Mendapatkan Siaran Pers Anda di Tangan yang Tepat: Apa Itu Daftar Media?

Ruang redaksi di AS diperkirakan memiliki 88.000 karyawan pada tahun 2019 — jumlah yang terus turun karena outlet media di seluruh negeri bergulat dengan penurunan jumlah pembaca dan pemotongan anggaran terkait pandemi.

Jumlah jurnalis yang tersedia untuk membaca siaran pers tidak banyak lagi, mengingat ada lebih dari 32,5 juta bisnis di seluruh negeri.

Jadi, bagaimana Anda bisa memastikan bahwa lebih banyak jurnalis membaca — dan menerima — siaran pers dan promosi PR Anda? Ini dimulai dengan daftar media.

Apa itu daftar media, Anda mungkin bertanya-tanya? Baca terus tentang bagaimana alat mudah ini dapat mengubah strategi pemasaran merek Anda.

Apa itu Daftar Media?

Pikirkan daftar media Anda sebagai buku alamat yang hidup dan bernafas di abad ke-21. Pada dasarnya, ini mencakup nama dan informasi kontak reporter, blogger, dan influencer media sosial yang dapat membantu merek Anda mendapatkan liputan yang layak.

Orang-orang di daftar media Anda pada akhirnya adalah orang yang ingin Anda kirimi siaran pers.

Semakin spesifik daftar media, semakin baik. Anda akan ingin melampaui nama dasar, alamat email, dan nomor telepon. Daftar media Anda juga harus mencakup topik apa yang diliput setiap orang, serta publikasi tempat mereka bekerja dan di mana lokasinya.

Anda bahkan dapat melangkah lebih jauh dengan menyertakan tautan ke karya terbaru mereka, profil media sosial, tenggat waktu, dan metode kontak yang disukai.

Daftar media relatif mudah dibuat menggunakan Microsoft Excel atau Google Spreadsheet. Bahkan ada template yang dapat Anda beli dan unduh secara online. Beberapa template mungkin kosong untuk Anda isi, dan beberapa mungkin sudah lengkap dengan kontak lokal dan nasional.

Tetapi ada beberapa manfaat untuk membuat daftar media Anda sendiri.

Cara Membuat Daftar Media

Relevansi adalah kunci untuk daftar media yang efektif. Misalnya, jika bisnis Anda jatuh ke dalam industri mode, Anda mungkin tidak memerlukan kontak media dari publikasi tentang perawatan hewan peliharaan atau mekanik mobil.

Membeli daftar media yang sudah diisi sebelumnya mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan pribadi Anda sebagai bisnis. Untungnya, tidak sulit untuk membuatnya sendiri.

Identifikasi Target Audiens Anda

Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri audiens mana yang ingin Anda jangkau. Berapa kelompok usia mereka? Demografis mereka? Lokasi geografis mereka?

Selanjutnya, Anda perlu menentukan bagaimana audiens target Anda menggunakan media mereka — dengan begitu, cerita Anda lebih mungkin menjangkau mereka. Apakah ada situs web yang sering mereka kunjungi? Bagaimana dengan blog? Koran?

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, identifikasi daftar topik dan ide cerita yang relevan dengan bisnis Anda. Pencarian Google yang cepat dapat mengungkapkan situs web dan publikasi yang sebelumnya telah menulis tentang topik tersebut dan topik serupa.

Publikasi tersebut akan menjadi kunci untuk langkah selanjutnya: menyesuaikan daftar media Anda dengan audiens Anda.

Teliti Penggerak dan Pengocok

Sekarang setelah Anda mengidentifikasi beberapa outlet dan publikasi yang relevan dengan bisnis Anda, inilah saatnya untuk mulai melacak orang-orang yang berkontribusi pada mereka.

Ini bisa lebih sulit untuk beberapa outlet daripada yang lain. Misalnya, posting blog mungkin tidak memiliki nama jika ditulis oleh anggota staf. Jika demikian, lihat apakah Anda dapat menemukan posting blog serupa dengan nama terlampir.

