelumnya.

Apa tiga tip untuk menggunakan rangkaian email secara efektif?

Tiga tip untuk menggunakan rangkaian email secara efektif meliputi:

• Hindari memperlakukan thread email seperti pesan teks. Simpan interaksi singkat satu lawan satu untuk platform lain.
• Pilih baris subjek singkat yang mengomunikasikan tujuan email
• Hanya gunakanbalas semuaketika Anda benar-benar perlu mengirim pesan Anda ke setiap orang di thread. Untuk merespons satu peserta saja, gunakan balasan.