From Greeting to Sign-off: Cara Menulis Email Formal yang Efektif

Dalam kebanyakan kasus, email profesional adalah email formal. Email formal adalah email antara profesional atau akademisi yang berisi informasi terkait pekerjaan mereka. Email formal menggunakan bahasa profesional dan mengikuti format email formal tertentu.

Apa itu email resmi?

Email formal adalah email yang menggunakan bahasa profesional dan mengomunikasikan pesan profesional atau akademik.

Seiring waktu, Anda mungkin merasa cukup nyaman dengan kolega atau teman sekelas untuk mengirim lebih banyak email santai. Hal ini bergantung pada hubungan Anda dengan mereka dan pada industri, bidang, atau budaya perusahaan Anda. Dalam kebanyakan kasus, email yang dikirim ke koneksi baru, atasan, dan individu di luar organisasi Anda adalah email formal.

Kapan harus menulis email formal

Email formal digunakan untuk situasi berikut:

• Pertanyaan bisnis
• Pengunduran diri
• Tawaran pekerjaan
• Penawaran penjualan
• Penghentian
• Permintaan maaf
• Pengenalan profesional
• Diskusi profesional dan akademik
• Tindak lanjut

Bagaimana struktur email formal?

Format email formal adalah struktur konsisten yang akan Anda temui di hampir semua email formal yang Anda kirim dan terima. Meskipun mungkin ada variasi kecil dari email ke email, format email formal standar mencakup elemen berikut:

• Garis subjek
• Sapaan
• Tubuh
• Penutupan
• Tanda tangan

6 langkah untuk menulis email formal

1 Tulis baris subjek langsung

Baris subjek yang kuat menarik perhatian penerima dan membuat mereka ingin membaca lebih lanjut. Untuk email formal, baris subjek secara akurat menyatakan topik email dan detail yang relevan seperti tanggal, waktu, atau kebutuhan. Misalnya, baris subjek email yang meminta untuk menjadwalkan panggilan mungkin berbunyi seperti ini:

• Apakah Anda punya waktu lima belas menit untuk menelepon Kamis ini?

2 Sapa dan sapa penerima

Mulai email Anda dengan menangani penerima dengan benar. Jika Anda hanya menyapa satu orang, gunakan nama lengkap atau nama belakangnya dengan sebutan kehormatan yang sesuai. Jika Anda mengirim email ke sekelompok orang, gunakan sapaan seperti "Dear Team".

Karena nada profesional adalah kunci email formal apa pun, pertahankan salam profesional. Salam email formal yang tepat meliputi hal-hal berikut:

• Sayang
• Halo
• Hai

3 Jelaskan maksud Anda

Di paragraf pembuka email Anda, nyatakan dengan jelas tujuan Anda. Misalnya, jika Anda bertanya tentang daftar pekerjaan, sebutkan posisi dan di mana Anda menemukan daftar tersebut dalam beberapa baris pertama. Jika ini email pengunduran diri, jelaskan di paragraf pertama.

4 Jaga agar tetap ringkas

Fokus pada satu topik di setiap email. Dengan melakukan ini, Anda mengurangi kemungkinan kesalahpahaman di pihak penerima.

5 Pertahankan nada profesional

Dalam email formal, gunakan nada profesional setiap saat. Hindari bahasa kasual, kalimat run-on, dan tata bahasa yang tidak standar.

6 Akhiri dengan penutupan profesional

Sama seperti Anda memulai email formal dengan salam profesional, akhiri email Anda dengan penutup profesional. Ini termasuk tanda tangan berikut:

• Sungguh-sungguh
• Salam
• Terbaik
• Terima kasih

Ikuti penutup dengan tanda tangan profesional Anda: Ini bisa berupa nama, jabatan, dan informasi kontak Anda, atau bisa berupa blok tanda tangan yang menyertakan tautan media sosial, logo perusahaan, dan kutipan inspirasional. Sebagian besar tanda tangan email berada di antara ini; intinya adalah memberi penerima semua informasi yang mereka butuhkan untuk menyusun tanggapan mereka.

Apa yangtidak bolehdisertakan dalam email formal

Saat Anda menulis email formal, hindari bahasa atau terminologi yang berpotensi membingungkan, seperti jargon industri jika penerimanya bukan bidang pekerjaan Anda.

Hal-hal lain yang harus dihindari adalah sebagai berikut:

• Nama panggilan
• Sapaan informal (“Hai,” “Ada apa,” dll.)
• Emoji
• Ungkapan tidak langsung
• Slang
• Informasi sensitif seperti kata sandi dan nomor akun (email bukan alat komunikasi yang aman)

Dan tentu saja, hindari kesalahan ejaan dan tata bahasa. Inilah mengapa sangat penting untuk mengoreksi setiap email sebelum Anda mengirimkannya—salah ketik yang sederhana dapat merusak pesan Anda.

Contoh surat resmi

Tuan Handler yang terhormat,

Terima kasih banyak untuk wawancara kami kemarin. Saya menghargai Anda meluangkan waktu untuk bertemu dengan saya dan memberi saya pandangan transparan tentang operasi sehari-hari di Keyloxxi.

Saya harap Anda akan mempertimbangkan saya untuk posisi itu. Dengan latar belakang saya dalam keamanan siber, saya tahu saya akan sangat cocok untuk Keyloxxi. Jika Anda memiliki pertanyaan lanjutan untuk saya, jangan ragu untuk menghubungi kami.

Terbaik, Natalia Cordone (555) 555-5555

Halo Tim,

Saya telah memutuskan untuk mundur dari posisi saya sebagai CFO. Itu bukanlah pilihan yang mudah, tetapi pada saat ini, saya perlu memprioritaskan kesehatan dan kesejahteraan saya.

Kami belum mengidentifikasi penggantiku, tapi yakinlah, pencarian sedang dilakukan. Anda akan menjadi orang pertama yang mengetahui setelah kandidat terpilih.

Terima kasih telah menjadi tim yang hebat untuk diajak bekerja sama. Sepuluh tahun terakhir ini luar biasa, dan saya berharap untuk melihat apa yang akan terjadi selanjutnya untuk perusahaan.

Hormat kami, Francis Cederholm

Butuh bantuan untuk memulai email formal Anda? Anda dapat menggunakan petunjuk Grammarly untuk menghasilkan semua jenis email. Cobalah dengan perintah seperti "Tulis email pengantar yang menarik" atau "Bagikan pembaruan perusahaan". Grammarly dapat membantu Anda menulis email yang dapat disesuaikan sehingga Anda dapat mengirimkan pesan yang sempurna.

FAQ email formal

Apa itu email formal?

Email formal adalah email antara profesional atau akademisi yang berisi informasi terkait pekerjaan mereka. Email formal harus langsung dan ringkas dan menggunakan bahasa formal. Mereka harus menghindari bahasa informal, slang, dan jargon.

Berapa lama seharusnya email formal?

Umumnya, email formal harus terdiri dari 200 kata atau kurang.

Apa yang harus Anda sertakan dalam email formal?

• Baris subjek langsung
• Salam yang sesuai
• Satu atau dua paragraf isi yang ringkas dan terfokus
• Penutupan yang sopan
• Tanda tangan