5 Cara Grammarly Membantu Anda Mengakhiri Kelebihan Email

Sangat mudah untuk merasa kewalahan dengan aliran email dan pesan yang terus-menerus sepanjang hari kerja. Dengan tim yang terdistribusi dan lebih banyak pekerjaan jarak jauh, percakapan cepat di meja kerja menjadi lebih sedikit dan lebih banyak pesan chat serta email bolak-balik. Penelitian dari Harris Poll menunjukkan bahwa para profesional menghabiskan hampir 25% waktu kerja mereka hanya untuk menjawab email dan pesan chat. Pesan yang berlebihan ini menghalangi mereka untuk menemukan waktu yang mereka perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka yang sebenarnya, jadi tidak heran para profesional menjadi lebih stres dari sebelumnya.

Email seharusnya tidak terasa seperti pembunuh produktivitas, namun harus menjadi alat yang membantu para profesional memajukan pekerjaan. Itu sebabnya Grammarly berfokus pada pembuatan beberapa fitur yang membantu para profesional dengan cepat dan percaya diri menelusuri email dan pesan harian mereka. Baca terus untuk mengetahui bagaimana Grammarly dapat membantu menyusun email yang menyampaikan maksud Anda untuk pertama kalinya.

Pastikan email Anda mudah dipahami untuk pertama kalinya

Kelebihan email sering kali merupakan gejala miskomunikasi. Survei Harris Poll juga mengungkapkan bahwa 100% pekerja pengetahuan mengalami miskomunikasi setidaknya sekali seminggu, dengan satu dari empat melaporkan miskomunikasi beberapa kali sehari. Coba pikirkan: Jika Anda mengirim satu email yang membingungkan, Anda dapat dengan cepat menerima lima email tambahan yang mengharuskan Anda memperjelas pesan Anda.

Grammarly dapat mengurangi bolak-balik yang tidak perlu ini dengan menulis ulang seluruh paragraf email Anda dengan cepat. Saat Grammarly mengidentifikasi peluang untuk menyempurnakan paragraf Anda, sidebar merah akan muncul di sebelah kiri tulisan Anda. Anda dapat mengarahkan kursor ke sidebar untuk menerima versi baru paragraf Anda yang rapi dan jelas.

Sempurnakan pesan Anda dalam sekejap

Membaca ulang dan mengedit setiap pesan membutuhkan waktu. Dan ketika Anda berhenti untuk membereskan kesalahan ketik atau memperbaiki kesalahan tata bahasa , hal itu akan merusak fokus Anda. Bayangkan jika Anda bisa memoles tulisan Anda saat mengetik. Dengan perbaikan cepat, Anda dapat mempertajam kalimat dengan satu kali penekanan tombol. Jari-jari Anda tidak pernah lepas dari keyboard, dan kesalahan Anda langsung diperbaiki saat Anda menulis.

Membalas email lebih cepat dari sebelumnya

Salah satu cara termudah untuk menangani kelebihan kotak masuk adalah dengan segera menjawab email. Jika Anda dapat melakukannya hanya dalam beberapa menit, Anda dapat mencegah email berkembang menjadi item daftar tugas yang lebih besar. Namun, merespons dengan cepat bisa jadi sulit karena Anda memerlukan waktu untuk membaca email, mempertimbangkan cara terbaik untuk merespons, dan kemudian benar-benar menulisnya.

Grammarly membantu mempercepat proses ini dengan balasan cepat. Grammarly memberi Anda gambaran umum tentang email dengan merangkum pesan dan nada pengirim, memungkinkan Anda dengan cepat memutuskan bagaimana meresponsnya. Grammarly juga langsung menyarankan opsi untuk balasan yang bijaksana berdasarkan konteks rangkaian email.

Kurangi tindak lanjut dengan memasukkan informasi yang benar

Menyertakan semua informasi penting membantu menghindari komunikasi bolak-balik yang tidak perlu. Hal ini tidak hanya membantu Anda mendekati kotak masuk nol, tetapi juga berarti tim Anda lebih cepat selaras. Namun mencari tahu apa yang menarik atau berpengaruh bisa menjadi sebuah tantangan.

Saran strategis Grammarly dapat membantu dengan mengantisipasi pertanyaan dan kekhawatiran pembaca Anda. Kini, Anda dapat mengidentifikasi dan mengisi kekosongan tersebut terlebih dahulu, baik dengan menyediakan konteks dan data yang cukup, menambahkan tenggat waktu yang terlewat, menyampaikan “jadi apa”, atau menawarkan solusi terhadap suatu masalah.

Tetap di jalur tanpa beralih antar tab

Meskipun mengirimkan email tindak lanjut rapat terdengar cukup sederhana, hal ini dapat dengan cepat menjadi proses multi-langkah dan multi-aplikasi. Anda dapat menulis email di Outlook sambil beralih ke Microsoft 365 untuk menautkan ke dokumen yang benar, menavigasi ke Calendly untuk memberikan tautan untuk rapat tindak lanjut, atau masuk ke alat manajemen proyek untuk menautkan ke tugas. Beralih di antara semua alat yang berbeda ini dapat menyebabkan email cepat berubah menjadi tugas 30 menit.

Dengan tindakan aplikasi , Anda dapat mengakses aplikasi utama saat Anda menulis email atau pesan obrolan. Daripada mengalihkan fokus Anda dengan beralih ke Calendy, Asana, atau Google Drive, Anda dapat membuka Grammarly dari mana pun Anda menulis dan memilih tindakan aplikasi terintegrasi yang Anda perlukan untuk mengambil langkah berikutnya dalam alur kerja tempat Anda sedang menulis.

Akhiri kelebihan email dengan Grammarly

Pesan email dan obrolan akan selalu menjadi saluran penting untuk berkomunikasi dan membuat kemajuan di tempat kerja. Namun ini tidak berarti bahwa email harus mengambil alih hari Anda. Dengan Grammarly di sisi Anda, Anda dapat dengan mudah menelusuri pesan sehingga Anda dapat kembali ke pekerjaan yang paling penting.