Bagaimana Panduan Gaya Dapat Membantu Tim Anda Tetap Profesional

Menjalankan bisnis atau tim kecil bisa sangat bermanfaat. Anda menikmati fleksibilitas dan kurangnya birokrasi serta dapat membuat keputusan secara independen dari perusahaan induk besar. Anda dapat membuat produk dengan hati-hati atau mempersonalisasi layanan Anda karena Anda tahu bahwa setiap pelanggan berarti. Kerugiannya adalah tim kecil tidak selalu punya waktu, orang, atau anggaran untuk mengawasi dan meningkatkan setiap aspek bisnis—termasuk komunikasi. Panduan gaya dapat membantu tim kecil menyampaikan pesan yang jelas dan konsisten kepada pelanggan mereka.

Jika dijalankan dengan baik, panduan gaya bertindak sebagai kompas bagi perusahaan untuk mempertahankan kehadiran yang konsisten secara internal dan eksternal. Tidak yakin harus mulai dari mana? Inilah semua yang perlu Anda ketahui tentang panduan gaya, dan cara membuat serta menerapkannya untuk perusahaan Anda.

Apa itu panduan gaya?

Panduan gaya adalah dokumen yang berisi aturan dan pedoman komunikasi tertulis perusahaan. Panduan ini mencakup beberapa jenis aturan, termasuk suara, nada, gaya, dan sebagainya. Katakanlah seorang anggota tim Anda ingin membuat dan mempublikasikan konten. Panduan gaya membantu mereka mencapai suara yang konsisten saat berkomunikasi dengan siapa pun yang terlibat dengan bisnis tersebut.

Mengapa Anda memerlukan panduan gaya untuk bisnis Anda?

Bayangkan panduan gaya sebagai bintang utara yang dapat diandalkan oleh tim Anda untuk semua komunikasi yang berhubungan dengan pelanggan.

Panduan gaya membantu bisnis Anda tetap konsisten, yang merupakan kuncinya karena beberapa alasan. Panduan gaya yang terstruktur dengan baik dapat membantu Anda menonjol dalam persaingan , dan suara yang terpadu dapat membantu pelanggan merasa bahwa mereka mengenal bisnis Anda. Ketika karyawan konsisten dan selaras, pelanggan tahu apa yang diharapkan dari bisnis Anda setiap saat.

Panduan gaya juga berguna untuk tim kecil yang bekerja dengan talenta lepas atau agensi pihak ketiga. Panduan gaya membantu pekerja lepas dan kontraktor mengenal gaya penulisan Anda untuk membuat konten yang lancar, sehingga menghemat waktu pengeditan yang berharga. Pelajari bagaimana tim ini mengurangi waktu pengeditan hingga 66 persen dibandingkan dengan proses tinjauan sejawat sebelumnya.

Elemen apa yang harus disertakan dalam panduan gaya?

Membuat panduan gaya yang efektif memerlukan elemen khusus. Berikut adalah tujuh komponen utama yang perlu disertakan dalam setiap panduan gaya agar berhasil.

1 Akses seluruh perusahaan

Kesalahpahaman yang umum adalah bahwa panduan gaya hanya untuk tim pemasaran atau penulis. Kurang tepat—panduan gaya harus dibagikan ke seluruh perusahaan. Dalam tim kecil, setiap orang memainkan peran penting dalam bisnis, termasuk komunikasi satu sama lain dan dengan pelanggan, jadi penting bagi seluruh tim untuk memiliki akses dan memahami peraturan dan pedoman. Pemimpin harus mendorong timnya untuk menggunakan panduan gaya, menjelaskan pentingnya, dan berbagi di mana menemukan dokumen tersebut (misalnya, drive file bersama, Google docs, dll.). Kumpulkan tim Anda dengan panduan gaya sebagai alat untuk menginspirasi kepercayaan diri saat menulis untuk bisnis Anda.

2 Aturan tata bahasa

Tata bahasa adalah sesuatu yang bahkan sering dilakukan kesalahan oleh penulis paling profesional. Gunakan paragraf yang sangat ringkas untuk mengarahkan penulis ke aturan tata bahasa yang menurut bisnis Anda sangat penting untuk diterapkan dengan benar. Baik Anda menggunakan The AP Stylebook atau The Chicago Manual of Style, sertakan tiga hingga empat halaman tentang dasar-dasar manual pilihan Anda. Hal ini dapat mencakup perbedaan antara kata-kata yang sering disalahgunakan seperti pengaruh dan akibat, siapa dan siapa, buruk dan buruk, juga dan untuk, dan sebagainya.

3 Tanda Baca

Aturan tanda baca dapat bervariasi tergantung gaya. Misalnya, perusahaan yang berbeda mungkin menggunakan kata majemuk dengan atau tanpa tanda hubung, dan pelabelan tanggal dapat dilakukan dengan beberapa cara yang benar. Setiap orang dan perusahaan mempunyai gayanya masing-masing, jadi panduan gaya adalah tempat yang tepat untuk menetapkan standar. Pastikan panduan gaya menjelaskan koma Oxford, cara menggunakan tanda kutip, serta penggunaan tanda hubung em dan tanda hubung en.

4 Suara dan nada

Suara dan nada adalah prinsip inti komunikasi profesional. Suara dan nada yang konsisten dalam komunikasi Anda dapat membantu Anda memberikan kesan yang baik pada pelanggan. Baik Anda menulis halaman arahan dan membuat postingan blog, pedoman suara dan nada yang diuraikan dengan jelas dapat menjembatani berbagai konten.

