10 contoh tentang cara menulis email tindak lanjut ke klien

Email tindak lanjut ke klien bisa jadi sulit untuk ditulis. Pelajari cara menulis email tindak lanjut ke klien setelah mengirim proposal, setelah kutipan, setelah tidak menerima tanggapan, atau setelah rapat.

Email adalah alat komunikasi penting untuk bekerja dengan klien, tetapi apa yang terjadi jika Anda tidak menerima tanggapan? Mengirim email tindak lanjut yang cepat dan sopan kepada klien dapat membangun kembali koneksi, membuat hubungan Anda kembali ke jalurnya.

Dalam panduan tentang cara menulis email tindak lanjut kepada klien ini, kami memberikan 10 contoh untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana melakukannya. Kami juga memberikan beberapa tip berbasis bukti untuk membuat email tindak lanjut yang paling efektif yang (hampir) dijamin akan mendapat tanggapan dari Anda.

Mengapa mengirim email tindak lanjut ke klien?

Email tindak lanjut profesional ke klien dapat bertindak sebagai pengingat lembut, menghubungkan kembali Anda dengan pelanggan yang sudah ada atau potensial.

Ada beberapa alasan mengapa Anda mungkin ingin mengirim email tindak lanjut ke klien, termasuk:

• Mengirim email tindak lanjut ke klien setelah kutipan
• Email tindak lanjut ke klien setelah mengirim proposal
• Tindak lanjuti email ke klien untuk pembayaran
• Tindak lanjuti email ke calon klien
• Email tindak lanjut setelah rapat
  

Di dunia yang ideal, email tindak lanjut tidak diperlukan. Namun, pekerja tenggelam dalam korespondensi digital, yang berarti jutaan email diabaikan setiap hari. Sebuah studi YouGov 2015 di AS menemukan bahwa rata-rata orang dewasa memiliki 500 pesan yang belum dibaca di kotak masuk mereka.

Beberapa orang lebih baik daripada yang lain dalam menjawab email. Penelitian telah menemukan bahwa sementara 70% email menerima tanggapan langsung, hingga 30% email dapat merana tanpa jawaban di kotak masuk.

Mengabaikan email kantor tidak dapat diterima, kata kolumnis New York Times dan psikolog organisasi Adam Grant, tetapi itu bisa dimengerti, katanya. Masalahnya adalah kebanyakan dari kita tidak punya waktu untuk menanggapi ratusan email yang kita terima setiap hari.

Solusinya? Mengirim email tindak lanjut ke klien. Ini adalah alat penting untuk mengembalikan semuanya ke jalurnya dan memperkuat bisnis Anda ke depan.

Kapan Anda harus menindaklanjuti dengan klien potensial?

Ada dua jenis email tindak lanjut: yang dibatasi waktu dan yang tidak.

Jika Anda memerlukan contoh berdasarkan tanggal tertentu, misalnya, maka Anda harus mengirim email tindak lanjut kapan pun diperlukan.

Tanpa tanggapan, Anda tidak dapat merencanakan atau membuat kemajuan, sehingga email tindak lanjut dapat dimengerti. Dalam kasus yang mendesak, Anda mungkin perlu mengirim email pada hari yang sama – dan itu tidak masalah.

Jika email Anda tidak dibatasi waktu, sebaiknya tunggu antara dua hingga tiga hari kerja sebelum mengirimkan tindak lanjut. Kami telah membahas pendekatan ini secara lebih luas di posting blog kami tentang cara menulis email tindak lanjut penjualan. Banyak dari kita memiliki strategi untuk menangani email yang belum dibaca di kotak masuk kita – seperti menjawabnya pada waktu tertentu – dan celah ini memberi mereka waktu untuk merespons.

Tindak lanjut tiga hari setelah kontak pertama memastikan Anda segar dalam pikiran mereka. Lebih cepat, dan Anda bisa terlihat putus asa.

Bagaimana Anda menindaklanjuti klien tanpa terlihat putus asa?

Jika email Anda diabaikan, itu bisa menimbulkan perasaan cemas, kata para peneliti di Journal of Occupational Health Psychology. Banyak dari kita dapat mengambil kurangnya tanggapan secara pribadi, tetapi kita tidak seharusnya.

