Nada dalam Email: Pengertian dan Tips Menghasilkan Nada Profesional

Email adalah cara utama sebagian besar bisnis dan karyawan berkomunikasi di tempat kerja. Mengetahui cara menulis email yang efektif dapat memberikan manfaat seperti menjalin hubungan baik dengan manajer Anda, yang dapat menghasilkan promosi, atau membangun jaringan yang sukses, yang dapat menghasilkan pekerjaan dengan gaji yang lebih baik. Di sisi lain, tidak mengetahui cara melakukan hal ini dapat merusak kemampuan Anda untuk sukses dan, dalam skenario terburuk, dapat membuat rekan kerja menilai Anda sebagai orang yang kasar dan tidak disukai.

Email bisa lebih atau kurang efektif hanya berdasarkan nadanya. Memberikan nada yang sopan dan jelas dalam email dapat mempercepat karier Anda atau menghambat Anda. Berikut cara memahami dan menggunakan nada dalam email sehingga Anda dapat menampilkan diri Anda seprofesional mungkin.

Apa nada dalam email?

Nada email adalah perasaan atau sikap yang disampaikan email tersebut. Nada email bisa percaya diri, antusias, muram, formal, langsung, atau lebih, bergantung pada konteks dan tujuan pesan. Berbeda dengan suara karena suara dalam tulisan tidak berubah berdasarkan konteks atau situasi. Suara suatu merek adalah apa yang membuat suara berbeda dari perusahaan lain.

Elemen yang berkontribusi pada nada

Nada menggambarkan inti emosional dari sebuah email. Dalam komunikasi tertulis—tidak seperti komunikasi secara langsung—Anda tidak bisa mengandalkan elemen seperti fitur wajah atau gerakan tubuh untuk menunjukkan perasaan Anda terhadap sesuatu. Mirip dengan banyaknya isyarat fisik (tangan disilangkan, alis berkerut, misalnya) untuk komunikasi tatap muka, banyak isyarat lain yang berkontribusi terhadap nada dalam email tertulis. Ini termasuk:

Pilihan kata

Kata-kata dan frasa tertentu, seperti “tolong”, “Saya minta maaf”, dan “terima kasih”, bersifat ramah dan sopan—dua atribut yang selalu ingin Anda miliki di tempat kerja. Kata-kata ini membuat pembaca Anda merasa dihargai dan dilihat, yang membuat mereka lebih mungkin ingin bekerja sama dengan Anda.

Panjang kalimat

Email yang hanya terdiri dari fakta-fakta dalam kalimat-kalimat pendek terkesan terputus-putus, sehingga dapat mengganggu telinga pembaca atau dianggap terlalu menuntut. Di sisi lain, kalimat yang sangat panjang bisa terkesan bertele-tele dan tidak teratur, sehingga menyulitkan pembaca untuk memahami poin utama Anda.

tanda baca

Titik di akhir kalimat mengakhiri kalimat secara tiba-tiba dan mungkin terkesan kasar. Di sisi lain, tanda seru berkonotasi kegembiraan, namun terlalu banyak tanda seru dalam email dapat membuatnya tampak tidak profesional.

Sign-off

Penandatanganan email adalah baris terakhir email Anda dan kesempatan terakhir untuk menyampaikan pesan Anda. Tanda tangan yang lebih formal mencakup “Salam”, “Terbaik”, dan “Hormat kami”. Kalimat yang lebih santai mencakup “Terima kasih!” “Cheers,” dan “Bicara segera.” Anda harus menghindari isyarat yang akan Anda kirimkan kepada teman, seperti “Nanti”, “Sampai jumpa”, atau “Pelukan dan cium!” Ucapan lain yang harus dihindari termasuk “Harapan yang masuk akal” (bisa dianggap sebagai pasif agresif), “Semoga harimu menyenangkan,” (berkonotasi dengan agama, yang harus dihindari di tempat kerja), dan “Hormat kami” (terlalu intim) ).

Salam

Salam email tertentu seperti “Selamat pagi”, “Selamat Senin!” dan “Saya harap akhir pekan Anda menyenangkan!” dapat membuat pembaca Anda merasa bahwa Anda peduli terhadap mereka secara keseluruhan. Memulai email dengan frasa ini dapat membantu memudahkan pembaca untuk terlibat dalam percakapan, dibandingkan langsung terjun ke bisnis, yang mungkin terasa tiba-tiba.

