Cara menulis email tindak lanjut – dengan contoh & template

Jika email Anda telah diabaikan, email tindak lanjut dapat membantu mengembalikan percakapan Anda ke jalur yang benar. Namun, cara menulis email tindak lanjut setelah tidak menerima tanggapan bisa jadi rumit, karena Anda harus memutuskan apa yang harus dikatakan di email tindak lanjut dan bagaimana mengatakannya.

Jangan khawatir jika Anda kesulitan menemukan cara yang profesional dan sopan untuk mengingatkan seseorang agar merespons. Dalam panduan terperinci ini, kami menjelaskan cara menulis email tindak lanjut setelah tidak ada tanggapan dan memberikan beberapa contoh praktis yang dapat Anda gunakan. Terakhir, kami akan memperkenalkan Anda ke template email tindak lanjut kami yang memungkinkan Anda menindaklanjuti email lebih cepat dari sebelumnya sambil tetap bersikap sopan.

Apa itu email tindak lanjut?

Email tindak lanjut adalah email ke penerima yang sudah pernah Anda hubungi sebelumnya.

Ada banyak alasan mengapa Anda mungkin ingin mengirim email tindak lanjut, termasuk:

• Beri tahu penerima tentang email yang dikirim sebelumnya
• Meminta informasi, balasan, atau tanggapan
• Mengingatkan seseorang tentang waktu atau tanggal penting (untuk suatu acara, misalnya)

Tujuan email tindak lanjut adalah sebagai pengingat atau permintaan email sebelumnya yang telah Anda kirim. Ini bukan untuk memulai percakapan, tetapi untuk menghidupkannya kembali dan menghasilkan respons.

Email tindak lanjut yang paling efektif adalah yang singkat, manis, profesional, dan (yang paling penting) langsung ke intinya.

Jangan buang waktu atau kata-kata; saran para ahli: Tim peneliti yang berbasis di AS menganalisis lebih dari 2 miliar email dan menemukan bahwa pembaca cenderung membaca email yang terlalu panjang.

Sementara mereka menemukan bahwa setengah (50%) dari email menerima tanggapan dalam waktu satu jam, yang lain dapat ditinggalkan untuk waktu yang lama. Pelanggar terburuk? Orang dewasa yang lebih tua membutuhkan waktu paling lama untuk menanggapi dan menulis email terlama.

Para peneliti juga menemukan bahwa email yang dikirim pada pagi hari di minggu kerja kemungkinan besar akan mendapat tanggapan. Namun, mereka yang dikirim pada sore hari dan selama akhir pekan cenderung tidak menerima tanggapan. Mengapa? Para peneliti mungkin telah menemukan jawabannya…

Mengapa orang tidak menanggapi email?

Pernah bertanya-tanya mengapa orang tidak segera menanggapi email Anda?

Kami menerima begitu banyak email sehingga kami "mengurutkan" mereka, kata para peneliti. Ini melibatkan pemeriksaan cepat dan kemudian menundanya sampai waktu ketika mereka dapat ditangani dengan tepat.

Penerima dapat menandai atau menandai email, menyimpannya atau membiarkannya belum dibuka di kotak masuk mereka. Pekerja menghabiskan hingga 28% waktu mereka untuk membaca dan menanggapi email, jadi kami dapat memahami mengembangkan strategi untuk mempercepat prosesnya. Akademisi menemukan bahwa 16% dari kita menunda menanggapi email setidaknya sekali sehari.

Jenis email apa yang kami abaikan? "Pengguna lebih cenderung menunda email saat menanganinya melibatkan membalas, membaca dengan cermat, atau mengklik tautan dan lampiran," kata penulis.

Poin pembelajaran yang penting adalah: jika email Anda telah terkirim, itu telah terlihat.

Para peneliti dalam penelitian ini mengidentifikasi lima alasan utama mengapa email diabaikan:

1. Waktu atau upaya yang terlibat dalam menangani email
2. identitas pengirim;
3. Jumlah penerima di utas
4. Beban kerja dan konteks pengguna
5. Urgensi pesan email

Sebelum membuat sketsa balasan, cobalah untuk memahami tekanan yang dihadapi penerima ini. Misalnya, mengirim email tindak lanjut (betapapun sopannya) dapat memberikan tekanan tambahan pada penerima, saran Adaira Landry dan Resa E. Lewiss menulis di Harvard Business Review.

Format email tindak lanjut yang sempurna

Jadi, kami telah menjelajahi alasan mengapa Anda mungkin perlu mengirim email tindak lanjut (dan mengapa Anda mungkin belum menerima balasan). Saatnya untuk masuk ke detail tentang cara menyusun email tindak lanjut.

1. Subjek email
2. Salam
3. Tubuh
4. Penutupan
5. Sign-off/tanda tangan

Kami telah membahas cara membuat email pertanyaan bisnis profesional di posting blog sebelumnya, jadi kami akan mengikuti saran kami dan menjaga bagian ini tetap fokus.

Garis subjek

Menjaga baris subjek pendek, manis, dan sederhana sangat penting, saran Rebecca Zucker di Harvard Business Review. Dia menyarankan bahwa 47% dari semua email dibuang dengan memiliki baris subjek yang buruk. Jangan membuat kesalahan itu!

