Cara Menulis Surat Pengunduran Diri yang Sepenuh Hati

Bahkan jika Anda telah ditawari peran impian Anda, akan sulit untuk meninggalkan pekerjaan—terutama jika Anda menikmatinya atau menjalin hubungan yang berharga di perusahaan tersebut. Dalam kebanyakan kasus, surat diperlukan. Tapi ada lebih dari satu jenis yang bisa Anda tulis.

Surat pengunduran diri yang murni formal hanya menyatakan hal-hal yang diperlukan, termasuk niat Anda untuk keluar dan tanggal hari terakhir Anda. Ini biasanya diperlukan untuk memulai proses pengunduran diri. Surat pengunduran diri yang tulus lebih dari sekedar formalitas untuk menyampaikan rasa terima kasih, rasa hormat, dan harapan baik untuk tim dan perusahaan yang Anda tinggalkan. Surat seperti ini mungkin sebenarnya tidak mudah untuk ditulis, namun bisa membuat pengunduran diri terasa sedikit lebih baik.

Mempersiapkan surat pengunduran diri yang tulus memberi Anda kesempatan untuk merenungkan hal-hal seperti pengalaman yang Anda peroleh, kontribusi yang telah Anda berikan, dan saat-saat indah yang Anda alami. Mengirimkannya akan membantu Anda menjaga hubungan positif dengan perusahaan lama Anda.

Dalam artikel ini, kami menguraikan semua yang perlu Anda ketahui tentang menulis surat pengunduran diri yang sepenuh hati dan menyertakan contoh untuk membantu Anda memulai.

Memahami surat pengunduran diri yang menyentuh hati

Surat pengunduran diri yang sepenuh hati adalah surat resmi yang ditulis oleh seorang karyawan kepada majikannya yang merinci rencana pengunduran dirinya dan tanggal efektif pengunduran diri, sekaligus menyatakan penghargaan yang tulus atas waktunya di perusahaan.

Mengungkapkan rasa terima kasih dan penghargaan dalam surat pengunduran diri Anda dapat membantu untuk:

• Tunjukkan ketulusan, kedewasaan, dan profesionalisme Anda
• Pertahankan hubungan positif setelah pekerjaan Anda berakhir
• Permudah transisi bagi Anda dan perusahaan Anda
• Renungkan pertumbuhan pribadi dan profesional
• Tinggalkan kesan positif yang bertahan lama pada atasan dan kolega Anda
• Terhubung dengan tim Anda secara pribadi

Cara menulis surat pengunduran diri yang menyentuh hati

Meninggalkan pekerjaan dapat menimbulkan banyak emosi, yang mungkin membuat proses menulis terasa menakutkan. Namun dengan mengikuti rumus penulisan surat, yang diuraikan di bawah ini, Anda dapat memecah proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola. Ingatlah bahwa Grammarly dapat membantu dalam beberapa cara berbeda. Jika Anda tidak yakin bagaimana memulainya, Anda dapat menggunakan bantuan AI generatif yang disertakan dalam penawaran produk kami untuk menyusun draf atau kerangka pertama Anda, atau Anda dapat menggunakan alat penulisan surat AI gratis kami. Selain itu, setelah Anda mulai menulis atau menulis ulang, Grammarly akan memberikan masukan waktu nyata mengenai kejelasan, keringkasan, nada, tata bahasa, dan banyak lagi.

Elemen penting

Ada beberapa poin tertentu yang harus disampaikan dalam surat pengunduran diri Anda. Meskipun Anda harus memberikan ruang untuk berbagi pengalaman pribadi, ada beberapa elemen penting yang perlu diingat saat Anda menulis:

Pernyataan pengunduran diri

Dalam kalimat pertama surat Anda, nyatakan dengan jelas dan ringkas niat Anda untuk mengundurkan diri dan hari kerja terakhir Anda. Untuk memberikan nada yang menyentuh hati, Anda dapat memulai pernyataan Anda dengan anggukan singkat tentang perasaan Anda. Misalnya, “Dengan perasaan campur aduk, saya memberitahukan kepada Anda bahwa saya akan mengundurkan diri dari jabatan saya.”

Alasan pengunduran diri (jika diinginkan)

Secara hukum, Anda tidak perlu menyampaikan alasan Anda mengundurkan diri. Namun, memberikan hal ini akan memberikan konteks pada keputusan Anda, menunjukkan ketulusan dan transparansi, dan dapat membantu melunakkan berita. Jaga agar bagian ini tetap ringkas, dan hilangkan masukan negatif apa pun. Sekadar menyampaikan bahwa Anda telah ditawari peluang yang ingin Anda jelajahi sudah cukup dan akan menjaga suasana keberangkatan Anda tetap bersahabat.

