6 contoh cara mengirim email formal

Diterbitkan: 2022-03-22

Email formal memainkan peran penting dalam mengkomunikasikan informasi dengan jelas dan tanpa kesalahan dalam kehidupan bisnis, profesional, dan pribadi kita. Jadi, apakah Anda menanyakan tentang peluang, mengundang seseorang ke suatu acara, atau mengundurkan diri dari pekerjaan, mengetahui cara menulis email formal adalah keterampilan penting yang perlu Anda ketahui.

Dalam panduan tentang cara menulis email formal ini, kami membagi prosesnya menjadi langkah-langkah sederhana. Kemudian, kami menjelaskan format email formal yang ideal dan memberikan pilihan contoh email formal yang dapat Anda gunakan sebagai dasar korespondensi Anda.

Apa itu email resmi?

Email formal adalah email yang Anda kirim ke seseorang (atau sekelompok orang) yang tidak Anda kenal atau email penting yang Anda kirimkan kepada seseorang yang memiliki otoritas – bos Anda, misalnya.

Menulis email formal mirip dengan menulis surat formal, dengan struktur, salam, dan tanda yang sama. Mereka bebas dari kesalahan ejaan dan tata bahasa, direncanakan dan ditulis dengan tujuan yang jelas.

Email formal sopan, profesional, dan langsung ke intinya. Mereka 100% fokus pada hasil, tidak meninggalkan ruang untuk kesalahan atau kesalahpahaman.

Beberapa contoh email formal meliputi:

Memperkenalkan diri Anda kepada orang profesional yang tidak Anda kenal
Mengajukan keluhan
Mengundurkan diri dari pekerjaan
Menawarkan permintaan maaf

Anda mungkin bertanya mengapa, di dunia digital, kita masih membutuhkan email formal?

Banyak organisasi dan individu memang telah beralih ke komunikasi yang kurang formal. Namun, peneliti AS menemukan ini dapat menyebabkan masalah di tempat kerja, berkontribusi pada apa yang mereka gambarkan sebagai peningkatan risiko "ketidaksopanan". Organisasi di mana individu berkomunikasi secara formal, sopan, dan dengan rasa hormat cenderung tidak mengalami konflik, kata mereka.

Email formal memiliki beberapa teman yang berpengaruh. Kampanye Bahasa Inggris Biasa telah menyerukan kejelasan dalam komunikasi sejak 1979. "Ingatlah bahwa orang tidak mungkin tersinggung jika Anda terlalu formal, tetapi beberapa orang mungkin berpikir Anda kasar jika Anda terlalu informal," saran mereka.

Solusinya? "Selalu pikirkan tentang pembaca."

Kami setuju. Jika Anda mengenal orang yang Anda tuju, Anda memiliki kebebasan untuk menulis secara lebih informal. Jika Anda tidak mengenal orang atau pesan yang Anda kirimkan penting, bersikaplah formal.

Kami telah menulis sebelumnya tentang pentingnya komunikasi profesional. Untuk mempelajari lebih lanjut, lihat panduan kami tentang cara menulis email profesional.

Mengapa menulis email formal?

"Orang-orang cenderung percaya bahwa mereka dapat berkomunikasi melalui email lebih efektif daripada yang sebenarnya bisa mereka lakukan," peneliti di American Psychological Association menemukan. Dalam sebuah penelitian tahun 2005, mereka melakukan serangkaian eksperimen dan menyimpulkan bahwa sulit untuk menyampaikan emosi dan nada melalui email.

Alasannya? Karena "egosentrisme" kita sendiri, kita tidak dapat melepaskan diri dari perspektif kita dan melihat perspektif orang lain.

Sederhananya, mudah terjadi kesalahpahaman jika kita terlalu ramah atau informal dalam mengirim email. Nada suara mungkin juga tidak cocok untuk menyampaikan informasi penting.

Email formal menghilangkan potensi kesalahpahaman dan pernyataan yang salah. Ini semua tentang mengamati etiket email bisnis yang benar.

Email formal memiliki tujuan yang jelas dan memperlakukan pembaca dengan hormat. Itu ditulis dengan cara standar yang melintasi perbatasan dan budaya.

Menulis email formal dapat bermanfaat bagi siapa saja dalam bisnis, termasuk para pemimpin, kata kolumnis berpengaruh Forbes Benjamin Laker. Email harus menghormati emosi dan disampaikan dengan empati. Yang terpenting, email Anda mengatakan banyak hal tentang "merek pribadi" Anda. Bagaimana Anda ingin dianggap?

Email formal yang ditulis dengan baik bersifat sopan dan profesional, dua atribut merek yang kuat yang akan meningkatkan merek Anda dan meningkatkan kesuksesan bisnis.

