Beri Produser TV Lead Time

Bahkan untuk humas terbaik, memesan klien ke acara bincang-bincang dengan pemberitahuan sehari adalah hal yang langka. Sama seperti visual yang bagus yang penting saat mengajukan produser TV untuk wawancara, demikian juga memberikan kelonggaran untuk mempertimbangkan proposal Anda. Memberi produser — dan diri Anda sendiri — cukup waktu untuk menjadwalkan wawancara yang akan bertepatan dengan acara atau tur publisitas Anda akan membantu memenuhi tujuan tersebut, dan menciptakan hubungan positif untuk transaksi di masa depan.

“Anda mungkin memiliki acara besar yang akan datang, tetapi hanya sedikit yang dapat dilakukan untuk memesan wawancara jika Anda mulai menghubungi acara bincang-bincang hanya beberapa hari sebelum itu terjadi,” kata Brad Matson, produser Breakfast Television, program pagi yang paling banyak ditonton di Toronto. “Jika Anda melakukan banyak panggilan [untuk menunjukkan kepada produser] berharap mengubah pikiran kami, Anda akan terlihat memaksa dan tidak profesional. Anda hanya akan membunuh peluang Anda untuk wawancara di masa depan. ”

Waktu tenggang dapat dilihat sebagai sopan santun dalam hubungan media, menunjukkan kesopanan saat mendekati produser TV. Memberitahukan acara bincang-bincang lokal sebulan sebelum acara Anda, diikuti dengan beberapa panggilan telepon yang tersebar selama beberapa minggu, akan menjadi interaksi yang dihargai. Ini memberi waktu bagi produser untuk meninjau kit pers Anda, meminta klarifikasi, dan membuat permintaan untuk informasi pendukung.

Idealnya, jumlah lead time yang dibutuhkan harus ditentukan sebelum menentukan acara atau tanggal tur. Humas harus mengomunikasikan kebutuhan ini kepada klien, staf, dan manajemen acara/wisata. Waktu tindak lanjut media kemudian harus diintegrasikan ke dalam rencana acara, yang mengarah ke tanggal jadwal.

Karena cakupan dan format bervariasi, menentukan waktu tenggang untuk wawancara pada akhirnya merupakan keputusan penilaian, dibantu oleh penelitian tentang preferensi produser. Dengan asumsi proposal Anda layak, program harian yang menampilkan beberapa tamu mungkin memerlukan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan untuk dijadwalkan. Produser majalah berita mingguan dan acara minat khusus dapat mengatur kalender editorial musim selama musim panas sebelumnya, mengharuskan agen PR untuk mengusulkan wawancara profil pada waktu itu, dan tindak lanjut sepanjang tahun.

Di sisi lain, produser berita lokal mungkin memerlukan pemberitahuan sekitar seminggu, karena keputusan untuk meliput peristiwa dan kejadian umumnya tidak dibuat sampai tanggal tayang tersebut.

“Kuncinya adalah kekompakan. Untuk wawancara berdurasi lima menit atau kurang, Anda harus dapat menyampaikannya dalam satu panggilan telepon,” kata produser pengawas BJ DelConte, CablePulse 24 (CP24), jaringan berita kabel Kanada. “Jika Anda bisa melakukannya, kami [CP24] biasanya dapat memesan klien Anda dalam beberapa hari.”

Bergulat dengan masalah lead time tidak terbatas pada humas pemula. Matson mengatakan terkadang senjata besar membuat kesalahan juga karena kurangnya akal sehat.

“Beberapa agensi PR menghubungi kami pada bulan Januari untuk wawancara yang mereka ingin jadwalkan pada bulan Mei,” katanya. “Di antaranya, saya akan menangani 1.000+ kit pers dan proposal cerita. Sangat tidak mungkin saya akan mengingat nada itu [sebagai top-of-mind] ketika saatnya tiba.”

Ketika ruang wawancara sangat mahal, memberikan waktu tunggu dapat memberi Anda pilihan. Misalnya, menyetujui wawancara siaga dapat secara signifikan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan liputan.

“Anda mungkin bukan pilihan pertama untuk wawancara pada saat itu, tetapi jika seorang tamu membatalkan, kemungkinan besar Anda akan menjadi orang pertama yang dipikirkan produser ketika mencari pengganti,” kata Matson.

Karena tanggal wawancara tidak diukir di atas batu, waktu tenggang dapat membantu menjaga jadwal yang Anda miliki. Jika acara bincang-bincang harian menjadwalkan wawancara Anda untuk tanggal tertentu, pertahankan blok waktu yang sama pada hari sebelum dan sesudahnya. Jika produser memanggil Anda di menit terakhir untuk menjadwal ulang, Anda tidak akan kehilangan kesempatan untuk memesan segera, dan mungkin mendapatkan bantuan dengan membantu mereka keluar dari situasi yang sulit.

Adam Bello adalah humas dan konsultan komunikasi di Toronto, Ontario. Perusahaannya AB Communications & Associates membantu bisnis mengembangkan strategi media jangka panjang.

Artikel ini ditulis oleh Mickie Kennedy, pendiri eReleases (https://www.ereleases.com), pemimpin online dalam distribusi siaran pers yang terjangkau. Unduh salinan gratis 8 Rahasia Mengejutkan Perusahaan Distribusi Siaran Pers yang Tidak Ingin Anda Ketahui di sini: https://www.ereleases.com/free-offer/secrets-pr-firms-dont-want-you-to-know /