Elemen Penting untuk Disertakan dalam Siaran Pers Pernyataan Resmi

Pernyataan resmi selalu menjadi momen yang menegangkan bagi sebuah bisnis, baik beritanya baik atau buruk.

Anda tidak pernah tahu pasti, di era berita instan dan 24/7, apakah pernyataan tersebut akan berubah menjadi komentar negatif dan sarkastik di media sosial, atau menjadi batu loncatan menarik yang mengubah kesuksesan perusahaan Anda.

Itu sebabnya sangat penting untuk mendapatkan kata-kata yang sempurna. Dalam panduan ini, kami akan menguraikan elemen penting yang perlu Anda sertakan dalam pernyataan resmi Anda.

Judul Pernyataan Resmi

Jangan salah mengira headline adalah label atau judul ketika menulis pernyataan resmi.

Judul adalah upaya pertama Anda untuk menarik minat pembaca, jadi sangat penting bagi Anda untuk melakukannya dengan benar dan memperlakukannya seperti jika Anda seorang jurnalis yang menulis judul halaman pertama.

Ini harus menjelaskan secara ringkas esensi berita dan memberikan petunjuk yang akan menarik pembaca untuk mengeksplorasinya lebih jauh.

Buatlah judul Anda jelas dan tajam. Lebih sedikit kata untuk menyampaikan pesan selalu lebih baik daripada cara. Gunakan kata kerja tindakan dan pilih kata sifat kuat yang akan membuat Anda terkejut.

Anda juga harus mencoba, jika memungkinkan, untuk menyampaikan rasa urgensi dalam judul Anda.

Subjudul

Jika Anda merasa terlalu dibatasi pada kata-kata dalam judul Anda, itulah sebabnya ada subjudul. Ini memperkuat judul Anda dan memberikan informasi yang lebih penting kepada pembaca Anda.

Anda dapat menggunakan ini sebagai sebuah pengait, sebuah pernyataan menarik yang memberikan rasa urgensi kepada pembaca untuk terus membaca pernyataan lengkapnya. Ini juga harus memberikan penguatan pada judul.

Misalnya, mungkin Anda tidak dapat memasukkan detail seperti tanggal ke dalam judul, tetapi Anda merasa informasi tersebut penting untuk dipahami pembaca. Dalam hal ini, Anda akan menambahkan informasi tersebut ke subjudul.

Anda juga dapat memasukkan informasi informasi lainnya, seperti orang-orang penting yang terlibat dalam cerita atau bukti. Subjudul memainkan peran penting dalam membantu seseorang memutuskan apakah suatu berita cocok untuk mereka, jadi buatlah subjudul juga relevan bagi audiens Anda.

Informasi Tanggal dan Lokasi

Jika Anda belum menyertakan informasi tanggal atau lokasi apa pun dalam judul atau subjudul, Anda harus menyertakan informasi ini berikutnya dalam pernyataan resmi Anda.

Ini memberikan konteks bagi pembaca dan meyakinkan mereka bahwa mereka tidak secara tidak sengaja menemukan siaran pers yang lama dan ketinggalan jaman atau yang tidak relevan dengan lokasi mereka.

Informasi ini sangat penting jika Anda ingin membuat pernyataan spesifik lokasi, seperti sebuah acara.

Waktu sangat penting jika Anda mengadakan acara yang sensitif terhadap waktu, seperti peluncuran produk atau pengembangan perusahaan, di mana audiens mungkin ingin menandai kalender mereka.

Menampilkan informasi ini di dekat bagian atas pernyataan Anda menciptakan urgensi.

Ini memastikan penonton tidak akan menyisihkannya untuk dibaca nanti. Ingatlah untuk menyertakan jam dan menit pernyataan Anda jika itu penting, seperti waktu mulai acara. Jika tidak, tetap gunakan tanggal, bulan, dan tahun.

Perkenalan Anda: Kesempatan untuk Menjawab Pertanyaan Besar

Gunakan pendahuluan Anda untuk menarik perhatian dan menjawab beberapa pertanyaan besar yang akan terlintas di benak audiens Anda-dengan kata lain, siapa, apa, di mana, mengapa, kapan, dan bagaimana.