Format email resmi

Membuat email formal yang bagus sangat sederhana. Hanya ada lima bagian dari format email bisnis formal yang sempurna:

Subjek
Salam
Garis pembuka & Tubuh
Penutupan
Keluar

Setiap korespondensi mengikuti struktur email formal yang sama, yang berarti bahwa setelah Anda menguasainya, Anda tidak perlu mengubahnya.

Baris subjek email resmi

Dalam bisnis, waktu adalah uang, jadi singkatlah.

Baris subjek Anda harus pendek dan mudah dimengerti. Beri tahu pembaca Anda dengan tepat apa yang ada dalam pesan. Baris subjek email formal yang ideal adalah beberapa kata: "Tinggalkan Permintaan", "Permintaan Rapat", atau "Keluhan Pelanggan", misalnya.

Baris subjek email formal juga tidak boleh terlalu ramah atau lucu.

Cara memulai email formal

Cara formal untuk memulai email adalah dengan menggunakan 'Dear'.

Ini mungkin tampak kuno atau aneh jika Anda mengenal orangnya, tetapi ini tentang mengikuti beberapa aturan yang telah kita gunakan selama beberapa generasi untuk berkomunikasi secara formal. Dear adalah salam email formal yang terus digunakan hingga hari ini.

Jika Anda mengetahui jenis kelamin orang tersebut, Anda dapat menggunakan apa yang disebut dengan sebutan kehormatan – Tuan, Nyonya, dll. – tetapi kami sarankan untuk menggunakan nama lengkap saja jika Anda memilikinya. Nasihat ini mungkin tampak bertentangan dengan beberapa panduan lama tentang penulisan formal, tetapi ini mencerminkan perubahan yang lebih luas di masyarakat.

Jika Anda ingin tahu cara untuk tidak membuka email formal, hindari "Yang Terhormat" atau istilah kolektif yang terdengar kaku seperti "Kepada siapa yang berkepentingan".

Salam email formal tanpa nama

Misalkan Anda khawatir tentang cara menulis email formal tanpa mengetahui namanya. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan "Dear Sir/Madam" sebagai pengganti yang sesuai. Pendekatan ini juga praktis, jika Anda tidak tahu cara mengirim email formal ke perusahaan.

Saat memutuskan cara memulai email formal ke beberapa penerima, Anda memiliki beberapa opsi. Misalnya, Anda dapat menyapa tim ("Tim yang terhormat"), kolektif ("Yang terhormat semua", "Rekan kerja yang terhormat"), atau untuk acara ("Salam").

Anda dapat melihat panduan kami tentang cara memulai email.

Baris pembuka email formal

Tidak ada pembukaan email formal standar. Sebaliknya, Anda harus memutuskan apa yang sesuai untuk komunikasi dan konteksnya.

Jika Anda tidak mengenal orang (atau organisasi) yang Anda tuju, adalah sopan untuk memperkenalkan diri. Namun, jika Anda mengenal orang tersebut, Anda tidak perlu melakukan ini dan dapat langsung masuk ke inti pesan Anda.

Kami memberikan contoh beberapa kalimat pembuka email formal di bawah ini. Jika Anda membutuhkan lebih banyak inspirasi intro email, baca artikel kami di baris pembuka email terbaik.

Kami menyarankan untuk tidak menggunakan frasa kosong seperti "Saya harap Anda baik-baik saja" dalam email formal. Frasa seperti itu adalah klise yang tidak menambahkan apa pun pada pesan, dan Anda harus menghindarinya.

Badan email resmi

Jadi, Anda telah melibatkan penerima dan memperkenalkan diri (jika diperlukan), sekarang saatnya untuk langsung ke intinya.

Kami memberikan beberapa contoh di bawah ini, tetapi komunikasi email formal harus mengikuti Prinsip Piramida. Dikembangkan oleh seorang eksekutif terkemuka di McKinsey, Prinsip Piramida menyatakan bahwa Anda harus mulai dengan jawaban terlebih dahulu dan menyusun informasi di bawahnya untuk mendukung argumen Anda.

Dalam email formal, penerima akan ingin tahu tentang apa pesan itu dan mengapa mereka harus mempedulikannya. Jadi, beritahu mereka!

Anda dapat melihat beberapa contoh di bawah tentang bagaimana kami menangani beberapa contoh. Kami juga mengilustrasikan cara mengakhiri email formal, termasuk kalimat penutup email formal yang umum.

Penutupan email resmi

Akhiran email formal menggunakan akhiran tertentu (atau kata perpisahan untuk memberikan nama formalnya). Pembaca akan terbiasa dengan (dan mengharapkan) cara formal untuk mengakhiri email.