Emoji dan emotikon

Emoticon dan emoji menyampaikan emosi dan dapat digunakan untuk meringankan teks dalam email. Tidak apa-apa menggunakan wajah tersenyum jika Anda menulis surat kepada rekan kerja yang Anda kenal, namun menggunakan terlalu banyak senyuman mungkin terlihat terlalu biasa, terutama jika Anda menulis surat kepada manajer atau klien Anda.

Panjang email

Email yang lebih panjang dengan beberapa poin penting cenderung serius dan formal. Email informal bersifat singkat karena biasanya ditulis dan dikirim dengan cepat.

Mengidentifikasi nada dalam email profesional

Email profesional memiliki nada yang sedikit lebih formal. Bisa juga bersifat asertif, mendesak, bersahabat, atau argumentatif, bergantung pada konteks dan tujuan email. Selain itu, nada email dapat dan harus disesuaikan dengan penerima yang berbeda. Email untuk audiens korporat, seperti C-suite di perusahaan keuangan, biasanya lebih formal. Yang ditulis untuk audiens desainer di industri kreatif, seperti agen produksi video, mungkin sedikit lebih informal.

Dampak kesalahan nada

Kesalahan nada terjadi karena pembaca pesan Anda mengira Anda merasakan satu hal, namun kenyataannya Anda tidak merasakan hal itu sama sekali saat menulis email. Jika ini terjadi, itu adalah kegagalan Anda, penulis.

Kesalahan nada yang umum mencakup email yang muncul:

• agresif
• agresif
• menuntut

Hal ini bisa terjadi karena kesalahan kecil, seperti penggunaan banyak titik di akhir kalimat dibandingkan tanda baca lainnya, atau lupa melepas tombol “Caps Lock” dan menulis dalam huruf kapital semua.

Dampak dari kesalahan tersebut bisa serius, terutama jika tempat kerja Anda menekankan pada komunikasi tertulis. Jika kolega Anda mengeluh tentang etiket email Anda, Anda mungkin dianggap sebagai orang yang brengsek di kantor. Anda akan kesulitan membangun kepercayaan, mencapai tujuan, dan menjalin pertemanan di tempat kerja. Dalam skenario ekstrem, manajer atau klien penting mungkin menilai Anda tidak patuh, sehingga dapat merugikan pekerjaan Anda.

8 tips untuk mendapatkan nada yang tepat

Menulis secara efektif agar dianggap baik tidak semudah mengetahui untuk tidak mengerutkan kening atau membentak seseorang secara langsung jika Anda ingin mendapat kebaikan darinya. Berikut beberapa tip untuk membantu Anda mencapai nada yang tepat setiap kali Anda menulis email profesional:

1 Tentukan audiensnya

Nada yang Anda pilih terutama bergantung pada orang atau orang-orang yang akan membaca pesan Anda. Untuk rekan kerja dekat, Anda bisa bersikap lebih santai dan informal, tetapi untuk manajer atau klien, gunakan nada hormat dan formal. Jika Anda tidak yakin dengan nada terbaik untuk menyerang, tirulah nada email mereka kepada Anda, karena itu akan memberikan petunjuk terbaik tentang bagaimana mereka memandang email yang mereka terima.

2 Pertimbangkan konteksnya

Nadanya harus disesuaikan dengan skenario yang berbeda. Misalnya, jika Anda menulis email untuk menegur seseorang atas pekerjaan yang terlambat dikirimkan, bersikaplah langsung dan formal, bukan main-main dan ramah. Jika Anda memberi selamat kepada tim Anda atas kemenangan besar baru-baru ini, gunakan nada yang antusias dan informal.

3 Jangan pernah menggunakan bahasa yang menyinggung

Seperti semua komunikasi tertulis di tempat kerja, jangan pernah menggunakan bahasa yang menghasut atau diskriminatif, bahkan jika Anda mengkritik suatu inisiatif. Jangan menulis dengan huruf kapital semua karena dapat diartikan sebagai agresif.