Bagian ini harus ringkas dengan detailnya, jadi jangan membahas poin-poin kecil. Mereka dapat membaca rincian lebih kecil nanti dalam pernyataan Anda. Bersikaplah kejam terhadap apakah informasi tersebut cukup penting untuk dijadikan tempat di paragraf pengantar pertama.

Jurnalis selalu ingin tahu tentang orang-orang yang terlibat, jadi selalu jawab pertanyaan “siapa” di pendahuluan Anda. Jika nama-namanya terkenal, ini akan membantu meningkatkan minat terhadap pernyataan Anda.

Anda mungkin juga ingin menggunakan pendahuluan ini untuk menjelaskan tujuan atau alasan pernyataan resmi Anda, menjawab pertanyaan “mengapa” yang paling mungkin dimiliki audiens Anda setelah melihat judul Anda.

Pendahuluan yang dirancang dengan baik harus memberikan informasi yang cukup kepada pembaca sehingga meskipun mereka memilih untuk tidak membaca pernyataan selanjutnya, mereka masih mendapatkan konteks yang cukup untuk memahami siaran pers Anda.

Isi Pernyataan Resmi Anda

Bagian utama siaran pers Anda mengikuti pendahuluan. Ini adalah kesempatan Anda untuk menyempurnakan informasi yang Anda berikan dalam pendahuluan tersebut.

Perluas jawaban Anda terhadap beberapa pertanyaan yang Anda jawab di bagian pendahuluan.

Tambahkan lebih banyak kedalaman dan konteks, namun tetap ringkas dan layak diberitakan. Diskusikan signifikansi dan implikasi pernyataan Anda bagi perusahaan, industri, atau dunia yang lebih luas.

Aliran Anda harus logis.

Informasi yang lebih penting harus ditempatkan di bagian atas, dan informasi yang kurang penting harus ditempatkan di bagian bawah. Tulisannya juga harus mudah diakses, hindari jargon kecuali audiens Anda sangat ahli dalam bidang teknis.

Seperti pendahuluan, tulisan di sini harus menarik. Pernyataan yang menarik perhatian pembaca adalah pernyataan yang berhasil.

Tawarkan Beberapa Kutipan

Kutipan menarik perhatian dan menghadirkan elemen kemanusiaan pada pernyataan resmi Anda. Mereka juga memberikan kredibilitas. Pilih pemangku kepentingan atau pakar dan mintalah mereka untuk memberikan pernyataan singkat yang menawarkan perspektif mereka mengenai berita tersebut.

Kutipan yang baik adalah kutipan yang relevan dan berdampak pada pembaca. Mereka juga memberikan sudut pandang kritis, jadi Anda mungkin lebih suka memasukkan dua atau tiga sudut pandang jika Anda perlu mencakup pandangan yang berbeda.

Kutipan juga merupakan kesempatan sempurna untuk terhubung secara emosional dengan pembaca, jadi pastikan keaslian dan keterhubungan dalam kutipan pilihan akhir Anda. Kutipan juga harus memberi nilai tambah pada cerita, jadi hindari segala sesuatu yang terkesan tidak relevan dengan pesan utama.

Sertakan Beberapa Data

Pernyataan yang berisi opini dan pemikiran tidak akan sama kuatnya dengan pernyataan fakta. Namun fakta hanya akan berpengaruh jika dilengkapi dengan bukti di baliknya.

Sertakan data jika memungkinkan dalam siaran pers Anda untuk mendukung apa yang Anda katakan. Ini mungkin berupa informasi keuangan atau statistik, seperti hasil penelitian yang telah Anda lakukan.

Ini akan mempengaruhi sikap skeptis audiens Anda. Misalnya, jika Anda membuat pernyataan resmi tentang usaha patungan, berikan angka-angka yang menunjukkan mengapa rencana tersebut layak secara finansial.

Periksa kembali apakah sumber informasi Anda dapat diandalkan sebelum memasukkannya. Jika tidak, klaim Anda mungkin akan ditentang oleh jurnalis yang berorientasi pada detail.