Panduan gaya membantu tim secara eksplisit menyatakan nada apa yang dapat diterima atau disukai, dan bahasa apa yang harus dihindari. Dalam panduan gaya Anda, tentukan suara dan nada ideal Anda. Mungkin Anda ingin tampil ramah namun profesional, atau rendah hati dan informatif. Bahkan jika Anda baru mulai membangun tim, dalam jangka panjang akan bermanfaat bagi Anda untuk menentukan sejak awal bagaimana Anda ingin bisnis Anda berkembang dan membuat orang lain merasakannya.

5 Pedoman saluran

Tergantung pada saluran tempat Anda menulis konten, gaya dan formatnya bervariasi. Misalnya, ada kalanya Anda hanya dapat menulis 280 karakter, yang dapat mengubah apakah Anda memiliki ruang untuk mengeja nama organisasi atau menggunakan akronimnya atau tidak. Jika Anda memiliki beberapa saluran media sosial, pastikan panduan gaya Anda memberikan instruksi berbeda untuk masing-masing saluran. Apakah perusahaan Anda menggunakan bahasa informal dan emoji atau selalu bergaya online dan profesional, hal itu harus dinyatakan dalam panduan gaya Anda.

6 Informasi tentang pelanggan sasaran

Tim kecil biasanya memiliki beberapa informasi tentang target pelanggan mereka, tetapi mungkin juga berada dalam tahap penemuan, bereksperimen, dan menyempurnakan audiens inti mereka. Menentukan target audiens atau pembeli Anda—siapa mereka, di mana mereka bekerja, dan saluran apa yang mereka gunakan—membantu mempersonalisasi komunikasi agar sesuai dengan kebutuhan mereka. Misalnya, beberapa perusahaan cenderung menggunakan jargon industri dalam komunikasinya dengan pelanggan. Mendefinisikan audiens Anda dapat memberi informasi kepada panduan gaya Anda dan mendorong Anda untuk menghindari kata kunci industri saat menulis email atau postingan media sosial. Ini dapat memberdayakan penulis dan anggota tim Anda untuk memahami audiens yang mereka ajak bicara. Ketika tim memahami audiensnya, mereka dapat menciptakan pengalaman khusus untuk mengesankan dan menarik pelanggan baru.

Cara membuat panduan gaya untuk tim Anda

Sekarang setelah Anda memahami elemen-elemen yang masuk ke dalam panduan gaya, berikut ikhtisar tentang apa saja yang harus disertakan saat membuat panduan gaya Anda.

• Misi dan nilai:Mulailah dengan mendefinisikan dengan jelas pernyataan misi bisnis Anda dan apa nilai-nilai Anda.

• Audiens:Nyatakan audiens Anda, dengan siapa Anda ingin berinteraksi, dan alasannya. Pertimbangkan target pelanggan Anda.

• Suara dan nada:Jelaskan suara dan nada perusahaan Anda dan gunakan itu untuk menentukan bagaimana Anda ingin dipandang oleh audiens Anda.

• Pembeda:Bagikan apa yang membuat bisnis Anda unik dan mengapa Anda adalah yang terbaik dalam apa yang Anda lakukan.

• Pesaing:Ini bisa menjadi bagian singkat. Memiliki pemahaman dasar tentang pesaing Anda akan sangat membantu untuk mempertahankan proposisi nilai unik Anda.

• Gaya penyalinan umum:Tentukan panduan gaya mana yang ingin Anda patuhi. Baik Anda menggunakan The Chicago Manual of Style (koma pro-Oxford) atau The AP Stylebook (menghilangkan koma Oxford), panduan gaya membantu tim menavigasi penggunaan kata, tata bahasa, dan tanda baca.

Bagaimana Grammarly Business dapat membantu

Seperti yang Anda lihat, membuat panduan gaya dari awal bukanlah tugas yang mudah. Pembuatan dan penerapannya bisa memakan waktu lama. Jadi bagaimana tim kecil dapat mengembangkan panduan gaya yang praktis dan terukur ketika bandwidth mereka rendah? Dengan memanfaatkan solusi cerdas seperti Grammarly Business untuk menghilangkan kerumitan dan dugaan.

Grammarly Business menawarkan kepada para pemimpin bisnis kecil solusi panduan gaya dinamis yang memberdayakan karyawan dengan saran secara real-time. Anda dapat yakin bahwa bisnis Anda akan diwakili secara profesional dan konsisten tanpa mengawasi setiap komunikasi yang disampaikan kepada pelanggan atau pelanggan.

Sesuaikan konten panduan gaya Anda dalam platform Grammarly Business dengan menambahkan pilihan kata tertentu, nama, merek dagang, spesifikasi tata bahasa, dan banyak lagi. Fitur panduan gaya menawarkan saran kepada karyawan untuk menjaga konsistensi sekaligus meningkatkan kejelasan, kebenaran, keterlibatan, dan nada.

Menghemat waktu penulisan dan pengeditan saat mengelola komunikasi dari kontraktor yang berbeda. Dengan panduan gaya dari Grammarly Business , tim kecil Anda dapat menyederhanakan upaya komunikasi, dan Anda dapat fokus mencapai tujuan bisnis dan menjangkau lebih banyak pelanggan.