Hari terakhir kerja

Penting untuk memberikan tanggal Anda akan meninggalkan perusahaan. Surat pengunduran diri pada akhirnya adalah dokumen hukum, jadi mencantumkan tanggal lengkapnya akan membantu menghindari kebingungan di kemudian hari. Etiket pengunduran diri menyatakan bahwa karyawan harus memberi tahu majikannya dua minggu sebelumnya, jika memungkinkan. Namun tergantung pada peran Anda, keadaan, dan kebijakan perusahaan, waktu pengiriman surat Anda mungkin berbeda.

Ekspresi rasa terima kasih

Dalam surat pengunduran diri yang tulus, rasa syukur adalah segalanya. Anda harus mengungkapkan penghargaan Anda atas waktu Anda bekerja di sana, keterampilan dan pengalaman baru yang Anda peroleh, dan hubungan yang Anda bangun.

Renungkan bagaimana Anda telah berkembang secara profesional dan pribadi sejak Anda mulai. Berbagi anekdot pribadi tentang apa yang Anda syukuri juga akan menunjukkan kepada atasan Anda kontribusi Anda terhadap perusahaan. Hal ini mengundang mereka untuk menghargai Anda sebagai balasannya dan akan memudahkan Anda dan perusahaan untuk menjaga hubungan profesional.

Rencana transisi

Anda dapat membantu memperlancar keberangkatan Anda dengan menawarkan rencana transisi, atau setidaknya menyatakan kesediaan Anda untuk bekerja dengan tim untuk melatih pengganti, membantu mencari pengganti, atau menyiapkan dokumen transisi. Anda mungkin secara proaktif menawarkan ide-ide terkait peran Anda untuk menunjukkan komitmen Anda untuk menjadi karyawan yang produktif hingga hari terakhir Anda.

Pesan yang dipersonalisasi

Sampaikan pengunduran diri Anda kepada manajer, pemimpin, atau perwakilan SDM di perusahaan Anda. Tulis surat seolah-olah Anda sedang berbicara dengan orang tersebut agar lebih pribadi.

Informasi kontak

Jaga saluran komunikasi Anda tetap terbuka. Di bagian atas surat pengunduran diri Anda yang sepenuh hati, cantumkan alamat email pribadi dan/atau nomor ponsel di bawah nama Anda.

Tips menjaga profesionalisme, ketulusan, dan kehangatan dalam surat

Memberikan nada yang tulus, hangat, namun profesional dalam surat Anda penting untuk menyampaikan penghargaan yang tulus dan meninggalkan kesan positif. Fitur deteksi nada di Grammarly Free dapat membantu memastikan Anda mendapatkan nada yang diinginkan. Dan orang-orang yang menggunakan Grammarly dengan paket berbayar dapat menyesuaikan nada suaranya dalam satu klik. Untuk memulai, berikut ide untuk membantu menyampaikan profesionalisme, kehangatan, dan ketulusan dalam konten Anda:

• Tekankan betapa bersyukurnya Anda atas pengalaman Anda di perusahaan.
• Bagikan bagaimana Anda berencana untuk membantu tim selama transisi Anda keluar dari perusahaan.
• Bicarakan tentang proyek, peluang, atau dukungan spesifik yang Anda terima dari perusahaan dan rekan tim Anda. Semakin spesifik Anda, semakin tulus Anda tampil.
• Jika Anda merasa nyaman, jelaskan alasan Anda keluar. Hal ini dapat membantu atasan Anda memahami keputusan Anda dan menunjukkan kesediaan Anda untuk terbuka dan jujur ​​kepada perusahaan.
• Sampaikan harapan baik untuk usaha masa depan perusahaan.
• Jika Anda merasa perlu memberikan masukan, berikan masukan yang bijaksana dan konstruktif, bukan negatif. Namun mungkin lebih baik menyimpannya untuk lain waktu, seperti wawancara keluar.
• Gunakan kalimat aktif agar terdengar percaya diri dan deklaratif.
• Hindari lindung nilai dan kualifikasi yang tidak perlu sebelum pernyataan, seperti, “Saya pikir . . . ” atau “Saya bisa saja salah, tetapi . . . ”
• Pilihlah bahasa yang sederhana daripada jargon untuk menyampaikan kejelasan dan kepercayaan diri.
• Gunakan emosi secara strategis. Emosi memberikan dampak, dan mungkin mendapat tempat dalam surat Anda. Namun, adalah cerdas untuk menyimpan aliran kesadaran untuk orang kepercayaan yang tepercaya.