Dalam kebanyakan kasus, Anda akan menggunakan email formal yang diakhiri dengan "Hormat kami" jika Anda tahu nama orang yang Anda kirimi surat.

Jika Anda tidak melakukannya (atau menulis kepada sekelompok orang, misalnya), Anda biasanya akan mengakhiri email formal dengan "Salam setia".

Namun, ada perubahan dalam cara mengakhiri email secara formal. Contoh akhiran formal yang dapat diterima termasuk "Hormat", "Salam", dan "Dengan harapan terbaik".

Cara terbaik untuk mengakhiri email formal bergantung pada individu, konteks, dan apa yang Anda komunikasikan. Dalam kebanyakan kasus, kami sarankan untuk tetap menggunakan "Hormat kami", atau "milik Anda dengan setia".

Apakah Anda berjuang untuk menemukan akhir yang pas? Lihat panduan mendalam kami tentang cara mengakhiri email.

Contoh email resmi

Untuk mengilustrasikan poin di atas, kami telah membuat pilihan contoh penulisan email formal untuk situasi yang mungkin Anda alami.

Meskipun dapat membantu untuk melihat contoh email formal, kami tidak menyarankan Anda memotong dan menempelkannya dan menggunakannya sendiri. Anda harus menyesuaikan setiap email formal dengan keadaan khusus Anda. Alih-alih, gunakan ini sebagai panduan penting untuk meningkatkan pemahaman sebelum membuat milik Anda sendiri – atau gunakan Flowrite untuk menulis email untuk Anda.

Email perkenalan resmi

Ada beberapa alasan Anda mungkin ingin memperkenalkan diri secara formal. Misalnya, Anda dapat menanyakan tentang lowongan pekerjaan, peluang penelitian, atau menghubungi seseorang yang ingin Anda mintai saran. Jika Anda kesulitan memperkenalkan diri melalui email secara formal, ini untuk Anda.

Lihat contoh email perkenalan formal kami di bawah ini sebagai contoh.

Baris Subjek: Meminta akses ke tutorial online

Profesor Stuart yang terhormat,

Saya seorang mahasiswa tahun ketiga di Universitas Oxford. Saya menghubungi Anda untuk meminta akses ke rangkaian tutorial online Anda. Saya tertarik untuk mendengarkan dan belajar dari Anda dan percaya bahwa sumber daya ini akan mendukung studi saya saat ini.

Jika Anda bersedia memberi saya akses, silakan hubungi saya di sini dengan detailnya. Saya menunggu balasan Anda.

Dengan hormat,
Sarah Thomas

Email terima kasih resmi

Setelah layanan atau dukungan yang sangat baik, sopan untuk menunjukkan penghargaan Anda, tetapi bagaimana cara berterima kasih dalam email formal?

Di dalam contoh email terima kasih formal, kami mendemonstrasikan cara membangun balasan pribadi dan positif yang dapat dibagikan di dalam organisasi dan secara eksternal dengan klien atau pelanggan lain.

Baris subjek: Terima kasih atas keramahan Anda

Philip Rose yang terhormat,

Saya ingin mengucapkan terima kasih atas keramahan yang Anda tunjukkan selama baru-baru ini tinggal di properti Anda. Saya dan mitra saya menikmati istirahat yang fantastis dan ingin mengucapkan terima kasih kepada Anda dan staf Anda atas semua kerja keras Anda.

Tolong sampaikan salam hangat saya kepada staf Anda. Kami akan senang untuk kembali di masa depan.

Dengan hormat,
Sarah Thomas

Email pengunduran diri resmi

Saat mengundurkan diri dari pekerjaan, sangat penting bagi Anda untuk mengirim email pengunduran diri secara resmi. Pengunduran diri tidak hanya memberi tahu atasan Anda bahwa Anda akan pergi tetapi juga bertindak sebagai bukti tanggal pengunduran diri Anda.

Pengunduran diri email formal bisa singkat – dalam beberapa kasus, hanya satu baris. Namun, seperti yang akan Anda lihat dalam contoh email pengunduran diri resmi ini, kami telah meluangkan waktu untuk menunjukkan penghargaan kami kepada atasan kami.

Baris subjek: Pemberitahuan pengunduran diri

Thomas Payne yang terhormat,

Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa saya mengundurkan diri dari posisi saya sebagai Kepala Pemasaran.

Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan untuk belajar dan berkembang dalam organisasi, dan saya menikmati waktu saya di sini. Saya bersedia bekerja sama dengan Anda untuk mendukung penunjukan pengganti saya.

Anda dapat menghubungi saya di sini kapan saja untuk mendiskusikan dukungan apa pun yang mungkin saya tawarkan atau detail apa pun yang mungkin Anda perlukan dari saya untuk membuat transisi semulus mungkin.

