8 Tip Email untuk Introvert

Menurut Myers-Briggs Foundation, Anda adalah seorang introvert jika Anda merasa paling nyaman berfokus pada "dunia batin Anda sendiri." Aktivitas dunia luar, seperti berbicara dengan orang secara langsung atau melalui telepon, terbukti menantang. Meskipun mengirim email mungkin tampak kurang intens, ia juga memiliki tantangan. Kedelapan tips ini dirancang khusus untuk membuat email senyaman mungkin bagi para introvert.

1 Minimalkan tindak lanjut dengan menjadi teliti.

Jika Anda mengirim email, hal terakhir yang Anda inginkan adalah membiarkan pertanyaan tidak terjawab. Orang-orang akan membalas untuk mendapatkan klarifikasi, atau lebih buruk lagi, mereka ingin berbicara secara langsung. Cara terbaik untuk menghindari situasi canggung ini adalah dengan menutupi semua detail dalam satu komunike. Mari kita lihat contoh yang baik dan buruk.

Contoh kedua menjawab (dan menghindari) kemungkinan percakapan lanjutan. Ini mendorong orang untuk merespons melalui email alih-alih menjatuhkan materi di kantor Anda. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dijawabnya: Mengapa Anda membutuhkan foto itu? Ukuran apa? Apakah harus profesional? Anda bahkan dapat bekerja lebih keras dengan melampirkan contoh apa yang Anda ingin rekan Anda kirimkan.

2 Tetap pendek dan manis.

Menjadi teliti itu perlu; menjadi bertele-tele tidak. Semakin panjang email Anda, semakin sulit bagi pembaca untuk memahami maksudnya. Rekan kerja yang sibuk mungkin kehilangan poin terpenting jika email Anda berupa esai lima paragraf. Sebagai gantinya, gunakan poin-poin atau sertakan ringkasan di awal pesan. Anda juga dapat menambahkan tautan ke informasi yang relevan tanpa mengejanya di badan teks.

3 Biarkan kepribadian Anda bersinar.

Email adalah media yang sempurna untuk menunjukkan bakat tersembunyi dan ciri kepribadian Anda. Misalnya, Anda mungkin tidak akan ketahuan sedang mengobrol di pendingin air. Namun, Anda mungkin cukup lucu dengan teman dekat Anda. Silakan dan jadilah lucu dalam email dan obrolan grup Anda. Jika bahkan lelucon virtual tampak terlalu menakutkan, gunakan emoji! Karakter kecil yang lucu ini dapat berguling-guling di lantai sambil tertawa atau mengedipkan mata untuk Anda. (Pertimbangkan budaya tempat kerja Anda. Jika sangat formal, emotikon mungkin tidak pantas.) Anda juga dapat menggunakan email untuk memuji orang lain, berbagi pesan dengan kelompok besar, atau memimpin. Anda tidak harus dibatasi oleh rasa malu jika Anda memiliki komputer dan keyboard.

4 Praktek pengendalian massa.

Grup virtual hampir sama buruknya dengan rekan-rekan mereka di kehidupan nyata. Untuk menghindarinya, batasi penggunaan CC dan BCC Anda. (CC berarti "salinan karbon." BCC adalah salinan karbon buta. Anda menggunakan fitur ini untuk mengirim email ke banyak penerima.) Dalam kebanyakan kasus, lebih baik untuk mengirim masing-masing email yang dipersonalisasi. Jika Anda perlu memulai utas, sertakan hanya orang-orang yang penting untuk tugas yang ada. Jika tidak, Anda mungkin memulai mimpi buruk "balas semua". Pelajari lebih lanjut tentang cara CC dengan bijak di artikel tentang kebiasaan email ini.

5 Jawab segera.

Apakah Anda bersalah karena menunda-nunda? Banyak orang introvert yang takut berinteraksi, jadi mereka menunda situasi yang membuat mereka berhubungan dengan orang lain. Jangan biarkan kecenderungan ini menyusup ke dalam kebiasaan mengirim email Anda. Tangani sebagian besar email Anda dengan aturan 2-2-2. Periksa email Anda setidaknya dua kali sehari, di awal dan menjelang akhir hari kerja. Jawab segera semua email yang membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk ditangani. Bintangi pesan yang tersisa atau tandai sebagai belum dibaca. Sisihkan dua jam setiap minggu untuk menangani tindak lanjut yang lebih panjang ini.

6 Beberapa email bersifat retoris.

Seperti pertanyaan, tidak setiap email membutuhkan jawaban. Daripada stres karena membalas setiap email, tanyakan pada diri sendiri apakah pengirim mengharapkan balasan. Misalnya, Anda dapat dengan aman mengabaikan penerusan, buletin, dan survei sukarela. Pertimbangkan untuk menyiapkan aturan di kotak masuk Anda yang akan secara otomatis meneruskan pesan seperti ini ke folder terpisah. Di sisi lain, pastikan untuk segera menjawab undangan dan mengarahkan email. Jika Anda pengirimnya, tidak ada salahnya mengatakan bahwa tidak perlu ada balasan kecuali mereka memiliki pertanyaan.

7 Lewati email.

Beberapa situasi, seperti meminta promosi atau mengungkapkan simpati, lebih baik ditangani secara langsung. Email seringkali merupakan sarana yang tidak memadai untuk menyampaikan emosi yang kompleks atau untuk menangani masalah serius. Meskipun berbicara tatap muka mungkin tampak sulit, lebih baik untuk secara tidak sengaja menyebabkan kebingungan atau pelanggaran dengan email dengan kata-kata yang buruk. Selain itu, jangan pernah membahas masalah pribadi dalam email. Jika Anda merasa tidak nyaman dengan informasi yang diteruskan atau dibagikan, itu tidak termasuk dalam pesan. Jika email tidak dapat dihindari, luangkan waktu Anda. Sebelum Anda mengirimnya, bacalah dari sudut pandang penerima. Apakah Anda terdengar seperti manusia? Apakah Anda menyampaikan nada yang tepat?

8 Tutup penutup.

Dalam kehidupan nyata, Anda mungkin menemukan diri Anda perlahan-lahan menjauh dari orang tersebut dalam upaya untuk mengakhiri diskusi. Mengapa begitu sulit untuk mengakhiri percakapan? Pertama-tama, Anda mungkin ingin menghilangkan tanda tangan email. Lagi pula, tidakkah Anda ingin mereka membalas melalui email? Jika Anda memasukkan nomor telepon atau alamat Anda, Anda mengirimkan sinyal bahwa Anda menyambut panggilan telepon dan kunjungan. Anda tahu Anda tidak ingin melakukan itu! Sebagai gantinya, cukup bungkus pesan dengan penutupan email sederhana. Mereka seharusnya tidak berlebihan. Jika ragu, "terima kasih" hampir selalu tepat.

Manakah dari delapan petunjuk ini yang akan Anda coba terlebih dahulu? Jika Anda dapat menguasai seni email yang efektif, Anda dapat mengembangkan hubungan yang lebih baik dengan orang lain sekaligus mengurangi jumlah interaksi fisik yang Anda lakukan dengan mereka. Introvert apa yang bisa meminta lebih?