6 Tips Menulis Email Tindak Lanjut yang Sukses

Di dunia profesional, percakapan sering kali melibatkan email tindak lanjut. Anda mungkin perlu meninjau kembali topik rapat, mengingatkan rekan kerja tentang proyek yang sedang Anda kerjakan, atau menghubungi calon klien dengan berinteraksi dengan mereka beberapa kali.

Apa itu email tindak lanjut?

Email tindak lanjut adalah email yang dikirim untuk membuat penerima tetap terlibat. Anda dapat menulis email tindak lanjut di hampir semua skenario di mana Anda perlu mengembalikan percakapan ke perhatian penerima. Berikut beberapa contohnya:

• Menindaklanjuti pekerjaan setelah wawancara
• Menindaklanjuti permohonan yang Anda kirimkan
• Menindaklanjuti permintaan atau pertanyaan yang Anda ajukan
• Memeriksa status proyek

Dalam kebanyakan kasus, email tindak lanjut harus langsung, ringkas, dan menggunakan nada profesional.

Email tindak lanjut juga dapat dikirim untuk melibatkan kembali seseorang setelah panggilan telepon, pesan, atau percakapan langsung. Bukan hal yang aneh untuk mengirim email tindak lanjut setelah percakapan lisan untuk mendokumentasikan topiknya secara tertulis.

Apa tujuan email tindak lanjut?

Terkadang, email lolos dan tidak dibalas. Dalam kasus lain, Anda perlu melanjutkan percakapan verbal melalui email. Dalam kedua skenario tersebut, email tindak lanjut yang ditulis dengan baik dan percaya diri akan selalu mengingat subjeknya.

Email tindak lanjut memiliki berbagai tujuan, termasuk:

• Meningkatkan tingkat konversi
• Terlibat dengan prospek
• Menjadwalkan panggilan dan rapat
• Mengelola proyek

Format email tindak lanjut

Baris subjek

Baris subjek email adalah baris teks singkat yang dilihat penerima di kotak masuknya sebelum mereka membuka email. Itu sebabnya harus ringkas dan menarik.

Pembukaan

Pembukaan email adalah bagian pertamanya. Ini memiliki dua komponen:

• Salam
• Paragraf pertama

Salam email adalah bagian yang ditujukan kepada penerimanya. Pasangkan nama mereka dengan salam:

• Halo nama]
• [Nama] yang terhormat
• Hai [Nama]

Umumnya, memulai email hanya dengan nama seseorang dianggap biasa saja atau, dalam beberapa kasus, tidak sopan. Jika Anda tidak yakin dengan sapaan yang harus digunakan, pilihan terbaik Anda adalah tetap menggunakan “Yang Terhormat” atau “Halo”.

Berikutnya adalah paragraf pengantar singkat, yang bisa berupa satu atau dua kalimat. Ingatkan penerima dengan cepat tentang topik yang sedang dibahas dan buat mereka cukup tertarik untuk membaca teks berikutnya.

Tubuh

Di sinilah Anda memberikan informasi lebih lanjut tentang tindak lanjut Anda. Misalnya, Anda dapat mengingatkan calon pelanggan mengapa tawaran Anda sangat bagus atau dengan cepat merangkum pertemuan yang akan Anda tindak lanjuti.

CTA

Ajakan bertindak (CTA) adalah bagian dari email tindak lanjut Anda yang memberi tahu penerima apa yang harus dilakukan selanjutnya. Berikut adalah contoh ajakan bertindak:

• Telepon aku kembali
• Beri tahu saya jika Anda tertarik
• Jadwalkan pertemuan
• Konfirmasikan tugas telah selesai

Penutupan

Penutup email Anda adalah bagian yang menegaskan kembali alasan Anda menindaklanjuti dan menyertakan CTA Anda.

Pastikan juga untuk menyertakan nama Anda dan informasi kontak apa pun yang mungkin diperlukan penerima, seperti nomor telepon Anda.