Dengan hormat,
Steve Welch

Email undangan resmi untuk sebuah acara

Berikut contoh email undangan resmi yang dikirim ke sekelompok rekan kerja. Setiap email undangan formal harus menyertakan baris subjek yang jelas, semua detail tentang acara (termasuk tanggal, waktu, dan lokasi), dan bagaimana orang dapat melakukan RSVP.

Berikut email undangan resmi untuk acara malam di bisnis.

Baris subjek: Meninggalkan acara untuk Steve Welch – RSVP

Rekan-rekan yang terhormat,

Saya ingin mengundang Anda ke acara yang kami adakan untuk Steve Welch, Kepala Pemasaran kami yang akan berangkat pada 12 Desember. Acara ini akan berlangsung antara pukul 19.00 – 12.00 pada tanggal 12 Desember.

Jumlah terbatas, dan tamu akan diminta untuk RSVP sebelum acara untuk memastikan ruang dan minuman yang memadai.

Jika Anda ingin hadir, RSVP ke email ini dengan persyaratan diet apa pun. Jika Anda tidak dapat hadir, kami mendorong Anda untuk mengirimkan pesan dukungan Anda untuk Steve sebelum dia pergi untuk memulai peran barunya.

Salam,
Mandy Smith

Email pengaduan resmi

Jika Anda menerima layanan yang buruk atau kecewa dengan suatu produk, email keluhan resmi dapat meningkatkan kesadaran akan masalah Anda. Dalam email formal, penting untuk menyatakan fakta tetapi untuk menghindari menjadi terlalu emosional.

Berikut adalah contoh email keluhan resmi.

Baris subjek: Keluhan pelanggan: 12 September

Bapak/Ibu yang terhormat,

Saya menghubungi Anda untuk mengeluh tentang layanan yang saya terima pada 12 September. Staf Anda kasar dan tidak komunikatif selama kunjungan saya.

Saya telah lama menjadi pengguna layanan Anda dan kecewa karena, pada kesempatan ini, Anda gagal memenuhi standar Anda yang biasanya tinggi.

Saya ingin meminta permintaan maaf resmi dan mempelajari apa yang Anda rencanakan untuk menghindari hal ini terjadi di masa depan.

Salam sejahtera,
Steve Roberts

Email permintaan maaf resmi

Menulis email permintaan maaf formal dapat menjadi tantangan, tetapi mengakui kesalahan yang telah dibuat sangat penting untuk membatasi kerusakan dan memulihkan hubungan.

Berikut adalah contoh email permintaan maaf formal langsung dari sebuah perusahaan untuk menangani pelanggan yang telah mengajukan keluhan.

Baris subjek: Permintaan maaf atas layanan yang Anda terima

Steve Roberts yang terhormat,

Nama saya Ryan Davies, dan saya adalah Perwakilan Layanan Pelanggan di XXX. Saya ingin menggunakan kesempatan ini untuk secara resmi meminta maaf atas layanan yang Anda terima pada 12 September 2021.

Sayangnya, kami gagal mencapai standar tinggi kami pada kesempatan ini. Kami telah berbicara dengan semua anggota tim yang terlibat dan telah menegaskan kembali pentingnya layanan pelanggan. Saya ingin meyakinkan Anda bahwa ini tidak akan terjadi lagi.

Anda dapat menghubungi saya secara langsung jika Anda ingin mendiskusikan keluhan Anda lebih lanjut. Kami telah melampirkan voucher senilai £10 untuk Anda gunakan pada kunjungan Anda berikutnya, untuk menunjukkan penghargaan kami.

Sungguh-sungguh,
Ryan Davies

Ingin menulis email formal yang lebih baik? Coba Flowrite

Menulis email formal itu sederhana jika Anda mengikuti proses kami. Template email formal yang disertakan dalam posting blog ini harus memberikan panduan tetapi harus selalu disesuaikan dan diperbarui untuk mencerminkan keadaan spesifik Anda. Namun, ada cara yang lebih mudah. Flowrite adalah alat tulis AI yang mengubah instruksi singkat menjadi email dan pesan siap kirim. Jika Anda masih kesulitan menemukan kata yang tepat untuk menulis email formal, Flowrite dapat membantu Anda memulai dan menawarkan beberapa inspirasi – atau bahkan menulis seluruh email untuk Anda dengan mengklik tombol. Seperti yang dapat Anda lihat dari contoh di bawah, yang diperlukan hanyalah mengklik tombol.

Apakah Anda masih bertanya-tanya bagaimana cara mengirim email formal? Kami harap tidak. Lain kali Anda menulis email formal, ingatlah contoh-contoh ini dan Anda dapat berkomunikasi dengan percaya diri.