Ada banyak alasan mengapa seseorang mungkin tidak menanggapi email Anda. Mereka mungkin sedang cuti, mengalami sakit, atau terlalu sibuk. Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut, jurnalis Forbes Amy Morin memiliki wawasan menarik tentang mengapa email Anda tidak selalu dijawab.

Anda harus memiliki keyakinan akan pentingnya pesan Anda. Untuk memastikan email Anda tidak tampak putus asa, Anda harus menggunakan nada yang tepat. Kami menggambarkan ini di bawah ini dalam contoh kami. Tentu saja, Anda juga harus mengirimkannya pada waktu yang tepat.

Email yang dikirim pada jam 10 pagi, dan jam 1 siang memiliki tingkat buka tertinggi, kata Hubspot, jadi cerdas dengan email Anda dapat memberikan hasil terbaik. Dan jangan pernah mengirim email di luar hari kerja, kata para peneliti.

Kami telah menjelaskan di atas mengapa email Anda mungkin terlewatkan, tetapi haruskah Anda mengirim email tindak lanjut kedua? Ya kamu harus.

Tapi bagaimana caranya? Mari kita lihat lebih dekat.

5 tips untuk menulis email tindak lanjut yang efektif kepada klien

1. Singkat: Diperkirakan 81% email dibaca di perangkat seluler, jadi buatlah singkat dan langsung ke intinya dengan cepat.
2. Masalah waktu: Kirim pada waktu yang tepat di siang hari, tidak pernah di akhir pekan atau setelah jam kerja. Tunggu dua hingga tiga hari sebelum mengirim email tindak lanjut (kecuali jika Anda memerlukan tanggapan lebih cepat).
3. Bersikaplah pribadi: Meskipun templat tindak lanjut email, seperti yang disediakan di bawah ini, adalah titik awal yang bagus, Anda harus mempersonalisasi email Anda untuk membuat koneksi yang lebih kuat.
4. Saya menyertakan pengaturan waktu: Jika Anda memerlukan tanggapan, jelaskan secara eksplisit tentang tanggal dan waktu. Jika Anda meminta informasi dari klien Anda, beri tahu mereka dengan tepat apa yang Anda butuhkan dan kapan. Jangan lupa untuk memberi tahu mereka apa yang akan Anda lakukan dengan data tersebut.
5. Fokus pada masa depan: Tidak perlu meminta penjelasan tanpa jawaban; fokus pada hubungan masa depan.
   

Kiat-kiat ini memberikan beberapa kiat yang masuk akal untuk membuat email tindak lanjut yang lebih baik. Kami tidak akan membahas dasar-dasar penulisan email profesional atau aspek tertentu, seperti cara memulai email atau cara terbaik untuk mengakhiri email seperti yang telah kami bahas di posting sebelumnya.

Lalai

Contoh email tindak lanjut ke klien

Di bagian selanjutnya, kami memberikan 10 sampel sampel email tindak lanjut kepada klien, di mana Anda dapat melihat kami mempraktikkannya.

Contoh email tindak lanjut ke klien setelah mengirim proposal

Setelah mengirim proposal, email tindak lanjut ke klien adalah kesopanan umum yang harus selalu Anda sampaikan. Disarankan untuk mengirim email tindak lanjut atas proposal kepada klien sekitar dua-tiga hari setelah mengirimkan proposal Anda. Namun, Anda dapat mengirim email tindak lanjut ke klien setelah mengirim proposal lebih cepat jika pengiriman Anda dibatasi waktu).

Berikut contoh email tindak lanjut ke klien setelah proposal.

Email tindak lanjut ke klien setelah kutipan

Email tindak lanjut ke klien setelah kutipan mirip dengan contoh email yang ditampilkan di atas. Namun, kemungkinan akan lebih fokus pada biaya pekerjaan, bukan konten atau konteksnya. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin ingin menawarkan diskon atau ketentuan pembayaran yang fleksibel dalam email tindak lanjut Anda kepada klien setelah mengirimkan penawaran.

Berikut email tindak lanjut ke klien setelah sampel kutipan.

Email tindak lanjut pembayaran ke klien

Jika klien atau pelanggan gagal menyelesaikan faktur, email tindak lanjut yang sopan kepada klien untuk pembayaran harus menjadi pilihan pertama Anda. Mungkin ada banyak alasan mengapa seseorang belum membayar faktur, jadi sebaiknya simpan email tindak lanjut dengan sangat jelas dan lugas. Anda tidak perlu merinci, cukup nyatakan tuntutan Anda dan jangan minta maaf.