Jika tidak ada nama yang dilampirkan pada posting blog, itu mungkin blog yang dijalankan oleh satu penulis. Cari halaman “Tentang” atau “Kontak” di blog untuk informasi lebih lanjut.

Dan jika itu tidak berhasil, mungkin lebih baik untuk menghindari publikasi itu. Anda ingin daftar media Anda menyertakan orang-orang nyata yang dapat Anda ajak terlibat.

Sebagian besar surat kabar dan situs berita digital mencantumkan nama penulis di dekat bagian atas berita. Informasi kontak penulis dapat disertakan di bagian bawah, atau mengarahkan kursor ke nama penulis dapat mengarahkan Anda ke halaman penulis khusus dengan informasi kontak mereka.

Pada tahap awal, yang terbaik adalah memotret untuk publikasi tingkat menengah sebelum Anda membidik besar dengan outlet nasional. Publikasi ini akan membantu Anda membangun kredibilitas Anda, dan jika Anda terlalu sering melakukan promosi ke outlet yang lebih besar, Anda mungkin akan diabaikan.

Atur Daftar Media Anda

Setelah Anda melakukan penelitian tentang siapa yang mencakup topik yang relevan dengan bisnis Anda, inilah saatnya untuk mulai mengatur. Sebagai pengingat, Anda harus menyertakan informasi umum berikut, minimal:

• Nama
• Topik yang dibahas
• Publikasi
• Lokasi geografis
• Alamat email
• Nomor telepon, jika ada
• Media sosial, pekerjaan terbaru, dan detail relevan lainnya

Tetapi bagaimana Anda memilih untuk mengatur informasi ini sebagian besar terserah Anda! Anda dapat memutuskan untuk mengurutkan daftar media menurut abjad. Mungkin Anda ingin mengelompokkannya berdasarkan lokasi atau jenis publikasi. Mungkin Anda hanya ingin kode warna saja, jadi lebih enak di mata.

Tidak peduli bagaimana Anda mengaturnya, daftar media Anda akan menjadi alat yang sangat berharga. Setelah Anda merasa nyaman dengan pemformatannya, Anda bahkan dapat menggunakannya untuk melacak berapa banyak penawaran yang telah Anda kirim ke setiap orang, berapa banyak yang diterima, waktu penyelesaian rata-rata untuk diterima, dan topik mana yang berhasil dan tidak. kerja.

Jadikan Itu Alat, Bukan Penopang

Ingatlah bahwa setiap strategi bisnis yang sukses memiliki elemen pribadi di dalamnya. Hanya karena Anda mengirim email kepada seseorang secara teratur tidak berarti mereka mempercayai Anda atau bahkan memperhatikan Anda.

Meskipun terdengar keras, ingatlah bahwa kotak masuk mereka mungkin dibanjiri email setiap hari. Kenyataannya adalah, mereka mungkin tidak punya waktu atau energi untuk mengikuti setiap orang.

Jadi bagaimana Anda akan membuat milik Anda menonjol? Ini dimulai dengan percakapan. Perkenalkan diri Anda dan habiskan beberapa minggu atau bahkan bulan untuk mengenal kontak di daftar media Anda.

Memahami peran masing-masing. Dengan begitu, ketika saatnya tiba untuk mengirimkan penawaran tersebut , Anda sudah memiliki hubungan baik yang membuat penawaran Anda lebih mungkin untuk diterima.

Serahkan pada Pro

Daftar media sangat diperlukan dalam pemasaran, karena memungkinkan Anda menjangkau audiens baru tanpa perlu repot melacak kontak baru setiap saat. Dan karena ruang redaksi tradisional di seluruh negeri terus menyusut, penting untuk mengetahui siapa kontak Anda dan bagaimana cara menjangkau mereka.

Sekarang, Anda tidak perlu bertanya pada diri sendiri, “Apa itu daftar media?” lagi.

Tidak yakin harus mulai dari mana untuk menyusun siaran pers yang sempurna? Hubungi kami hari ini untuk semua kebutuhan penulisan dan distribusi PR Anda.