Cara Menulis Email Tindak Lanjut yang Mendapat Respons: 7 Tips Tindakan

Andai saja orang yang Anda kirimi email akan menjawab setiap saat. Sayangnya, banyak email Anda ditakdirkan untuk tidak dijawab. Pengguna email rata-rata menerima sembilan puluh dua email per hari (tujuh belas di antaranya kemungkinan besar adalah spam) dan hanya membuka sekitar satu dari tiga. Jika Anda ingin membuat diri Anda didengar di dunia digital yang bising, kemampuan menulis email tindak lanjut yang menarik adalah keterampilan yang penting.

Meskipun tindak lanjut tentang lamaran pekerjaan akan terlihat sangat berbeda dari yang meminta sumbangan amal, berikut adalah tujuh tip yang berlaku, apa pun jenis email yang Anda buat.

1 Luangkan waktu untuk membuat baris subjek yang menarik perhatian

Setengah dari perjuangan untuk mendapatkan tanggapan adalah membuka email Anda sejak awal. Tingkat terbuka rata-rata untuk email adalah 34 persen. Meskipun peluangnya ditumpuk dengan surat digital rendah Anda, Anda dapat meningkatkannya dengan menginvestasikan waktu ekstra untuk membuat tajuk subjek yang sulit diabaikan. Meskipun ada pengecualian untuk setiap aturan, strategi ini diketahui mendapatkan hasil:

• Tetap pendek . Empat puluh persen email dibuka di ponsel. Baris subjek pendek cenderung tidak terpotong.
• Gunakan bahasa yang ringkas . Dapatkan Hemingway batin Anda dan jangan buang kata-kata. Potong kata-kata musang dan pengisi.
• Ajukan pertanyaan . Email dengan pertanyaan di baris subjeknya dapat mendorong pembaca untuk membuka pesan, baik untuk mencari jawabannya atau memberikannya.
• Jangan jualan . Ciptakan minat tanpa menggunakan hiperbola. Apakah Anda ingin membuka email yang Anda curigai tidak lebih dari promosi penjualan?
• Coba penganalisis judul . Meskipun alat seperti Penganalisis Judul CoSchedule dimaksudkan untuk judul artikel, alat ini juga berfungsi dengan baik untuk memeriksa baris subjek email.

By the way, penting bahwa baris subjek Anda mencerminkan tujuan email Anda, yang membawa kita ke tip berikutnya.

2 Ketahui tujuan Anda, lalu pertahankan subjeknya

Apa yang ingin Anda capai dengan email tindak lanjut Anda? Sangat penting untuk memikirkan hasil yang diinginkan sehingga Anda dapat menjaga email Anda tetap fokus untuk mencapainya. Apakah Anda menulis untuk meminta pertemuan? Minta pembaruan status? Meminta bantuan? Ucapkan terima kasih? Apa pun tujuan Anda, segala sesuatu mulai dari baris subjek hingga isi pesan hingga persetujuan Anda akan membantu Anda mencapai tujuan itu.

Jangan menyimpang dari garis singgung apa pun sebelum Anda mendapat tanggapan atas email Anda dan terlibat dalam percakapan, bahkan jika, pada akhirnya, permintaan Anda akan memiliki banyak bagian yang bergerak.

Misalnya, katakanlah Anda menindaklanjuti lamaran pekerjaan. Otak Anda mungkin membalik segala macam masalah gambaran besar seperti persyaratan gaji atau ketersediaan Anda. Tetapi sebelum Anda dapat berbicara tentang hal-hal itu, Anda harus menyelesaikan satu saja—dapatkan wawancara. Itu berarti email tindak lanjut Anda harus berfokus pada laser hanya untuk memberikan informasi yang akan meyakinkan calon pemberi kerja untuk menawarkan wawancara kepada Anda. Jangan membuang catatan samping yang akan memperkeruh air.

3 Gunakan salam yang benar

Saat Anda menulis surat kepada calon pemberi kerja untuk menindaklanjuti lamaran Anda, selalu gunakan:

Faktanya, dalam segala jenis email formal, lebih tepat untuk memulai dengan "Yang Terhormat" daripada "Hai." "Hei" bisa dibilang salam paling informal dari semuanya, jadi simpanlah untuk saat Anda berkorespondensi dengan seseorang yang Anda kenal dan memiliki hubungan persahabatan dengannya.

4 Buka dengan beberapa konteks

Meskipun email tindak lanjut Anda dirangkai dan berisi email asli Anda, tetap merupakan praktik yang baik untuk menyertakan satu atau dua kalimat konteks.