Email tindak lanjut ke klien setelah tidak ada tanggapan

Terkadang klien bisa menjadi dingin dan gagal menanggapi email. Pertanyaan tentang bagaimana membuat klien yang tidak responsif untuk merespon adalah menantang. Setiap klien, individu, dan organisasi berbeda, jadi luangkan waktu untuk mempersonalisasi email tindak lanjut ini kepada klien yang tidak responsif sebelum mengirimnya.

Contoh email tindak lanjut ke calon klien

Mengirim email tindak lanjut ke calon klien membutuhkan perhatian dan kepekaan. Anda ingin klien tahu bahwa Anda serius, tetapi Anda tidak ingin terlihat putus asa. Ini semua tentang menemukan nada suara yang tepat, sesuatu yang telah kami tulis sebelumnya.

Email tindak lanjut ke template calon klien ini memberikan pengingat sederhana kepada seseorang yang belum merespons.

Lihat email tindak lanjut untuk sampel calon klien.

Email tindak lanjut ke klien setelah pertemuan

Email tindak lanjut yang ramah kepada klien setelah rapat adalah praktik bisnis standar. Aturan tentang mengirim email kepada klien setelah rapat tidak ditetapkan seperti beberapa contoh lain di sini. Anda dapat membawa beberapa kepribadian jika Anda ingin membangun koneksi yang Anda buat dalam rapat.

Berikut contoh email tindak lanjut ke klien setelah rapat yang dapat Anda gunakan.

Email tindak lanjut ke klien setelah panggilan telepon

Email tindak lanjut ke klien setelah panggilan telepon mirip dengan contoh email di atas. Anda sudah berbicara dengan orang tersebut, jadi ini tentang mengingatkan mereka tentang hubungan itu dan mendorong untuk kontak lebih lanjut. Sangat penting untuk mengirim email tindak lanjut ke klien segera setelah panggilan telepon. Dalam beberapa kasus, mungkin cocok untuk mengirim email beberapa menit setelah meletakkan telepon jika Anda merasa perlu.

Email tindak lanjut ke klien untuk dokumen

Jika pelanggan telah berjanji untuk mengirimkan beberapa informasi kepada Anda tetapi mereka tidak melakukannya, email tindak lanjut yang terfokus ke klien untuk dokumen akan memberi Anda apa yang Anda butuhkan. Jangan mempermalukan atau mengecewakan penerima, jadi tetap berpegang pada fakta dan fokus pada masa depan.

Email tindak lanjut ke klien lama

Email tindak lanjut yang ditulis dengan baik dan ditargetkan untuk klien lama dapat membantu membangun kembali hubungan dengan mantan pelanggan. Sering kali lebih mudah untuk terhubung kembali dengan pelanggan lama daripada menemukan pelanggan baru.

Anda tidak akan rugi dengan mengirimkan email. Berikut adalah contoh email tindak lanjut ke klien lama.

Email tindak lanjut kedua ke klien

Jika Anda tidak menerima tanggapan untuk tindak lanjut pertama, pertimbangkan untuk mengirim email tindak lanjut kedua ke klien. Contoh ini mirip dengan yang sebelumnya. Namun, itu mengakui bahwa Anda telah menghubungi mereka dan menunggu balasan.

Templat email tindak lanjut ke klien

Menulis email tindak lanjut ke klien tidaklah sulit jika Anda mengikuti praktik dan contoh terbaik kami. Contoh pada X yang diperkenalkan dalam posting blog ini memberi Anda kerangka kerja yang harus selalu dipersonalisasi untuk mencerminkan klien dan acara. Namun, ada cara yang lebih mudah. Flowrite adalah alat tulis bertenaga AI yang mengubah instruksi Anda menjadi email dan pesan siap kirim yang dipersonalisasi. Lihat contoh di bawah tentang bagaimana kami mendukung masa depan komunikasi.

Masih ragu tentang cara menulis email tindak lanjut ke klien? Kami harap tidak. Lain kali Anda perlu mengirim email tindak lanjut ke klien setelah kutipan, mengirim proposal, rapat, panggilan telepon, tidak menerima tanggapan tanggapan atau untuk pembayaran, proposal, dokumen, ingat saja contoh kami atau ambil Flowrite dan gunakan template email kami untuk menulis tindak lanjut ke klien.