Haruskah Anda meneruskan email asli? Kami menyarankan Anda tidak melakukannya.

Salam

Di dunia profesional, fokuslah pada formalitas. Itu berarti selalu menggunakan salam profesional kecuali Anda menggunakan istilah nama depan dengan penerima. Ingin mempelajari cara memulai email secara profesional dan memadai? Lihat fitur kami tentang cara memulai email.

Tubuh

Email pengingat adalah cara cepat dan formal untuk meningkatkan kesadaran akan email yang telah Anda kirim sebelumnya.

Anda perlu memberikan beberapa konteks dengan baris pembuka email Anda, sesuatu yang kami dekati di bagian kami tentang cara memulai email tindak lanjut.

Kami akan menganggap bahwa email sebelumnya berisi informasi penting yang Anda ingin penerima lihat.

Ada beberapa cara Anda dapat mendekati ini:

• Teruskan email asli (lihat alasan di atas mengapa ini bukan ide yang bagus)
• Berikan email awal (sebagai lampiran, atau tempel di bawah email tindak lanjut Anda)
• Berikan pengingat tentang poin-poin penting (detail rapat, misalnya)
• Berikan tautan eksternal ke informasi penting (situs web acara atau undangan)

Pilihan cara menyampaikan email atau informasi terserah Anda. Bagaimana Anda memilih untuk melakukan ini akan memengaruhi struktur, fokus, dan panjang email Anda.

Penutupan

Anda telah meminta tanggapan dengan sopan, tetapi Anda juga harus memberi tahu orang tersebut bagaimana Anda akan menggunakan informasi tersebut dan apa yang akan Anda lakukan jika tidak ada tanggapan yang diberikan.

Jika Anda meminta kehadiran mereka di rapat, misalnya, apakah Anda akan menghubungi mereka di telepon, atau apakah ini korespondensi terakhir yang Anda miliki?

Dalam contoh lain, jika Anda meminta seseorang menanggapi permintaan faktur, misalnya, apakah Anda akan mengambil tindakan lebih lanjut jika tidak menerima tanggapan?

Biarkan pembaca Anda tidak bingung tentang langkah Anda selanjutnya.

Sign-off/tanda tangan

Penandatanganan yang sopan dan profesional sangat penting. Tidak tahu cara mengakhiri email dengan benar? Silakan baca panduan kami tentang cara mengakhiri email.

Cara memulai email tindak lanjut

Frase pembuka bisa dibilang salah satu bagian terpenting dari email Anda. Jadi mari kita lihat beberapa pembuka email yang paling umum dan melihat apakah mereka cocok atau tidak:

Baris pengantar email formal:

• Saya ingin menindaklanjuti email saya sebelumnya.
• Saya ingin menindaklanjuti permintaan pertemuan saya.

Ini adalah pendekatan yang terdengar formal. Kami akan menganggap di sini Anda tidak mengenal orang tersebut dan menulis dalam konteks profesional. Ini adalah baris standar yang cocok untuk semua konteks (pengingat tanggapan email, pengingat rapat, dan sebagainya).

Baris pengantar email informal:

• aku ingin menyusul...
• Saya hanya mengikuti...

Ini adalah pendekatan yang tidak terlalu formal dan menyarankan agar Anda mengenal orang yang Anda tuju. Kami akan berhati-hati agar tidak menggunakan ini saat menghubungi seseorang yang belum pernah Anda temui atau ajak bicara.

Baris pengantar yang cocok saat Anda menyertakan email:

• Saya menindaklanjuti email di bawah ini.
• Saya menindaklanjuti email saya sebelumnya.

Contoh-contoh ini cocok untuk meminta tanggapan ketika Anda telah memberikan korespondensi asli, baik dengan meneruskan tanggapan, menempelkannya di bawah email baru atau sebagai lampiran. Mencari kalimat pembuka email yang lebih kreatif untuk email tindak lanjut Anda? Anda akan menemukan sepuluh contoh lagi dalam fitur 100 baris pembuka email terbaik kami.

Cara menulis baris subjek email tindak lanjut

Bagaimana menulis baris subjek email tindak lanjut yang mendapatkan hasil itu menantang. Jika kita mengikuti saran sebelumnya, kita harus membidik (jika memungkinkan) untuk memuatnya hingga lima kata ke bawah. Alasannya adalah 56% email dibaca di ponsel, di mana semakin sedikit kata, semakin baik.

Anda dapat secara eksplisit tentang permintaan Anda atau tidak. Berikut adalah beberapa contoh baris subjek email tindak lanjut:

• Tindak lanjut: Email yang dikirim pada XXX – Ini adalah baris subjek yang sangat formal untuk email yang serius.
• Diperlukan tanggapan: Email terkirim XXX

Sekali lagi, baris subjek yang serius untuk email yang serius.