Bob yang terhormat,

Aplikasi seluler yang akan datang, Awesomest Thing Ever, masih dalam versi beta. Saya menulis minggu lalu untuk menanyakan apakah Anda ingin menjadi salah satu yang pertama mengambilnya untuk test drive.

Tidak perlu mengulangi semuanya; hanya menyoroti apa yang penting. Tanyakan pada diri Anda sendiri, “Apa minimal yang harus dipahami oleh penerima saya agar sisa email saya masuk akal?”

5 Personalisasikan

Tambahkan sentuhan pribadi ke email Anda kapan pun Anda bisa. Jika Anda bertemu penerima di sebuah konferensi, katakan demikian. Jika Anda membaca artikel yang mereka tulis, sebutkan takeaway favorit Anda. Jika Anda telah mewawancarai mereka untuk suatu pekerjaan, referensikan sorotan dari wawancara tersebut.

Kuncinya adalah terdengar ramah tetapi tidak sombong. Personalisasi tidak boleh melibatkan penghilangan nama secara acak. Ini akan membantu membangun koneksi Anda dengan penerima. Jangan paksa.

6 Jangan kabur

Email pertama Anda mungkin tidak mendapat tanggapan karena Anda tidak menyatakan dengan jelas tujuannya. Email tindak lanjut Anda memberi Anda kesempatan untuk memperbaikinya.

Jurnalis menerima banyak email promosi setiap hari dari perwakilan PR yang ingin mereka meliput sebuah berita. Salah satu kekesalan hewan peliharaan mereka, dan hal yang paling mungkin menyebabkan mereka menghapus email, adalah tidak tahu tentang apa sebenarnya email itu. Seperti yang ditulis Matthew Hughes untuk The Next Web:

Penawaran terbaik yang saya dapatkan adalah di mana saya dapat memahami produk atau cerita setelah membaca hanya satu paragraf. Jatuhkan jargon dan braggadocio – buatlah singkat dan sederhana.

Baik Anda menindaklanjuti promosi atau permintaan rapat, jelaskan secara spesifik dan nyatakan apa yang Anda inginkan terjadi.

Anda ingin apa, sekarang? Apa yang dimaksud dengan "perspektif kolaborasi"?

Oooh! Sekarang kita mengerti.

7 Sertakan ajakan bertindak

Jika Anda ingin penerima membalas email Anda, biasanya Anda harus memintanya. Permintaan itu disebut ajakan bertindak.

CTA adalah alat pemasaran, tetapi juga penting dalam tindak lanjut email. Mereka mengarahkan penerima Anda ke langkah berikutnya, yang pada gilirannya meminta tanggapan. Berikut adalah beberapa contoh.

Minta pertemuan

Saya ingin bertemu untuk makan siang dan menanyakan beberapa pertanyaan tentang strategi email Mega Corp. Akankah hari Selasa pada siang hari bekerja?

Minta umpan balik

Saya tahu Anda memiliki wawasan yang bagus untuk ditawarkan dalam hal [topik.] Maukah Anda meluangkan waktu sejenak untuk membagikan masukan Anda?

Minta penjualan, donasi, atau langganan

Ungkapkan kupon misteri Anda

Donasi sebelum [tanggal] dan [Perusahaan] akan cocok dengan donasi Anda!

Berlangganan hari ini untuk tetap mengikuti perkembangan!

Setelah wawancara kerja

Saya pikir saya akan memberikan tautan ke klip yang saya sebutkan kemarin. Apakah ada hal lain yang ingin saya kirimkan?

Menjaganya tetap sederhana tidak selalu sederhana

Sekarang setelah Anda mempelajari beberapa trik untuk menulis email tindak lanjut yang hebat, Anda menghadapi satu tantangan lagi—menjaganya tetap singkat dan manis. (Sebuah studi oleh aplikasi email Boomerang menunjukkan bahwa email antara tujuh puluh lima dan seratus kata memiliki tingkat respons terbaik.)

Semakin ringkas email tindak lanjut Anda, semakin lama waktu yang Anda perlukan untuk menulisnya. Membuat email yang melekat pada subjek, dengan jelas menyatakan tujuan, dan menyertakan ajakan bertindak yang menarik lebih sulit daripada yang terlihat. Latihan membuat sempurna! Investasikan waktu untuk menyempurnakan email tindak lanjut Anda dan Anda pasti akan mendapatkan lebih banyak balasan.