Dari Salam hingga Sign-off: Cara Menulis Email Formal yang Efektif

Dalam kebanyakan kasus, email profesional adalah email formal. Email formal adalah email antar profesional atau akademisi yang berisi informasi terkait pekerjaan mereka. Email formal menggunakan bahasa profesional dan mengikuti format email formal tertentu.

Apa itu email formal?

Email formal adalah email yang menggunakan bahasa profesional dan menyampaikan pesan profesional atau akademis.

Seiring waktu, Anda mungkin merasa cukup nyaman dengan kolega atau teman sekelas Anda untuk mengirim email yang lebih santai. Hal ini bergantung pada hubungan Anda dengan mereka dan pada industri, bidang, atau budaya perusahaan Anda. Dalam kebanyakan kasus, email yang dikirim ke koneksi baru, atasan, dan individu di luar organisasi Anda adalah email formal.

Kapan harus menulis email formal

Email formal digunakan untuk situasi berikut:

• Pertanyaan bisnis
• Pengunduran diri
• Tawaran pekerjaan
• Promosi penjualan
• Penghentian
• Permintaan maaf
• Perkenalan profesional
• Diskusi profesional dan akademis
• Tindak lanjut

Bagaimana struktur email formal?

Format email formal adalah struktur konsisten yang akan Anda temui di hampir semua email formal yang Anda kirim dan terima. Meskipun mungkin ada sedikit variasi dari email ke email, format email formal standar mencakup elemen berikut:

• Baris subjek
• Sapaan
• Tubuh
• Penutupan
• Tanda tangan

6 langkah untuk menulis email formal

1 Tulis baris subjek langsung

Baris subjek yang kuat menarik perhatian penerima dan membuat mereka ingin membaca lebih lanjut. Untuk email formal, baris subjek secara akurat menyatakan topik email dan detail relevan lainnya seperti tanggal, waktu, atau kebutuhan. Misalnya, baris subjek email yang meminta untuk menjadwalkan panggilan mungkin berbunyi seperti ini:

• Apakah Anda punya waktu lima belas menit untuk menelepon Kamis ini?

2 Menyapa dan menyapa penerimanya

Mulailah email Anda dengan menyapa penerima dengan benar. Jika Anda hanya menyapa satu orang, gunakan nama lengkap atau nama belakangnya dengan sebutan kehormatan yang sesuai. Jika Anda mengirim email ke sekelompok orang, gunakan sapaan seperti “Tim yang Terhormat”.

Karena nada profesional adalah kunci untuk email formal apa pun, pertahankan salam profesional. Salam email formal yang sesuai meliputi hal berikut:

• Sayang
• Halo
• Hai

3 Jelaskan maksud Anda

Di paragraf pembuka email Anda, nyatakan dengan jelas tujuan Anda. Misalnya, jika Anda menanyakan tentang lowongan pekerjaan, sebutkan posisi dan di mana Anda menemukan lowongan tersebut dalam beberapa baris pertama. Jika itu adalah email pengunduran diri, jelaskan di paragraf pertama.

4 Jaga agar tetap ringkas

Fokus pada satu topik di setiap email. Dengan melakukan ini, Anda mengurangi kemungkinan kesalahpahaman di pihak penerima.

5 Pertahankan nada profesional

Dalam email formal, gunakan nada profesional setiap saat. Hindari bahasa yang santai, kalimat yang panjang lebar, dan tata bahasa yang tidak standar.

6 Akhiri dengan penutupan profesional

Sama seperti Anda memulai email formal dengan sapaan profesional, akhiri email Anda dengan penutup yang profesional. Ini termasuk penandatanganan berikut:

• Sungguh-sungguh
• Salam
• Terbaik
• Terima kasih

Ikuti penutupnya dengan tanda tangan profesional Anda: Ini bisa berupa nama, jabatan, dan informasi kontak Anda, atau bisa juga blok tanda tangan yang menyertakan tautan media sosial, logo perusahaan, dan kutipan inspiratif Anda. Sebagian besar tanda tangan email berada di antara keduanya; intinya adalah memberi penerima semua informasi yang mereka perlukan untuk menyusun tanggapan mereka.

Apayang tidakboleh disertakan dalam email formal

Saat Anda menulis email formal, hindari bahasa atau terminologi yang berpotensi membingungkan, seperti jargon industri jika penerimanya bukan bidang pekerjaan Anda.

Hal lain yang harus dihindari adalah sebagai berikut:

• Nama panggilan
• Sapaan informal (“Hai”, “Ada apa”, dll.)
• emoji
• Ungkapan tidak langsung
• Slang
• Informasi sensitif seperti kata sandi dan nomor akun (email bukan sarana komunikasi yang aman)

Dan tentu saja menghindari kesalahan ejaan dan tata bahasa. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk mengoreksisetiapemail sebelum Anda mengirimkannya—kesalahan ketik yang sederhana dapat merusak pesan Anda.

Contoh email formal

Tuan Handler yang terhormat,

Terima kasih banyak atas wawancara kami kemarin. Saya menghargai Anda meluangkan waktu untuk bertemu dengan saya dan memberi saya gambaran transparan tentang operasi sehari-hari di Keyloxxi.

Saya harap Anda mempertimbangkan saya untuk posisi itu. Dengan latar belakang saya di bidang keamanan siber, saya yakin saya cocok untuk Keyloxxi. Jika Anda memiliki pertanyaan lanjutan untuk saya, jangan ragu untuk menghubungi saya.

Yang terbaik, Natalia Cordone (555) 555-5555

Halo Tim,

Saya telah memutuskan untuk mundur dari posisi saya sebagai CFO. Ini bukanlah pilihan yang mudah, namun saat ini, saya perlu memprioritaskan kesehatan dan kesejahteraan saya.

Kami belum mengidentifikasi pengganti saya, tapi yakinlah, pencarian sedang dilakukan. Anda akan menjadi orang pertama yang mengetahuinya setelah seorang kandidat terpilih.

Terima kasih telah menjadi tim yang hebat untuk diajak bekerja sama. Sepuluh tahun terakhir ini sungguh luar biasa, dan saya menantikan apa yang akan terjadi selanjutnya bagi perusahaan ini.

Hormat kami, Francis Cederholm

Butuh bantuan untuk memulai email formal Anda? Anda dapat menggunakan perintah Grammarly untuk menghasilkan semua jenis email. Cobalah dengan petunjuk seperti “Tulis email perkenalan yang menarik” atau “Bagikan kabar terbaru perusahaan.” Grammarly dapat membantu Anda menulis email yang dapat disesuaikan sehingga Anda dapat mengirim pesan yang sempurna.

FAQ email formal

Apa itu email formal?

Email formal adalah email antar profesional atau akademisi yang berisi informasi terkait pekerjaan mereka. Email formal harus langsung dan ringkas serta menggunakan bahasa formal. Mereka harus menghindari bahasa informal, bahasa gaul, dan jargon.

Berapa panjang email formal?

Umumnya, email formal harus terdiri dari 200 kata atau kurang.

Apa yang harus Anda sertakan dalam email formal?

• Baris subjek langsung
• Salam yang pantas
• Satu atau dua paragraf isi yang ringkas dan terfokus
• Penutupan yang sopan
• Sebuah tanda tangan