Memberikan Informasi Latar Belakang Perusahaan

Jangan berasumsi pembaca Anda akan mengetahui tentang Anda dan perusahaan Anda. Anda harus menawarkan beberapa informasi latar belakang untuk membantu audiens Anda memahami pernyataan yang akan Anda sampaikan.

Namun, usahakan tetap singkat. Tawarkan informasi yang relevan seperti sejarah perusahaan Anda, pencapaian utama, dan detail personel kunci seperti CEO Anda.

Anda mungkin juga ingin memasukkan beberapa pernyataan positif tentang pertumbuhan dan pencapaian Anda, meskipun pernyataan tersebut tidak boleh terlalu bersifat promosi. Informasi ini ada untuk menambah kredibilitas dan relevansi dengan pernyataan resmi Anda.

Memberikan Informasi Kontak

Setelah jurnalis membaca pernyataan resmi Anda, mereka mungkin ingin menindaklanjutinya dengan beberapa pertanyaan atau wawancara. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari siaran pers Anda, Anda harus menyertakan titik kontak media yang ditunjuk.

Anda harus melakukan ini, meskipun Anda tidak memiliki peran PR resmi di organisasi Anda.

Pilih orang yang memiliki posisi terbaik untuk menjawab pertanyaan lanjutan dari media. Tambahkan nama, nomor telepon, alamat email, dan informasi tentang peran mereka.

Format ini dengan cara yang juga mudah dipindai oleh pembaca. Anda mungkin juga ingin menambahkan catatan yang menyatakan apakah Anda terbuka terhadap permintaan wawancara jurnalis atau tidak.

Tambahkan Boilerplate

Boilerplate adalah bagian dari praktik terbaik PR.

Boilerplate adalah bagian yang berbeda dan dapat dikenali dari setiap siaran pers yang menawarkan deskripsi standar perusahaan. Hal ini biasanya ditambahkan pada akhir pernyataan dan diformat sehingga mudah bagi media untuk memindai dan mengenalinya.

Ini adalah satu paragraf singkat dengan informasi perusahaan yang obyektif dan bukan putaran pemasaran yang berat.

Itu juga harus konsisten dengan identitas merek Anda sehingga terlihat selaras dengan informasi di situs Anda. Sertakan beberapa hal mendasar tentang misi, sejarah, dan pencapaian penting perusahaan Anda.

Panggilan untuk bertindak

Setiap kali Anda mendistribusikan siaran pers, Anda berharap pembaca melakukan sesuatu terhadap informasi tersebut. Ajakan bertindak adalah pernyataan spesifik untuk memandu pembaca mengenai apa yang Anda ingin mereka lakukan selanjutnya.

Dengan pernyataan resmi, itu tergantung konteksnya. Bisa dengan mengunjungi situs web, menghubungi kontak PR Anda, atau mencatat suatu acara di kalender. Ajakan bertindak harus jelas, ringkas, dan menarik.

Multimedia, Tautan dan Gambar

Anda mungkin ingin menambahkan beberapa informasi lain pada siaran pers Anda, yang dapat membantu menambah kedalaman dan ketertarikan pada pernyataan Anda. Siaran pers yang efektif mencakup foto yang patut diperhatikan, misalnya.

Anda mungkin juga ingin menyertakan link ke sumber daya lain, seperti penelitian sebagai bukti klaim atau halaman produk di situs web Anda untuk peluncuran mendatang.

Membuat Dampak Dengan Pernyataan Resmi

Anda memiliki satu kesempatan untuk menjadikan pernyataan resmi Anda berarti. Jangan sia-siakan kesempatan itu. Gunakan panduan ini untuk membantu membentuk dan menulis pernyataan Anda, dan berikan draf kedua atau ketiga agar sempurna.

Selanjutnya, saatnya menghubungi eReleases untuk memastikan pernyataan Anda ditujukan kepada orang yang tepat. Dengan database nasional kami yang luas dan rekam jejak yang terbukti, Anda dapat mengandalkan kami untuk memastikan pernyataan Anda memberikan dampak yang Anda inginkan.