• Pengingat untuk mendaftar ke XXX – Ini adalah email pengingat yang sopan untuk sebuah acara.
• Senang mendengar dari Anda – Ini adalah pendekatan santai dan informal yang hanya boleh Anda gunakan dengan seseorang yang Anda kenal.
• Pengingat acara jaringan… Tindak lanjut sopan lainnya tentang suatu acara.
• Terima kasih atas pertemuan kami – Ini adalah cara berbeda untuk menindaklanjuti dengan orang yang sudah Anda temui. Anda tidak menuntut tanggapan tetapi menciptakan koneksi.

Jangan gunakan judul yang sebelumnya Anda gunakan saat menentukan judul subjek untuk email tindak lanjut. Mungkin ada alasan mengapa penerima melewatkan (atau mengabaikan) email Anda sebelumnya. Mengirim baris subjek yang sama lagi dapat mengakibatkannya diabaikan sekali lagi.

Mungkin canggung mengirim email tindak lanjut, tetapi hindari menjadi lucu dalam judul subjek Anda untuk email tindak lanjut. Beberapa orang mungkin tidak sependapat dengan Anda atau bahkan menganggapnya menyinggung.

Beberapa contoh subjek email tindak lanjut yang buruk meliputi:

• Mengapa Anda tidak menanggapi?
• Apakah Anda mendapatkan email terakhir saya?
• aku menunggu balasanmu…
• Aku tahu kamu sibuk, tapi…
• Baru check in…

Kapan mengirim email tindak lanjut?

Sebelum kami menjelaskan cara menulis email tindak lanjut, seberapa cepat Anda harus mengirim email tindak lanjut?

Salah satu pertimbangan penting adalah apakah respons email sensitif terhadap waktu. Ambil, misalnya; Anda mengundang seseorang ke suatu acara. Anda mungkin memiliki tenggat waktu untuk jawaban. Dalam hal ini, Anda mungkin perlu mengirim email tindak lanjut yang sopan dengan cepat, yang dapat diterima.

Jika Anda mengenal orang tersebut secara profesional, Anda memiliki kebebasan yang lebih besar saat menindaklanjuti email. Anda dapat memilih untuk mengirim permintaan profesional dengan cepat, dengan pengertian bahwa ini tidak akan merusak reputasi atau hubungan Anda.

Misalkan Anda mengirim email tindak lanjut kepada seseorang yang belum pernah Anda temui atau tidak memiliki hubungan profesional dengannya. Dalam hal ini, kami sarankan menunggu sekitar lima hari (satu minggu kerja).

Meskipun menunggu balasan bisa membuat frustrasi, pertimbangkan apa yang telah kita pelajari tentang triase email dan bersabarlah.

Tindak lanjuti sampel email

Kami telah menyediakan kerangka kerja untuk cara menindaklanjuti email; sekarang, saatnya untuk mempraktikkannya. Di sini, kami memberikan beberapa contoh tentang cara membuat email tindak lanjut yang sopan, email tindak lanjut yang lembut, dan permintaan tanggapan yang lebih formal.

Contoh-contoh ini menggambarkan praktik terbaik tetapi harus digunakan sebagai dasar untuk komunikasi Anda. Jika Anda kesulitan menemukan kata yang tepat, Flowrite dapat membantu Anda membuat email yang sopan dan profesional yang akan memastikan balasan yang cepat setiap saat.

Contoh email tindak lanjut yang sopan

Berikut contoh email tindak lanjut sopan yang dapat Anda kirim setelah tidak menerima tanggapan. Saat memutuskan bagaimana menindaklanjuti email dengan sopan, pikirkan tentang orang tersebut dan pahami mengapa mereka mungkin tidak membaca email Anda. Dalam contoh email tindak lanjut yang sopan ini, kami telah mengetahui mengapa seseorang mungkin tidak menanggapi email – "Saya mengerti bahwa Anda sibuk".

Tindak lanjuti sampel email setelah tidak ada tanggapan

Berikut adalah contoh email tindak lanjut yang dikirim setelah tidak mendapat tanggapan. Itu tidak bertele-tele tetapi langsung ke intinya. Email ini bukan untuk seseorang yang Anda kenal, melainkan alamat email umum atau penerima yang tidak disebutkan namanya.

Contoh email tindak lanjut yang lembut

Jika Anda mencari contoh email tindak lanjut yang lembut, ini dia. Ini jauh lebih formal daripada yang sebelumnya.

Templat email tindak lanjut – cara Flowrite

Flowrite adalah alat tulis AI yang mengubah instruksi singkat menjadi email dan pesan siap kirim. Namun, untuk email seperti tindak lanjut setelah tidak ada tanggapan dapat menulis seluruh email untuk Anda. Lihatlah contoh di bawah ini untuk melihat cara menindaklanjuti email dengan mengklik tombol terima kasih template email tindak lanjut kami.

Apakah Anda merasa lebih percaya diri tentang cara menindaklanjuti email setelah membaca posting blog? Kami berharap begitu. Lain kali Anda perlu menulis email tindak lanjut setelah tidak mendapat tanggapan, ingat saja praktik terbaik yang kami bahas dalam panduan ini atau buka contoh email tindak lanjut kami. Lebih baik lagi, cobalah Flowrite dan template email tindak lanjut kami.