Menulis email tindak lanjut: 6 tips dan trik

1 Tentukan tujuan (punya maksud yang jelas)

Tugas email tindak lanjut adalah mendapatkan tanggapan. Sebelum Anda menulis email, tentukan tanggapan yang Anda inginkan. Berikut beberapa contohnya:

• Menjadwalkan panggilan atau rapat
• Membeli produk atau layanan
• Menjawab pertanyaan

Dengan mempertimbangkan tujuan, akan lebih mudah bagi Anda untuk menulis email tindak lanjut yang mengkomunikasikan dengan jelas apa yang Anda butuhkan.

2 Tulis baris subjek yang menarik perhatian

Meskipun tidak boleh bersifat clickbait, baris subjek harus menarik perhatian penerima dan mendorong mereka untuk mengklik. Orang-orang menerima banyak email setiap hari, jadi baris subjek Anda harus berteriak cukup keras agar tidak tersesat dalam kebisingan.

Umumnya, pertahankan baris subjek hingga enam puluh karakter atau kurang.

3 Berikan konteks pada kalimat pembuka

Dalam email tindak lanjut, kalimat pembuka harus dengan cepat memberi tahu penerima alasan Anda menindaklanjutinya. Ingat, orang menerima banyak email setiap hari, sehingga penerima Anda dapat menggunakan pengingat.

4 Tambahkan nilai pada pesan—apa manfaatnya bagi mereka?

Email tindak lanjut Anda harus memberikan alasan mengapa penerima harus merespons Anda. Misalnya, dalam tindak lanjut dengan calon pemimpin penjualan, Anda dapat menyebutkan tawaran waktu terbatas yang akan mereka lewatkan jika mereka tidak membeli dalam jangka waktu tertentu.

5 Akhiri dengan ajakan bertindak

Ajakan bertindak harus jelas dan langsung. Hindari bahasa lindung nilai dan detail atau opsi yang tidak perlu. Misalnya, daripada “jangan ragu untuk menelepon atau mengirim email kepada saya jika ada kesempatan”, tulislah “tolong hubungi saya sesegera mungkin”. Dengan bahasa yang jelas dan lugas, kecil kemungkinan penerima akan salah memahami pesan Anda.

6 Koreksi sebelum Anda menekan kirim

Setelah Anda selesai menulis email tindak lanjut, bacalah dengan cermat untuk memastikan tidak ada kesalahan apa pun, seperti kata yang salah eja atau pilihan kata yang tidak jelas.

Contoh email tindak lanjut

Johan sayang,

Senang sekali bisa berbicara dengan Anda Kamis lalu. Saya ingin menindaklanjuti diskusi kita tentang presentasi Anda di kelas Econ 200 saya bulan depan.

Tolong beri tahu saya jika Anda masih bersedia untuk berbicara. Saya bebas mengobrol lebih banyak kapan saja dalam minggu ini antara jam 2 siang dan 4 sore

Terbaik,

Marissa

Hai Lei Anne,

Hanya tinggal beberapa hari lagi untuk promosi bulan April kami, jadi saya ingin memastikan Anda tidak melewatkannya!

Saat ini, kami menawarkan pembersihan selokan dengan diskon 50 persen dari harga biasanya. Ini adalah cara kami berterima kasih kepada Anda karena telah menjadi klien yang hebat.

Jika Anda ingin memesan pembersihan selokan bulan ini, klik di sini untuk menjadwalkan janji temu Anda dengan kami.

Sampai jumpa lagi!

Talang Besar

FAQ email tindak lanjut

Apa itu email tindak lanjut?

Email tindak lanjut adalah email yang dikirim untuk melibatkan kembali seseorang setelah percakapan sebelumnya.

Apa tujuan email tindak lanjut?

Tujuan email tindak lanjut adalah untuk mengembalikan subjek ke perhatian penerima. Ini bisa berupa melanjutkan percakapan yang Anda mulai sebelumnya, mengingatkan mereka tentang pertanyaan atau permintaan, atau meminta tanggapan mereka terhadap sesuatu yang telah Anda ajukan sebelumnya, seperti lamaran atau wawancara.

Bagaimana cara mendapatkan tanggapan terhadap email tindak lanjut?

Berikut adalah dua cara untuk meningkatkan kemungkinan mendapat tanggapan terhadap email tindak lanjut Anda:

• Jelaskan permintaan Anda
• Beri tahu penerima mengapa mereka sebaiknya merespons