4 Jangan mengoceh

Menulis email aliran kesadaran membuat Anda tampak lengah dan tidak fokus. Email yang bertele-tele dan berlangsung terlalu lama juga menunjukkan bahwa Anda tidak menghargai waktu pembaca Anda. Untuk menghindari hal ini, buatlah email yang ringkas dan soroti beberapa poin penting yang Anda ingin pembaca pahami.

5 Bersikaplah langsung

Tidak ada seorang pun yang ingin mengarungi tumpukan teks untuk sampai ke poin utama Anda. Hindari bahasa yang terlalu berbunga-bunga dan mengaburkan maksud yang ingin Anda sampaikan. Katakan apa yang Anda maksud, dan lakukan dengan jelas dan ringkas.

6 Batasi tanda seru dan emotikon

Elemen-elemen ini dapat membuat email tampak terlalu kasual. Telusuri dan sertakan hanya satu tanda seru dan satu emotikon (dan jika Anda merasa harus melakukan yang terakhir, pertahankan agar tetap tersenyum).

7 Koreksi dan revisi email

Sebelum mengirim email, pastikan untuk mengoreksinya lalu membacanya dengan lantang untuk memeriksa ulang apakah nadanya sesuai dengan yang ingin Anda sampaikan. Revisi apa pun yang mungkin menyebabkan kebingungan pembaca. Untuk email penting—seperti email yang dikirim ke grup besar, eksekutif, atau klien—akan sangat membantu jika ada teman atau kolega yang tidak memihak membacanya dan berfungsi sebagai perhatian kedua sebelum Anda menekan tombol kirim.

8 Tetap positif dan sopan

Jika ragu, ini adalah nada terbaik yang diambil saat menulis email profesional. Bahkan dalam situasi sulit—seperti berselisih paham dengan rekan kerja, atau memberikan masukan negatif kepada bawahan langsung—penting untuk bersikap sopan, mengucapkan terima kasih atas masukan mereka, dan menyatakan pendapat Anda dengan hormat. Jika Anda menindaklanjuti sesuatu untuk kelima kalinya, tetap ada gunanya memilih pengingat yang langsung dan lembut.

Wawasan penting

• Saat menulis email profesional, gunakan kata-kata yang menunjukkan sikap positif, rasa hormat, dan antusiasme.
• Penting untuk memahami nada dalam email karena kesalahan nada email dapat merusak hubungan kerja dan mempersulit Anda untuk unggul di tempat kerja.
• Salah satu cara untuk mencapai nada profesional adalah dengan meniru nada email orang lain di tempat kerja Anda. Cara mereka menulis akan mencerminkan budaya tempat kerja secara keseluruhan.
• Tulis lebih banyak email. Semakin banyak Anda berlatih, semakin baik Anda dalam berkomunikasi, dan semakin mudah Anda menguasai seni menyampaikan nada yang tepat dalam email. Tata bahasa dapat membantu.

FAQ nada dalam email

Bagaimana cara menentukan nada yang tepat untuk email profesional?

Nada yang tepat untuk email profesional bergantung pada audiens dan tujuan email tersebut. Email ke manajer dan klien harus bernada lebih formal dan penuh hormat. Pesan yang dikirim ke kolega dekat atau anggota tim Anda yang lain mungkin bernuansa lebih informal.

Apa saja contoh salah tafsir nada dalam email?

Contoh salah tafsir dalam email antara lain: “Apakah Anda sudah menyelesaikan laporannya?” Ini dianggap tidak ramah dan kasar. Pernyataan lainnya adalah “Pertemuan minggu depan akan diadakan pada hari Jumat pukul 14.00!!!” berkonotasi kegembiraan berlebihan dan urgensi.

Bisakah nada email memengaruhi hubungan bisnis?

Ya, nada email dapat berdampak negatif pada hubungan bisnis dengan membuat Anda terlihat kasar, agresif, atau tidak profesional, padahal itu bukan niat Anda.

Apakah ada frasa atau kata tertentu yang harus dihindari untuk mempertahankan kesan profesional?

Untuk menjaga nada profesional, jangan menggunakan kata-kata makian dan bahasa gaul sehari-hari. Selain itu, hindari frasa dan kata-kata yang memberikan kesan mendesak, seperti “saat ini juga” atau “segera”. Terakhir, jangan gunakan frasa yang menyampaikan emosi ekstrem, seperti “sangat kecewa” atau “sangat bersemangat”.