Contoh surat pengunduran diri yang sepenuh hati

[Namamu]

[Alamat Anda]

[Kota, negara bagian, kode pos]

[Alamat email Anda]

[Nomor telepon Anda]

[Tanggal]

Nama majikan]

[Nama perusahaan]

[Alamat perusahaan]

[Kota, negara bagian, kode pos]

Yang terhormat [jabatan dan nama majikan],

Saya menulis ini untuk memberi tahu Anda tentang keputusan saya untuk mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [peran] di [nama perusahaan], efektif [hari kerja terakhir]. Meskipun saya gembira dengan peluang yang ada di depan, saya juga merasakan rasa syukur yang mendalam atas waktu yang telah saya habiskan di [nama perusahaan].

Selama berada di sini, saya mendapat kehormatan untuk bekerja bersama individu-individu yang sangat berbakat dan cukup beruntung menjadi bagian dari tim yang menghargai kolaborasi dan menginspirasi saya. Saya dengan tulus berterima kasih atas peluang pertumbuhan dan perkembangan yang diberikan [nama perusahaan] kepada saya. Dukungan dan bimbingan yang saya terima dari Anda dan rekan-rekan saya sangat berharga, dan saya akan membawa pembelajaran di sini sepanjang karier saya.

Perlu diketahui bahwa keputusan saya tidak dibuat dengan mudah. Saya sangat menghormati pekerjaan yang kami lakukan dan misi [nama perusahaan]. Saya berkomitmen untuk memastikan kelancaran transisi selama sisa waktu saya di sini dan siap membantu pelatihan pengganti saya atau tugas lain apa pun yang akan membantu memajukan proses transisi.

Saya ingin menggunakan kesempatan ini untuk menyampaikan penghargaan saya atas persahabatan yang dibangun dan kenangan yang tercipta selama saya berada di sini. Saya akan selalu menghargai momen-momen yang kita lalui bersama dan akan mengingat kembali waktu-waktu saya di sini dengan penghargaan yang mendalam.

Saya telah memberikan informasi kontak pribadi saya di atas agar semoga kita dapat tetap berhubungan di kemudian hari. Silakan menghubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan.

Sungguh-sungguh,

[Nama Anda]

Sentuhan terakhir: pemformatan dan pengoreksian

Pemformatan surat yang tepat bisa jadi rumit, tetapi AI generatif Grammarly dapat membantu. Gunakan perintah AI untuk memformat konten Anda menjadi surat bisnis formal.

Jika Anda bingung bagaimana memulainya, pembuat surat pengunduran diri Grammarly dapat membantu dengan draf pertama. Biarkan Grammarly mengoreksi tulisan Anda untuk kesalahan yang mudah terlewatkan, sehingga Anda dapat merasa yakin bahwa Anda mengirimkan pesan yang jelas, konsisten, dan bebas kesalahan. Periksa kembali apakah semua rincian dalam surat Anda akurat, terutama tanggal pengunduran diri Anda.

Setelah surat pengunduran diri Anda selesai, Anda mungkin mulai menyusun pesan perpisahan untuk kolega Anda. Kami menjalin hubungan yang sangat berharga di tempat kerja. Memberi tahu semua orang tentang keadaan seputar pengunduran diri Anda dan mendoakan yang terbaik untuk usaha mereka di masa depan dapat membantu meringankan kesedihan yang masih ada karena harus melanjutkan hidup.

FAQ Surat Pengunduran Diri yang Sepenuh Hati

Apa periode pemberitahuan umum untuk pengunduran diri dari pekerjaan?

Anda harus mencoba memberikan pemberitahuan setidaknya dua minggu ketika mengundurkan diri dari pekerjaan.

Bagaimana saya bisa memastikan transisi yang lancar ketika mengundurkan diri?

Anda dapat memastikan transisi yang lancar ketika mengundurkan diri dengan mengirimkan surat pengunduran diri Anda tepat waktu, menyatakan penghargaan tulus Anda atas waktu yang Anda habiskan di perusahaan, dan menawarkan bantuan dalam proses transisi hingga hari terakhir Anda.

Bagaimana saya bisa menggunakan AI untuk membantu menulis surat pengunduran diri?

Anda dapat menggunakan generator surat pengunduran diri Grammarly untuk membuat draf atau garis besar surat Anda. Kemudian biarkan umpan balik penulisan strategis Grammarly tentang nada, keringkasan, kejelasan, dan banyak lagi membantu Anda merevisi surat Anda. Pengoreksian bawaan Grammarly dapat memastikan draf akhir Anda dipoles.